Afdelingsbestyrelsens opgaver og kompetence. En gennemgang af afdelingsbestyrelsens enkelte opgaver og kompetence

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsens opgaver og kompetence En gennemgang af afdelingsbestyrelsens enkelte opgaver og kompetence

2 Rent historisk Historisk set skete der det, at i 1998 blev de regler, der regulerer almene boliger, revideret. I forbindelse med revisionen blev der overført en del kompetence fra afdelingsbestyrelsen til afdelingsmødet. Det vil sige, at afdelingsbestyrelsen i dag ikke har ret meget kompetence i forhold til, hvad den havde før i tiden.

3 Afdelingsmødet og afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen er i forhold til afdelingsmødet de valgte tillidsfolk. Afdelingsbestyrelsen skal varetage afdelingens interesser på afdelingsplan, men også i forhold til administrationen og foreningsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsens virksomhed og beføjelser er fastlagt i loven, i vedtægterne og af de beslutninger, som træffes af beboerne på afdelingsmødet.

4 Afdelingsformandens rolle Har afdelingsformanden større indflydelse end de øvrige medlemmer af afdelingsbestyrelsen? Der er hverken i loven, vedtægterne eller andre steder holdepunkter for, at afdelingsformanden har en særstilling. Men rent praktiske forhold gør, at det er nødvendigt at have en afdelingsformand.

5 Afdelingsformandens rolle Det er formandens ansvar at indkalde og lede afdelingsbestyrelsens møder, og at der holdes det nødvendige antal møder. Ethvert afdelingsbestyrelsesmedlem er dog berettiget til at kræve indkaldt til afdelingsbestyrelsesmøde. Afdelingsbestyrelsesformanden skal sørge for, at møderne bliver refereret og fulgt op. Det er ikke nødvendigvis formanden, som er referent.

6 Afdelingsformandens rolle Det er sædvanligt, at afdelingsbestyrelsen har formandens navn og bopæl som adresse for hele afdelingsbestyrelsen. Formanden har derfor en ubetinget pligt til at gøre de øvrige bestyrelsesmedlemmer bekendt med post, henvendelser mv., som han modtager.

7 Afdelingsbestyrelsens forretningsorden Afdelingsbestyrelsen har ikke pligt til at have en forretningsorden. Men det kan være praktisk. I en forretningsorden fastlægger afdelingsbestyrelsen sine egne regler for mødevirksomhed.

8 Afdelingsbestyrelsens forretningsorden Såfremt der laves en forretningsorden skal den dog i.h.t. loven tage stilling til følgende punkter: - Indkaldelse af suppleanter - Suppleanters adgang til bestyrelsesmøder - Lejers adgang til bestyrelsesmøder - Referater af bestyrelsesmøder

9 Afdelingsbestyrelsens forretningsorden I forretningsordenen kan det fastsættes, hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig. Hvad man gør, når man er uenig, og stemmerne i afdelingsbestyrelsen står lige o.s.v.

10 Afdelingens drift Afdelingsbestyrelsen bør høres og eventuelt træffe beslutning om ændring af procedure, f.eks.storskraldsordning, ejendomsmesterens kontakttid mm. Det er en god ide at have ejendomsfunktionæren med til nogle af afdelingsbestyrelsens møder, hvor man i fællesskab kan løse små problemer i det daglige.

11 Tilsyn med god orden og vedligeholdelse af bygninger, friarealer mv. Det daglige arbejde med at passe og vedligeholde bygninger, grønne områder mv. påhviler ejendomsfunktionærerne. Det nødvendige tilsyn med de håndværkere, der antages til at udføre vedligeholdelsesarbejder, udøves af administrationen. Det tilsyn, som afdelingsbestyrelsen skal foretage i henhold til almenboliglovens 39, er derfor en slags overtilsyn.

12 Tilsyn med god orden og vedligeholdelse af bygninger, friarealer mv. Som afdelingsbestyrelse påser man, at der er god orden i afdelingen det gælder både bygningerne og de grønne områder mv., herunder om de almindeligt forekommende opgaver bliver varetaget godt og forsvarligt. F.eks. om trapperne og kældre holdes rene, om friarealer, legeplads og parkeringsplads bliver passet.

13 Tilsyn med god orden og vedligeholdelse af bygninger, friarealer mv. Såfremt afdelingsbestyrelsen vil klage over en ejendomsfunktionærs arbejde, skal det ske direkte til boligorganisationens ledelse. Afdelingsbestyrelsen har ikke ret til at give ejendomsfunktionæren påtale eller instruktion om, hvad han skal lave.

14 Valg af håndværkere, eventuel inhabilitet Afdelingsbestyrelsen kan deltage i valg af afdelingens håndværkere. Såfremt man som medlem af afdelingsbestyrelsen er nært beslægtet med en håndværker vil denne som udgangspunkt ikke kunne vælges. Der er dog den mulighed, at man søger dispensation hos kommunalbestyrelsen, jf. Almenboliglovens 17, stk. 2.

15 Valg af håndværkere, eventuel inhabilitet Hvad forstås der ved nært beslægtede? I henhold til Almenboligloven er dette, ægtefæller, registrerede partnere, beslægtede og besvogrede i op- eller nedstigende linje eller i sidelinjen så nær som søskendebørn. Ved andre nærtstående forstås faste samlevere, disses børn, plejebørn og lignende.

16 Ejendomsfunktionærer, ansættelse og afskedigelse Afdelingsbestyrelsen høres om særlige ønsker i forbindelse med nyansættelser. Der kan være ønske om særlige kvalifikationer som håndværksmæssig baggrund, særlig evne til at tage vare på ældre osv. Afdelingsbestyrelsen orienteres, når der sker ansættelse eller afskedigelse, men har ingen vetoret og er ikke arbejdsgiver.

17 Prioritering af ejendomsfunktionærens arbejde Afdelingsbestyrelsen er sammen med administrationen med til at prioritere ejendomsfunktionærens arbejdsopgaver, hvis ønsket fremsættes.

18 Syn af lejligheder Afdelingsbestyrelsen har ingen formel rolle at spille, men indbydes til at deltage i alle syn. Den mødende repræsentant for afdelingsbestyrelsen kan give sin mening til kende efter synet, men kan ikke beslutte noget i den konkrete sag. Afdelingsbestyrelsen har både ret og pligt til at drøfte niveauet, fastlægge en standard samt drøfte økonomien omkring fraflytningsordninger.

19 Husordens sager Kun når afdelingsbestyrelsen ønsker det og efter aftale i de enkelte sager. Såfremt afdelingsbestyrelsen tager del i husordens sager, vil det typisk være i form af, at afdelingsbestyrelsen prøver at mægle forlig mellem dem, som klager og dem, som der klages over. Det er sjældent, at afdelingsbestyrelsen ønsker at deltage i husordens sager.

20 Afdelingens regnskab Afdelingsbestyrelsen godkender regnskabet endeligt, såfremt afdelingsmødet har delegeret denne kompetence til afdelingsbestyrelsen. Ellers forelægges regnskabet for afdelingsmødet til endelig godkendelse

21 Afdelingens budget Afdelingsbestyrelsen drøfter budgetudkast og vedligeholdelsesplan med områdeleder, ejendomsmester og økonomiafdeling. Afdelingsbestyrelsen foretager foreløbig godkendelse af budgetudkastet og er med til at forelægge det for afdelingsmødet til endelig godkendelse. Afdelingsmødet godkender endeligt budgettet og de overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i det kommende år samt vedligeholdelsesplanens hovedaktiviteter.

22 Afdelingsbestyrelsens arbejde i.f.m. budgettet Afdelingsbestyrelsen foretager i fællesskab sammen med områdelederen og ejendomsmesteren en årlig bygningsgennemgang af afdelingens bygningsmæssige vedligeholdelsesstand

23 Afdelingsbestyrelsens arbejde i.f.m. budgettet Afdelingsbestyrelsen deltager i udarbejdelse og ajourføring af 10-års planen for vedligeholdelse og fornyelse. Herunder rækkefølgen af de forskellige vedligeholdelses og fornyelsesarbejder. Bemærk dog, at det er afdelingsmødet, der tager den endelige beslutning om denne rækkefølge.

24 Afdelingsbestyrelsens arbejde i.f.m. budgettet Afdelingsbestyrelsen er med til at tage beslutninger om de konti, som er påvirkelige af beboernes forbrug og ønsker. Det gælder både konti i kategorien faste udgifter og variable udgifter i budgetteringen. Se vedlagte notat, Hvad kan påvirkes af beboerne på budgetmødet, og hvad er budgetforudsætningerne.

25 Større renoveringssager Afdelingsbestyrelsen skal godkende forslaget om renovering, inden det optages i budgetudkastet.afdelingsbestyrelsen skal løbende orienteres om arbejdets gennemførelse og kan deltage i bygherremøderne, 1 års gennemgangen og 5 års gennemgangen. Afdelingsmødet godkender de overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i afdelingen og dermed også den konkrete renoveringssag.

26 Afdelingens sociale liv Afdelingsbestyrelsen tager initiativ til fester, udvalg, klubber, arbejdsweekender mv. Afdelingsmødet fastlægger og godkender de økonomiske rammer og udpeger medlemmer til de nedsatte udvalg.

27 Afdelingsbestyrelsens 5 bud Du er valgt til at træffe beslutninger og planlægge ikke til at administrere. Du er tillidsmand for alle beboerne, og skal varetage alle beboernes interesser. Du er beboernes kontaktled til administrationen og til organisationsbestyrelsen.

28 Afdelingsbestyrelsens 5 bud Du skal fungere som igangsætter f.eks. af aktiviteter i afdelingen ikke udføre alle de praktiske opgaver selv. Du skal vide og vise, at andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine også selvom de ikke sidder i afdelingsbestyrelsen.