Vejledning til Sport Event Denmarks budgetskabelon

Transkript

1 Vejledning til Sport Event Denmarks budgetskabelon Hvad er formålet med denne budgetskabelon? Alle ansøgninger til Sport Event Denmark om støtte til events skal vedlægges et budget. Til dette formål kan ansøgere anvende Sport Event Denmarks budgetskabelon. Alternativt kan ansøgere vedlægge et budget, som er opsat efter eget ønske/behov. I så fald skal budgettet være opsat på en måde, der med hensyn til indhold, struktur og detaljeringsgrad - så vidt muligt - svarer til Sport Event Denmarks budgetskabelon. Sport Event Denmark anbefaler, at man bruger samme skabelon til budget og regnskab. Hvad indeholder denne budgetskabelon? Budgetmodellen viser et bruttobudget og består af to ark. Det første ark "Hovedposter" indeholder budgettets hovedposter. Det andet ark "Underposter" indeholder samtlige underposter i budgettet. Budgettets hovedposter i arket "Hovedposter" består af en sammentælling af underposterne fra arket "Underposter", herunder også betegnelsen på de enkelte poster. Hvor skal jeg taste oplysninger ind? Du skal udelukkende indtaste oplysninger i arket "Underposter". Således bliver de relevante oplysninger om hovedposter automatisk overført til arket "Hovedposter". Hvad betyder kolonnerne "antal, pris og dage"? I arket "Underposter" finder du ud for samtlige underposter felterne "antal, pris og dage". Her kan du fx indtaste oplysninger om antal daglige hotelovernatninger, pris pr. overnatning og antal dage. Dernæst bliver den totale udgift til hotelovernatninger automatisk beregnet. For nogle underposter (fx sponsorindtægter) kan det være vanskeligt at angive "antal, pris og dag". I så fald angiver du blot det samlede beløb for underposten i feltet "I alt". Hvordan ændrer jeg betegnelserne på hoved- og underposter? I arket "Underposter" kan du efter behov ændre betegnelserne på såvel hoved- som underposter. Dette vil automatisk ændre betegnelserne i arket "Hovedposter". Hvordan indsætter jeg flere underposter under en hovedpost?

2 Hvis du ønsker at tilføje en underpost under en hovedpost, gør du lettest dette ved at indsætte en ekstra linie mellem to eksisterende linier under den pågældende hovedpost. Dermed opdaterer du automatisk sammentællingen. Såfremt du tilføjer underposter øverst eller nederst, skal du huske at rette feltet med sammentællingen. Hvordan indsætter jeg flere hovedposter? Såfremt hovedposterne i skabelonen ikke er tilstrækkelige, kan du selv tilføje nye hovedposter. Dette gør du lettest ved at kopiere de rækker i arket "Underposter", der indeholder en eksisterende hovedpost med underposter. Disse rækker indsætter du på det ønskede sted og ændrer betegnelserne på posterne. Det er vigtigt, at du tjekker sammentællingerne og - om nødvendigt - opdaterer disse. Desuden skal du sikre dig, at den nye hovedpost bliver tilføjet i arket "Hovedposter". Dette gør du ved at sammenkæde de relevante felter fra arket "Underposter" til arket "Hovedposter". Kommentarer Du kan tilføje kommentarer til budgetposterne i arket "Underposter".

3 Budget for PWA Klitmøller 219 Version 1, dato 4. januar 219 Indtægter DKK 1 Deltagergebyrer 2 Sponsorer FEST 4 Salg af mad, merchandise mv. 5 Salg af eventudstyr mv. 6 Program 1. 7 Indkvartering 8 Tilskud 9 Andet Indtægter i alt 1.2. Udgifter 1 Organisationskomiteen 11 Sekretariat 12 Frivillige/hjælpere Beklædning 14 Internationalt forbund Dommere/officials 16 Venue Transport Udstyr til afvikling af arrangementet TV-produktion Receptioner og Hospitality 21 Fest Indkvartering 39.

4 23 Forplejning PR/Markedsføring Program Præmier og medaljer Forsikringer Diverse 3 Uforudsete udgifter 135. Udgifter i alt RESULTAT 2.

5 8a55a284-2d b67-f4d3b9237.xls Budget for PWA Klitmøller 219 Version 2, 26. februar Indtægter Antal Pris Dage I alt Total hovedpost Kommentarer 1 Deltagergebyrer Der er ingen indtægter på deltagergebyr 2 Sponsorer FEST Lokalt erhvervsliv arrangerer og bærer risiko. Tager o 4 Salg af mad, merchandise mv. Lokalt erhvervsliv arrangerer og bærer risiko. Tager o Mad og drikke Tøj Tasker Salg af plakater Souvenirs 5 Salg af eventudstyr mv. Ikke relevant Bolde Mål Tidtagning Videokameraer TV/Fladskærme 6 Program Salg af programmer Salg af annoncer Indkvartering Deltager betaling PWA 24 8 Der kan være en lille indtægt på at tilbyde dem som i Vandrehjem Skoler 8 Tilskud Øvrige puljer, fonde mv. 9 Andet Diverse Indtægter i alt 1.2. Udgifter 1 Organisationskomiteen Projektledelse indeholdt i FOCH organisation Projektledelse Møder 11 Sekretariat Indeholdt i FOCH organisation Kontorartikler, inkl. IT-udstyr Akkreditering Side 5 af 7

6 8a55a284-2d b67-f4d3b9237.xls Sekretariatshjælp Telefon 12 Frivillige/hjælpere Støtte lokal klubber Jeg har sat af til lidt "frivillig" hjælp fra en klub med pr 13 Beklædning Organisationskomiteen Frivillige/hjælpere Dommere/officials Andre Prioriteres ikke i år 14 Internationalt forbund PWA Fee 75. PWA Prize money 375. PWA Management fra PWA Dommere/officials Honorar Indeholdt i PWA management 16 Venue Telt leje 25. Erfaringstal (kan måske spares væk ved lån af Humm Gulv Hegn/afspærring (9.) 3. Ikke sikkert det er nødvendigt Race Office (6.) 5. Afhængig af hvor det bliver holdt, men der skal unde Toiletvogne incl. tømning & vand (1.) 6. igen afhængig af lokation om det er nødvendigt (kan Speaker 9. Det er sat af til den speaker der skal være på strande TV/Fladskærme Lydudstyr 12. Højtaler anlæg på stranden EL - Opsætning 3. Erfaringstal. Oplagt til value in kind sponsorat Frugt til deltagere Transport Transport Crew/deltagere Lufthavn 45. Jeg tror ikke at særligt mange af deltagerne kommer Rejser Professionelle Frivillige/hjælpere Officials/dommere Internationalt forbund og øvrige VIP Udstyr til afvikling af arrangementet Både Jetski 3. 2 jetski i hele perioden Trac-Trac Leje af Radioer 7.5 ikke sikkert det bliver nødvendigt - Lycra PWA 8. kostpris på ca. 12,- Hunde Vagter 8. teltvagt om natten - Brændstof 5. Brændstof til jetski Leje af Kabelpark Div. Konkurrence udstyr TV-produktion Live Stream PWA Prisen på PWA livesteream incl. Speaker (mulighede Side 6 af 7

7 8a55a284-2d b67-f4d3b9237.xls 2 Receptioner og Hospitality Åbningsarrangement Middag med internationalt forbund VIP-lokale i hallen Sponsorarrangement 21 Fest Musik KODA 5. Borde/Bænke Oppyntning Øl / Alkohol Bus 5. Udelukkende KODA, så der kan spilles musik. Selve 22 Indkvartering PWA CREW (Lejlighedder) 14. PWA - Top 1M - Feriehuse 2. PWA - Frivillige/hjælpere (Lejligheder) 5. Øvrige 39. Erfaringstal 23 Forplejning Køkken hjælp (køkken dame) 8. Betaling for evt køkkendame til at lave mad Leje af Køkken & Store sal (Vi har lejet køkken og lokale at spise i) 7. Evt leje af et køkken, kan ogsp være det skal løses p Deltagere/trænere/ledere 25. Budget til at købe mad for Frivillige/hjælpere 6. Budget til at købe mad for Presse Øvrige PR/Markedsføring Presseansvarlig Indeholdt i FOCH organisation og fælles med andre Hjemmeside 5. lidt til hjemmeside Sponsorat div Forbund Foto & Film Indeholdt i FOCH organisation og fælles med andre Facebook Indeholdt i FOCH organisation og fælles med andre Plakater & Flyers 5. lidt til tryk Markedsføring Lidt til anden markedsføring (f.eks. annoncer i lokala 25 Program Artikler Prioriteres ikke i år Trykning Præmier og medaljer Medaljer Der skal være "pokaler" til vinderne 28 Forsikringer Ulykkesforsikring & Ansvarsforsikring (21.,-) 21. Der er krav om forsikring far PWA også en forsikring Diverse Revision Value in kind sponsorat 3 Uforudsete udgifter Uforudsete udgifter Udgifter i alt RESULTAT 2. Side 7 af 7