Referat til hovedbestyrelsesmøde 4/2015

Transkript

1 Referat til hovedbestyrelsesmøde 4/2015 Mødested FROS klubhus, Hannerup Engvej 1C, Fredericia Mødedato Tirsdag 12. maj 2015 kl Mødedeltagere Referat Gæster Afbud: Walther Rahbek, formand (WRM) Kate Nielsen (KN) Claus Poulsen (CP) Casper Sørensen (CS) Steen Frandsen (SF) Michael Sørensen, direktør (MS) Michael Sørensen Ingen Torben Seir, næstformand (TS) Kjeld Arildsen (KA) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden A) Godkendelse af referat fra sidste møde og dagsorden for dette møde 1. Godkendelse af referat fra møde 3/2015 Bilag 1: Referat HB-møde 3/2015 Referatet blev godkendt efter en generel diskussion omkring detaljeringsgraden af HBreferater, idet der var enighed om at holde sig til beslutningsreferater, men selvfølgelig med mulighed for at få noteret mindretalssynspunkter. B) Budget opfølgning, økonomi status 2. Økonomiopfølgning (herunder eventuelle ansøgninger til udviklingspuljen) Økonomiopfølgning pr. 30. april 2015 foreligger med et mindre pres på økonomien i størrelsesorden kr Der er udsendt kontingentopkrævning på baggrund af medlemstallet pr. 1. april 2015, hvor medlemstallet var 40 lavere end året før og kontingentet dermed ca. kr lavere. Klubbernes indberettede medlemstal til DIF er imidlertid højere end sidste år.

2 DOF s indberetning til DIF s fordelingsnøgle af aktiviteter i 2014, der danner grundlag for DIFtilskuddet i årene , er blevet revideret, og det må formodes, at der vil ske en nedgang i tilskud fra fordelingsnøglen, hvilket skal medtages ved budgetlægningen for Der er ikke indkommet ansøgninger til udviklingspuljen. Bilag 2: Budgetopfølgning pr. 30. april 2015 Bilag 3: Medlemstaludvikling Bilag 4: Klubbernes medlemstal Økonomiopfølgningen blev taget til efterretning, idet udviklingen følges tæt. Vedrørende medlemstallet, er HB opmærksom på, at der ligger en potentiel problemstilling, som HB og finansieringsområdet på et senere tidspunkt vil kigge på. C) Beslutningspunkter 3. Ny klub Medlemmerne fra Rønne IK s orienteringsafdeling har valgt at forlade Rønne IK og melde sig ind i Viking Atletik, der opretter orientering som aktivitet og på denne baggrund søger optagelse i DOF pr. 1. maj Bilag 5: Indmeldelsesblanket fra Viking Atletik om optagelse pr. 1. maj DOF byder Viking velkommen som medlem af DOF. MS meddeler klubben dette. 4. Internationale arrangementer status Silkeborg OK og OK Pan har indsendt ansøgning om dækning af udgifter i forbindelse med ansøgningen om afholdelse af JWOC (junior-vm) i Det er overfor klubberne præciseret, at det er DOF, der søger IOF, og ikke klubberne, og at ansøgningen drøftes på HB-mødet med fokus på følgende punkter: Støtte på kr til ansøgerne Vilkår for tilbagebetaling af støtten DOF s indsigt i budgettet og mulighed for at følge processen frem til stævnet, ligesom vi gør med WMOC 2018 og WMTBOC 2018 Nedsættelse af styregruppe Bilag 6: Ansøgning om støtte til budproces fra Silkeborg OK / OK Pan HB besluttede at bevilge 15 tkr i 2015 og 45 tkr i 2016 til budprocessen, hvoraf de 45 tkr skal tilbagebetales ubetinget såfremt arrangementet tildeles DOF (OK Pan og Silkeborg OK). DOF kræver indsigt i budgettet i forbindelse med ansøgningen og forestår den formelle afsendelse af ansøgningen til IOF ultimo MS meddeler klubberne dette. 5. Forretningsorden Bilag 7: WRM s forslag til forretningsorden for områderne

3 HB redigerede i det tilsendte oplæg og godkendte herefter foreløbig dette. HB-medlemmerne vil have en uge til kommentering, hvorefter forretningsordenen betragtes som godkendt, lægges på hjemmesiden og rundsendes til alle områdeansvarlige. D) Opfølgning på Plan Plan 2020 Status på kickoff møder (WRM og områderne) Nyt fra de 14 områder: Børn og Unge Elite Skole MTBO Motion og foreningsliv Rekruttering Kort Skov Stævner og reglement Kommunikation DOF Akademiet Organisation Finansiering Internationalt arbejde HB gennemgik de 14 områder enkeltvis og udtrykte generel tilfredshed med arbejdet i disse. E) Eventuelt 7. DIF s årsmøde Nyt fra DIF s årsmøde den maj vedrørende nyt politisk program mv. Der blev truffet to formelle beslutninger på DIF s årsmøde: Dels blev DIF s politiske program for vedtaget, dels blev det besluttet, at DIF fra 2016 skal have to næstformænd. Af emner med potentiel direkte betydning for DOF s klubber blev DIF s økonomiske støttestruktur sat til debat med henblik på vedtagelse af ny struktur på årsmødet DOF modtager pt knapt 2 millioner kroner årligt via DIF s fordelingsnøgle, hvorfor den fremtidige fordeling af midlerne vil have stor betydning for forbundets virksomhed. 8. Find vej Dagen Find vej Dagen den 25. april 2015 blev for 4. år i træk en succes med igen godt 3000 deltagere denne gang

4 Der blev afviklet 45 arrangementer, hvoraf 4 af ikke-dof-klubber (Lyngby Sø blev afviklet af DGI, natur der bevæger, Gentofte af Rulleskøjteunionen og Københavns havn af USG kajak samt ByOasen, Nørrebro af Orienteering Runners Copenhagen, dog sammen med Lyngby OK). 25 klubber har valgt den fulde pakke og laver opfølgende rekrutteringsarrangementer. Der var flest deltagere i Allerød med 217 deltagere, færrest i OK West i øsende regnvejr, 11 deltagere. Det blev sendt ca mails ud fra vores websystem, 458 mobil-quizzer blev afsluttet. I alt 787 personer prøvede (og afsluttede) mobil-quizzen (deltog på de 458 ture). Kun 173 af dem videresendte deres mail for at deltage i lodtrækningen. Og der er trukket en vinder af iphone n i Vestjyske OK. Der var 2836 sessioner på hjemmesiden - en stigning på 23% ift sidste år. Evaluering af Find vej Dagen pågår. 9. Hvad forventer HB / DOF af det arbejde, som laves i kredsene? Diskussionsoplæg fra KN: Hvad er rammerne for kredsens arbejde og hvad er det som minimum kredsen skal levere op ad til. Opgaverne i kredsene består bl.a. af planlægning og evaluering af stævner, udpegning af kortkonsulenter samt som samlet talerør overfor resten af forbundet. Emnet har efterfølgende været genstand for en debat pr. mail, og WRM har udarbejdet et notat omkring minimumskrav fra kredsenes arbejde. 10. Frivillighedsstrategi DOF har overfor DIF forpligtet sig til at udarbejde en frivillighedsstrategi. Fristen var udgangen af 2014, men grundet arbejdet med Plan 2020 blev arbejdet med frivillighedsstrategien sat i bero til efter vedtagelsen af Plan Der lægges op til en diskussion om udarbejdelse af en sådan strategi for DOF, jf DIF s oplæg hertil: Bilag 8: Frivillighedsstrategi - vejledning HB vurderede, at DOF s frivillighedsstrategi, vil kunne beskrives med udgangspunkt i motion og foreningsliv (m.fl.) s strategi samt udviklingsprojektets klubanalyse. HB beder MS udarbejde oplæg til godkendelse i HB. 11. Status på analyse af eliteorganisationen Der gives på mødet en mundtlig redegørelse af forløbet omkring analyse af eliteorganisationen, idet høringsfase for ansatte i eliteorganisationen og medlemmer af Eliteområdet netop er afsluttet. Bilag 9: SWOT for eliteorganisationen

5 Bilag 10: Indkomne skriftlige kommetarer HB afventer oplæg fra MS og eliteområdet. 12. Ceremoniliste Ceremonilisten opdateres for efteråret Bilag 11: Ceremoniliste HB opdaterede ceremonilisten MS udsender til de implicerede. 13. Kommunikation web/hjemmeside og pressen 14. Eventuelt Mødeplanen 2015/2016 Januar 2015 Mandag den 19. januar 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. januar 2015 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 28. januar 2015 Klubledermøde, Nord Silkeborg Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart Søndag den 22. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Maj 2015 Tirsdag den 12. maj Hovedbestyrelsesmøde Fredericia Juni 2015 Mandag den 1. juni 2015 Klubledermøde, Syd Vejle Mandag den 15. juni 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 17. juni 2015 Klubledermøde, Nord Skive August 2015

6 Onsdag den 19. august Hovedbestyrelsesmøde SKYPE September 2015 Lørdag den 26. september Hovedbestyrelsesmøde Aarhus Besøg fra DIF Oktober/November 2015 Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Syd Fredericia november 2015 Strategiseminar Brøndby HB og områder Onsdag den 11. november 2015 Klubledermøde, Nord Viborg December 2015 Tirsdag den 15. december Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Januar 2016??? Klubledermøde, Øst?????? Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord??? Februar 2016 Lørdag den 6. februar Hovedbestyrelsesmøde Odense Marts 2016 Fredag den 4. marts 2016 Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2016 Repræsentantskabsmøde Brøndby