Referat af regionsledermøde

Transkript

1 Referat af regionsledermøde I mødet deltog: Region Østjylland: Region Nordjylland: Region Vestjylland: Region Sydjylland: Region Fyn: Agility-udvalget: Dressur-udvalget: Schweiss-udvalget: Web-teamet: Bestyrelsen: Mødets dagsorden: Kirsten Dahlkilde Louise Nørgaard Lene Marie Seitzberg Stine Kristiansen Linda Laursen Helle Stenger Jürgensen Per Guldberg Klausen Gerner Sørensen Lone Hansen Nina Dige Vinther Brian Seitzberg Toke Larsen Henrik Westeraa Annette Pedersen Michael H. Jensen Michael Johannesen Thjelde Ravn Toft Connie Stisen 1. Velkomst 2. Opfølgning fra sidste regionsledermøde 3. Arbejdet i regionerne / udvalgene 4. Gennemgang og revision af retningslinier for regionerne, Herunder arrangementer i regioner kontra udvalg 5. VSS 6. Eventuelt 1. Velkomst Michael H. Jensen bød på klubbens vegne velkommen til mødet, hvorefter deltagerne præsenterede sig. 2. Opfølgning fra sidste regionsledermøde Referat af regionsledermødet den 7. oktober 2007 blev gennemgået og opnåede resultater drøftedes. Konklusionen var, at hovedparten af indsatsfelterne enten er gennemført eller at der bliver arbejdet herpå. Kommunikation hhv. det at blive bedre til at dele viden gik igen i flere af kommentarerne. Således opfordredes til, at alle pjecer/foldere sendes til bestyrelsen og samles et sted på hjemmesiden til inspiration og evt. udprintning. Med hensyn til at være opmærksom på nye medlemmer og synliggøre medlemsskabets muligheder, fremkom flere forslag/ønsker, bl.a. at det nuværende velkomstbrev bør 1

2 revideres og evt. suppleres med information om hhv. reference til medlemmets region. Desuden drøftes muligheden for at indhente medlemmets accept af at ville modtage uopfordrede mails fra klubben, f.eks. et regionalt nyhedsbrev, idet persondataloven sætter visse grænser herfor. Opdrætterens muligheder for at indhente denne accept i forbindelse med hvalpens overdragelse drøftedes. Det blev også nævnt, at det ville lette regionernes arbejde, hvis det var muligt at få en direkte melding om nye medlemmer ud over det, der allerede er på hjemmesiden. Det aftaltes, at bestyrelsen ser på mulighederne for at finde en hensigtsmæssig løsning, herunder om det er muligt at lave regionale velkomstbreve. I forbindelse med drøftelserne vedr. nye medlemmer blev det oplyst, at bestyrelsen netop har truffet beslutning om et nyt medlemssystem, idet det nuværende desværre ikke længere er hensigtsmæssigt i forhold til behovene, og at man forbereder en vedtægtsændring, således det med tiden bliver muligt at have rullende (dvs. ikke bundet til kalenderåret) medlemsskab af klubben. Hvad angår klubbens forskellige aktivitetstilbud var der enighed om, at såfremt BeK-aktiviteter ikke kan tilbydes i lokalområdet henvises naturligvis til evt. DKK-tilbud eller andre træningstilbud, man har gode erfaringer med.. Endelig drøftedes inddragelse af flere medlemmer ikke mindst nye i gennemførelse af aktiviteterne, og der var flere tilkendegivelser omkring betydningen af et synligt tak til medlemmer, der påtager sig opgaver. 3. Arbejdet i regionerne/udvalgene Hvordan går det? Hvilke aktiviteter er lavet siden sidst? Hvad gik godt - hvad kunne have været bedre? Største udfordring - og hvordan løses den? Med udgangspunkt i ovennævnte 4 punkter orienteredes: Region Nordjylland: Største enkeltaktivitet er skuet, der ønskes fastholdt. Her ud over arrangeres bl.a. gåture. Største og konstante udfordring er de fysiske afstande, men en udfordring blever naturligvis også VSS i Region Østjylland: Der gøres en indsats for at få medlemmerne herunder også de nye - aktiveret, men det er svært, og det er en stadig udfordring. Der afvikles gåture, hvoraf nogle er ganske pænt besøgt (15-20 deltagere). Der har været arrangeret foredrag, hvortil man har indbudt andre hundefolk for at få deltagere nok. Andre aktiviteter som f.eks ringtræning og hundesvømning har været afprøvet. Skue er også gennemført, hvilket man forsøger at gentage. Det er indtrykket, at der er en god stemning i forbindelse med de forskellige aktiviteter. For nærværende forsøger man at få noget schweisstræning i gang. Region Vestjylland kæmper for at tiltrække medlemmer til arrangementer. Udfordringen er de store fysiske afstande i regionen. Der er dog på det seneste dukket nogle stykker op på regionenes gåture og her har der været en utrolig positiv stemning. Der har været arrangeret agilitydage, hundesvømning og sædvanlige gåture. I foråret blev der afholdt skue i samarbejde med region østjylland, hvilket forventes gentaget. Den faste schweisstræning i Skive er desværre nedlagt, men regionen forsøger at tilbyde træning andet sted i ny og næ. Region Sydjylland: Også her nævntes de fysiske afstande som en udfordring. Man forsøger at sprede aktiviteterne over hele regionen. Gåture herunder også med indlagte forskellige 2

3 andre aktiviteter har været afprøvet, desværre uden den håbede succes. Gåture vil derfor blive lagt i bero. Derimod er Beagle-Fun-Day en succes, der i år afvikles for 8. gang. Der afvikles schweisstræning forår/efterår. Man har nu 2 gange med held afviklet nogle hvalpehygge-eftermiddage, hvortil er indbudt beagler fra 8 uger til 8 måneder. Derudover har der været Legebane forår og efterår samt foredrag med Karen Ulrich med ca. 50 deltagere. Her i oktober arrangeres en tur for at opleve Beaglepack lige syd for grænsen. Endelig blev det nævnt, at man har forsøgt sig med et nyhedsbrev, og har fået en pæn respons med interesserede til en regional mailliste. Region Fyn: VSS 2010 er vel overstået, og der er god stemning i regionen. Man har holdt hvalpelegestue med succes; dog er det vanskeligt at finde et egnet sted bla. med fornøden indhegning. Aktiviteten vil formentlig søges gentaget. Hvad angår det at få flere med, blev det nævnt, at regionen har sendt breve ud. Det hjælper, men dræner desværre også regionskassen. Regionen har mistet schweiss-træningen, da der ikke længere kan gives tilladelse til at benytte skoven. Derfor overvejes kaninslæb som alternativ. Region Nordsjælland: Man gennemfører en gåtur ca. hver måned. Der er gns deltagere pr. tur, dog tiltrækker nogle af de traditionsrige ture (Boxing Day, Nytårsdag) ofte deltagere. På alle ture sælges kaffe og kage også selv om man ikke har tilmelding. Det blev vurderet, at antallet af deltagere dog er for nedadgående, da der er en række konkurrerende tilbud til medlemmerne, som f.eks. udstilling, LP og schweiss. Dette luksusproblem fordrer derfor en løbende koordination af datoer. Region Sjælland: Nina Dige Vinther oplyste, at denne region er en fusion af 3 regioner, som Knud Hald forsøger at holde sammen på. Også her har man problemet omkring de relativt lange afstande. Der arrangeres nogle særdeles spændende gåture; desværre ikke med så mange deltagere, men opstart af en dressurplads i Greve kan forhåbentligt tiltrække flere medlemmer til aktiviteterne. Region Bornholm: Her kunne Annette Pedersen ganske kort meddele, at man bla. afvikler nogle gåture med det deltagertal, man kan forvente i forhold til medlemstallet på øen. Der blev efter de enkelte regioners orientering stillet uddybende spørgsmål. Bl.a. drøftedes synliggørelse af aktiviteterne i regionen. Der henvises naturligvis først og fremmest til klubbens hjemmeside. Her ud over har både Sydjylland og Nordsjælland visitkort med oplysning om klubbens hjemmeside og kontaktadresse i regionen. Også hvervning af nye medlemer berørtes. På Fyn har man søgt at synliggøre klubben via dyrlæger. Det aftaltes, at overtallige Magasiner kan fås ved henvendelse til Michael Johannesen. Agility-udvalget: Det er desværre ikke lykkedes at gennemføre en AG-weekend dette år. Der er desværre ikke mange aktive AG-beagler. Der gennemføres AG ved VSS, og her er der som regel ca. 20 hunde tilmeldt. Udvalget opfordrede regionerne til at søge at motivere nogle flere til at forsøge sig ved VSS. Desuden blev det foreslået, at man forsøger at få AG banen til at stå på VSS en ekstra dag med henblik på at give folk lejlighed til at afprøve disciplinen. D- udvalget foreslog at søge assistance hos dressurinstruktørerne til dette. Dressur-udvalget: Har gennemført og planlægger i øvrigt indendørs LP og Rally i Hårlev. Også i Næstved har man gennemført indendørs LP kun for beagler. I år var det BeK, der stod for gennemførelsen af DSS-Landskonkurrencen. Generelt er udfordringerne: 1. at der er meget få beagler ved disse arrangementer og 2. at de ikke giver overskud. 3

4 D-udvalget har tilbudt at arrangere Januarfesten Man har lejet den store hal i Hårlev, hvor der vil blive både udstilling, LP og Rally. På flere spørgsmål om, hvorfor klubben ikke afholder officiel LP i Jylland blev svaret, at dette tidligere er forsøgt, men desværre med meget få deltagere. Hertil kommer, at arrangementerne afholdes på Sjælland, da det er her udvalgets arbejdskraft er. Nina Dige Vinther ville ikke udelukke, at udvalget er villige til at arrangere LP og Rally ved næste januarfest, såfremt det bliver en succes i år. Alle regioner blev herefter opfordret til at stille sig til rådighed med hjælpere regionalt, såfremt der skulle blive behov herfor, således økonomien kan hænge sammen. Endelig drøftedes muligheden for at åbne de officielle dressurprøver for alle racer - med de økonomiske fordele, dette vil give klubben hhv. de ulemper dette bla. vil kunne være for beagler tilmeldt udstillingen. Schweiss-udvalget: Der er overalt pæne tilmeldinger til såvel træning som prøver også af beagler. Det går godt på pladserne, men desværre har man mistet Fyn, og samarbejdet med Bassetklubben er brudt, og nu leder udvalget efter noget egnet i området ved Rønbjerg. Man håber som forsøgsaktivitet at kunne gennemføre et par kurser i Nordsjælland for nye medlemmer. Klubben har fået 2 schweissdommere, og forhåbentligt er den 3. snart på vej. De 2 dømte første gang på VSS i år med rigtigt mange tilmeldte. Det blev oplyst, at udvalget fremover vil have skriftlig afstemning til udvalget. Endelig oplystes, at udvalget overvejer en fælles weekend for dressur, AG og schweiss. Arrangementet skal i så fald gennemføres i Nordjylland, hvor man råder over de fornødne faciliteter. Udstillings-udvalget: Henrik Westeraa oplyste, at denne aktivitet har et nedadgående deltagerantal, dels grundet den almindelige økonomiske situation, dels som følge af konkurrence fra DKK s dobbeltudstillinger. Det er derfor håbet, at klubbens valg af dommere vil kunne tiltrække/fastholde udstillere. Da der er behov for mere ringpersonale, opfordrede han til at interessereder melder sig, så vil de nødvendige følordninger blive etableret. Juniorhandling kan fremover meldes til på dagen det gælder både A og B. Og så er der indkøbt nogle krus, som gives til de udstillede hvalpe som opmuntring til nye udstillere. Web-teamet: Klubben har fået en hjemmeside langt over niveau sammenlignet med mange andre hundeklubbers. Der er en række faciliteter, der letter administrationen for såvel medlemmerne som regioner/udvalg. I det forløbne år er der anvendt mange kræfter på fejlretning og vedligeholdelse. Der er fortsat mange løse ender systemmæssigt, hvor fejlsøgningen er vanskelig og tidskrævende. Men det går fremad. Dog er der fortsat en række opgaver, der må nedprioriteres til fordel for afhjælpning af mere presserende fejl, og teamet overvejer at søge klubbens tilladelse til at inddrage ekstern konsulentbistand. Der arbejds pt. på en oversigt til bestyrelsen over iangværende og liggende opgaver. Evt. problemer vedr. brugen af faciliteterne bedes sendt til: admin@beagleclub.dk 4. Gennemgang og revision af retningslinier for regionerne, herunder arrangementer i regioner kontra udvalg (fremsat af Region Nordjylland) Dette punkt ønskedes drøftet, idet det har været vanskeligt for nogle regioner at planlægge aktiviteter. Dels har problemet været, at regionen ikke har været orienteret om udvalgsaktiviteter planlagte såvel som besluttede i regionen, og dels har det ikke været muligt at flytte rundt på aktiviteterne, idet udvalgsaktiviteten har været godkendt af bestyrelsen. 4

5 Der var enighed om, at alle regioner og udvalg bør gøre en ekstra insdsats for at sikre, at hjemmesidens aktivitetsliste er opdateret, og at alle også anvender den for at undgå uhensigtsmæssige overlapninger. Bestyrelsen gav tilsagn om at drøfte, om man kan gøre noget for at afhjælpe/undgå sådanne hændelser i fremtiden. Herefter konkluderedes, at klubbens retningslinier for regionerne er OK. 5. VSS (fremsat af Region Østjylland) Drøftelsen her tog udgangspunkt i det forhold, at eventuelle ønsker om ændringer af placering af f.eks. udstillingerne på VSS fordrer en meget lang planlægningshorisont (>2 år). Derfor er den region, der kommer længere nede i den fastsatte turnus, afhængig af, at ingen af de foranstående takker nej til at arrangere VSS, hvis man altså overvejer sådanne tiltag. Efter nogen drøftelse af forskellige modeller var der enighed om at fastholde det nuværende regelsæt, men at opfordre de næste på listen til at oplyse tidligst muligt, hvorvidt de vil arrangere VSS eller ej. Bestyrelsen vil drøfte muligheden for at få fremrykket denne tilkendegivelse. På baggrund af el-problemerne og det konstaterede store el-forbrug på dette års VSS drøftedes kort, hvad der fremtidigt kan gøres. Per Guldberg Klausen valgtes som erfa-kontaktperson til regionerne i VSS-spørgsmål. 6. Eventuelt Evt. rettelser til håndbogen bedes venligst meddelt Connie Stisen Lene Marie Seitzberg tager over som annonceansvarlig for Magasinet Magasinets redaktion opfordrede til at indsende stof og gerne masser af billeder Bagrunden for festen i januar blev på baggrund af spørgsmål kort berørt Nina Dige Vinther oplyste på foranledning af March-udvalget v/ Aase Gade, at der er brug for en synliggørelse af aktiviteten. Det blev derfor oplyst, at bestyrelsen på det netop afholdte bestyrelsesmøde har opfordret marchudvalget til at skrive noget om aktiviteten med henblik på at informere via hjemmesiden. Referent: Connie Stisen udg