Møde i studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i studentersamfundets bestyrelse Den d 2. april 2014 klokken 17:00, Ridderlokalet/Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, Kristoffer Mæng, Næstformand Johan Sørensen, kasserer Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmark, bestyrelsesmedlem * Afbud Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem Studenterhusets repræsentant, bestyrelsesmedlem * Afbud Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører *Afbud Daniel Thiilborg, fakultetsrådet ved TekNat Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... [30 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studentersamfundet CPH fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] 5. Planlægning af det kommende år (ODB) [90 min] 6. Gigantium booking aftale (ODB) [10 min] 7. Spørgeskema hvad vil de studerende have? (ODB) [45 min] 8. Efterarbejde fra Generalforsamling(ODB) [45 min] 9. General overlevering (O) [45 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 6

2 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Wormslev Referent: Anders Godkendelse af dagsorden Tilføjelse af punkter: Gennemgang af IT Leje af Gigantium Behandling af underskudsbevilling Facebook administratorer Studiestartsmusik 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Visitkort Kommunikationsgruppen laver nye visitkort Kasseapparat Patrick arbejder fortsat på kasseapparatet Nyhedsmail Elementer, der skal indgå: Fri fadøl 25. april Tour de Fredagsbar d. 11. april AKKC konkurrence Generalforsamling er overstået, nye bestyrelse etc. Pia laver nyhedsmail Hall of Fame Mæng og Wormslev hænger det op Webshop Se punkt. (Flere igangværende opgaver er punkter) Side 2 af 6

3 3. Nyt... [30 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Johan Mæng Er i gang med at kigge regnskab igennem for at skabe overblik over økonomien. Har haft kontakt med Esbjerg. Esbjerg har givet udtryk for at de kunne tænke sig mere end ét fysisk møde årligt men i budgettet er der ikke plads til mere end én tur til Aalborg. fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen Sekretærerne ønsker at mødes med den nye bestyrelse. Bestyrelsen kommer forbi sekretærernes kontor tirsdag d. 8/4 kl. 13:00. fra Erhvervsgruppen fra Studentersamfundet CPH fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Information omkring it (ODB) [10 min] Motivation: Lasse Navisupport regner med at være færdige med første fase til systemet en gang i næste uge (uge 15). Bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe, som skal arbejde med IT systemet. Denne gruppe skal bestå af ca. 4 personer hvor af de 3 er Lasse Rørbæk, Christian Gasberg, Asger Bandholst. Christian Gasberg er bestyrelsens kontaktperson i denne arbejdsgruppe. Side 3 af 6

4 Lasse fortsætter nuværende/igangværende arbejdsopgaver/aktiviteter indtil arbejdsgruppen mødes og fastlægger det fremadrettede program. 5. Facebook (ODB) [10 min] Motivator: Kommunikationsgruppen Bestyrelsen gennemgår listen af personer, der har adgang til Studentersamfundets facebook gruppe. På nuværende tidspunkt er der 12 personer, der kan enten forvalte eller stifte indhold på facebook siden. Bestyrelsen beslutter at personerne, der har tilgang til siden skal minimeres. Dette for at man kan få en mere ensformig/strømlinet kommunikation fra Studentersamfundet. Ønsker man at stifte indhold, skal dette forbi kommunikationsgruppen med henholdsvis indhold samt tidspunkt for ønsket opslag. Fremadrettet er rollerne på facebook siden følgende: Forvaltere: den facebook ansvarlige fra bestyrelsen (Christian Gasberg), formanden (Anders) Indholdsstiftere: Kommunikationsgruppen, Ordstyrere: Studentersamfundets bestyrelse, uddannelsespolitisk ordfører Den facebook ansvarlige laver i samarbejde med kommunikationsgruppen en mindre strategi for facebook annoncering og i øvrigt brugen af dette kommunikationsmiddel. 6. Studiestartsmusik (ODB) Motivation: Studiestartsfestudvalget Studiestartsfestudvalget ønsker at høre bestyrelsens mening omkring musikken til årets studiestartsfest. Note: Johan erklærer sig inhabil i forhold til beslutningstagen omkring musikken til studiestartsfesten. Bestyrelsen støtter op omkring Studiestartsfestudvalgets indhentede tilbud på musik med Hedegaard, Kesi, Brandon Beal og True Ediots og opfordrer udvalget til at fortsætte ad den planlagte vej. 7. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. Side 4 af 6

5 5. Leje af gigantium (ODB) [10 min] Bestyrelsen skal tage stilling til, om Kasper Gram må underskrive leje aftalen med Gigantium i forbindelse med Studiestartsfesten. Bestyrelsen beslutter at Kasper Gram må underskrive leje aftalen med Gigantium på vegne af Studentersamfundet. 6. Planlægning af det kommende år (ODB) [90 min] Motivation: Anders For at skabe overblik i det kommende år, synes jeg at vi skal lave en decideret plan, med alle de elementer, der allerede er besluttet/kendt, skal foregå. Her kan årshjulet, arbejdsprogrammet og visionspapirerne være med til at skabe overblik. Punkt udskudt til næste bestyrelsesmøde, hvor Anders har et udkast til program for det kommende år. 7. Spørgeskema hvad vil de studerende have? (ODB) [45 min] I forlængelse af den strategiske plan ønsker bestyrelsen at få indblik i hvad de studerende generelt ønsker, så man kan forbedre Studentersamfundet. Dette er noget, der deles op i to dele: Kvantitativt: Spørgeskema Kvalitativt: Interviews Spørgeskemaet skal helst deles til så mange personer som muligt, og helst også nogen, der ikke er medlemmer i forvejen. Spørgeskemaet udformes så man kan få indblik i hvad den generelle studerende ønsker og har af forventninger til Studentersamfundet. For at give incitament til de studerende for at de får lyst til at udfylde spørgeskemaet, kan man finde nogle ting, man kan vinde ved at svare på spørgeskemaet. Første udkast til spørgeskemaet udfærdiges til næstkommende bestyrelsesmøde. Interviews; længerevarende samtaler med personer fra den ønskede målgruppe (Samf, Hum). Dette for at udvikle konkrete idéer og få dybere indblik i målgruppens ønsker i forhold til Studentersamfundet. Side 5 af 6

6 8. Efterarbejde fra Generalforsamling(ODB) [10 min] De nye vedtægter, retningslinjer osv. skal renskrives, og vores vedtægter etc. skal opdateres. Daniel Thiilborg ønsker at hjælpe og efterarbejdet af generalforsamlingen foretages derfor af Anders og Daniel. 9. Generel overlevering (OD) [45 min] I forlængelse af den strategiske plan og overleveringsweekenden. Der foretages ikke referat til dette punkt, da det vurderes at det hovedsagligt er til internt brug i Studentersamfundets bestyrelse. Forretningsordenen for gældende bestyrelsesår tilpasses og godkendes. 10. Underskudsbevilling (ODB) [5 min] Tour de Fredagsbar har indsendt en ansøgning til en underskudsbevilling. Bestyrelsen vurderer på baggrund af ansøgningen om en underskudsbevilling, at der ikke kan ydes en underskudsbevilling hovedsagligt da der er budgetteret med et overskud på 1710 kr. Desuden har barerne samlet set en egenkapital, der ville kunne dække et eventuelt underskud på 4000 kr fordelt på alle 8 barer. Kristoffer Sundmark og Tsinat Berhane erklærer sig inhabile. Eventuelt Bestyrelsen skal i løbet af kort tid have skabt overblik i henholdsvis dropbox, google drive etc. således at vidensdelingen kan ske mere flydende. Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 6 af 6