Vejledning i brug af Lundbeckfondens internetbaserede ansøgningssystem 3.udgave

Transkript

1 Vejledning i brug af Lundbeckfondens internetbaserede ansøgningssystem 3.udgave Generelt Ansøgningsproceduren foregår elektronisk og der kan ikke fremsendes bilag med almindelig post, ej heller anbefalinger. Der tages ikke hensyn til bilag indsendt elektronisk efter ansøgningsfristens udløb. Indsendt materiale returneres ikke. Bevillingerne er givet til det i bevillingsskrivelsen anførte formål og beløbet er fastsat på grundlag af det budget for anvendelsen, som er opstillet i ansøgningen - med mindre andet er meddelt. Ved modtagelse af støtte fra anden side til samme formål, skal Lundbeckfonden have besked, med angivelse af det modtagne beløbs størrelse. Lundbeckfonden forudsætter, at modtagerne ved anvendelse af bevilgede beløb overholder gældende love, regler og standarder for forsøg, der involverer mennesker eller dyr. Desuden forventes reglerne vedrørende følsomme data og videnskabelig redelighed overholdt. Hvis projektet kræver godkendelse af etisk komite er det en forudsætning for udbetaling af bevilling, at en sådan godkendelse foreligger. Ansøgningen vil blive behandlet fortroligt. Vælg det rette projektansøgningsskema: Ansøgningsskemaet til naturvidenskab anvendes til ikke-biologisk orienteret forskning indenfor kemi og fysik, mens naturvidenskabelig forskning, der emnemæssigt grænser til sundhedsvidenskab, skal søges på skemaet til sundhedsvidenskabelige projektansøgninger. Ansøgningsskemaet til sundhedsvidenskab anvendes til sundhedsvidenskab samt til naturvidenskab, der emnemæssigt grænser til sundhedsvidenskab. Hvordan fungerer det internetbaserede ansøgningssystem? Du kan løbende arbejde med og ændre din ansøgning indtil du vælger at afsende den. Rettelser og opdateringer af ansøgningen foregår ved på siden "oversigt" at klikke på "rediger".

2 Husk at gemme hver gang du har skrevet eller rettet i din ansøgning inden du forlader pågældende side - klik på "gem ændringer" som findes både foroven og forneden på hver side. Du kan løbende følge med i, hvilke obligatoriske punkter du mangler at udfylde under hvert trin, dels ved farven på kvadratet (rød/grøn) i overskriften, dels ved at manglerne er anført med rødt under det pågældende trin i venstre margin. Ansøgningen kan ikke sendes før alle obligatoriske punkter er udfyldt. I flere rubrikker er der anført et maksimalt antal karakterer (mellemrum tælles med). Overskrides dette, kan ansøgningen ikke sendes. Ansøgningsskemaet er designet så omfanget af projektbeskrivelsen (svarende til 5 A4 sider) og opbygningen af budget svarer til ansøgningsskemaet fra Det Frie Forskningsråd for Sundhed og Sygdom. Figurer omfatter billeder/tabeller/fotos/tegninger og indføjes ikke i projektbeskrivelsen, men overføres særskilt som detaljeret beskrevet under trin 4. Hver ansøgning må indeholde op til 6 figurer. Husk at skrive figurtekst til alle figurer. Figurer med tilhørende tekst medregnes ikke indenfor maksimum af karakterer i projektansøgningen. Det er IKKE muligt at vedhæfte pdf-filer som bilag til ansøgningen. Forskelle mellem formaterne gør, at pdf-filer ikke bliver en integreret del af ansøgningen, men skal åbnes og arkiveres separat. Herudover er det hensigten, at alle ansøgere skal have samme plads til rådighed når de beskriver deres projekter, og fondens erfaring fra enkelte runder, hvor pdf-upload var muligt, viste dette medførte meget store forskelle på ansøgningernes omfang. Opbygningen af ansøgningen Ansøgningen er opdelt i 6 trin. Trin 1-4 omfatter selve ansøgningen. Trin 5 giver mulighed for at se ansøgningen i en samlet form og printe en pdf-fil. Trin 6 anvendes til statistik og til at afsende den færdige ansøgning. Trin 1 - personlige oplysninger Disse oplysninger skal bruges til hurtigt og sikkert at identificere din ansøgning og til Lundbeckfondens kommunikation med dig om din ansøgning. Oplysningerne i dette trin kan du genbruge og opdatere ved evt. senere ansøgninger.

3 Afdeling og institution er den hvor du aktuelt er ansat. Stedet hvor projektet forventes at blive udført, anføres under trin 2. De oplysninger du afkrydser m.h.t. stilling, uddannelse og akademisk grad kommer alle til at indgå i din titel, når fonden skriver til dig. Eks. på stilling er reservelæge, professor, post doc etc. Eks. på grunduddannelser er cand.med., cand.scient., cand.polyt., etc. Akademisk grad: Sæt kryds i en, højst to akademiske grader. Felterne CV og seneste tre års publikationer: Der er afsat begrænset plads til CV og publikationer. Hvis fondens bedømmere f.eks. ønsker oplysning om ældre publikationer, skaffes disse via PubMed eller Web of Science. Sammenfatning af egne forskningsresultater inden for det aktuelle område de seneste 5 år - er vigtig for vurderingen af dit aktuelle projekts relevans og gennemførlighed. Når der ansøges om Ph.D-stipendier, hvor vejleder skal være hovedansøger, er det vejleders forskningserfaring der ønskes beskrevet i denne rubrik. Den kommende Ph.D-studerende kan oprettes som medansøger, hvilket giver mulighed for at indsætte vedkommendes CV og publikationsliste. Udtalelser/anbefalinger skal foreligge som kopi af s sendt til ansøgeren, som kopieres til ansøgningsskemaet. Der er ingen begrænsninger for antal karakterer i udtalelser/anbefalinger. Som nævnt i indledningen er det ikke muligt at uploade pdf-filer som bilag til ansøgningen. Hvis du har en skriftlig anbefaling liggende, som du ønsker skal indgå i vurderingen af dine faglige kvalifikationer, kan du scanne den og gemme den i jpg-format (se udførlig vejledning til Trin 4 i selve ansøgningsskemaet). Du kan herefter henvise til figurnummeret i rubrikken til anbefalinger. Vejledning i at kopiere til ansøgningsskema Åbn mailen. Tryk på reply (Ctrl+R) på samme måde som hvis du ville svare på mailen med udtalelsen. På denne måde vil afsenderens adresse komme med i teksten. Derefter tryk Crtl+A for at markere hele en og tryk Ctrl+C for at kopiere indholdet. Klik derefter på feltet i ansøgningsskemaet hvor teksten skal sættes ind. Tryk Ctrl+V for at indsætte den kopierede tekst. Tryk på Gemknappen i ansøgningsskemaet. Luk mailen. Trin 2 - Projektbeskrivelsen Hvis der er tale om en genansøgning, skal dette fremgå af indledningen i ansøgningen. Projekttitlen anvendes bl.a. ved offentliggørelsen. Det er valgfrit om du vil skrive ansøgningen på dansk eller engelsk.

4 Det en forudsætning for behandling af ansøgningen, at den korte projektbeskrivelse er på dansk. Medansøgerne (oprettes i Trin 2A) får automatisk en som skal besvares med at medansøgerne bekræfter at de er medansvarlige for projekt og budget. Bekræftelsen består i at medansøgeren klikker på et link i den tilsendte . Ansøgningen kan ikke sendes før eventuelle medansøgere elektronisk har bekræftet deres deltagelse i ansøgningen. Få derfor medansøgernes accept i god tid inden ansøgningsfristen. Projektbeskrivelsens længde, karakterer (alle anslag tælles, også mellemrum), svarer til 5 A4-sider, hvilket er samme max-længde som tillades for projektbeskrivelser til det statslige forskningsrådssystem. Bemærk, at der er en særskilt rubrik til indsættelse af referenceliste til den lange projektbeskrivelse. Projektbeskrivelse - omfatter formål, problemstilling, baggrund, evt. pilotdata, metoder, tidsplan, samarbejdsrelationer og projektets mulige betydning. Hvis du har projektbeskrivelsen liggende i et worddokument kan du overføre den til ansøgningsskemaet ved at kopiere teksten ind. Vejledning i at kopiere tekst til ansøgningsskema Åbn Word-dokumentet. Marker den ønskede tekst. Tryk Ctrl+C for at kopiere teksten. Klik derefter på feltet i ansøgningsskemaet hvor teksten skal sættes ind. Tryk Ctrl+V Går det galt med at kopiere fra Word til ansøgningsskemaet må du gemme din Word-fil som i opskriften herunder. Derefter vil det være muligt at kopiere teksten over i ansøgningen. 1. Gem din ansøgning som ren tekst. Vælg menuen Filer > Gem som og vælg filtype: Almindelig tekst (*.txt). 2. Vælg tekstformat Windows eller MS-DOS og klik OK. 3. Luk dokumentet. Det er vigtigt fordi dokumentet har mistet tekstformatering og kommer til at se anderledes ud, hvilket man ikke umiddelbart kan se. 4. Åbn dokumentet - den version der er ren tekst. 5. Kopier teksten vha Ctr C, Ctr V som beskrevet ovenfor Kort beskrivelse af forskergruppen: Her kan du, hvis det er relevant for din ansøgning, indsætte en kort beskrivelse af den gruppe, der skal stå for udførelsen af det ansøgte projekt, herunder det tekniske personale eller plejepersonale, som deltager i udførelsen af projektet.

5 Forskergruppens medlemmer beskrives med navn, titel og arbejdssted og funktion i projektet. Oprettelse af medansøgere: Medansøgere - her anføres op til 5 personer, som er medansvarlige for projekt og budget. Når medansøgers data er tastet ind, klik opret medansøger og gå derefter tilbage til selve ansøgningsskemaet via knappen øverst på siden. Husk, at ansøgningen først kan sendes når alle medansøgere har godkendt deres deltagelse i projektet via den der sendes til dem. Hvis medansøger ikke ændrer status til godkendt skal du kontakte vedkommende for at høre, om mailen er nået frem. Det sker, at disse mails fanges i et spamfilter hos modtageren. Hvis medansøger oplyser, at han/hun har godkendt, men systemet fortsat venter på godkendelse fra medansøger, skal medansøger kontakte Lundbeckfonden på mail@lundbeckfonden.dk med angivelse af den del af dit ansøgnings-nummer, der begynder med A. I så fald kan fonden godkende for medansøger. En medansøger opføres enten som samarbejdspartner eller vejleder af hovedansøgeren. CV for andre Denne rubrik er relevant for ansøgere, der har samarbejdspartnere, der ikke skal have status som medansøgere, men som alligevel er centrale for projektets gennemførelse. Projektets forventede start- og slutdato: Her indføres via kalenderfunktionen de forventede start- og slutdatoer for projektet. Sted hvor projektet udføres: Her oplyses den fulde adresse på den institution, hvor projektet skal udføres i praksis. For eksempel institut og afdeling på universitet eller afdeling/afsnit på hospital. Trin 3 - budget Budgettet opbygges af en række budgetposter, som oprettes enkeltvis i Trin 3A, f.eks. løn, drift, apparatur og andet. Husk at gemme den enkelte budgetpost før den næste oprettes. Projektåret følger projektet og ikke kalenderåret. Et projektår kan således godt starte den 1/3 eller 1/10. Det afhænger af, hvilken startdato du har angivet for projektet under trin 2.

6 Du bedes for hver enkelt budgetpost i feltet Detaljer præcisere, hvilke udgifter der er tale om. Ansøger skal give en motivering af lønudgifterne i budgettet. Yderligere findes der på Trin3 et felt Budgetforklaring. Det bruges til supplerende oplysninger. Det kan f.eks. anvendes, hvis der er særlige forhold knyttet til dit budget eller aflønning, som har betydning for vurdering af ansøgningen. Hvis projekt kan opdeles i delprojekter med selvstændige afgrænsede budgetter kan det også anføres under dette punkt, ligesom der kan oprettes selvstændige budgetposter for hvert delprojekt under de enkelte projektår. De enkelte budgetposter samles i budgetoversigten der er opdelt på poster, projektår og hvorfra man har eller forventer at få finansieringen. Alle beløb skal anføres i hele danske kroner. Under måneder anføres antal fulde månedsværk i de relevante år. Et månedsværk defineres som en persons fuldtidsarbejde i én måned. Det er en forudsætning for behandling af ansøgningen, at der både oplyses om, hvilke midler der søges til projektet fra anden side og om allerede opnået finansiering af det ansøgte projekt (fra arbejdssted, offentlige midler (nationale såvel som internationale) og/eller andre private fonde). Dette sidste gælder også, hvis det er finansiering af dele af projektet, som er opnået af andre i forskergruppen end hovedansøger. Det er vigtigt, at lønbeløb er korrekt beregnet og omfatter alle nødvendige løndele (løn, feriepenge, pension mv.), idet Lundbeckfonden ikke yder efterregulering. Få eventuelt hjælp til beregningen fra din institutions lønkontor. VIP-løn: TAP-løn: Løn til videnskabeligt personale Løn til teknisk-administrativt personale. Midler til drift anføres uden moms og kan f.eks. omfatte materialer, forsøgsdyr, serviceydelser, rejseomkostninger o.a. Lundbeckfonden finansierer ikke overhead. Ved bevilling af Ph.D-stipendier dækkes studieafgiften. Denne anføres som driftsomkostning med benævnelsen studieafgift, opdelt på budgetår. Apparaturtilbud skal foreligge som s der kopieres over i ansøgningen. Alternativt kan man scanne apparaturtilbud, gemme dem som jpg-filer og

7 indsætte dem som figurer jfr. vejledningen til ansøgningens Trin 4. I så fald henvises i budgetforklaringen til det relevante figurnummer. Apparaturudgifter anføres uden moms. Vejledning i at kopiere til ansøgningsskema Åbn en. Tryk på reply (Ctrl+R) på samme måde som hvis du ville svare på en med tilbuddet. på denne måde vil afsenderens adresse komme med i teksten. Derefter tryk Crtl+A for at markere hele en og tryk Ctrl+C for at kopiere indholdet. Så skal du klikke på feltet i ansøgningsskemaet hvor teksten skal sættes ind. Tryk Ctrl+V for at indsætte den kopierede tekst. Tryk på Gem-knappen i ansøgningsskemaet. Luk en. Den institution (f.eks. universitet eller hospital) som skal administrere en evt. bevilling skal angives med fuld adresse der kan benyttes til korrespondance. Trin 4 - Figurer Der kan vedlægges op til 6 figurer. Brug figurer hvis det er nødvendigt for ansøgningens vurdering, både som illustration af specifikke processer eller som flow-diagrammer, der kan hjælpe overblikket over projektets del-elementer og samlede forløb. Systemet tillader kun vedhæftning af figurer i jpg-format. Læs mere om hvordan du vedlægger figurer til ansøgning, herunder konvertering til jpg fra andre filformater, ved at klikke ind på trin 4. Har du problemer kontakt Lundbeckfonden på mail@lundbeckfonden.dk eller tlf Trin 5 - Den samlede ansøgning Her er alle oplysninger samlet og man kan se ansøgningen som en printervenlig pdf-fil Trin 6 - statistik Inden afsendelsen skal du vælge, hvilket forskningsområde projektet relaterer sig til. Definitionerne af grundforskning, anvendt forskning og udviklingsforskning følger opdelinger anvendt af Dansk Center for Forskningsanalyse. De enkelte puljer Lundbeckfonden har forskellige puljer, og hver pulje har eget skema til ansøgning eller indstilling

8 Videnskabelige projekter, sundhedsvidenskab Videnskabelige projekter, naturvidenskab Indstilling til Talentpriser Indstilling til Yngre forskerpriser Junior Group Leader Fellowships Visiting Professorhips Rejsestipendier Aktuelle ansøgningsfrister fremgår af Lundbeckfondens hjemmeside: hvor i øvrigt også Lundbeckfondens uddelingsstrategi er beskrevet. Rejseansøgninger behandles løbende. Hvis rejseansøger er ph.d.-studerende skal ansøgningen indeholde en anbefaling fra vejleder samt dokumentation for at der er ansøgt om at få godkendt og finansieret rejseaktiviteten som en del af ph.d.-studiet, universitetets svarbrev samt oplysninger om universitetets medfinansiering.