Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Torp, formand Povl Povlsen, næstformand Ulla Lundin Mona Jensen Karin Thomsen, Domea Ole Stolberg Afbud

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 11. maj 2015 kl i fælleshuset beliggende Melby Stationsvej 12 B, 3370 Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Suppleanters adgang til det digitale bestyrelsesrum Domeas Landskonference Markedsføring og synlighed Markedsføring Boligorganisationens afdelinger Møde med kommunen vedr. flygtninge Ansøgninger Nyt fra afdelingerne Nyt punkt Sammenlægninger Nyt punkt Studietur Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Torp, formand Povl Povlsen, næstformand Ulla Lundin Mona Jensen Karin Thomsen, Domea Ole Stolberg Afbud Trine Feldstedt Kaia Bergenhagen Kirsten Madsen Jørgen Rønnebech, suppleant Jens Tusgaard, Halsnæs kom. Merete Kjær, Halsnæs kom. Øvrige deltagere: Kim Brokmann, kundechef Udsendt den 17. juni 2015

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden med tilføjelse af 2 punkter: Sammenlægninger 5.4 og studietur Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. februar Referatet blev godkendt. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Formanden orienterede om at man havde indledt et tættere samarbejde med servicecenterets anden kunde boligselskabet Rosenvænget. Herudover holder formandsskabet møder med kundechefen hver måned for at sikre sig en optimal drift og for at tage eventuelle udfordringer i forkøbet. Der var et rigtig godt samarbejde mellem formandskaberne og kundechefen. Boligselskabet Rosenvænget har forespurgt om organisationsbestyrelsen ville med på studietur som arrangeres af servicecenteret og som består af organisationsmedlemmer og ledende ansatte. Kommer som et punkt senere. Herudover kommer der mere under punktet omkring mødet med kommunen. Der var ikke meget nyt fra BL. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen orienterede om at opfølgningen på Domeas formandskonference havde resulteret i en tilpasning til oplægget på følgende punkter: 1. Ændring af kredsinddeling, 2. Ændret indstillings procedure 3. Evaluering efter 4 år. 4. Åremålsbegrænsning fra ) Bestyrelsen vil indstille til repræsentantskabsmødet, at de fremtidige indstillingskredse følger de officielle danske regioner. Fyn og Jylland bliver herved en kreds, Side 2 af 7

3 men til gengæld berettiges kredsen til at indstille 2 kandidater- en fra Fyn og en fra Syg og Sønderjylland. 2) Bestyrelsen vil indstille at der kun gennemføres en valgrunde i hver kreds. Til gengæld indføres et krav om 25 stemmeberettigede stillere til kredsen til hver kandidat. Alle myndige beboere i uopsagte boliger i kredsen er valgbare. Alle lejemål i kredsen har 2 stemmer. Det sikres via kandidat erklæring eller tilsvarende at kandidaterne faktisk er valgbare. Kadidater som fraflytter kredsen eller ikke længere bor i en Domea-administreret bolig, vil fortabe deres valgbarhed og udtræde af bestyrelsen. 3) Bestyrelsen indstiller at indstillingsproceduren evalueres af repræsentantskabet efter 2 valgperioder (4 år). 4) Bestyrelsen indstiller at der indføres en åremålsbegrænsning på 8 år for repræsentantskabsvalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Dette gøres som en hensigtserklæring i forretningsorden. Formanden supplerede med at oplyse at det havde været et rigtig godt møde og man følte man blev hørt. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Merete ville gerne høre hvilke forventninger bestyrelsen havde til hende. Der var ingen forventninger udover dem som Karin oplyste og som var en klar forventning om at de begge skulle kunne bidrage med deres viden omkring hvad der sker i det politiske liv på rådhuset. 3.4 Suppleanters adgang til det digitale bestyrelsesrum Suppleanter har ikke automatisk adgang til det digitale bestyrelsesrum. Dette skal vedtages på et bestyrelsesmøde og bør derfor vendes her, da suppleanterne også deltager i bestyrelsesmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender suppleanternes adgang til det digitale bestyrelsesrum. Bestyrelsen godkendte suppleanternes adgang til det digitale bestyrelsesrum efter en kort debat. Bestyrelsen gav udtryk for at man meget gerne ville modtage undervisning i det digitale bestyrelsesrum. 3.5 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Side 3 af 7

4 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden opfordrede alle til at deltage og kundechefen lovede at undersøge mulighederne for bus. Det blev der ikke mulighed for da Boligselskabet Rosenvænget ikke følte et behov og det siden har vist sig at der var for få i Halsnæs Ny Boligselskab. Der var en kort gennemgang af de 4 kandidater, men man følte ikke der var nogen helt oplagte. Der vil inden eller på mødet komme en anbefaling fra Domeas bestyrelse. 4 Markedsføring og synlighed 4.1 Markedsføring Reklame. Orientering gives på mødet ang. vedlagte bilag. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet. Bestyrelsen gennemgik behovet og følte de tiltag som Povl præsenterede var spændende. Det blev besluttet at man ville lave en reklame i Biografen og støtte et lokalt Børne fodboldhold. Biograf vil blive iværksat med det samme og forventes at være en udgift i omegnen af kr Spilletøj til et børnefodboldhold kr Povl tager kontakt til biograf og boldklub og vender tilbage til kundechefen med oplysninger om bank osv. til brug for rekvisition. Herudover blev medlemmerne anmodet om at komme med input fra afdelingerne til Sofie i Servicecenter Frederikssund med henblik på hjemmesiderne. Sofie vil gerne skrive noget mere omkring selskabet Ny Halsnæs. Ulla undersøger om der findes egnet beboere i egen afdeling og Kaia oplyser en beboer bliver 101 år til august. Det skal vi huske at fejre. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Møde med kommunen vedr. flygtninge Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kundechefen og formanden deltog sammen med Domea kundeservice og de andre boligselskaber i kommunen i et møde med kommunen vedrørende flygtninge. Der var mangel på boliger og det forventes at der kommer ca. 115 flygtninge til kommunen. Kommunen vil forsøge at få selskaberne til at sætte anvisningsprocenten i vejret. Man vil gerne være med til at sprede dem bedre i kommunen. Kommunen har iværksat forskellige tiltag og de vil vende tilbage når disse tiltag er nærmere belyst. De private udlejere havde ikke vist interesse for at være med. Kommunen ville gerne påpege at det var vigtigt at de almene boliger seriøst arbejdede med at få løst denne opgave i tæt samarbejde med kommunen. Man ville også se på Side 4 af 7

5 mulighederne for fælles boliger i et lejemål. Kommunen vender tilbage når de har fået set på noget materiale. Da vi ikke har så mange afdelinger hvor det kan komme på tale og da kommunen allerede har en høj anvisningsret ville man afvente kommunens udspil. 5.2 Ansøgninger Ansøgninger til dispositionsfonden ang. skimmelsvampsager. Materialet vil blive udleveret på mødet, pga. ferie. Ansøgningerne skal gerne behandles da det er sidste møde inden regnskabsskæring. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansøgningen/ansøgningerne. Bestyrelsen ville gerne have at driftslederen næste gang oplyste lejemåls adr. og beløb i stedet for en samlet ansøgning pr afdeling. Men man havde naturligvis den holdning at afdelingerne ikke selv skulle bære udgiften til skimmel, men at man naturligvis skulle være opmærksom på at forebygge. Kundechefen oplyste at man i øjeblikket ser på mulighederne for noget materiale og noget information fra energi og miljø. Man havde lavet det i Boligselskabet Rosenvænget med stor succes. Afd bevilget kr ,88 Afd bevilget kr ,23 Afd bevilget kr ,95 Afd bevilget kr ,28 Afd Bevilget kr ,00 Herudover orienterede Formanden om at der i afd er anmeldt en sag til byggeskadefonden. Byggeskadefonden har oplyst at de arbejder videre med sagen. Sagen håndteres af driftsleder Jesper fra servicecenter Frederikssund og der var stor ros for håndteringen. Samtidig blev bestyrelsen præsenteret for ny energiberegning for afd i forbindelse med overgang fra gas til olie. Kirsten fra afdelingen syntes det var for dårligt at der var mange faktuelle fejl i materialet. Ingen som dog havde indflydelse på besparelsen. Så det blev besluttet at Kirsten og Kundechefen hurtigt fandt en dato til et ekstraordinært afdelingsmøde i afd Kan i skrivende stund oplyse at mødet har været afholdt og beboerne stemte ja til en omlægning fra olie til gas. 5.3 Nyt fra afdelingerne Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ulla Lundin oplyste at i afdeling 2525 går det godt men det er svært at få beboerne med. Der havde ikke været nogle tilmeldinger til deres sommerfest og ligeledes kom der ingen til loppemarked. Deres nyhedsbrev laves i papir udgave men det overvejes at overgå til elektronisk udgave men naturligvis med papir udgave såfremt man ønsker det. Kaia oplyste at det går godt i 2530 hvor der er stor aktivitet så som Ludo. Kaia besøger ofte også dem der sidder alene. Trine oplyser at det går fint i 2502 med lejepladsudvalget og der er stor opbagning og tilslutning. Man havde været i dialog med Domea vedrøren- Side 5 af 7

6 de noget ulovligt udlejning, men det var på plads. I 2508 kunne formanden oplyse at der var stor aktivitet og stor tilslutning til arrangementer. De mødes en gang hver måned og der var sommer og julefest. Kirsten kunne oplyse at der i 2506 også var stor tilslutning til arrangementer og at man mødes hver 14 dag til kage og kaffe og ligeledes her var sommerfest og julefest. Kundechefen orienterede om at der desværre var en langtidssyg grøn medarbejder og at man var i gang med at se på andre måder at løse opgaverne på i Halsnæs. Således at medarbejderne arbejder mere i teams og kommer lidt mere rundt hos hinanden. 5.4 Nyt punkt Sammenlægninger Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kundechefen orienterede kort om processen for sammenlægninger i boligselskabet Rosenvænget og de udfordringer og spørgsmål som havde været oppe og vende. Det er vigtigt at huske at beboerne i de enkelte afdelinger skal godkende en sammenlægning. Der var ingen tvivl om at de beboere som udelukkende så på økonomien stemte ja tak til en sammenlægning og en reduktion i udgiften til Domea. Dermed også en reel lavere leje. Det som de fleste der stemte nej havde givet udtryk for var en bekymring om at beslutningsfasen kom for langt væk fra beboerne. Selvom man havde lokalråd så skulle tingene jo besluttes på et større afdelingsmøde hvor også andre matrikler nu skulle stemme for de forbedringer eller andre ting som vedrørte dem. Det havde været svært at slippe det lokale. Efter en kort debat blev bestyrelsen enige i at man skulle snakke om det i alle bestyrelserne til de kommende afdelingsmøder i oktober. Kundechefen tilbød naturligvis at komme rundt til bestyrelserne først og fortælle om ulemper og fordele ved de forskellige sammenlægninger. Men det er vigtigt at det bestyrelsen som bakker op omkring sammenlægning såfremt det er det som man gene vil. Bestyrelsen ville foreslå det som gav den største besparelse for selskabet når man også så på boligtyper. Derfor ville man foreslå at alle familieboliger blev lagt sammen og alle ældre boliger. Det ville give en ekstra besparelse på honoraret i omegnen af kr udover den besparelse som Domea via Domea 2015 har annonceret. Her viser tallene at Halsnæs Ny Boligselskab sparer 16% hvilket svarer til ca. kr Man vil altså ved en sammenlægning kunne opnår en dobbelt besparelse. Der var enighed om i bestyrelsen at man ikke på nuværende tidspunkt var i stand til at anbefale en sammenlægning inden dette havde været drøftet nærmere i de enkelte bestyrelser og inden de enkelte medlemmer af bestyrelsen også havde forstået hvad det betød at slå afdelingerne sammen. Punktet ville komme med igen når kundechefen har været de forskellige bestyrelser igennem. Medlemmerne blev anmodet om at kontaktekundechefen eller Britt med henblik på bookning af aftaler da kundechefen og Britt i øjeblikket også er i gang med planlægning af regnskabs og budgetmøder samt senere afdelingsmøder for selskab Side 6 af 7

7 5.5 Nyt punkt Studietur Boligselskabet Rosenvænget har tilbudt organisationsbestyrelsen om ikke de vil med på studietur til Hamburg. Sidste år blev formanden og næstformanden inviteret med idet der havde været ledige pladser og da man var begyndt på et tættere samarbejde i forbindelse med tilslutningen til Servicecenter Frederikssund. Formanden kunne oplyse at det gav et specielt forhold til både ansatte og kollegaer fra boligselskabet. Organisationsbestyrelsen besluttede at dem der ville deltage kunne deltage. Kundechefen oplyste at der ville komme indbydelse ud fra servicecenter Frederikssund med tilmelding. Man skulle være opmærksom på at der nok skulle traves en del. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i september 2015 Møllehaven (Budget selskab) kl september 2015 mandskabsfacilitet Halsnæs Syrenvej 8a kl Kursus 9. november 2015 Elmegården kl Organisationsmøde Godkendelse regnskaber for afdelingerne. Behandle forslag repræsentantskabet. 23. november 2015 Repræsentantskabsmøde Vognmandsgade kl (Regnskabs og budgetmøder i september med afdelingerne.) (Afdelingsmøder i oktober.) 13. december 2015 Julefrokost Karin, Brian Jesper Britt og kundechef inviteres med. Kl Udvalg: Trine og Ulla Lundin. 7 Eventuelt Der var ikke noget under eventuelt. Side 7 af 7