Om EthicsPoint. Om EthicsPoint Indrapportering Generelt Sikkerhed og fortrolighed i forbindelse med indrapportering Tips og bedste praksisser

Transkript

1 Om EthicsPoint Indrapportering Generelt Sikkerhed og fortrolighed i forbindelse med indrapportering Tips og bedste praksisser Om EthicsPoint Hvad er EthicsPoint? EthicsPoint er et omfattende og fortroligt indrapporteringsværktøj til at hjælpe ledelse og medarbejdere med samarbejde for at imødegå svindel, misbrug og anden ureglementeret adfærd på arbejdspladsen og samtidig dyrke et positivt arbejdsmiljø. Hvorfor har vi brug for et system som EthicsPoint? Vi mener, vores medarbejdere er vores vigtigste aktiv. Ved at skabe åbne kommunikationskanaler kan vi fremme et positivt arbejdsmiljø og maksimere produktiviteten. Børsnoterede selskaber er forpligtede ved lov til at have et anonymt indrapporteringsværktøj til at indberette svindel i forbindelse med regnskab og revision direkte til revisionsudvalget. Et effektivt indrapporteringssystem vil forstærke vores andre bestræbelser på at fremme en kultur med integritet og etiske beslutningsprocesser.

2 Indrapportering Generelt Kan jeg indrapportere via enten internettet eller telefonen? Ja. Med EthicsPoint har du mulighed for at gemme en fortrolig og anonym rapport enten via telefon eller internet. Hvilke typer situationer skal jeg indrapportere? EthicsPoint-systemet er konstrueret, så medarbejderne kan indrapportere eventuelle overtrædelser af vores erklærede adfærdskodeks eller andre bekymringer, de måtte have. Hvis jeg oplever en overtrædelse, skal jeg så ikke blot indrapportere dette til min leder, sikkerhedsvagten eller HR-afdelingen og lade dem håndtere problemet? Hvis du lægger mærke til adfærd, som du mener overtræder vores adfærdskodeks, forventer vi, at du indrapporterer det. Ideelt set skal du fortælle eventuelle problemer videre til din direkte leder eller et andet medlem af vores ledelsesteam. Vi erkender imidlertid, at der kan være omstændigheder, hvor du ikke er tryg ved at indrapportere dit anliggende på denne måde. Det er til sådanne omstændigheder, at vi er indgået i et partnerskab med EthicsPoint. Vi ser hellere, at du indrapporterer anonymt frem for at beholde informationerne for dig selv. Hvorfor skal jeg indrapportere min viden? Hvad får jeg ud af det? Vi har alle ret til at arbejde i et positivt arbejdsmiljø, men med den rettighed følger ansvaret for at handle på en etisk måde og lade de relevante personer vide, hvis nogen ikke opfører sig passende. Ved at arbejde sammen kan vi bibeholde et sundt og produktivt miljø. Ureglementeret adfærd i en virksomhed kan true hele virksomheden. Ønsker ledelsen virkelig, at jeg indrapporterer? Det gør vi i høj grad. Vi har faktisk brug for, at du indrapporterer. Du ved, hvad der sker i vores virksomhed på både godt og ondt. Du kan sidde inde med umiddelbar viden om en aktivitet, der kan give anledning til bekymring. Din indrapportering kan minimere den potentielle negative indvirkning på virksomheden og vores folk. Hvis du bidrager positivt, kan det tilsvarende hjælpe med at identificere anliggender, der kan forbedre vores virksomheds kultur og præstationer. Hvor ender disse rapporter? Hvem har adgang til dem? Rapporter indtastes direkte på Ethicspoints sikrede server for at undgå et muligt sikkerhedsbrud. EthicsPoint gør kun disse rapporter tilgængelige for specifikke ansatte i virksomheden, som har til ansvar at evaluere rapporten baseret på overtrædelsens type og hændelsesstedet. Hver af disse modtagere af rapporterne er uddannet i at holde disse rapporter yderst fortrolige.

3 Er dette system ikke bare et eksempel på, at nogen holder øje med mig? EthicsPoint-systemet handler om at være en positiv del af vores overordnede filosofi, og det giver os mulighed for at sikre en sikker og etisk arbejdsplads. Du opfordres til at søge vejledning om etiske dilemmaer, videregive positive forslag eller viderekommunikere en bekymring. Effektiv kommunikation er afgørende på nutidens arbejdspladser, og det er et fremragende værktøj til at øge denne kommunikation. Vi har nøje udvalgt det bedste indrapporteringsværktøj for at leve op til vores forpligtelser til overholdelse af regler og samtidig opretholde et positivt indrapporteringsmiljø.

4 Sikkerhed og fortrolighed i forbindelse med indrapportering Det er min opfattelse, at enhver indrapportering, som jeg fremsender fra en virksomhedscomputer, genererer en serverlogbog, der viser ethvert internetsted, som min computer besøger. Vil denne log ikke identificere mig som rapportens ophavsmand? EthicsPoint genererer ikke og fører ingen interne forbindelseslogbøger med IP-adresser, og derfor er der ingen tilgængelige oplysninger, der forbinder din computer med EthicsPoint. Faktisk er EthicsPoint kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en brugers identitet. Hvis du føler dig utryg ved at foretage en indrapportering fra din arbejdscomputer, kan du anvende en computer uden for vores arbejdsmiljø (eksempelvis på en internetcafé, hos en ven eller lignende) gennem EthicsPoints sikrede hjemmeside. Mange vælger denne mulighed, da EthicsPoints data viser, at færre end 12 % af alle rapporter bliver indsendt i arbejdstiden. Kan jeg indrapportere hjemmefra og stadig forblive anonym? En indrapportering hjemmefra, fra en nabos computer eller en internetportal vil forblive sikker og anonym. En internetportal identificerer aldrig en besøgende ved at vise navnet, og EthicsPoint-systemet sletter alle internetadresser, således at anonymiteten bibeholdes fuldstændig. Derudover er EthicsPoint kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en brugers identitet. Jeg er bekymret for, at de oplysninger, jeg videregiver til EthicsPoint, i sidste ende vil afsløre min identitet. Hvordan kan I forsikre mig om, at det ikke sker? EthicsPoint-systemet er konstrueret til at beskytte din anonymitet. Hvis du imidlertid ønsker at forblive anonym, skal du som indrapporterende part sikre dig, at rapportens brødtekst ikke afslører din identitet ved et uheld. F.eks. "Fra mit skrivebord ved siden af Jan Smith " eller "I mine 33 år ". Er den gratis telefonhotline også fortrolig og anonym? Ja. Du vil blive bedt om at videregive de samme oplysninger som i en internetbaseret rapport, og en interviewer vil indtaste dine svar på EthicsPoints hjemmeside. Disse rapporter har den samme sikkerhed, og fortrolighedsforanstaltningerne gælder også for dem under levering. Hvad hvis jeg ønsker at blive identificeret i forbindelse med min rapport? Der er et afsnit i rapporten, hvor du kan identificere dig selv, hvis du ønsker det.

5 Tips og bedste praksisser Jeg er bekendt med, at visse personer er indblandet i uetiske handlinger, men det vedrører ikke mig. Hvorfor skulle jeg så indrapportere det? Vores virksomhed har valgt at fremme etisk adfærd. Alle uetiske handlinger, på alle niveauer, skader i sidste ende virksomheden og alle vores ansatte, herunder dig. Du skal blot tænke på, hvad der skete ved nylige virksomhedsmæssige skandaler, for at se de katastrofale virkninger, som tydelige etiske mangler kan have på en ellers sund virksomhed. Så hvis du kender til nogen former for hændelser, ureglementeret adfærd eller etiske krænkelser, skal du se det som din pligt over for dig selv og dine kollegaer at indrapportere det. Jeg er ikke sikker på, om det, jeg har observeret eller hørt, er en overtrædelse af virksomhedens politik, eller om det involverer en uetisk handling, men det virkede bare forkert på mig. Hvad skal jeg gøre? Indsend en rapport. EthicsPoint kan hjælpe dig med at forberede og afsende din rapport, så den kan forstås korrekt. Vi ser hellere, at du indrapporterer en situation, der viser sig at være harmløs, end at lade en eventuel uetisk adfærd gå ukontrolleret forbi, fordi du ikke var sikker. Hvad hvis min chef eller andre ledere er indblandet i en overtrædelse? Vil de ikke modtage rapporten og begynde at skjule sporene? EthicsPoint-systemet og distribueringen af rapporterne er konstrueret således, at de involverede parter ikke bliver meddelt om eller får adgang til rapporter, som de er nævnt i. Hvad hvis jeg kommer i tanke om noget vigtigt om hændelsen, efter jeg har indsendt rapporten? Eller hvad hvis virksomheden har yderligere spørgsmål til mig i forbindelse med min rapport? Når du har indrapporteret via EthicsPoint-hjemmesiden eller via EthicsPoints opkaldscenter, modtager du et unikt brugernavn og bliver bedt om at vælge en adgangskode. Du kan vende tilbage til EthicsPoint-systemet igen, enten via internettet eller telefonen, og få adgang til den oprindelige rapport, så du kan tilføje flere detaljer eller besvare spørgsmål fra en repræsentant for virksomheden samt tilføje yderligere oplysninger, der kan bidrage til at løse åbne anliggender. Vi anbefaler kraftigt, at du vender tilbage til hjemmesiden inden for det angivne tidsrum for at svare på virksomhedens spørgsmål. Du og virksomheden er nu indgået i en anonym dialog, hvor situationer ikke alene bliver identificeret, men også kan løses, ligegyldigt hvor indviklede de er.

6 Er disse opfølgningsrapporter lige så sikre som den første? Alle EthicsPoints korrespondancer er underlagt den samme strenge fortrolighed som den oprindelige rapport og fortsætter under anonymitetsparaplyen. Kan jeg stadig indsende en rapport, hvis jeg ikke har adgang til internettet? Du kan indsende en EthicsPoint-rapport fra enhver computer med adgang til internettet. Du kan indsende hjemmefra. Mange offentlige steder, for eksempel offentlige biblioteker, har computere med internetforbindelse. Hvis du ikke har adgang til eller ikke er tryg ved at bruge en computer, kan du ringe til EthicsPoints gratis hotline, som er åben 24 timer i døgnet, 365 dage om året.