Ølfestival i København maj 2013

Transkript

1 April 2013 Kære udstiller på Ølfestival 2013 Vi glæder os rigtig meget til at se jer i TAP I. Nu vil vi bede jer om at give tilbagemelding på diverse oplysninger vedrørende bl.a. salg af udstillervarer og bespisning, Svar udbedes inden 30. april 2013 Tilbagemelding skal ske via vores hjemmeside: udstiller.ale.dk Medlemsnr: tap1 Pinkode: festival2013 I Festivalguiden, der udleveres til gæsterne på festivalen har vi en omtale af den enkelte udstiller og de øl m.v. der præsenteres på standen. Fristen for indsendelse af materiale var den 12. april, så vi håber I allerede har sørget for det. De fleste praktiske oplysninger om ølfestivalen er at finde i den allerede udsendte udstillerinvitation. Når I ankommer til TAP1 fra onsdag aften den 22. maj, kan I finde i Udstillersekretariatet i hallen og få udleveret jeres udstillerarmbånd, smageglas og forudbestilte parkeringsbilletter. HUSK at lægge en 10 er i parkometeret inden I går ind, Europark er i området Yderligere spørgsmål kan rettes til sekretariatet tlf mandag fredag kl , sekretariat@ale.dk Vi ses i TAP1 Med venlig hilsen Festivalchef Bo L Jensen

2 Bespisning Vigtig information Cateringen på ølfestivalen i 2013 er forbeholdt cateringfirmaet madmedomtanke. Udstillere kan forudbestille mad til udlevering fra torsdag til lørdag, frokost og aftensmad. Frokost er enten sandwich, som man kan tage med hen på sin stand eller en frokost sammen med vores frivillige, og aftensmad er dagens ret. Menukort vedlagt dette brev. Priser: Frokost/sandwich 40,00 kr. ex. moms Aftensmad (dagens ret) 68,00 kr. ex. moms Forudbestilling af mad: udstiller.ale.dk. Bespisning afregnes med den samlede afregning efter festivalen Entrébilletter til udstillernes gæster I er velkomne til at bestille dagsbilletter til enten fredag, lørdag eller søndag for 60,00 kr. ex. moms. Billetterne inkluderer: entré, armbånd, glas, festivalguide. Billetterne kan bestilles ved at sende en til sekretariat@ale.dk Billetterne afregnes med den samlede afregning efter festivalen Adgang for udstillerpersonale Vi bruger armbånd som adgangstegn til hallen. Udstillernes armbånd har som sædvanligt en anden farve end både gæster og frivillige. Det er ikke tilladt at videregive eller sælge udstillerarmbånd. Udstillerarmbånd er udelukkende til udstillerne og deres medarbejdere på standene. Med i standprisen er et antal udstillerarmbånd, der svarer til den bestilte stands m2 dog max 25 stk. Ønsker man at tilkøbe flere udstillerarmbånd, så kan de bestilles ved at sende en på sekretariat@.ale.dk. Priser for ekstra udstillerarmbånd: Torsdag-lørdag: 180,00 kr. ex. moms. Fredag-lørdag: 120,00 kr. ex.moms Lørdag: 60,00 kr. ex. moms Ekstra bestilte udstillerarmbånd afregnes ved den samlede afregning efter festivalen Desuden udleverer vi et smageglas pr. armbånd. Ønsker man at købe ekstra glas, koster en kasse med 6 glas 48,00 kr. ex. moms. Evt. ekstra glas afregnes ved den samlede afregning efter festivalen.

3 ID-skilte Blandt andet af hensyn til vagter og frivillige ønsker vi, at udstillere, som er tilknyttet standene har en form for synlig ID, især ved lukketid. Vi udleverer ved festivalopsætningen ID-kort med udstillerens firmanavn på. I får udleveret ID-kort svarende til det antal armbånd I får. Bannere Har I bestilt ophængning af banner skal I være opmærksomme på, at banneret skal være skal være os i hænde senest onsdag den 22. maj 2013 kl Bannere der leveres senere end dette tidspunkt, vil udelukkende blive hængt op, hvis tiden og den øvrige opsætning tillader det. Parkering Der er omkring TAP1 masser af parkeringsmuligheder, men det er Europark der bestyrer området. Absolut sidste frist for bestilling af parkeringsbilletter er den 30. april 2013 på en mail til sekretariat@ale.dk Læg en tier i parkometret ved ankomst. Selvom man har bestilt parkeringskort, så gælder det ikke før det sidder i forruden på bilen. Forudbestilte parkeringskort kan afhentes i udstillersekretariatet fra onsdag den 22. maj kl Pris for et parkeringskort der gælder fra onsdag 22. maj - søndag 26. maj koster 230,00 ex. moms. Et dagskort koster 80,00 kr. ex. moms. Har man ikke parkeringskort, skal man huske at købe P-billet i automaterne på P-pladsen til 10,00 kr. pr. time Parkeringskortet afregnes ved den samlede afregning efter festivalen. Standopbygningen på festivalen. Standvægge og friser bliver opbygget i aluminiumssystem med isatte hvide elementplader. Standvæggene opbygges i 1-meter sektioner og væghøjden er 245 cm. Friseopbygning langs åbne standsider med en synlig friseplade på 18 cm i højden. Standen leveres med spotbelysning og enkelt 3-stikdåse hvis ikke andet tydeligt er aftalt på forhånd. Vores samarbejdspartner har mange års erfaring indenfor udstillingsbranchen. De kan endvidere tilbyde diske, podier, møbler, hylder etc. Der kan downloades et bestillingsskema på hjemmesiden udstiller.ale.dk ved at anvende følgende login: tap1 og password: festival2013

4 Security/vagter Det er TAP1 s egne vagter, som går rundt på festivalområdet. Vi forventer naturligvis et godt samarbejde med vagterne igen i år og vi vil selvfølgelig fortsat evaluere på dette efter festivalen. Tom emballage Vi vil gerne hjælpe vores udstillere af med tom emballage og vi er tilmeldt Dansk Retursystem. Den tomme emballage, som vi håndterer, vil derfor blive sendt til pantrefusion. Pant der bliver refunderet ad denne vej, vil gå ind i festivalregnskabet. Det er naturligvis frivilligt, om du vil aflevere de tomme emballager til vores indsamling. Hvis du som udstiller ikke ønsker, at vi skal håndtere den tomme emballage, skal du selv sørge for at bortskaffe dem. Tom emballage som I vil have med retur, skal under ølfestivalen opbevares på jeres eget område på udstillerlageret. Flasker og glas INGEN flasker og glas må forefindes uden for standende i hallen eneste undtagelse er det officielle smageglas Det er ikke tilladt at udlevere flasker og glas til gæsterne, hverken gratis elle mod betaling ud over de officielle smageglas. Udstillervarer Danske Ølentusiaster tilbyder at sælge reklameartikler for jer i vores festivalbutik. I skal på forhånd fortælle hvad varerne koster - hvad I skal have for dem og hvad vi skal tage for dem. Jeres varer skal være tilmeldt på forhånd med varebetegnelse, pris og antal. Derudover skal varen være vores butik i festivalområdet i hænde senest kl torsdag den 23. maj, for at vi kan garantere, at jeres varer vil være til salg fra festivalens åbning torsdag kl Det vil være en stor hjælp hvis I på forhånd kan fortælle antallet af de enkelte varer I har med.

5 Der er mulighed for, at I selv kan sælge bløde varer så som t-shirts, kasketter og lignende direkte fra standene. HUSK! at det IKKE er tilladt at sælge flasker, glas eller andre hårde genstande fra standen. Sådanne varer skal tilmeldes festivalbutikken. Vær opmærksom på, at hvis der sælges varer direkte fra standene, stiller SKAT krav om, at der benyttes kasseapparat, og at der kan udleveres en kassebon for hvert salg. Alle priser skal være inkl. pant og moms. Varebetegnelse Jeres salgspris DØE s salgspris på festivalen Antal Ovenstående bedes udfyldt på - medlemsnummer: tap1 - pinkode: festival2013 eller sendes til nedenstående adresse senest den 30. april 2013 Danske Ølentusiaster Kirkeskovvej Store Heddinge,tlf , mandag-fredag 9-12