Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 9. februar 2010 kl Den 10 feb. 2010

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 9. februar 2010 kl Den 10 feb Tilstede: Tanja, Ditte, Camilla, René, Mikkel, Thomas og Finn Referent: Finn 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev suppleret med dagsordenspunkter fra møde i december 2009, som der pt endnu ikke er refereret. 2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt. 3) Valg af referent Finn 4) Økonomi Administrator har ikke fremsendt en opdateret økonomisk oversigt til brug ved mødet. Det kan konstateres at flere ejere er i restance. Mikkel kontakter Kirsten herom og udbeder sig den skriftlige procedure for inkasso sager og for tvangsauktion. Der blev konstateret fejl i en opkrævning fra Danejendomme vedrørende rydning af sne. Der var faktureret 10 rydninger men kun opgjort 9. Det blev besluttet at returnere fakturaen og udbede sig en ny. Vedrørende en faktura på reparation af vandrør, har Ditte kunnet konstatere at der er korrekt at ejerforeningen skal betale. 5) Indkomne ting fra beboere, vicevært og administrator Peder: Peder har rekvireret reparation i vaskerum på bestyrelsens vegne. Dette er naturligvis ikke i orden. Rene taler med Peder. Containere. Det ser ud til, at vi betaler for en 600 liters papircontainer for meget og en 500 liters dagrenovation: Camilla undersøger sagen. - Termostat til radiator - Birk 28, stth: Godkendt af bestyrelsen. - Hønsenet til at vikle omkring træer, så fuglekasser bliver beskyttet mod kattene:

2 Afvist af bestyrelsen. - Indkøb af bademåtte til baderum: Afvist af bestyrelsen - Indkøb af bænk/skænk/reol til baderum: En reol blev doneret af Ditte - Afrense afløb på badeværelse: Afløbet er renset. - Navneskilte til dør: Birk 26, 2.th samt stth: Bestyrelsen har tidligere anmodet viceværten om at ændre navne på postkasser og i opgange i flere lejligheder. Dette er ikke udført. Thomas vil snarest sørge for dette. - Snerydning (gård, gade, brandvej og VEJ): Vejene omkring ejendommen er private fællesvej, hvilket betyder at ejendommen skal vedligeholde vejene og rydde dem for sne til midten af vejbanen. Bestyrelsen har dog konstateret at Dan-ejendomme end ikke foretager den nødvendige rydning af fortove, brandveje og i gården. Dette er allerede meddelt Michael i Dan-ejendomme i sidste uge. Der er endvidere problemer med isstappe. René sørger for afspærring, hvor det måtte være nødvendigt. 6) Evaluering af viceværten Hvad siger kontrakten og hvad får vi? Er vi ved at have fået nok: Efter dårlig snerydning, manglende aftale med Sikkerhedspartner, til tros for det modsatte var meddelt, manglende opsætning af navne og brevkasse labels og en række andre forhold, som fremgår af referater fra morgenmøder med viceværten, blev det besluttet at opsige kontrakten med Dan-ejendomme snarest muligt. Mikkel skriver opsigelsen og om muligt forhandles et kortere opsigelsesforløb end de 3 mdr. Finn indhenter tilbud fra Cobe, René fra en lokal vicevært i nabo/genbo foreningen. Tilbuddene skal indeholde trappevask, men det er dermed ikke besluttet om vi vil opsige Anders Andresen. Der er klager over dårlig trappevask. René skaffer billeddokumentation. Thomas tager kontakt med AA og forsøger at få en kontrollant til at se på trapperengøringen efter en vask. 7) Generalforsamling 20. april Bestilling af lokale. René bestiller. Indkaldelse hvornår? Senest 3 uger før afholdelse.

3 Har bestyrelsen nogen forslag? Det blev besluttet at det var tids nok at aftale dette ved næste bestyrelsesmøde. Men 2 forslag var på tale 1) at hæve taksten på tørretumbler til kr. 2 / 6 minut og at overskuddet på regnskabet 2009 overføres til nøgle/port projekt samt slibning og lakering af bagtrapper i indeværende regnskabsår. - Rene: Forhøjelse af udgifter til afholdelse af betaling for arbejdsdag Rene stiller selv forslaget. 8) Opfølgning på arbejdsdag Forslag om køb af gave til deltagerne. Blev ikke godkendt. 9) Status på ét-årsgennemgang af renovering Rapporten fra Bergelin er kommet. Mikkel undersøger om den også omfatter trappeopgangene. 10) Status på port og låse (Mikkel) Udskiftning af port er bestilt, låsesmeden venter på nogle reservedele. Bestyrelsen godkendte at Mikkel også kan bestille udskiftning af nøgler og montering af pumper. Det blev besluttet at Thomas skulle skrive på hjemmesiden at beboerne skal huske at lukke branddørene, da flere døre nu ikke selv lukker. Mikkel vil også bestille lukning af de huller hvor de gamle låse har siddet. 11) Retningslinjer for leje af gæstelejlighed Gitte udarbejder forslag til retningslinier til næste bestyrelsesmøde 12) Destruktion af ekstranøgler i bestyrelsens nøgleskab Finn sørger for bortskaffelse af nøglerne 13) Vejlaug og lokalråd (Rene) René går ind i vejlauget 13) Hjemmeside Gæstelejlighedskalender? Er lavet Thomas lægger den på hjemmesiden.

4 - Farvekoder (døre, opgang, panel etc.) (står i vedtægter at bestyrelse kan oplyse om dette hvis forespurgt) Lægges på Hjemmesiden - Branddøre har fået fjernet låse, så vær opmærksom på at lukke dørene indtil dørpumper er monteret. Lægges på hjemmesiden - Loftrum tømt. Mangler du noget, så kan der rettes henvendelse til vicevært/bestyrelse. Lægges på hjemmesiden - Generalforsamling 20. april 14) Hængende sager - status a) Energimærkning René snakker med Hedvig om energimærkning b) Byfornyelsesmidler Ditte undersøger. c) Rottespærrer Ditte, 1. faktura er betal 2. nægter vi at betale, det er dog tvivlsomt om de bliver nedtaget d) Nyhedsbrev (vinduer, nøgle, arbejdsdag, telefonnumre, tænk på hinanden) Mikkel e) Planche med samt ingen reklamer René har lavet planche og sætter dem op f) Stophaner Mikkel g) Tilbageføring af lånesagsomkostninger - Mikkel h) Dan Ejendommes kreditering af en måneds betaling (Skulle være i orden??) i) Tegninger over loftsrumsfordeling j) Slibning og lakering af bagtrapper (Mikkel) k) Dyretilladelser (rekvirering ved Sjeldani Mikkel) 15) Evt. Overdragelse af ting fra Hedvig Fremtidige møder/arbejdsplan: Dato: Tirsdag d. 9. marts Emner: Vedtægter hvad skal med fra gamle vedtægter Bestil børnebordbænkesæt Budget (husk 15% stigning i fjernvarme)

5 Kontaktpersoner: Kasserer: Ditte Vicevært: Camilla/Finn Administrator: Mikkel Motionsrum: Ditte Hjemmeside: Thomas Vaskemaskiner: Camilla Nøgler: René Gæsteværelse: Ditte