Politisk styringsmodel - Broer til fremtiden

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningens sekretariat Middelfart Kommune Østergade Nørre Aaby Telefon Direkte Fax Dato: 19. oktober 2014 Sagsnr.: Politisk styringsmodel - Broer til fremtiden Baggrund Da den ny Middelfart Kommune opstod i 2007, vedtog byrådet en styringsmodel Mål, rammeog effektstyringsmodel, der fastlægger hvordan byrådets vision, mål og strategier formuleres, og hvordan de omsættes til handling. Dé dokumenter, der er blevet til siden (vision, strategier, politikker og planer), er samlet under én hat: Middelfartplanen. Dertil kommer udviklingsplaner med konkrete indsatsområder, der udarbejdes hvert andet år for de enkelte institutioner og afdelinger. Modellen har på mange måder fungeret godt, men et servicetjek i starten af den ny byrådsperiode viser, at der er behov for at revitalisere modellen og gøre den mere operationel. Forslaget om at revitalisere styringsmodellen bygger på flere ting: Dels på de gode erfaringer fra det politiske arbejde i udvalg og byråd med f.eks. ungestrategien, energi- og naturprojekter samt strategien for skolereformen. Der har her været gode muligheder for at sætte politiske aftryk i strategier og konkrete projekter, og det bør styringsmodellen kunne honorere. Dels har det også vist sig svært at skabe ejerskab hos interessenter, borgere, politikere og ansatte til politikker, der spænder vidt fra vision til konkrete handlinger, søger at rumme alt, og indeholder både meget langsigtede mål og kortsigtede indsatser på én gang. Formål med en politisk styringsmodel Det overordnede formål med styringsmodellen er at sikre, at Byrådets visioner, mål og strategier omsættes i handling, og at handlingerne er koordineret således, at hele organisationen arbejder i samme retning. Styringsmodellen skal desuden sikre og håndtere dialogen mellem byråd og borgere om de politiske visioner og mål. Den skal også sikre dialog og koordinering af indsatser mellem alle lag i organisationen, og den skal tilskynde til læring og udvikling. Mål for den ny styringsmodel I den ny model går vi efter en model, der for alvor fokuserer og er kontant og tydelig. Modellen skal være fokuseret, præcis, fleksibel og light, og det skal være muligt at komme hurtigt fra (politisk) tanke til handling. Den skal virke i praksis og ikke kun på papiret.

2 Modellen skal medføre, at vi: fokuserer på det vigtigste og på resultater og effekter styrer efter få men tydelige mål og er konkrete og handlingsorienterede fastholder og udvikler metoder til reel og aktiv borgerinvolvering har sammenhæng i den politiske og administrative styring, fra byråd til udførende led fremmer helhedstænkning, tværgående samarbejde og et decentralt råderum Elementer i den ny styringsmodel Vision Strategier og arbejdsmetoder Indsatser Budget Effektmåling Involvering Broer til fremtiden - den politiske styringsmodel i Middelfart kommune. Skitse af modellens indhold 2

3 Vision Vision, der beskriver Byrådets vision for det fremtidens lokalsamfund, der udgøres af Middelfart Kommune. En kort og klar vision, der kan huskes og gentages. Desuden 3-5 langsigtede politiske hovedmål for hvert udvalgsområde (7). Vision og politiske mål giver retning. Omfang: ca. 10 sider Tidshorisont: Langsigtet. Revurderes hvert 4. år i starten af valgperioden. Strategier og arbejdsmetoder Strategier, der beskriver hvilken vej vi vil gå, og omfatter to hovedstrategier samt planstrategien: Grøn vækst strategi strategi for samspillet mellem virksomheder og kommune om grøn vækst og arbejdspladser Strategi for fremtidens velfærd strategi for samspillet mellem borgerne og kommunen om velfærdsindsatsen Planstrategi strategi for den fysiske planlægning, Agenda 21 strategien integreres heri, og en del laves fælles i Trekantområdet Omfang: ca sider, planstrategi længere Tidshorisont: mellemlangt sigte, 4+ år. Revurderes hvert 4. år i starten af valgperioden. Arbejdsmetoder, der beskriver, hvordan vi vil arbejde for at nå de politiske mål. Arbejdsmetoderne udgøres af 4 bånd : Udvikling i samspil med aktører i lokalsamfundet Bidrage til øget vækst og velstand Styr på økonomien En kontinuerlig og innovativ effektiviseringsproces Omfang: ca sider Tidshorisont: Langsigtet. Revurderes hvert 4. år i starten af valgperioden. 3

4 Indsatser Indsatser, der beskriver konkrete tiltag, projekter og handlinger inden for et givent område. Det kan være Skoleindsats, Naturindsats, Indsats for udsatte børn og unge og mange flere afhængigt af de samfundsmæssige udfordringer og fokus i de politiske udvalg. Der laves en skabelon (se bilag) for indsatserne, indeholdende henvisning til visionen med de politiske mål, relevante strategier, arbejdsmetoder, en beskrivelse af de konkrete indsatser, økonomi samt målbare effektmål: det vil vi, det gør vi, det opnår vi samt tidshorisont. Kommuneplanen kører efter planlovens bestemmelser og følger ikke skabelonen for indsatser. Det overordnede ansvar for en indsats ligger typisk hos en direktør, chef eller medarbejder, der sikrer inddragelse af relevante afdelinger på tværs, og har alle tilbageløb til direktionen inden udvalgsbehandling for at sikre helhedstænkning. Der er politisk arbejde i forbindelse med igangsætning, løbende drøftelser samt endeligt forslag Omfang: ca sider Tidshorisont: Kort til mellemlangt sigte, op til 2-3 år. I den enkelte indsats indarbejdes en tidsplan og indsatsen udløber, når den er realiseret. Nye indsatser igangsættes løbende efter behov og beslutning i byrådet. Budget Budgetlægningen forbindes med den politiske målstyring. Ved den årlige budgetlægning tager direktionen afsæt i vision, strategier og indsatser. I den indledende budgetdrøftelse inden sommerferien forholder byrådet sig til de politiske mål og indsatser. De overordnede budgetbemærkninger afspejler de samme fokusområder og mål, som er beskrevet i strategier og indsatser. I indsatserne beskrives den tilhørende økonomi. Effektmålinger I indsatserne bliver der opstillet målbare effektmål, og der måles på disse. Målingerne bruges til at vurdere, om indsatsen har været tilstrækkelig, og der gives en tilbagemelding i forbindelse med regnskabet. Dermed er der grundlag for evt. at igangsætte flere indsatser, for generelt at lære noget om, hvad der virker - for at benchmarke eller sammenligne indsatsernes effekt. Involvering Der tilrettelægges situationsbestemt borger-, bruger- og interessentinddragelse, så det passer med den enkelte strategi og indsats. Der arbejdes med forskellige former for inddragelse borgerpanel, borgermøder, sociale medier m.m. Involveringen skal være vedkommende og på rette tid. Vision med politiske mål: Involvering af byråd og borgere Strategier: Involvering af byråd og interessenter Indsatser: Involvering af udvalg, interessenter og borgere 4

5 BILAG Forslag til skabelon for indsatser Byrådet vil ved konkrete indsatser omsætte politik til handling. Det er Byrådet, der igangsætter en indsats og i forbindelse hermed tages der stilling til følgende: Hvilke(t) udvalg der har ansvar for indsatsen Hvilke interessenter der skal inddrages og hvordan Direktionen beslutter, hvilken direktør, chef eller medarbejder, der har ansvar for indsatsens formulering og hvilke medarbejdere der i øvrigt skal inddrages. Denne skabelon for indsatser er et hjælperedskab til det politiske og administrative arbejde med indsatsens formulering. Hvordan skal skabelonen bruges? Skabelonen er retningsgivende for, hvordan en indsats skal bygges op og hvad den skal indeholde. På den måde sikrer vi, at relevante politiske mål og strategier er retningsgivende for indsatsen at der tænkes på tværs og i sammenhæng med helheden at relevante interessenter inddrages og at der tages stilling til borgerinvolvering og høringer at vi forholder os til, hvad vi forventer at opnå med indsatsen, hvilken økonomi der er forbundet med indsatsen og efter hvilken tidsplan, der skal arbejdes med indsatsen. Der kan være emner/overskrifter der ikke er med i skabelonen, men som er relevant for det enkelte område. I givet fald tilføjes disse. Gennemgående skal indsatsen beskrives fokuseret, kontant og tydeligt på 5-10 sider. 5

6 Skabelon Forord. Beskriver sammenhængen med styringsmodellen Broer til fremtiden og hvordan indsatsen er blevet til, herunder hvem der har været involveret. Der laves et standard-forord. Indledning. Her beskrives indsatsens emne kort, samt baggrunden for at lave en indsats for det pågældende område og hvem der er målgruppen for indsatsen. Indsatsen. Her beskrives selve indsatsen under flg. overskrifter: Det vil vi Med reference til vision, det/de relevante politiske mål og strategier beskrives mere konkret, hvad kommunen ønsker for det pågældende emne og målgruppe. Det gør vi Her beskrives hvilke tiltag der konkret sættes i værk. Der er en tidsplan for indsatsen og den evt. tilhørende økonomi er der gjort rede for. Det opnår vi Her beskrives de resultater, der forventes at komme af indsatsen. Skal indeholde målbare effektmål. Evaluering Her beskrives hvordan indsatsen vil blive evalueret, herunder hvordan der måles på effektmålene. Målingerne bruges til at vurdere, om indsatsen har været tilstrækkelig, og der gives en tilbagemelding i forbindelse med regnskabet 6