Referat fra ordinært afdelingsmøde i Martins Gård

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat fra ordinært afdelingsmøde i Martins Gård"

Flemming Laursen
8 år siden
Visninger:

Referat fra ordinært afdelingsmøde i Martins Gård Afdeling 1-1014 Martins Gård Mødedato: 6. september 2010 Sted: Salen på Herlev Skole Deltagere: Iris Gausbo Dato og ansvarlig: 06.09.

1 Referat fra ordinært afdelingsmøde i Martins Gård Afdeling Martins Gård Mødedato: 6. september 2010 Sted: Salen på Herlev Skole Deltagere: Iris Gausbo Dato og ansvarlig: Poul Erik Ottosen Fremmødte husstande: 36 Fra administrationen: PEO (ref.) Referat sendt ud den 14. september 2010 samt den 20. september 2010 Valg af dirigent Iris Gausbo blev valgt. Dirigenten gennemgik dagsorden, og stillede forslag om tilføjelse af følgende punkter: 1a) Valg af referent. 1b) Valg af 3 stemmetællere. 4a) Fremlæggelse af regnskab for individuel køkkenrenovering til godkendelse. Forsamlingen godkendte disse tilføjelser til dagsorden. Valg af stemmetællere Ejner Petersen, John Jensen, John Th. Jørgensen. Fremlæggelse af beretning Afdelingsbestyrelsens skriftlig beretning var udsendt inden mødet, således at de tilstedeværende kunne stille uddybende spørgsmål hertil. Beretningen blev vedtaget uden yderligere spørgsmål. Fremlæggelse af driftsbudget for 2011 Administrationen fremlagde driftsbudgettet for 2011, der medfører en huslejestigning på 2,11 %. Stigningen er hovedsageligt begrundet i øgede henlæggelser til vedligehold, idet der er indregnet en del nye arbejder, som udskiftning af faldstammer i gulv og omfugning af facader. Disse arbejder er indarbejdet i henhold til de retningslinjer som selskabet har udstukket for fremtidssikring af afdelingerne. Spørgsmål / svar: Kan afdelingens lån omlægges til billigere lån i stil med de private boligejeres? Administrationen følger løbende alle lån, der er i afdelingen, så de bliver omlagt i den udstrækning, det kan betale sig.

Dirigenten gennemgik dagsorden, og stillede forslag om tilføjelse af følgende punkter: 1a) Valg af referent. 1b) Valg af 3 stemmetællere.

2 Spørgsmål fra salen: Kan afdelingen ikke søge Landsbyggefonden til nogle af disse arbejder, som er indeholdt i driftsbudget, således at leje kan holdes nede? Administrationen redegjorde for reglerne for tildeling af midler fra Landsbyggefonden, herunder at der ikke ydes midler til vedligeholdelsesarbejder, som afdelingen burde have sparet op til. Der ydes kun midler til forbedringsarbejder og større renoveringer, som afdelingen ved almindelig drift ikke har kunne forud se ville komme. Budgettet blev herefter godkendt uden yderligere kommentarer. Orientering om årsregnskab 2009 Administrationen orienterede om regnskab 2009 i hovedtal. Af regnskabet fremgår, at ejendommen har fået tilbagebetalt for meget opkrævet ejendomsskat for de forudgående år, grundet for høj værdiansættelse af afdelingen. Desværre har man konstateret, at afskrivning af forbedringsarbejder i forbindelse med køkkenrenovering for 2007 og 2008 ikke har været bogført, hvorfor der er sket en ekstraordinær afskrivning for disse for samt almindelig afskrivning for 2009 på i alt kr Sammen med andre korrektioner for tidligere år medfører det, at afdelingen kom ud med et underskud på kr , som skal afskrives over de kommende 3 år. Der blev efterfølgende stillet uddybende spørgsmål til, hvorledes det kan være, at køkkenerne ikke har været afskrevet tidligere, samt om dette medfører omkostninger for lejerne. Administrationen kunne orientere om, at indtægterne havde været bogført i de foregående år, men afskrivningen af lån har ikke været bogført i de pågældende kalenderår. Dette påfører således ikke afdelingen yderligere omkostninger, idet det kun er de 23 lejere, der har fået nyt køkken, som afdrager på lånet. Forsamlingen tog herefter regnskabet til efterretning. Gennemgang af byggeregnskab for nye køkkener til godkendelse Driften gennemgik budget og regnskab for de udførte køkkener i Der er blevet udført 23 køkkener, som samlet kostede kr ,50. Selskabet har hertil ydet en trækningsret på kr , og lejerne har indbetalt kr i den mellemliggende periode fra 2006 til Der er således optaget et samlet 20 årigt kontantlån på

Der ydes kun midler til forbedringsarbejder og større renoveringer, som afdelingen ved almindelig drift ikke har kunne forud se ville komme.

3 kr ,52, som afdrages af de lejere, der har fået nyt køkken. Regnskabet blev herefter sendt til godkendelse af dirigenten. Forslaget blev således godkendt uden stemmer imod. Regnskabet sendes således nu til endelig godkendelse i Herlev Kommune, hvorefter lånet hjemtages. Indkomne forslag Der var stillet forslag om, at der på ny må holdes 1 hund pr. lejemål, som det tidligere har været tilladt. Ib Franke stillede forslag om, at forslaget bliver sendt til urafstemning, da der ikke var ret mange lejere til stede. Dirigenten kunne konstatere, at forsamlingen sendte forslaget til urafstemning. Administrationen foranlediger således snarest, at forslaget kommer til urafstemning blandt alle afdelingens lejere. Valg af formand for afdelingsbestyrelsen for 1 år Afdelingsbestyrelsen forslog John Jensen, Kærlundevej 14,1.th. som formand. Dirigenten forespurgte, om der var andre som ønskede valg. Da ikke andre ønske at stille op, blev John Jensen således valgt. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer De 2 eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer Else- Marie Petersen og Lone Gregersen genopstillede begge. Herudover opstillede tidligere suppleant Willy Døj, hvorfor der skulle være skriftlig afstemning. Stemmeafgivelsen var som følger: Else-Marie Petersen : 66 Willy Døj : 56 Lone Gregersen : 12 De 2 øverste var således valgt for 2 år. Valg af suppleanter Der var ingen, som ønskede at opstille som suppleant til afdelingsbestyrelsen, hvorfor afdelingsbestyrelsen antages selv at supplere sig i nødvendigt omfang, i det kommende år. Valg til repræsentantskabet Afdelingsbestyrelsen indtræder automatisk som repræsentanter til repræsentantskabet for afdelingen. Der skal således ikke vælges nogle. Eventuelt Hvorledes er reglerne for husdyr? Hvorledes fortolkes besøg af hunde? Administrationen kunne orientere om, at i

lejemål, som det tidligere har været tilladt. Ib Franke stillede forslag om, at forslaget bliver sendt til urafstemning, da der ikke var ret mange lejere til stede.

4 henhold til tidligere domspraksis på området, vil man normalt tillade besøg af hund én gang om måneden, uden at dette er en overtrædelse af gældende husorden om, at der ikke må holdes hund. Afdelingsbestyrelsen skal se på, om den gældende husorden generelt skal præciseres bedre eller ændres, hvilket vil kræve en godkendelse på et afdelingsmøde. Hvilket sprog udleveres husorden på til de udlændinge, som flytter ind i afdelingen? Administrationen kunne orientere om, at på nuværende tidspunkt udleveres den gældende husorden kun på dansk. Såfremt man ønsker denne oversat, vil afdelingen skulle betales for dette. Hvorledes er det med vandmålerne i afdelingen, hvornår skal de i givet fald monteres? Administrationen, kunne orientere om, at grundet opbygningen af rørsystemet, hvor rørene går op i boligerne via lodrette stigrør i boligerne samt videre ind gennem væggene til køkkenerne på den anden side af væggen, vil man i boligerne skulle montere 5-6 målere på det kolde og varme vand i den enkelte bolig. Omkostningerne til målerne og udarbejdelse af vandregnskab vil således overstige omkostningerne vil vand, hvorfor det ikke med den nuværende opbygning, økonomisk vil være rentabel. Man kan dog godt, af hensyn til et retfærdighedsprincip, vedtage at montere disse, for at alle betaler for deres reale vandforbrug. Postkasserne, som blev monteret sidste år, medfører flere steder, at man får fugtig post efter regn. Administrationen kunne oplyse, at man var blevet opmærksom på problemet flere steder i afdelingen, hvorfor der er indkøbt plastnet til at lægge i bunden af postkasserne, således at problemet skulle minimeret. Driften skal samtidigt opfordre til, at man er opmærksom på, om nogle postkasserne står åbne, enten som følge af reklamer eller, at disse af andre årsager ikke er lukket ned. Hvem rydder op efter de skolebørn, som ryger på afdelingens område? Flere lejere føler, at skolebørn fra Engskolen er til gene med cigaretskodder og andet affald. Driften kunne orientere om, at det er svært at komme problemet til livs, så længe eleverne må forlade skolen, idet afdelingen er offentligt område. Varmemester og afdelingsbestyrelsen

Hvilket sprog udleveres husorden på til de udlændinge, som flytter ind i afdelingen? Administrationen kunne orientere om, at på nuværende tidspunkt udleveres den gældende husorden kun på dansk.

5 har i flere omgange rettet henvendelse til Engskolen om problemet, dog uden at dette er blevet løst. Dirigenten spurgte, om der var flere kommentarer under punktet eventuelt, hvilket ikke var tilfælde, hvorefter dirigenten takkede for god ro og orden.

Dirigenten spurgte, om der var flere kommentarer under punktet

Relaterede dokumenter

Referat fra Toftegården afdelingsmøde

Referat fra Toftegården afdelingsmøde Afdeling 1-1011 Toftegård Mødedato: 9. september 2010 Sted: Herlev Bygade 92B, Salen Deltagere: Iris Gausbo, Rene Holm (Byg) Poul Erik Ottosen, Poul-Erik Rødvang Dato