Den Danske Kvalitetsmodel

Transkript

1 Den Danske Kvalitetsmodel 1

2 Hvem er vi? Zainab Al-Zergani Kvalitetskonsulent, København Rådgiver på apoteksområdet T: E: Lone Staun Poulsen Seniorkonsulent, Aarhus Projektleder og rådgiver på apoteksområdet T: E: 2

3 Formål med kurset At introducere jer til DDKM og akkrediteringsprocessen 3

4 Dagens program Præsentation af deltagere Introduktion til IKAS og DDKM Akkrediteringsstandarderne Dokumenter Implementering af DDKM Kvalitetsudvikling Akkrediteringscyklus Afslutning på dagen 4

5 Kort præsentation af deltagere Navn Apotek Hvad er din funktion og erfaring på apoteket i forhold til kvalitetsarbejdet? Hvad er dine forventninger til kurset? 5

6 Introduktion til DDKM 6

7 Hvad er IKAS? Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet Etableret i 2005 Har til opgave at drive og udvikle DDKM Kontor i Århus og en mindre satellit i København 32 ansatte Ledet af en bestyrelse 7

8 Hvem deltager i DDKM 8

9 Hvad er DDKM? DDKM, er en kvalitetsmodel, der: har til formål at sikre og videreudvikle den gode kvalitet på apotekerne er udviklet i samarbejde med udvalgte apoteker, DA og IKAS tager udgangspunkt i lovgivningen, som udsendes af Ministeriet og Lægemiddelstyrelsen sætter rammerne for arbejdet med kvalitet - den angiver ikke, hvilke metoder man skal anvende har fokus på kvalitetsudvikling og læring dækker kerne ydelser og væsentlige arbejdsgange involverer apotekeren og alt personalet på apoteket 9

10 DDKM består af akkrediteringsstandarder, der indeholder kvalitetskrav Men det: er ikke et kontrolsystem tilsyn ligger hos Lægemiddelstyrelsen har ikke til formål at gøre alle apoteker ens foreskriver ikke, hvordan målet nås - metodefrihed 10

11 11 DDKM bygger på akkreditering Akkreditering kan defineres som Kvalitetsvurdering, hvor et anerkendt organ vurderer, hvorvidt en aktivitet, ydelse eller institution lever op til et sæt af fælles standarder. (Det Nationale Begrebsråd for Sundhedsvæsenet, 2006) 11

12 Akkrediteringsstandarder for apoteker Forord Indledende afsnit Akkrediteringsstandarder Bilag: o 1. Oversigt over ændringer fra 2. version til 3. version o 2. Oversigt over indikatorer på trin 3 o 3. Begrebsliste 12

13 3. Version af akkrediteringsstandarder 4 temaer og 18 titler Ledelse og organisation 9 standarder Lægemidler og lægemiddelrådgivning 4 standarder Modtagelse, opbevaring og udlevering af lægemidler 4 standarder Sundhedsydelser 1 standard Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

14 Standardernes opbygning - grundskabelonen 14

15 Snak med din sidemand - 10 min Læs Indholdsafsnittet i standard Indretning, tilgængelighed og tilsyn med enheder Hvilke krav stilles i standarden? Hvad kan I bruge Indholdsafsnittet til? 15

16 Indholdsafsnit Væsentligt at sætte sig godt ind i Beskriver, rammer og krav til standarden Beskriver, hvad de enkelte dokumenter skal indeholde Beskriver, hvad der skal stå på netsted Beskriver evt. hvem der er ansvarlig for et område, fx apotekeren Tekst skrevet i kursiv er ikke krav i DDKM Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

17 Kort pause 17

18 Kvalitetscirklen - PDSA Trin 1 Plan (planlægge) Trin 2 Do (udføre) Trin 3 Study (undersøge) Trin 4 Act (handle) 18

19 Planlægge 19

20 Planlægning trin 1 20

21 Apotekets dokumenter Fx: Retningslinjer Instrukser Tjeklister Formularer Netsted Henvisning til manualer og sektorkrav 21

22 Dokumentstyring - Hvordan gør I? Kravene er beskrevet i standard Dokumentstyring Der tages stilling til arbejdsgange for opdatering og godkendelse af dokumenter Nem godkendelsesprocedure hvem? Godkendelsesdato = gyldighedsdato? Sikre at kun gyldige dokumenter og formularer, tjeklister, mv. er tilgængelige Kopier - hvordan sikres dokumentstyringen her? 22

23 Dokumenthoved 1.2 Ledelse Virksomhedsgrundlag Udstedt af : XX Gyldighedsperiode: Ledelse - Risikostyring Udstedt af: AB Dato: Godkendt af: AA Dato: Gyldig fra: Ledelse Organisationsplan 23

24 Dokumenter Vigtigt at dokumenter til enhver tid afspejler jeres arbejdsgange Relevant personale skal læse og kvittere for at have læst dokumenter Uddelegér gerne ansvaret for vedligehold af dokumenter Undgå overimplementering 24

25 Øvelse 1 Dokumenter 25

26 Opsamling på øvelsen 26

27 Frokost 27

28 Udføre 28

29 Trin 2 - Udføre

30 Drøftes i plenum - Implementering af en ny arbejdsgang. Tag evt. udgangspunkt i en arbejdsgang I fornylig har ændret på jeres apotek. Det kan være en arbejdsgang, som involverer alle eller kun få i organisationen. Hvordan implementeres den nye arbejdsgang? Hvem har ansvaret for at implementere den nye arbejdsgang? Hvilket personale skal informeres? I hvilket forum? Hvem har ansvaret for opfølgning? Hvor lang tid skal der gå, før der følges op? 30

31 Kvalitetsudvikling 31

32 Kvalitetsforbedring Kvalitetsudvikling Kvalitetsovervågning 32

33 Kvalitetsovervågning Kvaliteten overvåges for at sikre: o o at fx arbejdsgange stemmer overens, med det der er bekrevet i apotekets dokumenter at fastsætte mål eller målsætninger efterleves. Kvalitetsovervågningen defineres i stor udstrækning af apoteket dog indenfor DDKM s rammer Der indsamles data, hvorefter der evalueres, om fastlagte mål eller målsætninger efterleves. Data kan fx være ventetidsmålinger eller observationer. Krav er beskrevet i Indhold i standard 1.1 Kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling 33

34 Definition på evaluering: Dokumenteret systematisk vurdering af en indsats for at se, hvordan det går, og om den lever op til fastlagte mål og krav. Evalueringen danner grundlag for fremadrettede beslutninger om kvalitetsforbedringer. 34

35 Evalueringer Evalueringer fremgår af de enkelte standarder Oversigt over indikatorer på trin 3 - Bilag 3 Interval for evaluering mindst hvert 3. år interval fastsættes af apoteket dog med få undtagelser Der skal udarbejdes et dokument fx en kvalitetsovervågningsplan (plan for evalueringer) for minimum 1 år ad gangen Krav er beskrevet i Indhold i standard 1.1 Kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling

36 Evaluering Der tages stilling til, om kvalitetsniveauet er tilfredsstillende Overvej: o Om der opnås tilstrækkelig effekt? o Om apoteket lever op til fastsatte mål eller målsætninger? o Hvad kan gøres bedre? o Nye mål?

37 Kvalitetsforbedring På baggrund af en evaluering vurderer ledelsen, om der skal iværksættes kvalitetsforbedrende tiltag Kvalitetsforbedrende tiltag prioriteres Iværksatte tiltag dokumenteres Effekten vurderes Hvis ikke der opnås tilfredsstillende resultat vurderes på ny, om der skal iværksættes nye tiltag Krav er beskrevet i Indhold i standard 1.1 Kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling 37

38 Præsentation af hjælpeværktøjer Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

39 39

40 40

41 41

42 Standard Hvad skal kvalitetsforbedres? Mål Hvilke tiltag der skal gennemføres Deadline Ansvarlig Overvågning af målopfyldelse Opfølgning på effekten Status Resultat: Gennemsnitlig køventetid de sidste 2 måneder: 7 minutter hverdage mellem kl og 94 % venter højst 10 minutter Dato: 12/4 2016: Der har gentagne gange været problemer med ventetiden i forbindelse med afholdelse af frokosten. Et problem kan være at for mange går til frokost samtidig. Den gennemsnitli ge køventetid må højst være 5 minutter, og 95 % af kunderne må højst vente 10 minutter. Maks 2-3 personer må gå til frokost ad gangen. Frokosten fordeles evt. over længere tid. Skema over frokosttider udarbejdes og udfyldes dagligt af den skrankeansvarlige. AA Skema over frokosttider præsenteres på morgenmøde d. 18. april. Ventetiden overvåges løbende. Resultat 14/6 2016: Gennemsnitlig køventetid de sidste 2 måneder: 5,5 minut hverdage mellem kl og 95 % venter højst 10 minutter. Ventetiden er blevet meget bedre, men er stadig for høj. Der iværksættes ikke noget nyt, men ventetiden overvåges fortsat. I gang 42

43 Øvelse 2 kvalitetsudvikling 43

44 Dagens kage - Kaffepause 44

45 Opsamling på øvelse 45

46 Hvor mange kvalitetsforbedringer kan man arbejde med samtidig? 46

47 Vurdering af kvalitetsforbedrende tiltag 47

48 De 3 spørgsmål Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 48

49 Hvad ønsker vi at opnå? Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 49

50 Hvad ønsker vi at opnå? Mål: Fx 30 % flere medicinsamtaler/mdr. Indikatorer o Antal gennemførte samtaler/mdr. o Antal kunder der siger nej tak o Antal kunder der får tilbudt ydelsen Tidsramme fx 3 mdr. 50

51 Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 51

52 Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvad er problemet? - undersøg problemet Flere problemstillinger: o o o Rekruttering: viden, træning/uddannelse, hjælpeværktøjer Organisering: lokale/omgivelser, hvilke ugedage, ressourcer Afholdelsen: mødeform (fysisk eller telefon), mødestruktur, forberedelse Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet 52

53 Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 53

54 Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? - og ikke bare en forandring Vi skal kende udgangspunktet Vi skal kende målet Vi skal måle og dokumentere vores data Vi skal analysere på data Vi skal følge op på, om det gik som forventet Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet 54

55 Øvelse 3 vurdering af en kvalitetsforbedring 55

56 Opsamling på øvelse 56

57 Akkrediteringscyklus Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

58 Rådgivning Planlægningsmøde 3-årig cyklus Fysisk midtvejsbesøg Ekstern survey Rådgivning 58

59 Rådgivning fra IKAS Al rådgivning vedrørende DDKM skal ske via IKAS Rådgivning før survey Rådgivning i forbindelse med midtvejsbesøg Rådgivning efter survey Tlf. og mail Kurser Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

60 Akkreditering er en treårig cyklus men kvalitetsudvikling er en løbende proces Plan Plan Plan Act Do Act Do Act Do Study Study Study 60

61 Brug af Logo 61

62 Den kvalitetsansvarliges rolle Tovholder/ambassadør går forrest Forståelse for standardernes indhold og krav Kender akkrediteringsprocessen og guider kollegaerne Medvirker til kontinuerlig læring og kvalitetsudvikling Er bindeleddet mellem apoteket og rådgiveren fra IKAS Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018

63 Inddragelse af kolleger Hvordan bliver kvalitetsudvikling til et fælles projekt? 63

64 Afslutning på kurset Formål: At introducere jer for DDKM for apoteker Jeres forventninger til kurset Hvad har været godt? Hvad har været mindre godt hvorfor? Evaluering af kurset hvilken adresse må vi sende til? 64

65 Spørgsmål fra salen Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet oktober 2018