Referat fra provstiudvalgsmødet den 29. oktober 2015.

Transkript

1 HILLERØD PROVSTI PROVSTEN: HILLERØDSHOLMSALLE HILLERØD PROVSTIKONTOR: ØSTERGADE 16, HILLERØD jfc@km.dk Hjemmeside: Referat fra provstiudvalgsmødet den 29. oktober ) Godkendelse af dagsorden Sag: Provstiudvalgsmøder 2015 (1462) Godkendt. 2) Godkendelse af referat fra mødet den 27. august 2015 Sag: Provstiudvalgsmøder 2015 (1462) Godkendt. 3) Sag: Revisionsprotokollater 2014 årsregnskab (1604) Godkendelse af revisionsprotokollater for 2014 samt menighedsrådenes kommentarer. Hillerød den 5. november Revisionsprotokollerne samt menighedsrådenes bemærkninger hertil blev godkendt. Med hensyn til revisors bemærkninger om overskridelse af indskydergarantien skal provstikontoret undersøge, hvorvidt der er tale om systemiske banker eller ej. 4) Sag: PUK Regnskab 2015 (1456) Kvartalsrapport 2015 september 3. kvt. Revisionsprotokollat for kasseeftersyn den Regnskab for PUK 3. kvt. behandlet og godkendt. Revisionsprotokollat for kasseeftersyn godkendt. 5) Sag: Nyhuse Kapel (1607) Frederiksborg Slotssogn Redegørelse fra Frederiksborg Slotssogn samt foreløbig korrespondance med Kirkeministeriet. Der mangler fortsat afklaring på indsendt skrivelse til Kirkeministeriet, hvorfor sagen udskydes til næste møde. 6) Sag: 5 % midler 2015 Hillerød kommune (1445) Godkendelse af ansøgning til lydanlæg Nr. Herlev kirke kr (Godkendt på mødet ved budgetsamrådet den 8. september 2015) Godkendelse fra Helsingør Stift samt konsulenter indkommet. Arbejdet kan igangsættes. Godkendt.

2 7) Sag: Aktivitetspulje 2015 Hillerød kommune (1422) Ansøgning kr til brug for sorggrupper i Hillerød kommune. Ansøgning fra Hillerød kirke vedr. sorggrupper kr godkendes for indeværende år. Samtidig opfordres Hillerød menighedsråd til at få udarbejdet en samarbejdsaftale med de øvrige sogne i provstiet omkring dette tiltag således, at det fremadrettet indgår i den almindelige ligning/driftsramme. Ansøgning om kr til Indkøb af bannere til brug i Hillerød provsti. Ansøgning kr til indkøb af bannere til brug i Hillerød provsti (bannere med Folkekirkens logo) blev godkendt. Ansøgning fra Anette Nybo Henriksen, Charlotte Chammon, Lene Riis-Westergaard, Eva Graff Mikkelsen, Annemarie Lund samt sognene bag vedr. foredragsrække om kirkekunst kr Ansøgning vedr. kr til brug for foredragsrække om kirkekunst blev godkendt. (Annemarie Lund deltog ikke i beslutning af dette punkt) 8) Sag: Kalkmalerier (1097) Lynge-Uggeløse Sogne Nationalmuseet har fremsendt økonomisk overslag vedr. kalkmalerier i Lynge Kirke. Menighedsrådet ønsker godkendelse af, at der fremsendes ansøgninger om tilskud/bevillinger fra fonde m.v. til udførelse af arbejdet. Provstiudvalget godkendte, at menighedsrådet går i gang med ansøgninger om finansiel støtte hos diverse fonde. 9) Budget 2016 Hillerød provsti endeligt Sag: Budget 2016 (1530) Årsbudget 2016: Hillerød provstiudvalg, CVR-nr , Budget 2016, Endelig budget afleveret d :52. Ovenstående budget blev godkendt. 10) Sag: Engholmkirken - ansøgning om økonomi til nydannet stilling (1612) - Engholm Sogn Engholmkirken ansøger om bevilling af 5 % midlerne i 2016 optil kr samt en forøgelse af driftsrammen fra 2017 på samme beløb. Provstikontoret har udarbejdet et notat til belysning af sagen. Eventuel efteruddannelse af medarbejder behøver ikke ske før det 2. år af ansættelsen (2017). 5 % midler i 2016 udgør kr Provstikontoret havde inden mødet gennemgået den fremlagte ansøgning og opstillet oversigt over sognets økonomi jf. budget Provstiudvalget er positive overfor ansættelse af en sognemedhjælper/ kirkekulturmedarbejder samt menighedsrådets tanker om at lægge personregistreringen "ud af huset" - eventuelt via en samarbejdsaftale. Ved at se på den lønstatistik der er udarbejdet for Hillerød provsti, vil selve udgiften formentlig ikke blive så stor, som skønnet i ansøgningen. Ligeledes er provstiudvalget af den opfattelse, at der ikke skal indgå vikardækning for en sognemedhjælperstilling/kirkekulturmedarbejder. Dertil kommer, at menighedsrådet i budget 2016 har afsat kr til korarbejde, dette beløb er ikke medtaget i menighedsrådets opstilling. På baggrund af ovenstående godkendte provstiudvalget, at der bevilges omkring kr den omkostning der måtte komme ved udlicitering af personregistreringen, og opfordrer Engholm menighedsråd til at gå i gang med opslag m.v. Provsten kontakter Engholm menighedsråd for nærmere dialog og afklaring.

3 11) Sag: Ansøgning Kirketjener i Blovstrød (1613) - Blovstrød Sogn Blovstrød sogn ansøger om oprettelse og finansiering af en ny 25 timers stilling ved Blovstrød sogn. Den tidligere kirketjener/gravermedhjælp omdannes til 100 % gravermedhjælp, hvorefter menighedsrådet ansøger om midler til en ca. 25 timers ansættelse af en kirketjener/sognegårdsbestyrer. Det ansøgte beløb udgør kr % pension. Ansøgning gælder 5% midler i 2016 og/eller en forøgelse af driftsrammen i % midler i 2016 udgør kr Provstikontoret har udarbejdet et notat til belysning af sagen. Provstiudvalget har svært ved at danne sig et overblik over sognets lønmidler jf. budget 2016, da kun det foreløbige budget er til rådighed p.t. Ligeledes er bilag 4 i budgettet udfyldt på en sådan måde, at det ikke fremgår klart, hvem der er på lønningslisten, og hvilke arbejdsområder vedkommende har. Ligeledes er sognets præst på barselsorlov, og provstiudvalget ønsker at sognepræsten også inddrages i ansættelsesprocessen m.v. Provsten kontakter Blovstrød menighedsråd for nærmere dialog og afklaring. 12) På lukket dagsorden Sag: Det Fælles Kirke- og Regnskabskontor 2015 (1526) Nyansættelser/Lønforhandling. Lukket møde. 13) Sag: Vedr. gravsted 2102 og 2103 (1601) - Strø Sogn Problematik vedr. gravsteder Strø sogn. 14) Sag: Skævinge Præstegård 2013 (981) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Udbedring af varme i præstegård. Der er nu opsat radiatorer for at afhjælpe problemet, det ser ud til at virke. 15) På lukket dagsorden Sag: Salg af præstegårdsjord og bortforpagtning af kirkegårdsjord Blovstrød kirke (1318) - Blovstrød Sogn Drøftelser i forbindelse med salg af jord. Formand for Blovstrød sogn Lars Lund deltog i mødet under dette punkt. Lukket møde 16) Sag: Projekt omkring Hillerød kirke (1010) - Hillerød Sogn Afklaring af bygherrerådgivning. Hillerød menighedsråd har besluttet at bruge Helge Skovbjerg som byggerådgiver. Overslagsprisen er på kr ) Sag: Status på udvidelse af Ullerød kirkes faciliteter (1112) - Ullerød Sogn Afklaring af bygherrerådgivning Ullerød menighedsråd har indhentet tilbud fra Leif Hansen bygherrerådgivning. Overslagspris kr Menighedsrådet har endnu ikke taget stilling til sagen.

4 18) På lukket dagsorden Sag: Engholm kordegn (1602) Engholm Sogn Fratrædelse ved pension. Lukket møde. 19) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1460) - Blovstrød Sogn Referat fra mødet den 27. august, mødet den 24. september 2015 samt mødet den 22. oktober ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1467) - Frederiksborg Slotssogn Referat fra mødet den 25. august 2015 og mødet den 29. september ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1455) - Grønnevang Sogn Referat fra mødet den 24. september 2015 og mødet den 22. oktober ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1451) - Hillerød Sogn Referat fra mødet den 26. august og mødet den 23. september ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1444) - Lillerød Sogn Referat fra mødet den 26. august og mødet den 24. september samt mødet den 19. oktober Provstikontoret har gjort formanden opmærksom på, at anlægsprojektet og økonomien omkring mandskabsbygningen skal tilsendes provstiet og eventuelt også godkendes andre steder, før arbejdet sættes i gang. Af referatet fremgår, at der er problemer med gulvet i kælderen. Provstikontoret skal undersøge sagen nærmere, idet der må være en byggegaranti til finansiering af eventuel udbedring. 24) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1465) Lynge-Uggeløse Sogne Referat fra mødet den 16. september Anmodning om udfyldningsvalg. Provstikontoret rykker Helsingør Stift for svar på menighedsrådets ønske om udfyldningsvalg. 25) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1440) Nødebo-Gadevang Sogne Referat fra mødet den 16. september ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1441) - Nørre Herlev Sogn Referat fra mødet den 15. september 2015.

5 27) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1512) - Præstevang Sogn Referat fra mødet den 16. september 2015 og mødet den 20. oktober ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1452) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Referat fra mødet den 23. september 2015 og mødet den 21. oktober ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1477) - Strø Sogn Referat fra mødet den 2. september ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1434) Tjæreby-Alsønderup Sogne Referat fra mødet den 12. august og mødet den 17. september ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1453) - Ullerød Sogn Referat fra mødet den 16. september 2015 samt mødet den 21. oktober ) Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1463) - Uvelse Sogn Referat fra mødet den 8. september 2015 samt mødet den 21. oktober ) Sag: Regnskab 2015 (1537) - Blovstrød Sogn 3. kvt. Blovstrød 3. kvt Der er bekymrende overskridelser på kvartalsrapporten. Provsten inddrager drøftelser af dette jf. punkt ) Sag: Regnskab 2015 (1568) - Gørløse Sogn 1. halvår ) Sag: Regnskaber 2015 (1543) - Hillerød Sogn 2. kvartal ) Sag: Regnskab 2015 (1553) - Lillerød Sogn 2. kvartal 2015

6 37) Sag: Regnskab 2015 (1562) - Nørre Herlev Sogn 2. kvartal ) Sag: Regnskab 2015 (1541) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne 3. kvt ) Sag: Regnskab 2015 (1570) - Strø Sogn 1. halvår ) Sag: Regnskab 2015 (1556) - Ullerød Sogn 3. kvt ) Sag: Den Fælles Kirkegårdsdrift 2015 (1507) Referat fra mødet den ) Sag: Budget 2016 (1530) Endelig budgetudmelding og referat fra budgetsamrådene. 43) Sag: Skoletjenesten 2015 (1544) Referat med bilag fra repræsentantskabsmøde i Skoletjenesten den 20/ ) Minikonference: "Mere kirke for pengene" Sag: Mere kirke for pengene (1238) Minikonference: "Mere kirke for pengene" Vi afholder Pharmakon i stedet. 45) Nyhedsmail oktober 2015 Sag: Informationer fra Hillerød kommune (1044) Nyhedsmail oktober ) Sag: Ny kordegne/regnskabsførersituation (1560) Møde med Engholm og Lynge-Uggeløse om fremtidig bemanding. Jørgen Christensen orienterede fra mødet mellem Engholm, Lynge-Uggeløse og provstikontoret.

7 47) Sag: Formandsmøder 2015 (1461) Formandsmødet den 29 oktober ) Sag: Hospitalskirker i fremtiden (1596) Provstens skrivelse til Kirkeministeriet og efterfølgende korrespondance. Jørgen Christensen orienterede om situationen samt om de tiltag der er i gang. 49) Diverse information Kirkeministeriet: Opdatering vedr. opdeling af personregistreringsformål Nyhedsbrev Folkekirkens Personale nr. 24 Kompetencefonden 2015 Nye kurser i projektledelse Menighedsråd på jeres måde Arbejdsmiljøgruppens rolle ved APV for præster Helsingør Stift: Referat fra Stiftsrådsmødet den 17. september Skrivelse fra biskoppen vedr. et godt psykisk arbejdsmiljø Orientering om lønforhandling for kirkefunktionærer Stiftsadministrationen hjælper gerne... Hurtig hjælp til menighedsråd Landsforeningen af menighedsråd: Ny vejledning og blanket til forhandling af løntillæg for tjenestemænd Folkekirkens IT overtager supportopgave Ny aftale om lokalløn Øvrige: Status og anbefalinger fra Sorggrupper i folkekirken. Regnbuekonference 2015 GIAS center Nyhedsbrev oktober 2015 Månedsbrev fra Forsikringsenheden september ) Eventuelt Jens Christian Christiansen gjorde opmærksom på, at flere sogne glemmer at indsende referater fra menighedsrådsmøderne. Jørgen Christensen vil nævne dette på formandsmødet. Provstikontoret indkøber 7 minihåndbøger for 2016.