Lectio. EASY-A Integration vejledning. MaCom A/S Vesterbrogade 48, København V Telefon:

Transkript

1 Lectio EASY-A Integration vejledning MaCom A/S MaCom A/S Vesterbrogade 48, København V Telefon: Telefax: mail@macom.dk Internet:

2 Forord Dette er en vejledning til import af stamdata til Lectio for erhvervsskoler. I vejledningen kan der forekomme navne på personer, organisationer, adresser m.m. De er udelukkende tænkt som eksempler. Skulle der på nogen måde være sammenfald med virkelige personer eller organisationer er det utilsigtet. I materialet er anvendt forskellige skriftsnit, for at hjælpe med at tydeliggøre indholdet. Når der refereres til et menupunkt eller en knap, anvendes fed skrift, fx: Klik på knappen Luk. Når der skal vælges et menupunkt fra menulinien, skrives et > imellem menunavnet og undermenuen, fx: Filer > Gem. Vejledningen er beskyttet af gældende dansk lov om ophavsret. Det er ikke tilladt at kopiere eller på anden måde mangfoldiggøre materialet eller dele heraf, uden forudgående aftale med MaCom A/S. Der garanteres ikke overensstemmelse mellem vejledningens indhold og funktionerne i tidligere eller fremtidige versioner af Lectio. God fornøjelse med Lectio! MaCom A/S Materialet er senest revideret: 14. februar 2013 (SBB)

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Forberedelse til Easy-integration Oprettelse af stamklasser Opret forbindelse Import af fil Filtrering af data Brobygningselever Indlæsning af protokollinjer Opdateringsmuligheder Indlæsning af elevoplysninger Indlæsning af holdoplysninger Oprettelse af flerårighed Flere skolefag på hold Match skolefag med holdelement Fletning af flere skolefag til et holdelement Rutineopdateringer Opdater Elev/holdelement Opret protokollinjer på elever Vis advarsler

4 Indlæsning af holdoplysninger 1. Forberedelse til Easyintegration Før der laves en Easy-integration, er det vigtigt, at der er oprettet elevforløb og stamklasser i Lectio. 1.1 Oprettelse af elevforløb Elevforløbet definerer elevers uddannelsesforløb og startår, og der skal derfor oprettes et elevforløb pr. skoleår for hver af de uddannelser, man har i Lectio. Gå ind i Stamdata > Elevforløb Vælg Opret elevforløb Vælg Startår for forløbet Angiv elevforløbets uddannelse i feltet Elevtype Feltet UVM Institution bruges, hvis samme skole har flere afdelinger. Vælg da den relevante institution som er udmeldt af UVM Link til undervisningsplan kan benyttes til HG-elevforløb. Indsættes der et link her, kan eleverne se linket på deres side Studieplan - Uddannelsesplan Klik på Opret 1.2 Oprettelse af stamklasser Ved udtræk af oplysninger fra EASY-A udvælger Lectio de elever, der er tilknyttet stamklasseaktiviteter i EASY-A, der har en matchende betegnelse i en stamklasse i Lectio. Det er derfor nødvendigt, at de stamklasser, der er oprettet i Lectio, har præcis samme betegnelse som stamklasseaktiviteterne for de relevante elever i EASY-A: 2

5 Indlæsning af holdoplysninger Ønskes stamklassenavnet ændret, kan dette lade sig gøre ved at kopiere det oprindelige EASY-navn ned i boksen EksternID i det relevante skoleår. På denne måde kan Lectio stadig identificere stamklassen, når der køres en ny EASY-integration. 3

6 Indlæsning af holdoplysninger 2 Opret forbindelse Programmet åbnes fra Importer/Eksporter Data fra Hovedmenuen. Klik på EASY/EGYM-integration Der åbnes på fanebladet Information, hvor særlige oplysninger omkring EASY-A integration offentliggøres fra Lectio: Vælg fanebladet EASY-Integrationsapplikation Klik på Start program 4

7 Indlæsning af holdoplysninger Programmet Lectio EASY-Integration åbnes. Klik på 1: Forbind til Oracle Indtast Oracle servernavn/ip -SID og -port til den Oracle server, der kører EASY-A. Indtast brugernavn og password til EASY-A Klik OK 5

8 Indlæsning af holdoplysninger Herefter oprettes forbindelse til data i EASY-A. Klik OK 2.1 Import af fil Når forbindelsen til Easy-A er oprettet, kan udtrækket fra Easy-A genereres Filtrering af data Det er muligt at udtrække specifikke oplysninger ved at filtrere på CØSA-formål. Herved kan man nøjes med at trække oplysninger ud for en eller flere uddannelsestyper ad gangen. Det gør man ved at indtaste CØSAformålene for de uddannelser, man vil have med i udtrækket: 6

9 Indlæsning af holdoplysninger Brobygningselever Brobygningselever kan også importeres via EASY-A integrationen. Dette kræver, at CØSA-formål for brobygning er sat ind som filter, når man laver udtrækket fra EASY-A Indlæsning af protokollinjer Det er muligt også at medtage elevers protokollinjer i filen fra EASY-A. Det er kun muligt at importere protokollinjer for elever, der ikke i forvejen har protokollinjer i Lectio. Dette gøres ved at sætte flueben ud for Medtag protokol i eksport: 7

10 Indlæsning af holdoplysninger Herved tages karakteroplysningerne med i udtrækket og kan senere indlæses i Lectio, hvor de oprettes som protokollinjer. Klik OK I resultatboksen ses antallet af aktiviteter og elever i udtrækket: 8

11 Indlæsning af holdoplysninger Det er muligt at gennemse udtrækket i Internet Explorer eller Notepad, inden det gemmes i Lectio. Dette kan f.eks. være relevant, hvis det drejer sig om et større udtræk: Marker Aktiviteter/Elever Klik på Vis udtræk Der kan vælges mellem aktiviteter (hold) eller elever. Når udtrækket er genereret, klik på 3: Gem udtræk i Lectio. Klik OK 9

12 Indlæsning af holdoplysninger Udtrækket er herefter gemt. Vælg Filer > Afslut Udtrækket gemmes i en separat fil i Lectio, og det er derfor først, når man via fanebladet Oversigt indlæser oplysningerne, at data opdateres i Lectio. Alle udtræk, der hentes fra EASY-A, vil blive vist med angivelse af dato og logoplysninger for indlæsning af data i Lectio: 2.2 Opdateringsmuligheder Der er 2 forskellige opdateringsmuligheder: Rutineopdateringer og Særlige opdateringer. 10

13 Indlæsning af holdoplysninger Rutineopdateringer foretager opdatering af henholdsvis elevers stamdataoplysninger, holdstamdata og elevers holdtilknytninger. Særlige opdateringer dækker større importer af grunddata fra EASY-A, hvor oplysningerne enten skal oprettes fra ny i Lectio eller flettes med eksisterende data. Særlige opdateringer skal som udgangspunkt kun foretages 1-2 gange pr. skoleår, når der er oprettet nye elever eller skolefag i EASY-A. 11

14 3 Indlæsning af elevoplysninger Ved første import af data fra EASY-A er det vigtigt at indlæse elevoplysninger først. Vælg fanebladet Oversigt På oversigten vises de eksisterende udtræk fra EASY-A. Klik på Flet elever i kolonnen Særlige opdateringer Skoler uden afdelinger kan kun finde elever fra EASY-A ud fra stamklassenavne, se afsnit Find EASY-elever ud fra stamklassenavne Hvis man har stamklasser i Lectio, kan man bruge funktionen Find EASY-elever ud fra stamklassenavne. Herved vises de elever, der er tilknyttet en aktivitet i EASY-A, som svarer til en stamklassebetegnelse, som er oprettet i Lectio på den aktuelle afdeling: 12

15 Klik på Flet elever under elevlisten Klik OK Hvis en elev, der er oprettet i Lectio, ikke bliver foreslået til fletning med elevprofilen fra EASY-A udtrækket, kan man indskrive elevens EASY-ID på elevens stamdatablad. Herefter vil eleven blive identificeret og flettet med eleven i Lectio: 13

16 Ved at klikke Vælg [Opret ny] for tomme kommer der automatisk til at stå [Opret ny] ud for alle de elever, der ikke har kunnet matches med en eksisterende elev i Lectio. Når man herefter trykker på Flet elever, vil disse elever blive oprettet som nye elever i Lectio: 14

17 Når eleverne er blevet flettet/oprettet, kan der foretages rutineopdatering af elevstamdata og elevholdtilknytninger, se vejledningens afsnit om Rutineopdateringer. I kolonnen Log på siden Oversigt kan man få vist de eventuelle advarsler, der er kommet under oprettelsen af data ved at klikke på Vis advarsler: 3.2 Find EASY-elever ud fra aktivitetsnavne Kun i de tilfælde, hvor man ikke benytter sig af stamklasser i Lectio, kan man i stedet finde sine elever med funktionen Find EASY-elever ud fra aktivitetsnavne. Det kræver, at man opretter en enkelt stamklasse, hvor man sætter det eksterne ID til auto : 15

18 Når man fletter eleverne, bliver de alle oprettet i denne stamklasse. Selvom man har flere uddannelser, skal man kun oprette én auto-stamklasse, hvor man vælger et af de oprettede elevforløb. Herefter sørger Lectio for at placere eleverne på det rigtige elevforløb. Når stamklassen er oprettet, kan eleverne flettes. I feltet Aktivitetsnavn skriver man forbogstavet i aktivitetens navn. Herved søger man altså kun de elever frem, som går på aktiviteter, der starter med et bestemt bogstav: I kolonnen Foreslåede Lectio-elever og stamklasser vil der ud for eleverne stå [Opret ny i ]. Klik på Flet elever. Herved bliver eleverne oprettet som elever i Lectio i stamklassen med det eksterne ID auto. 16

19 4 Indlæsning af holdoplysninger Når eleverne er flettet, skal holdoplysningerne indlæses. Lectio kigger ved udvælgelsen af skolefag fra EASY-A til overførsel på de elever, der er flettet/oprettet i Lectio på den aktuelle afdeling, og på hvilke aktivitetsskolefag de er tilknyttet i EASY-A. Disse aktivitetsskolefag bliver udvalgt og vist i udtrækket. Vælg fanebladet Oversigt Klik på Flet skolefag i kolonnen Særlige opdateringer Man kan vælge kun at fremsøge aktiviteter, der starter med et bestemt forbogstav, ved at indtaste forbogstavet i feltet Aktivitetsnavn. Hvis man vil have vist alle aktiviteter, skal feltet være tomt: En liste over aktivitetsskolefag i udtrækket vises: Når aktivitetsskolefaget fra EASY-A kan matches direkte med et holdelement i Lectio (dvs. der er navneoverensstemmelse), foreslår Lectio selv holdelementet i boksen Foreslåede Lectioholdelement(er). Herudover er der mulighed for at knytte skolefaget til et andet holdelement med samme XPRS-fagkode. Hvis aktivitetsskolefaget ikke skal oprettes på et eksisterende hold, vælges i stedet [Opret nyt hold]. Ud fra oplysninger om XPRS-fag slutter Lectio automatisk, hvilken type hold der skal oprettes. Ved at klikke Vælg [Opret nyt hold] for tomme med XPRS-fag vælges automatisk [Opret nyt hold] ved de skolefag, der ikke har et direkte match i Lectio, og hvor oplysninger om XPRS fag tillader, at der oprettes hold automatisk. 17

20 Hvis holdet ikke skal oprettes, skal vælgeboksen fortsat være blank. I listen Eksisterende tilknytninger ses en oversigt over skolefag i EASY-A, der allerede er flettet med holdelementer i Lectio. Denne kan findes under oversigten med aktivitetsskolefag, der kan oprettes: I listen Uknyttede holdelementer vises de holdelementer i Lectio, der ikke er knyttet til skolefag fra EASY-A: Når der er gjort klar til at matche holdelementerne/oprette nye holdelementer i Lectio, kan skolefagene flettes: Klik på Flet Skolefag Klik OK 18

21 Fletning/oprettelse af holdelementer er typisk noget, der skal gøres 1-2 gange pr. skoleår, når der er oprettet nye skolefag i EASY-A. 4.1 Oprettelse af flerårighed Det anbefales at samle oplysningerne om elevernes undervisning på et hold, der strækker sig over hele undervisningens løbetid og ikke kun det enkelte skoleår. Herved skabes der en helhed og et overblik over det enkelte holds forløb både for administration, lærere og elever Flere skolefag på hold Der kan oprettes flere skolefag på samme hold. Alle de hold, der er oprettet under holdets XPRS-kode, vil blive vist som valgmulighed ved fletningen. Herved kan man tilføje aktivitetsskolefaget som holdelement til et allerede eksisterende hold: Vælg det hold skolefaget skal tilhøre Klik på Flet skolefag Skolefaget er nu oprettet som holdelement på det eksisterende hold: 19

22 Denne fremgangsmåde kan benyttes både til sammenlægning af efterårs- og forårsopdelt undervisning og til sammenlægning af hold, hvor undervisningen forløber over flere år. Herved laves en flerårig visning, hvor alle oplysninger, der vedrører undervisningen på holdet, samles under et. Dette gælder både de rent administrative oplysninger omkring elevtilknytning, timeregnskaber m.m. samt alle oplysninger, der vedrører selve undervisningen, såsom dokumenter og studieplaner Match skolefag med holdelement Det er muligt at flette et skolefag med et holdelement, der ikke er blevet foreslået som match ved at tilføje skolefagets EASY-ID på holdelementets stamdata i feltet ekstern ID. Tilføj EASY-skolefagets EASY-ID i feltet Ekstern ID ud for det ønskede holdelement Klik Gem/Anvend 20

23 Skolefaget er nu flettet med holdelementet og kan ses på listen Eksisterende tilknytninger: Fletning af flere skolefag til et holdelement Det er muligt at flette mere end et EASY-A skolefag til et holdelement i Lectio. Flet første skolefag til det holdelement det hører ind under Find det næste skolefag der skal flettes ind på samme holdelement på listen over skolefag, og noter dets EASY-ID 21

24 Tilføj skolefagets EASY-ID på holdelementets stamdata Klik Gem/Anvend Skolefaget flettes herefter automatisk med det valgte holdelement og forsvinder fra listen med skolefag, der skal flettes. De flettede skolefag ses nu på listen Eksisterende tilknytninger: 22

25 5 Rutineopdateringer Når elever og holdelementer er blevet flettet fra EASY-A, kan der laves rutineopdatering af stamdataoplysninger. For afdelingsskoler kan man opdatere holdelementer, hvor der er tilknyttet elever, som er oprettet på den aktuelle afdeling, og stamdata og holdtilknytninger for elever som er oprettet på den aktuelle afdeling. 5.1 Opdater Elev/holdelement Klik på Opdatér holdstamdata for at opdatere start- og slutdatoerne på holdelementerne i Lectio Klik på Opdatér tilknytninger. Herved bliver elevernes individuelle start- og slutdatoer på holdelementer i Lectio opdateret I loggen anføres antallet af opdaterede elever og hold: 5.2 Opdater elever 23

26 Klik på Opdatér stamklasse/elevtype. Hvis der er uoverensstemmelse mellem elevens stamklasse eller elevtype i EASY-A og i Lectio, vil eleven dukke op her. Hvis man sætter flueben i Opdatér Lectio og trykker Anvend/Gem, vil elevens elevtype i Lectio blive opdateret, så den stemmer overens med elevtypen i udtrækket fra EASY-A: Klik på Opdatér stamdata. Herved opdateres oplysninger om elevernes adresse, postnr., telefon og Opret protokollinjer på elever Ved at klikke på Importer protokollinjer oprettes de karakterer, der er trukket med ud fra EASY-A, som protokollinjer på den enkelte elev. Protokollinjerne kan kun importeres, hvis de er medtaget i udtrækket, og hvis der ikke i forvejen er oprettet protokollinjer for de elever, man importerer for. Der kan komme advarsler ved importen, for eksempel hvis der er elever, der har meritlinjer, eller hvis der er protokollinjer med et XPRS-fag, som ikke bliver genkendt i Lectio. NB: Kontakt LectioSupport for yderligere vejledning ved import af karakterer 24

27 5.3.1 Vis advarsler Under Vis advarsler vises de meddelelser, der er kommet under de forskellige opdateringer. Det kan for eksempel dreje sig om elever, som har slutdatoer på holdtilknytninger, har forskellige elevtyper i Lectio og EASY-A eller lignende: 25