Introduktion til TEA forvaltning

Transkript

1 VEJLEDNING Introduktion til TEA forvaltning TEA

2 Indhold [Indsæt indholdsfortegnelse på samme måde som her nedenfor] Baggrund... 4 Opstart af programmet... 4 System... 4 Indstillinger... 4 Skoleoplysninger... 5 Kommunikation... 5 Forvaltning... 5 Servicerapport... 5 Fritvalgsfelter... 5 Brugere... 5 Genvejene på TEA-forsiden... 6 Elevregisteret... 7 Privatskoleelever... 8 Elever på én privatskole... 8 Efterskoleelever... 8 Elever på én efterskole... 8 Elever på andre kommuners folkeskoler... 8 OBS-listen... 8 Elever der skal placeres på skoler, der ikke bruger TEA... 9 Elever på skoler der ikke har TEA... 9 Betalingselever OBS: Ikke samboende OBS: Anbragte børn Placeringer Udskrifter Personlister Etiketter

3 Breve Overordnede udskrifter Befordringslister Fordelingslister Tiltag Søgninger En elev et CPR-nummer Alle kommunens elever på ét klassetrin Alle kommunens elever på ét klassetrin på udvalgte skoler Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt, som er født i et bestemt datointerval Fremskrivning til det nye skoleår

4 Baggrund Introduktion TEA Tabulex Elev Administration arbejder med centralt placerede data på IST databaseserver. Det er et flerbrugersystem, hvor ændringer øjeblikkeligt slår igennem hos alle brugere. TEA henter de fleste elevoplysninger fra diverse registre ved hjælp af elevernes CPR-numre. Programmet kommunikerer bl.a. med indenrigsministeriets CPR-register, hvor det henter oplysninger om elevernes bopæl, familierelationer, statsborgerskab mv. Opstart af programmet Som ny bruger, får du tilsendt et link til download af TEA. Du kan altid få et nyt link ved at ringe til IST. Programmet kan installeres lokalt på den eller de maskiner, programmet skal bruges på, eller programmet kan afvikles fra en server. Hvis du ønsker en ukompliceret lokal installation af TEA, skal du blot dobbeltklikke på installationsfilen, følge installationsvejledningen på skærmen og acceptere de placeringsforslag installations-programmet kommer med. Hvis TEA skal afvikles fra en server eller i Citrix, bør installation ske i samråd med den kommunale ITafdeling og IST. Når TEA er installeret vil programmet, ved første opstart, bede om licensoplysninger. Disse oplysninger findes på licenskortet fra IST. Det er nødvendigt at indtaste oplysningerne helt korrekt. Når du har indtastet licensoplysninger, vil TEA bede om et brugernavn og en adgangskode. Disse findes også på licenskortet. TEA vil herefter kun bede om brugernavn og adgangskode ved opstart. Du skal derfor kun indtaste licensoplysninger én gang for hver installation. Du kan naturligvis ændre brugernavn og adgangskode (se afsnittet Indstillinger og Brugere ). TEA vil efter indtastning af korrekt brugernavn og adgangskode, hente oplysninger om skolens elever fra IST s TEA-database og programmet er herefter klar til brug. System Under menuen System kan du opsætte forskellige kriterier som har relevans andre steder i TEA. Det er her du kan indstille arbejdsdato til den dag du gerne vil se data for frem eller tilbage i tid. Du ved, at du står på dags dato, når baggrunden er blå. Er du i fremtiden er baggrunden grøn og er du tilbage i tid bliver baggrunden rød. Det er også under system, at du vælger hvilken skole i kommunen du ønsker at arbejde i eller om du ønsker at arbejde i TEA Forvaltning. Indstillinger Under Indstillinger finder du en række faneblade, hvor du kan angive forskellige parametre. 4

5 Skoleoplysninger Fanebladet Skoleoplysninger er her Forvaltningens adresse, telefonnummer, fax nummer, , sekretærnavn osv. skal stå. Disse oplysninger bruger TEA på forskellige udskrifter. Kommunikation Her finder du jeres licensoplysninger for kommunen. Det er også her du angiver om du vil tillade synkronisering med privatskoler der benytter TEA, således at TEA Forvaltning modtager data fra privatskolerne om elevernes historik, fravær og karakterer. Forvaltning På dette faneblad angiver du fødselsdatointervallet for de børn du gerne vil have opsyn med, i forhold om du modtager undervisning, dvs. børn i den undervisningspligtige alder. Her kan du også angive hvilke distrikter der hører til de enkelte skoler i kommunen. Det har betydning, hvis kommunen benytter TEA Webindskrivning. Servicerapport Her kan du angive hvad og hvor tit du ønsker information i din TEA postkasse om elevændringer. Fritvalgsfelter Her kan du oprette et antal fritvalgsfelter til at kategorisere børn, som du ikke kan kategorisere med de faste TEA-funktioner. Det kan være elever der har særlige behov eller som du på anden måde gerne vil kunne søge frem på baggrund af særlige parametre. Når du har oprettet et fritvalgsfelt kan du tildele det enkelte barn en værdi efter eget valg. Det gøres i elevvinduet på barnet. Brugere TEA har én indbygget bruger pr. kommune ved levering. Det er en bruger, der kun kan oprette andre brugere. Brugernavnet er admin og kan ikke ændres. Adgangskoden fremgår af licenskortet fra IST, og den kan ændres. Nye brugere oprettes af administrator-brugeren i menuen System Brugere. Du kan naturligvis oprette flere brugere i TEA. Du finder vejledning i oprettelse af brugere i menuen Hjælp Vejledninger, opdateringer mv... 5

6 Genvejene på TEA-forsiden Du åbner TEA s forskellige registre ved at klikke på knapperne på forsiden eller bruge funktionstasterne på dit tastatur - F10 & F12. Elevregister med al relevant elevinformation Her kan du oprette placeringer til elever, der ikke går i officielle skoler. TEA s beskedsystem. Her får du bl.a. meddelelser fra dine skoler og beskeder fra Tabulex. Her kan du se din aktuelle arbejdsdato. 6

7 Elevregisteret Med TEA kan du holde styr på din kommunes grundskoleelever. Eleverne er enten i en kommunal folkeskole, på privatskole, på efterskole, på specialskole, på en anden kommunes folkeskole eller på en eller anden speciel placering, f.eks. hjemmeundervisning eller Værestedet Pomfritten. Alle disse mulige placeringer kan TEA Forvaltning håndtere. Når du åbner elevregisteret, vil du se nedenstående vindue. En del relevante søgninger er allerede udført, når du åbner elevregisteret. Du kan åbne og lukke forgreninger i træstrukturen her og klikke dig frem til alle mulige tal. F.eks. alle elever på efterskole, alle elever på én efterskole, alle elever på én af dine folkeskoler osv. Et + ud for punktet fortæller, at der er underpunkter. Du åbner et punkt ved at klikke på +, og lukker igen på. Du kalder søgefunktionen i TEA frem med knappen her. Du kan søge på CPRnumre, adresser, skoledistrikter, aldersintervaller og meget andet. Du kan naturligvis kombinere flere felter og søge på f.eks. et alders-interval i ét skole-distrikt. Det er bl.a. nyttigt ved indskrivning af de nye børnehaveklasseelever. I det midterste felt vil du se elever fra den kategori/skole, du har valgt til venstre. Sortér ved at klikke på kolonneoverskrifterne. I feltet til højre ser du data for den elev, du har valgt i listen i midten af vinduet. Med fanebladene øverst kan du se flere detaljer om eleven. 7

8 For uddybning af hvilke funktioner og oplysninger der er på de forskellige faneblade, se vores generelle vejledning til TEA i menuen Hjælp Vejledninger, opdateringer mv.. Privatskoleelever Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på privatskole, skal du klikke på + ud for Skoletyper, vælge Selvejende privat og derefter Grundskoler. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i midten af billedet - dér hvor eleverne vises. Bemærk endvidere udskriften Elever i privatskole under menupunktet Udskriv udskriv udskrifter Fordelingslister. Elever på én privatskole Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på en bestemt privatskole, skal du klikke på selve skolens navn i venstre side af registeret under overskriften Fremmede skoler Folkeskoler. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i midten af billedet, dér hvor eleverne vises. Efterskoleelever Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på efterskole, skal du klikke dig frem til Efterskoler under kategorien Skoletyper. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i midten af billedet, dér hvor eleverne vises. Elever på én efterskole Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på en bestemt efterskole, skal du klikke på selve skolens navn i venstre side af registeret under overskriften Fremmede skoler Efterskole. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i midten af billedet, dér hvor eleverne vises. Elever på andre kommuners folkeskoler Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på andre kommuners folkeskoler, skal du klikke dig frem til Fremmede skoler i venstre side af registeret. Det er her værd at bemærke, at de elever du ser, bliver valgt med udgangspunkt i den arbejdsdato, du har stillet i TEA. Betalingsbørn håndteres særskilt (Se afsnittet Betalingselever side 8). OBS-listen TEA kender alle børn og unge i kommunen, altså de 0 25 årige. TEA ved også hvilke elever der går på kommunens folkeskoler og andre skoler i Danmark, der bruger TEA. Det er også alt hvad TEA ved indtil nogen - forvaltning og skoleadministration, fortæller systemet, hvor de resterende elever er henne i verden. De elever TEA ikke ved hvor er, kommer på systemets OBS-liste. OBS-listen findes i øverste venstre side af elevregisteret. OBS-listen skal helst nedbringes til nul, da det så bliver nemt at holde øje med, om der skulle komme nye børn på listen, f.eks. tilflyttere eller elever, 8

9 som dine folkeskoler melder ud uden at angive en modtagende skole. Samtidig betyder en kort OBS-liste, at du har styr på placeringen af alle elever i kommunen. OBS-listen tager udgangspunkt i undervisningspligtige børn. Det er dig, der bestemmer, hvad TEA skal opfatte som undervisningspligtige børn. Det gør du ved at indstille datointervallet på fanebladet Forvaltning i menuen System Indstillinger. Elever der skal placeres på skoler, der ikke bruger TEA En elev kan fjernes fra OBS-listen - enten ved at du overfører eleven til en skole eller ved, at du flytter eleven til en placering. Skal du overføre en elev fra OBS-listen til en skole, skal du blot markere eleven og klikke Overfør elev. I det vindue du får frem skriver du den dato du ønsker at barnet skal have skolehistorik fra og vælger i feltet nedenunder hvilken skole barnet skal overføres til. Det gør du ved at skrive de første tre-fire bogstaver af den modtagende skoles navn (eller skolekoden) og trykker [pil ned] på tastaturet. TEA vil så foreslå alle de skoler i Danmark, der begynder med de tastede bogstaver (eller tal). Klik på den rette skole. Klik så Næste og eleven er overført! Når du har overført en elev til en skole, vil skolen blive listet i venstre side af elevregisteret under Skoler. Klik på + ud for Skoler, og du vil se en liste med alle de skoler, hvorpå du har elever. Hvis du klikker på en af skolerne på listen, vil du se den eller de elev(er), der er registreret på skolen. Vil du flytte et barn fra OBS-listen til en placering, skal du blot markere eleven, højre-klikke og vælge Flyt.., så får du mulighed for at vælge mellem de placeringer du har oprettet. Elever på skoler der ikke har TEA TEA-skoler registrerer selv trin og spor på eleverne. Hvis du har elever registreret på skoler, som ikke har TEA, kan det forekomme at der ikke er trin og klassebetegnelse på eleven. Der vil ofte være en betegnelse STD, som blot betyder standardklasse. Du kan angive et personligt trin på eleven ved at højre-klikke på elevens historiklinje. Det er en fordel at have trin registreret på eleverne, så du senere kan søge alle elever i hele kommunen på ét klassetrin, f.eks. når ungdomsskolen gerne vil sende brev til alle 7 ende klasser i hele kommunen, uanset skole, eller når skoletandplejen gerne vil sende indbydelse til tandstillingsvisitation ud til alle elever på 3. klassetrin. Det gør det også nemmere at fremskrive TEA til et nyt skoleår, fordi TEA bruger elevernes klassetrin ved fremskrivningen. Udover at kunne fortælle TEA hvilket trin eleven er på har du også mulighed for at oprette klasser på skoler der ikke har TEA. Det gør du også ved at højre-klikke på elevens historiklinje. Du vælger så Stamklasse Rediger 9

10 klasser. Nu får du mulighed for at oprette en eller flere klasser på skolen (kun i din TEA), som du så vil kunne tilknytte en eller flere elever der går på den skole. Når du har oprettet en klasse kan du igen højre-klikke på elevens historiklinje og så vil du få mulighed for at tilvælge den klasse du har oprettet. At have rigtige klassebetegnelse og især klassetype er af stor betydning i forbindelse med betalingselever (specialelever). Betalingselever En af skoleforvaltningens opgaver er at holde øje med elever der skal betales eller modtages betaling for. TEA kan være dit hjælpeværktøj, når du skal håndtere elevbetalinger ind og ud af kommunen. Funktionen findes i venstre side af elevregisteret under punktet betalingselever. Det er frivilligt, om du vil bruge TEA til at holde styr på disse børn. For uddybning hvordan du håndterer elever, der kræver mellemkommunale afregninger, se særskilt vejledning på i vores kundecenter. OBS: Ikke samboende er en liste over børn med folkeregisteradresse i din kommune, som ikke bor sammen med nogle af deres biologiske forældre. Listen er et hjælperedskab, som skal gøre det nemmere for dig at finde alle de børn, der er anbragt i din kommune de vil jo typisk ikke bo sammen med deres biologiske forældre. Når og hvis du indberetter betalingskommune på børn på denne OBS-liste, forsvinder de fra OBS: Ikke samboende for derefter kun at optræde under Anbragt hos os. Hvis der er børn, du gerne vil have væk fra listen, men som ikke er anbragt af andre kommuner, kan du indberette din egen kommune som betalingskommune. 10

11 OBS: Anbragte børn er en liste over børn hvor kommunale forhold og manuelt registreret Betalingskommune ikke er overensstemmende. Placeringer Du har måske elever, der ikke kan placeres på en skole med en rigtig skolekode. Det kan være hjemmeunderviste elever, elever på Værestedet Biltyven, som ikke har en skolekode, eller elever på det ene eller det andet særlige undervisningstilbud. Disse elever kan ikke placeres som beskrevet ovenfor, da de jo ikke går på en rigtig skole (ingen 6-cifret skolekode). For at kunne placere disse elever skal du oprette placeringer i TEA s placeringsregister. Placeringsregisteret åbnes via knappen Placeringer på TEA s forside. Tryk på knappen Opret placering, hvis du har brug for en ny placering. Når du har lavet placeringen, kan du placere børn i den ved at højre-klikke på dem i elevregisteret, og vælge flyt. Placeringer skal betragtes som en nødløsning der tages i brug for at holde styr på elever, der ikke går på rigtige skoler. Placeringer er imidlertid problematiske i forhold til automatiske statistikindberetninger fra TEA til UVM og Danmarks Statistik, så brug dem kun, når eleverne ikke kan placeres på rigtige skoler. Udskrifter TEA kan lave forskellige udskrifter. De fleste af udskrifterne er tilgængelige via elevregisteret ved at højre-klikke på den eller de elever, du ønsker med på udskriften. Personlister Hvis du vil udskrive en liste med en eller flere af de elever, du har fundet frem i elevregisteret, skal du markere de elever, du ønsker på listen og højre-klikke på en af de markerede elever. Vælg Udskriv Personliste og vælg en skabelon til udskriften. Hvis du vil udskrive en liste med alle de elever du har fundet frem, skal du markere dem alle og derefter højre-klikke på dem. Brug evt. genvejen [Ctrl]+[a] til at markere alle. 11

12 Etiketter Du kan lave enten elevadresserede eller forældreadresserede etiketter til en eller flere elever. Marker eleverne og højre-klik på en af dem. Vælg Udskriv og Etiket. Vælg en etikette-skabelon fra listen. Breve Du kan lave enten elevadresserede eller forældreadresserede breve med TEA. Marker eleverne og højre-klik på en af dem. Vælg Udskriv og Brev. Når tekstbehandlingsvinduet åbner, skal du skrive brevets indhold (eller eventuelt kopiere det ind) og herefter klikke på det lille printerikon i øverste venstre hjørne af tekstbehandlingsvinduet. Nu skal du vælge en brevskabelon fra listen. Overordnede udskrifter Under menuen Udskriv Udskriv udskrifter findes en række muligheder for at udskrive mere overordnede udskrifter, oversigter o statistikker. Befordringslister Registrerer skolerne i din kommune befordringsoplysninger på eleverne, kan du via din TEA trække befordringslister for en eller flere skoler i kommunen. Fordelingslister Under udskriftstypen Fordelingslister kan du få oversigter over egne elever, tosprogede elever (såfremt de har modersmål registreret på fanebladet Information i Elevregisteret), elever i privatskole, antal elever fordelt på distrikt og klassekvotienter på kommunens skoler. Tiltag Under tiltag kan du udskrive oversigter over elever som du eller skolerne har tildelt tiltag, som f.eks. Dansk som 2.sprog, Modtageklasse eller Specialundervisning. Søgninger En elev et CPR-nummer Åbn elevregisteret og klik på knappen Søg. Tast et CPR-nummer og klik Søg. Når søgning er færdig vil eleven blive vist i elevvinduet. 12

13 Alle kommunens elever på ét klassetrin Åbn elevregisteret og klik på knappen Søg. Vælg et klassetrin og klik Søg. Når søgning er færdig vil eleven/eleverne blive vist i elevvinduet. Du kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet Udskrifter side 10. Alle kommunens elever på ét klassetrin på udvalgte skoler Åbn elevregisteret og klik på knappen Søg. Vælg skoler fra listen med skoler ved at sætte flueben. Vælg et klassetrin og klik Søg. Når søgning er færdig vil eleven/eleverne blive vist i elevvinduet. Du kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet Udskrifter side 10. Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt Åbn elevregisteret og klik på knappen Søg. Tast et distrikt og klik Søg. Når søgning er færdig vil eleven/eleverne blive vist i elevvinduet. Du kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet Udskrifter side 10. Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt, som er født i et bestemt datointerval Åbn elevregisteret og klik på knappen Søg. Tast et distrikt og vælg et fødselsdatointerval. Klik Søg. Når søgning er færdig vil eleven/eleverne blive vist i elevvinduet. Du kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet Udskrifter side 10. Fremskrivning til det nye skoleår I TEA er det brugeren selv, der fremskriver eleverne til det nye skoleår. Eleverne på folkeskolerne i din kommune bliver fremskrevet til det nye skoleår, når skolesekretærerne fremskriver deres TEA. Elever på fremmede kommuners TEA-skoler, bliver ligeledes fremskrevet af de skoler, de går på. Du skal selv fremskrive elever, der har skolegang på ikke-tea skoler. Eleverne kan kun fremskrives korrekt, hvis du har tildelt dem et klassetrin. Eleven vil forsvinde fra skolen efter det ældste klassetrin, hvis du har tildelt klassetrin. Derimod vil en elev blive ved at blive fremskrevet fra år til år i en uendelighed, indtil du selv fjerner eleven såfremt du ikke har tildelt klassetrin. Du kan tildele klassetrin ved at højreklikke på en elev i elevregisteret og vælge Trin. For at fremskrive din TEA skal du gå i menuen Forvaltning Fremskriv skoleår. Når du har klikket "Næste" på det første billede, vil du blive præsenteret for en liste over skoler. De skoler du ser, er udelukkende skoler der IKKE benytter Tabulex TEA. Dem skal du selv fremskrive, hvis det er aktuelt. 13

14 Det er aktuelt at fremskrive en skole, hvis du har en rimelig forventning om, at de elever du har på skolen, fortsætter på skolen i det nye skoleår. Det kan f.eks. være, at du har nogle privatskoler i dit område, hvor du ved, at eleverne normalt fortsætter år efter år. Du kan bestemme det højeste klassetrin, der skal fremskrives på en sådan skole. Går privatskolen kun til 9. klasse, skal du vælge 8. som det højeste klassetrin der skal fremskrives. Det er ikke aktuelt at fremskrive en skole, hvis du ikke har nogen forventning om, at de elever, du har på skolen, fortsætter på skolen i det nye skoleår. Det gælder ofte for efterskoler. Under Oprykningstype har du tre muligheder: Oprykkes ikke elever på denne skole bliver sprunget over i fremskrivningen Oprykkes Elever på denne skole oprykkes et klassetrin, medmindre de allerede går på skolens ældste klassetrin. I så fald lukkes historikken for indeværende skoleår blot. Afsluttes Elever på denne skole oprykkes ikke til næste skoleår, men deres historik for indeværende skoleår afsluttes. Resultatet af din fremskrivning er vejledende. Du kan ikke med sikkerhed vide, hvor dine privat- og efterskoleelever er i det nye skoleår, før du modtager 5. september-lister fra skolerne. Til den tid skal elevplaceringerne pusles endeligt på plads, før årets betalingshåndtering kan iværksættes. Her skal du være særligt opmærksom på, om dine elever på fremmede skoler rent faktisk er startet før den 5. september. Det er elevernes historik der er afgørende for om de kan fremskrives. En uafsluttet/åben historik i ét skoleår, muliggør fremskrivning til det næste. Er historikken afsluttet, kan eleven ikke fremskrives. Du kan som regel fremskrive privatskoleelever ret ukritisk, da privatskolerne skal oplyse dig om det, hvis et barn stopper på skolen. Hvis du får fremskrevet elever, der alligevel ikke skulle fortsætte, der hvor de var, kan du nemt rette dette efterfølgende ved at slette den historik linje som fremskrivningen skabte på eleverne historikfaneblad. 14