P E R S O N D A T A P O L I T I K B E B O E R E O G F R A F L Y T T E R E. 1. Indledende bemærkninger Formål Dataansvar...

Transkript

1 P E R S O N D A T A P O L I T I K B E B O E R E O G F R A F L Y T T E R E 1. Indledende bemærkninger Frmål Dataansvar Behandling af persnplysninger relateret til udlejning mv Oprettelse af sag Øknmiske frhld Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Strafbare frhld Behandling af persnplysninger i anden sammenhæng Husrdensklager Vaskeri Vand Varme El Venteliste I frbindelse med g efter fraflytning Oplysninger m psigelse g baggrunden mv Mdtagere g videregivelse mv Mdtagere Offentliggørelse Opbevaringsbegrænsning Sletning af data Anmdning m sletning Dine rettigheder Kntaktplysninger Bligrganisatinen Datatilsynet

2 1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER 1.1 Frmål Hs B42 vil vi løbende kmme til elektrnisk g på anden systematisk måde at behandle frskellige persnplysninger m dig. Vi er derfr frpligtede til at rientere dig m, hvilke plysninger m dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler Frmålet med behandlingen af dine plysninger er verrdnet set administratin af dit lejefrhld i 1.2 Dataansvar henhld til de gældende regler herfr B42 er dataansvarlig fr de plysninger, der behandles af s i frbindelse med lejefrhldet, g vi har således i henhld til databeskyttelseslvgivningen ansvaret fr, at dine persnplysninger behandles lvligt Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til B42, hvis du har spørgsmål til vres behandling af dine persnplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhld til databeskyttelseslvgivningen. Se pkt. 8 nedenfr. 2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV. 2.1 Oprettelse af sag Når du lejer en blig eller garage, pretter vi en sag i vres it-system. Her registrerer vi en række frskellige persnplysninger, der sm udgangspunkt stammer fra dig selv Vi registrerer bl.a. identifikatinsplysninger, herunder dit navn, adresse, telefnnummer g adresse. Der registreres desuden det tildelte pskrivningsnummer/interessentnummer Herudver registreres plysninger m, hvrvidt bligen er blevet anvist af kmmunen eller m du har et kmmunalt beberindskudslån. I frbindelse med udlejning af garage indhenter g behandler vi nummerpladeplysninger fr at sikre at garager lejes ud til det rette frmål. Registreringsattesten indhentes g pbevares så længe lejefrhldet på garagen består Hvis du har br i en almen ungdmsblig, hvr lejefrhldet er betinget af, at du under uddannelse indhenter g behandler vi gså plysning m din uddannelsesmæssige status Grundlaget fr de plysninger vi behandler under punkterne , er, at behandlingen af plysningerne er nødvendig, fr at kunne pfylde den lejekntrakt, du har indgået med s. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. GDPRs artikel 6, stk. 1, litra b + f. 2.2 Øknmiske frhld Der er en række situatiner, hvr B42 må behandle plysninger m dine øknmiske frhld. Dette kan fx være plysning m, at du har fået støtte til betaling af beberindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller m frfalden gæld til B Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. GDPRs artikel 6, stk. 1, litra b. 2

3 2.3 Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Det kan gså være nødvendigt, at vi behandler plysninger m, at du har særlige behv, herunder en funktinsnedsættelse, der gør det påkrævet at bligen er indrettet særligt hertil. Sådanne plysninger kan behandles med henblik på at afklare, m du lever p til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig frtrinsret til en blig eller berettiger den bligsøgende til en blig med særling indretning Vi behandler vennævnte plysninger idet dette er nødvendigt fr at verhlde scialretlige frpligtigelser, der udspringer af anden lvgivning mv. jf. databeskyttelseslvens 7, stk. 7, jf. GDPRs artikel Derudver kan det være sagligt, at vi behandler plysning m, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale m fremleje pga. midlertidigt fravær fra bligen i frbindelse med din sygdm i medfør almenlejelvens 65, stk. 1. I den frbindelse kan vi gså behandle plysninger m frretningsrejser, studiephld eller midlertidig frflyttelse eller lignende, jf. almenlejelvens 65, stk Strafbare frhld Ifølge lvgivningen har vi sm bligrganisatin mulighed fr at mdtage plysninger m strafbare frhld, sm en beber har begået inden fr eller med virkning i det bligmråde, sm den pågældende br i, eller md en ansat i bligrganisatinen. Plitiet må videregive sådanne plysninger, når dette er nødvendigt sm led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenbliglven Oplysninger m strafbare frhld kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfr. 3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG 3.1 Husrdensklager Vi er sm bligrganisatin frpligtet til at behandle klager fra bebere g i frnødent mfang agere ver fr de bebere, der bl.a. tilsidesætter gd skik g rden. I frbindelse med vres håndtering af klagesager behandler vi en række persnplysninger elektrnisk Der henvises til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på vres hjemmeside Vaskeri Det er registreret at du har fået udleveret en vaskechip, der giver adgang til fællesvaskeriet. Vaskechippen har et nummer, sm bliver registreret i en elektrnisk lg, der viser, hvrnår din chip er blevet brugt, g hvr. Vi mdtager hver måned en fil fra vr leverandør Electrlux med bebernes frbrug. Denne fil indlæses i vrt system, hvrefter frbruget pkræves sammen med lejen. Retsgrundlaget er Lv m leje af almene bliger Lgplysningerne kan ptentielt benyttes til at spre, hvilke døre chippen har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfr. Vi bruger kun plysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektrniske lg verskrives med jævne mellemrum g er altså ikke bestandig Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. GDPRs artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi frfølger de legitime interesser, der er anført under pkt g

4 3.3 Vand Frbrugsregnskab udarbejdes af Brunata a/s en gang årligt på baggrund af vres plysninger m den enkelte lejers accnt indbetalinger g Brunatas aflæsninger af den enkelte lejers frbrug. Frbrugsregnskabet udsendes af B42. Retsgrundlaget er Lv m leje af almene bliger. Hvis der er direkte kundefrhld mellem lejer g frsyningsselskabet udveksler B42 ikke persndata eller fretager tilmelding. 3.4 Varme Frbrugsregnskab udarbejdes af Brunata a/s en gang årligt på baggrund af vres plysninger m den enkelte lejers accnt indbetalinger g Brunatas aflæsninger af den enkelte lejers frbrug. Frbrugsregnskabet udsendes af B42. Retsgrundlaget er Lv m leje af almene bliger Hvis der er direkte kundefrhld mellem lejer g frsyningsselskabet udveksler B42 ikke data eller fretager tilmelding. 3.5 El Frbrugsregnskab udarbejdes g udsendes af B42 en gang årligt på baggrund af vres plysninger m den enkelte lejers accnt indbetalinger g B42s aflæsninger af bimålere. 3.6 Venteliste Hvis der er direkte kundefrhld mellem lejer g frsyningsselskabet udveksler B42 ikke data eller fretager tilmelding, g frbrugsregnskabet udarbejdes af frsyningsselskabet Hvis du er pnteret på B42s venteliste, behandler vi gså i den frbindelse en række plysninger m dig. Der henvises til vres beskrivelse m behandling af persnplysninger i frbindelse med administratin af venteliste, der er tilgængelig på vres hjemmeside 4. I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING 4.1 Oplysninger m psigelse g baggrunden mv I frbindelse med psigelsen af et lejemål registreres relevante plysninger m baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dkumentere baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen Lvgivningen giver udlejer en række muligheder fr at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelvens kapitel 15. Lvgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beberen har tilsidesat gd skik g rden, eller hvis ngen er straffet i medfør af 4 i lv m frbud md besøgende i bestemte lkaler fr at have mdtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et frbud nedlagt i medfør af lven. Dette betyder bl.a., at bligrganisatinen kan behandle både frtrlige plysninger (m fx øknmiske frhld) g følsmme plysninger (m fx strafbare frhld) i frbindelse med situatiner, hvr lejeaftalen hæves. 4

5 4.1.3 Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde. Retsgrundlaget er almenbliglven. 5. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV. 5.1 Mdtagere Visse plysninger pbevares hs vres databehandlere i frbindelse med de drifts- g it-sikkerhedsmæssige pgaver (fx backup, hsting af hjemmeside mv.), sm vi får løst eksternt. Opbevaring af plysningerne hs eksterne samarbejdspartnere (vres databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesfrrdningen g databeskyttelseslven, g der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine plysninger bl.a. ikke kmmer uvedkmmende i hænde Endvidere kan der ske videregivelse i sager m husrdensklager. Oplysninger fra klagesager kan tilgå beberklagenævnet, g/eller bligretten, der bl.a. kan tage stilling til, m psigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den frbindelse til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på vres hjemmeside Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde Dine persnplysninger kan gså gives til vres advkater eller andre til brug fr løsningen af en knkret pgave. Det kan fx være, hvis B42 har brug juridisk bistand i en sag, hvr du er invlveret, g hvr de relevante persnplysninger derfr skal bruges af vres advkat I visse tilfælde er B42 derudver frpligtet til at videregive persnplysninger til kmmunen. Dette gælder fx hvis en beber, der har fået anvist sin blig af kmmunalbestyrelsen inden fr det første år af lejefrhldet er i restance med betalingen, g B42 derefter sender påkrav til beberen. Kmmunalbestyrelsen skal i sådanne situatiner tillige underrettes m påkravet. Derudver skal B42 fx give kmmunen skriftlig underretning, hvis B42 anmder fgedretten m beberens udsættelse af den lejede blig grundet betalingsmislighldelse, således at de sciale myndigheder kan bistå beberen. 5.2 Offentliggørelse B42 plyser på vr hjemmeside; navn g kntaktplysninger på bebervalgte. Vi ffentliggør derudver ikke plysninger m vres lejere eller andre bebere. Det kan dg ske, at vi ffentliggør harmløse situatinsbilleder, der tages i frbindelse med arrangementer, sm bligrganisatinen eller bligafdelingen afhlder. Sådanne billeder har til frmål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil ptræde genkendelige billeder af bebere mv. i den sammenhæng. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. GDPRs artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig fr vres legitime interesse i at vise mverdenen, at der fregår sciale aktiviteter i B42.. 5

6 6. OPBEVARINGSBEGRÆNSNING 6.1 Sletning af data Hs B42 har vi udarbejdet en plitik, der beskriver hvrdan g hvrnår vi sletter persnplysninger. Vi henviser til sletningsplitik, der kan findes på vres hjemmeside Anmdning m sletning Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persnplysninger, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. 7. DINE RETTIGHEDER Du har efter databeskyttelseslvgivningen ngle rettigheder i frbindelse med vres behandling af dine persnplysninger Du har i den frbindelse ret til at: anmde m at få indsigt i, hvilke plysninger m dig, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 15), anmde m, at vi berigtiger de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 16), anmde m, at vi sletter de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 17), anmde m, at vi begrænser vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 18), anmde m dataprtabilitet i det mfang, dette måtte blive aktuelt (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 20), samt gøre indsigelse md vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 21) Der henvises i øvrigt til vres plitikker mv., der tillige indehlder en beskrivelse af særlige behandlinger af persnplysninger, herunder behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, sletteplitik, behandling af persnplysninger i frbindelse med ventelister Du kan læse mere m databeskyttelseslvgivningen g dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside Du har sm nævnt ret til at gøre indsigelse ver vres behandling af dine persnplysninger, g du kan hvis du fx ikke er enig i vres afgørelse i frhld til din indsigelse klage ver vres behandling af dine persnplysninger til Datatilsynet (se kntaktplysninger nedenfr). 6

7 8. KONTAKTOPLYSNINGER 8.1 B42 St. Trv Rønne b@b42.dk 8.2 Datatilsynet Brgergade 28, København K Tlf dt@datatilsynet.dk /V1 7