Ledelsesgrundlag for Faxe Kommune. Efter vedtagelse i Sammenlægningsudvalget 12. oktober 2006

Transkript

1 for Faxe Kommune Efter vedtagelse i Sammenlægningsudvalget 12. oktober 2006

2 Indhold INDHOLD...2 FORORD...3 INDLEDNING OG LÆSEVEJLEDNING...4 VISION, MISSION OG MÅL...6 VÆRDIER...7 ORGANISATION...8 STYRING...9 KOMMUNIKATION...10 PERSONALE Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006

3 Forord Ledelsesgrundlaget for Faxe Kommune har været i høring i MED- organisationen i de tre sammenlægningskommuner (Fakse, Haslev og Rønnede) over sommeren. Derefter er grundlaget blevet politisk behandlet i Sammenlægningsudvalget. Høringen og den politiske behandling gav anledning til enkelte rettelser. Ledelsesgrundlaget for Faxe Kommune, som du ser her, blev vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 12. oktober Da ledelsesgrundlaget baseres på tre ligeværdige elementer Ledelsesgrundlaget Bøgerne Lokale aftaler vil ledelsesgrundlaget være et levende dokument, som aldrig skrives færdigt. Ledelsesgrundlaget med tilhørende elementer vil kunne findes på kommunens hjemmeside under overskriften: Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober

4 Indledning og læsevejledning Ledelsesgrundlaget er det fælles udgangspunkt for ledelse på alle niveauer i kommunen. Grundlaget tilvejebringer de fælles gældende principper og retningslinier, som alle ledere skal forholde sig til, uanset hvor i kommunen de er ledere. Foruden disse sider vil det endelige ledelsesgrundlag blive suppleret af en række bøger, der hver for sig beskriver de aftaler og politikker, som er nødvendige for at skabe rammerne for løsning af de daglige opgaver. Bøgerne, som indeholder de konkrete aftaler og politikker, vil blive til efterhånden som Faxe Kommune etableres. Ledelsesgrundlagets formål er: at definere den ledelsesopgave, som enhver leder i Faxe Kommune skal kunne varetage at tydeliggøre bærende værdier og principper for ledelse på alle niveauer i organisationen at sætte rammen for, hvordan ledere og medarbejdere efterlever de politiske beslutninger at give medarbejderne viden om, hvordan de kan forvente at blive ledet, så de ud fra dette kan stille krav til deres ledelse at skabe et grundlag for samarbejde på tværs af niveauer og sektorer Tilblivelsesprocessen Ledelsesgrundlaget for Faxe Kommune er blevet til som en del af sammenlægningsprocessen mellem Haslev, Rønnede og Fakse kommuner. Fundamentet for grundlaget er politikeres og lederes ønsker til visioner, værdier, styringsformer mv. Disse blev afdækket via en række møder, workshops og seminarer, hvor politikere og ledere på alle niveauer fra de tre nuværende kommuner deltog. De første møder var i Forberedelsesudvalget, i Chefgruppen i september 2005 og stormødet med alle 180 ledere fra de tre kommuner i oktober I den videre proces har der været fokus på det konkrete indhold i grundlaget. Der blev nedsat en arbejdsgruppe for ledelsesgrundlaget med ledere og chefer fra de tre kommuner, som fra december 2005 til marts 2006 afholdt fem temamøder. Møderne foregik som workshops, hvor deltagerne i tværgående grupper diskuterede ønsker til indholdet af ledelsesgrundlagets dele. Mellem møderne arbejdede den nedsatte skrivegruppe med de input, som grupperne kom med. Siderne i grundlaget er på denne måde skabt løbende i en vekslen mellem input, bearbejdning og tilbagemeldinger fra arbejdsgruppen. Chefer og ledere fra de tre kommuner har således haft mulighed for at præge udformningen og indholdet af ledelsesgrundlaget for Faxe Kommune. 4 Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006

5 Direktørgruppens ti principper for organisationen Ledelsesgrundlaget er skabt, så det understøtter og er i overensstemmelse med de ti principper for organisationen, som blev vedtaget af Direktørgruppen i januar De ti principper er: 1. Afdelingernes struktur skal kunne understøtte en dialog- og aftalebaseret styringsmodel 2. Hele organisationen betragtes som en sammenhængende enhed 3. Der er et ledelsesgrundlag 4. Den organisatoriske enhed skal kunne fungere som udfører 5. Der er entydig ansvarsplacering (decentralisering) 6. Der er entydig kompetenceplacering (delegation) 7. Der er gennemsigtighed og åben udveksling af viden og information 8. Sammenhængen i organisationen sikres ved stabens tværgående funktioner 9. Der skal være følgende medarbejderniveauer i Faxe Kommune: I. Kommunaldirektør (politik) II. Fagdirektører, vicekommunaldirektør og stabschefer (strategi) III. Chefer (ledelse) IV. Ledere (ledelse og udførelse) V. Medarbejdere (udførelse) 10. Et lederniveau må ikke have mere end ca. 30 medarbejdere under sig. Tredelingen Ledelsesgrundlaget indgår i en tredeling, og skal derfor læses som styrende for politikker på de enkelte områder og som retningsgivende for lokale aftaler. Ledelsesgrundlaget Ledelsesgrundlaget er de fælles overordnede principper og retningslinier, som er gældende for alle ledere på alle niveauer i Faxe kommune. Det er fundamentet for den måde, ledelse udøves på, og er samtidig en del af grundlaget for organiseringen af Faxe Kommune. Bøgerne Bøgerne er dokumenter, der angiver hvordan ledelsesgrundlaget skal udforme sig i konkrete handlinger. De er vores administrative politikker. De beskriver, hvad vi rent praktisk vil gøre for at efterleve de overordnede principper i ledelsesgrundlaget. De er fælles gældende handlingsanvisninger og retningslinier. Bøgerne er altså udformningen af fx den decentrale styringsmodel, den fælles kommunikationspolitik, vores fælles personalepolitik mm. herunder også direktørgruppens strategiplan. De lokale aftaler De enkelte institutioner/afdelinger definerer, hvordan de i deres enhed lokalt vil efterleve de overordnede principper i ledelsesgrundlaget i overensstemmelse med handlingsanvisningerne i bøgerne. De lokale aftaler er definitioner og beskrivelser af, hvordan den lokale ledelse i det daglige vil praktisere de fælles gældende retningslinier, og hvad principperne og ledelsesgrundlaget betyder for det daglige arbejde hos dem. De lokale aftaler indeholder beskrivelser af de mål, den enkelte institution/afdeling vil sætte sig, for at leve op til fx den fælles organisationsform, styringsfilosofi, kommunikationspolitik, personalepolitik mv. De lokale aftaler er dynamiske dokumenter. Dokumenterne skal være målrettet den enkelte institution/afdeling, deres ledelsesopgaver, medarbejdere og opgaveløsning. De lokale dokumenter vil derfor være forskellige, men må ikke være i strid med de fælles overordnede principper og retningslinier, som er formuleret i ledelsesgrundlaget og i bøgerne. Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober

6 Vision, mission og mål Vision Faxe Kommune vi gør afstanden kort. Mission Vi vil løse de kommunale opgaver i dialog med kommunens borgere, medarbejdere og interessenter og i overensstemmelse med de politiske mål. Mål a. Vi ledere og medarbejderne vil skabe én virksomhed, der med afsæt i sine værdier professionelt og troværdigt løser den kommunale opgave. b. Vi vil være en værdibaseret og resultatorienteret organisation med aftalt styring og decentral ledelse. c. Vi vil gøre Faxe Kommune til en attraktiv arbejdsplads, hvor vi som lærende organisation opbygger kompetencer til at løse vores opgaver bedst muligt. d. Vi vil være målrettede i vores kommunikation og synliggøre vores ambitioner, initiativer og succeser. e. Vi vil udvikle vores service, så den lever op til de forventninger, der stilles til et moderne nærdemokrati. f. Vi vil servicere borgerne på en måde, der afspejler lighed, åbenhed og gennemskuelighed, så borgerne kan se helheden i løsningen. Vores vision er en erklæring, som beskriver hvordan vi som organisationen ønsker at fremstå og blive opfattet i fremtiden. Den er en ledestjerne og et fremtidsbillede. Vores mission udtrykker vores formål og eksistensberettigelse, dvs. det idégrundlag som vi baserer os på. Den beskriver og afklarer de behov, vi som organisationen skal opfylde i forhold til vores interessenter. 6 Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006

7 Værdier Målsætning Ledelsen i Faxe Kommune er kendetegnet ved dialog, anerkendende og tillidsskabende adfærd. Vi tænker i helheder i relation til såvel mennesker som opgaver. Værdierne for ledelsen i Faxe Kommune præger organisationen i sin helhed og er bærende for vores virksomhedskultur. Værdierne er således handlingsanvisende for såvel ledere som medarbejdere i deres daglige arbejde. Grundlæggende værdier Dialog: Det betyder, at vi værdsætter den gode dialog og er nysgerrige på andres meninger opfatter dialogen som et middel til kvalificering af vores opgaveløsninger tilstræber åben, ærlig, fordomsfri og anerkendende samtale Anerkendelse: Det betyder, at vi er rummelige, fleksible og behandler alle med ligeværdighed accepterer, at vi er forskellige, og at vi på hver vores måde bidrager til de fælles mål ser mangfoldighed som en ressource Tillid: Det betyder, at vi udviser tillid ved at delegerer opgaver, fordi vi anerkender hinandens ansvar og kompetencer skaber tillid ved at gøre det, vi siger Helhed: Det betyder, at vi vægter helheden, uanset hvor vi er placeret i organisationen prioriterer tværgående opgaveløsning og samarbejde lægger vægt på videndeling og inddragelse spørger til både opgaven og personen Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober

8 Organisation Målsætning Den administrative organisationsform harmonerer med den politiske struktur og sikrer, at vi kan håndtere både fagligt specifikke og tværgående politikområder i opgaveløsningen. I Faxe Kommune har vi en organisationsform, som sikrer opgavemæssig sammenhæng mellem den politiske og den administrative organisation. Alle dele af organisationen, såvel centrale som decentrale og lokale enheder, afspejler i deres opbygning vores fælles organisationsprincipper. Principper for organisations-form Vi har én indgang at vi gerne flytter os for borgerne at vi kender vores organisation og kan guide borgeren til det rette sted at vejene i organisationen er overskuelige at det er nemt at finde frem til de ansvarlige Vi kender vores organisation at vores organisation er gennemskuelig for os selv og for vore samarbejdspartnere at vi ved, hvor vi hører til og har overskuelighed i vores ansættelsesforhold at vi har entydige og synlige referenceveje horisontalt og vertikalt at vi har entydige ansvarsplaceringer Vi er en helhedsorienteret organisation at vi giver plads til at tænke ud over eget område at vi inddrager hinanden i opgaveløsningen at vi arbejder sammen på tværs af fag og sektorer at vi prioriterer løsninger, som udgør helheder for borgere og samarbejdspartnere Vi er en projektorienteret organisation at vi løbende igangsætter projekter, som binder sektorerne sammen at vi prioriterer opgaveløsning på tværs af organisationen at vi deltager i tværgående projekter at vi frigiver ressourcer og stiller vores kompetencer til rådighed for hinanden at vi har rammer og klare aftaler for projektarbejdsformen Vi har fokus på tværgående udvikling for at styrke Faxe Kommune som én virksomhed 8 Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006

9 Styring Målsætning I Faxe Kommune styrer vi efter en model, hvor vi fokuserer på resultatskabelse, hvor vi aftaler målsætninger, rammer og retning, og hvor opgaveløsning og beslutningskompetence er decentraliseret så langt ud i organisationen som muligt. Den decentrale opgaveløsning er i overensstemmelse med vores værdibaserede organisationskultur. Ved at decentralisere ansvar, indflydelse og kompetence ud i organisationen opbygger vi bæredygtige, beslutningsdygtige og selvstændige enheder. Det betyder, at vi kan løse opgaverne så tæt på borgerne som muligt, og at vi styrker inddragelse, nærhed og medbestemmelse. Styrings-filosofien Vi er én virksomhed at vi har et fælles sprog for styring at vi har en fælles dialogmodel at vi har en fælles model for årets gang at vi styrer så borgerne oplever Faxe Kommune som en helhed Vi har aftalt styring og decentral ledelse at vi aftaler styringsmodel i overensstemmelse med den opgave, der skal løses at faglig og økonomiske kompetence og selvstyre delegeres ud i organisationen at de decentrale ledere overdrages kompetencen til og ansvaret for at prioritere, hvordan de aftalte ressourcer bruges til at nå de ønskede resultater Vi styrer på aftalte mål, rammer og resultater at styring sker gennem aftaler om mål og rammer med de decentrale led at vi opstiller mål, rammer og succeskriterier for vores opgaver, så vi kan evaluere på resultater, følgevirkninger og processer at vi stiller ressourcer til rådighed og giver frihed i metodevalg til at nå målet Vi dokumenterer, evaluerer og synliggør vores initiativer og resultater at dokumentation og evaluering er en del af opgaven at vi kvalificerer beslutningstagere på alle niveauer at vi fejrer vores succeser og fortæller de gode historier Vi styrer mod udvikling og læring at vi skaber plads til udvikling og nytænkning at læring og videndeling indgår i opgaveløsningen at vi åbner mulighed for, at vi kan ændre retning i fremtiden Vi forstår decentralisering som: o optimering af anvendelsen af kompetencer og ressourcer o udvisning af tillid til, at institution/afdeling løser opgaven bedst muligt o mulighed for at træffe beslutninger i samspil med brugerne o forpligtelse til at alle tager ansvar for den fælles opgave o forpligtelse til dialog horisontalt og vertikalt o forpligtelse til at bruge sin indflydelse Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober

10 Kommunikation Målsætning Vi arbejder aktivt og strategisk med kommunikation, så vi sikrer sammenhæng mellem visioner, beslutninger og handlinger. Vi er bevidste om, at en god og kvalitativ kommunikation mellem politikere, ledere og medarbejdere er en forudsætning for, at vi kan formidle Faxe Kommunes mål og handlinger klart og forståeligt for borgerne og eksterne samarbejdspartnere. Ledere og medarbejdere er ansvarlige for, at de fælles kommunikative principper kendetegner vores kommunikation i alle dele af organisationen internt som eksternt. Kommunikative principper Vores kommunikation skal: være kendetegnet ved ligeværdighed være rettidig, målrettet og ærlig være entydig skabe klarhed og mening synliggøre tiltag, handlinger og succeser tydeligt vise afsenderen Vi er ansvarlige for vores kommunikation at god kommunikation er et gensidigt ansvar at kommunikationen bidrager til at skabe sammenhæng i organisationen at det er den enkeltes ansvar at være opmærksom på, om modtageren forstår budskabet at vi er bevidste om, at vi kommunikerer gennem vore handlinger at vi er opmærksomme på at opfylde borgernes informationsbehov at vi er ansvarlige for at gøre vores budskaber tilgængelige Vores værdier, visioner og målsætninger afspejles i vores kommunikation Det betyder, at vi skaber en kultur: hvor der er rum og tillid til at stille afklarende spørgsmål hvor vi er nysgerrige på hinandens og andres meninger hvor vi anvender kommunikation som et instrument til læring og udvikling hvor vi er nytænkende i vores måde at nå vores målgruppe på hvor vi bruger kommunikation som fundamentet for ledelse hvor der er overensstemmelse mellem ord og handling At vi kommunikerer strategisk betyder o At vores kommunikation altid har et formål o At vi udvælger kommunikationsmidler og fremgangsmåde for at nå vores mål o At vi er bevidste om vores budskab og forholder os til dets følgevirkninger o At vi vurderer, om vi lykkes med vores budskab o At vi i vores kommunikation understøtter organisationens vision, værdier og mål 10 Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006

11 Personale Målsætning Personalepolitikken i Faxe Kommune er et gensidigt redskab, som bygger på vores overordnede værdier: dialog, anerkendelse, tillid og helhed. Personalepolitikken er samtidig et udtryk for, at personalet er kommunens vigtigste ressource. I Faxe Kommune består vores personalepolitik af en række fælles overordnede personalepolitiske principper. Principperne danner grundlag for centrale såvel som decentrale og lokalt definerede personalepolitikker. De lokale politikker må gerne være forskellige, men de må ikke være i strid med den overordnede. Personale-politiske principper Vi har fælles personalepolitik i kommunen at vi er én virksomhed at den overordnede personalepolitik sætter retning for de nære og decentrale besluttede politikker at alle ansatte kender de fælles personalepolitiske principper Vi vil være kendt som en kommune, hvor medarbejderne trives at der er tryghed og trivsel blandt medarbejderne at Faxe Kommune har glade og effektive medarbejdere at der lægges vægt på kompetenceudvikling af den enkelte at medarbejdernes tilfredshed mærkes af borgerne at ledere og medarbejdere i fællesskab udvikler det fysiske og psykiske arbejdsmiljø Vi har en nærværende og involverende personalepolitik at medarbejderne har indflydelse på den lokale personalepolitik og deres egen hverdag at den enkelte medarbejders sundhed og familieforhold medtænkes at vi har et gensidigt ansvar for at efterleve personalepolitikken at vi tager individuelle hensyn for at behandle hinanden ligeværdigt at der er fleksibilitet i afviklingen af opgaver Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober

12 Bøger m.m. Økonomi Principper for økonomistyring i Faxe Kommune godkendt i Byrådet d. 14./ Proces for budget 2008 og overslagsårene inkl. årshjul for budgetprocessen i Faxe Kommune - budget 2008 godkendt i ØK d. 8./ ( ny hvert år) Retningslinier for anvisning, bogføring og kontrol Økonomiafdelingen Retningslinier for adgang til budgetomfordeling Økonomiafdelingen Tids- og Handleplan for regnskabsafslutning for året 2007 Økonomiafdelingen Principper for overførselsadgang godkendt i Byrådet d. 15./ Kommunikation Visuel identitet godkendt i Byrådet d. 14. / Designmanual Servicedeklarationer udformning godkendt i Direktørgruppen januar 2007 Kommunikationspolitik godkendt i Byrådet d. 17. / Personale Kompetenceplan - godkendt i byrådet d. 14./ Lønpolitik godkendt i ØK den 8./ Retningslinier for tjenestefrihed med løn m.v. godkendt i ØK d. 8./ MED-aftale - godkendt i byrådet d. 14. / Fraværspolitik behandlet i Hovedudvalget d. 30./ Rygepolitik behandlet i Hovedudvalget d. 30./ Ledelsesgrundlag Faxe Kommune vedtaget oktober 2006