SKANDERBORG KOMMUNE REGLER FOR STYRING AF BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER

Transkript

1 SKANDERBORG KOMMUNE REGLER FOR STYRING AF BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER Godkendt i Byrådet den 26. november 2008

2 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål Anvendelsesområde Definition af Bygge- og anlægsarbejder Afgrænsning Beskrivelse af de politiske roller Byrådet Udvalgene Beskrivelse af de administrative roller Direktionen Fagcheferne Chefen for Teknik og Miljø Økonomichefen Sekretariatet for Teknik og Miljø Nedsættelse af udvalg Idéudvalg Byggeudvalg Valg af teknisk rådgiver Grundlag for rådgivningsaftaler Udpegning Udbud under EU s tærskelværdi Udbud over EU s tærskelværdi Projektkonkurrence Projekt uden fastlagt økonomi ramme Projekt med fastlagt økonomisk ramme Valg af øvrige rådgivere Udpegning Udbud under EU s tærskelværdi Udbud over EU s tærskelværdi Licitation og tilbudsindhentning (entrepriser) Beløbsgrænser regningsarbejde/udbud Udvælgelse Principper for entreprisekontrakter Beskrivelse af en byggesags faser Idéfasen Programfasen Forslagsfase Projektfasen Udførelsesfasen Beskrivelse af en anlægsopgaves faser Idéoplæg Anlægsprogram Projektering Udførelse Aflevering Principper for økonomistyring Kontoplan Dispositionsregnskab Aftale om mer- og mindreydelser Bygherreindkøb Oversigt over entrepriser Acontobegæringer, slutregninger og øvrige fakturaer Sikkerhedsstillelser og transporterklæringer Aflæggelse af anlægsregnskaber Kompetenceskema

4 Bilag 1. Rådgivningsaftale ABR Aftaleformularer vedrørende Teknisk rådgivning med vejledning 1.2 Udfyldt eksempel 1.3 Standardtekster der anvendes af Skanderborg Kommune 2. Fællesbetingelser med tilhørende bilag, AB92 og ABT93 3. Entreprenørgarantier 3.1 Sikkerhedsstillelse AB 92, 5 år (skal anvendes) 3.2 Sikkerhedsstillelse AB 92, 20 år (skal anvendes) 3.3 Sikkerhedsstillelse forudbetaling AB 92 (skal anvendes) 3.4 Sikkerhedsstillelse ABT 93, 5 år (skal anvendes) 3.5 Sikkerhedsstillelse ABT 93, 20 år (skal anvendes) 3.6 Sikkerhedsstillelse forudbetaling ABT 93 (skal anvendes) 4. Kontoplan 4.1 Standardkontoplan - byggeri 4.2 Kontoplan støttet byggeri 4.3 Standardkontoplan vejanlæg 5. Entreprisekontrakter 5.1 Standard ved Totalentreprise 5.2 Standard ved Hoved- eller Fagentreprise 6. Økonomiskemaer 6.1 Acontobegæring 6.2 Aftaleseddel 6.3 Slutopgørelse 7. Kompetenceskema 8. Forretningsgang vedrørende sikkerhedsstillelser 9. Dispositionsregnskab 9.1 Specifikation til dispositionsregnskab 9.2 Eksempel på forbrug af uforudseelige udgifter 10. Flowdiagram 10.1 Acontobegæringer 10.2 Aftalesedler 10.3 Slutopgørelser 10.4 Honorar- og udlægsregninger 10.5 Regning for mer-/mindrearbejder 10.6 Øvrige regninger 11. Tjekskema 12. Bekendtgørelse 576 af 21. juni 2001 om Bygherreansvar Forkortelser: PAR = Praktiserende Arkitekters Råd FRI = Foreningen af Rådgivende Ingeniører ABR = Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand AB = Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed ABT = Almindelige Betingelser for Totalentrepriser PAR hedder nu Danske Arkitektvirksomheder, forkortet DANSKE ARK (sket mellem 2003 og 2006) Ydelsesbeskrivelser: DANSKE ARK s og FRI`s ydelsesbeskrivelser for byggeri og planlægning april 2006 samt Bygherrerådgivning december 2003 (PAR og FRI) 4

5 1. Indledning 1.1 Formål Byggestyringsreglerne omhandler bygge- og anlægsarbejders bevilling, godkendelse og styring. Det har til formål at skabe en ensartet og rationel sagsbehandling for bygge- og anlægsarbejder, samt en sikring af den økonomiske styring i Skanderborg Kommune. Regulativet angiver de faser, hvori et bygge- og anlægsarbejde opdeles og forelægges til politisk beslutning. 1.2 Anvendelsesområde Byggestyringsreglerne finder anvendelse på alle projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvortil der i henhold til de for Skanderborg Kommune gældende bevillingsregler afgives særskilt bevilling eller bevilling ved vedtagelsen af årsbudgettet. 1.3 Definition af Bygge- og anlægsarbejder. Alt nyt byggeri, der opføres som selvstændige bygninger, er som hovedregel at betragte som nybyggeri, uanset om byggeriet sker på bar mark eller i tilknytning til en eksisterende bebyggelse. På samme måde betragtes større ombygninger, der har til formål i væsentlig grad at ændre en bygnings indretning og brug. Som anlægsarbejder betragtes veje og stier, forsyningsområdet (vand og kloakområdet), idrætsanlæg, legepladser, byggemodning og planlægningsopgaver og lign., samt hvad Byrådet i fremtiden måtte vedtage. 1.4 Afgrænsning Fagchefen og chefen for Teknik og Miljø træffer i fællesskab beslutning om anvendelsen af byggestyringsreglerne. Reglerne om anvendelse af dispositionsregnskab som økonomisk styringsredskab (afsnit 10) kan ikke fraviges. Bestemmelserne for valg af rådgivere (afsnit 5, 6 og 7) kan ikke fraviges. I forbindelse med vurderingen af omfanget af anvendelsen af byggestyringsreglerne i øvrigt skal tjekskema anvendes. 5

6 2. Beskrivelse af de politiske roller 2.1 Byrådet Byrådet meddeler anlægsbevilling, afsætter rådighedsbeløb og frigiver bevillingen. Samtidig med godkendelsen af anlægsbevillingen tager Byrådet stilling til eventuelle afledte driftsudgifter. Anlægsbevilling afgives i forbindelse med godkendelse af årsbudgettet eller efter særlig ansøgning i årets løb. Tillæg til bevillinger og rådighedsbeløb afgives af Byrådet efter særlig ansøgning. De endelige anlægsregnskaber godkendes af Byrådet, i forbindelse med årsregnskabet, eller som særskilt regnskab, jævnfør principper for økonomistyring i Skanderborg Kommune. 2.2 Udvalgene Økonomiudvalget Økonomiudvalget indstiller til Byrådets godkendelse. Økonomiudvalget tager, på baggrund af indstilling fra Direktionen, stilling til håndtering af eventuelle økonomiske problemer undervejs i byggeriet. Herunder vurderer Økonomiudvalget, om der skal ske indstilling til Byrådet om bevillingsændringer (besparelser/udvidelser). Økonomiudvalget kan vælge, inden man træffer beslutning om indstilling til Byrådet, at høre det pågældende fagudvalg. Indenfor eget ansvarsområde, agerer Økonomiudvalget som fagudvalg, som beskrevet efterfølgende Fagudvalg Fagudvalget er ansvarlig for den forberedende proces og skal ved store og større bygge- og anlægsopgaver, formulere grundlaget for opgaven/projektet, herunder: 1. Ide- og værdigrundlag Fagudvalget formulerer grundlaget for opgaven/projektet, hovedidéerne og principperne samt de værdier og holdninger, som ligger til grund for byggeriet. 2. Mål Fagudvalget formulerer og beskriver: Størrelsen af byggeriet (ønsker om antal m2, både bygningsmæssigt og for udeområderne) De overordnede principper for byggeriets indretning. Målene for anvendelsen af inde- og udendørsarealer, herunder parkeringsforhold Indhold af byggeriet, hvilke behov skal byggeriet dække Fysisk placering af byggeriet. I den forbindelse beskrives plangrundlaget, og behovet for eventuelle ændringer i eksisterende plangrundlag. Beskrivelse og vurdering foretages i samarbejde med Sekretariatet for Teknik og Miljø. Der skal udarbejdes/vedlægges en redegørelse for trafikale konsekvenser. I forbindelse med fastlæggelser/beskrivelser af foranstående skal Skanderborg Kommunes Sundhedspolitik, Handicappolitik og Agenda 21 iagttages. 6

7 3. Beskrivelse af de administrative roller. 3.1 Direktionen Direktionen er ansvarlig for den overordnede strategiske ledelse, den politiske rådgivning og servicering, samt koordineringen mellem fagsekretariaterne og de centrale stabsfunktioner. Dette ansvar gælder også i forhold til kommunale bygge- og anlægsopgaver. 3.2 Fagcheferne Generelt. Fagchefen er ansvarlig for, i forbindelse med den årlige budgetlægning og om nødvendigt udenfor budgetlægningen, at: give Direktionen de nødvendige oplysninger for at de kan leve op til deres ansvar give fagudvalget mulighed for at vurdere behovet for kommunale byggerier/anlægsopgaver indenfor fagudvalgets ansvarsområde. Fagchefen er således ansvarlig for, på baggrund af blandt andet følgende: den demografiske udvikling lovkrav ændret efterspørgsel ændrede behov/krav hos borgerne eller brugerne bygningsstandarden og rummeligheden i det eksisterende byggeri - at vurdere behovet for nyt kommunalt byggeri/anlæg eller ændringer/tilbygninger til eksisterende byggeri/anlæg. Planlagt/kommende byggeri/anlægsarbejde Fagchefen er ansvarlig for følgende: at få beskrevet grundlaget/årsagen for byggeriet/anlægsarbejdet at få beskrevet kravene til arealbehov og udformning af byggeriet/anlægsarbejdet at få udarbejdet et økonomisk overslag, der kan danne grundlag for Byrådets afgivelse af anlægsbevilling. Dette overslag skal være udarbejdet på grundlag af prishåndbog (V&S priser eller tilsvarende ajourført prisgrundlag) og forestås af Sekretariatet for Teknik og Miljø. Forudsætningerne for overslagets økonomi skal være anført i overslaget, ligesom overslaget skal være bilagt en hovedtidsplan for projektets gennemførelse. Konkret byggeri/anlægsarbejde Fagchefen er ansvarlig for følgende: at tage initiativ til igangsætning af processen at få beskrevet grundlaget/årsagen for byggeriet/anlægsarbejdet at der udarbejdes et programoplæg (beskrivelsen af programoplæg fremgår særskilt under punkt 8.2.1) at de faglige krav fra brugerne tilgodeses i så høj grad som muligt at udpege repræsentanter til diverse udvalg, som nedsættes i forbindelse med byggeriet/anlægsarbejdet at orientere fagudvalget løbende under byggeriets/anlægsarbejdets gennemførelse, og følge op på de mål, som fagudvalget har formuleret at anlægsbudgettet/anlægsbevillingen overholdes 7

8 at licitationsresultatet, i samarbejde med Chefen for Teknik og Miljø, accepteres, forudsat at resultatet holdes indenfor bevillingen at forelægge ændringer til bevillingen for Direktionen at sikre udarbejdelse og indstilling af anlægsregnskabet og fremsendes via Direktionen til godkendelse i Økonomiudvalget/Byrådet. 3.3 Chefen for Teknik og Miljø Chefen for Teknik og Miljø er ansvarlig for: foreløbig økonomiberegning, der skal danne grundlag for Byrådets afgivelse af anlægsbevilling udpegning/valg af tekniske- og andre rådgivere til byggeriet/anlægsarbejdet. I tilfælde af, at der skal ske udbud af opgaven, inddrages fagsekretariatet og Innovation og IT i vurderingen af udbudsmaterialet og valget af de tekniske- og andre rådgivere. at det i vurderingen af rådgivere indgår, om den nødvendige rådgivning: o kan udføres af Sekretariatet for Teknik og Miljø o kun skal omfatte rådgivning frem til byggeriets/anlægsarbejdets start o kun skal omfatte rådgivning fra og med byggeriets/anlægsarbejdets start o eller omfatter rådgivning fra start til slut. Opgaven vil normalt blive uddelegeret til den ansvarlige hos Sekretariatet for Teknik og Miljø. gennemførelse af licitation. at samarbejde med fagchefen om godkendelse af licitationsresultatet. i tilfælde af, at licitationsresultatet ligger over bevillingsgrundlaget, at bistå fagchefen i arbejdet med besparelsesmuligheder i byggeriet/anlægsarbejdet. at der sker nedsættelse af et byggeudvalg, se punkt 4.2 styring af, at byggeriet/anlægsarbejdet praktisk gennemføres, herunder sikre udfærdigelse af dispositionsregnskab og samtidig sikre deltagelse i byggemøder. efter indstilling fra Sekretariatet for Teknik og Miljø at underskrive kontrakter med eksterne partnere (rådgivere, tekniske rådgivere, håndværkere, leverandører m.fl.) i samarbejde med Økonomichefen at give Fagchefen mulighed for at udøve budgetansvar at øvrige relevante stabsfunktioner inddrages i løsningen af opgaven. Det kan f.eks. være Juridisk afdeling i Byråds- og Direktionssekretariatet og Indkøbsafdelingen i Innovation og IT. 3.4 Økonomichefen Økonomichefen er ansvarlig for: økonomisk rådgivning overfor fagchef og Chefen for Teknik og Miljø eller hvem der måtte have behov herfor, forud for og under byggeriet/anlægsarbejdet i samarbejde med Chefen for Teknik og Miljø at give Fagchefen mulighed for at udøve sit budgetansvar på baggrund af input fra fagchef, Chefen for Teknik og Miljø samt Sekretariatet for Teknik og Miljø, at udarbejde anlægsregnskab 3.5 Sekretariatet for Teknik og Miljø Sekretariatet for Teknik og Miljø har følgende opgaver: udarbejdelse af det første økonomiske grundlag til fagchefen - ved hjælp af prishåndbog (V&S priser eller tilsvarende ajourført prisgrundlag) - til brug for Byrådets afgivelse af anlægsbevilling rådgivning i forbindelse med det indledende analysearbejde tekniske og økonomiske oplysninger oplysninger om konsekvenser og muligheder ved de valgte forudsætninger at sammenfatte de forhold, der har betydning for indretning af bygningen, herunder ønsker til udformning, størrelse, placering og evt. særlige behov udformning af anlægsarbejdet sammen med fagsekretariatet at belyse o fordele og ulemper ved nybyggeri/nyanlæg i forhold til ændring af eksisterende bygninger/anlæg 8

9 o muligheder for en alternativ dækning af lokalebehov/anlægsløsninger o anskaffelsespris/økonomi sammenfatte en realistisk skønnet opgørelse af samtlige anlægs- og driftsudgifter forbundet med byggeriet/anlægsprojektet udarbejdelse af indstilling til fagchefen, via Chefen for Teknik og Miljø, om godkendelse af forudsætningerne for bygge-/anlægsopgaven og lægge op til eventuelt at få reguleret beløbet (udgiften til byggeriet/anlægsprojektet) på investeringsoversigten og driftsbudgettet at udarbejde dispositionsforslaget normalt med bistand fra eksterne rådgivere at sikre, at Byggeudvalget inddrages i processen særligt omkring funktion (indretning, montering, udstyr) samt anlægs- og driftsøkonomi at der gennem Byggeudvalget sørges for, at dispositionsforslaget fremsendes til fagchefen til brug for dennes orientering af fagudvalget udarbejdelse af projektforslaget, dvs., at Sekretariatet for Teknik og Miljø enten selv udarbejder dette eller lade det udarbejde af den valgte eksterne rådgiver. at inddrage Byggeudvalget omkring inventar og økonomi via Byggeudvalget at forelægge projektforslaget for Fagchefen til godkendelse at indstille valg af entrepriseform for Chefen for Teknik og Miljø at afholde licitation/indhente tilbud at der i forbindelse med licitationen på entreprenøropgaverne, enten anvendes standard fællesbetingelser eller fællesbetingelser fra de ansatte tekniske rådgivere at projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud indgår entrepriseaftaler, hvis der ikke er ansat en ekstern teknisk rådgiver evt. ekstern teknisk rådgiver sørger for at projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud og indgår entrepriseaftaler kontering og bogføring af alle bilag, samt registrering i dispositionsregnskabet deltagelse i Byggeudvalget udarbejdelse af dispositionsregnskab afholdelse af afleveringsforretning forestå overdragelsesforretningen til Fagchef påse mangeludbedring medvirke ved udarbejdelsen af det samlede regnskab Forestå 1 og 5 års garantieftersyn (dog ikke på støttet byggeri) Opgavernes udførelsestidspunkt fremgår under beskrivelsen af de enkelte punkter nedenfor, og der er herunder også uddybninger af opgavens indhold. 9

10 4. Nedsættelse af udvalg 4.1 Idéudvalg Ansvaret for nedsættelsen af idéudvalget er fagchefens. Ved mindre byggerier og anlægsarbejder vurderer fagchefen, om der skal nedsættes et idéudvalg. Formålet med idéudvalget er, at udvalget deltager under udarbejdelsen af grundlaget for byggeriet Idégrundlaget) og programoplægget. Vedrørende programoplæg, henvises der til pkt Medlemmer af idéudvalget kan f.eks. være: Repræsentant(-er) fra fagudvalget Repræsentant(-er) fra fagsekretariatet Repræsentant(-er) fra Sekretariatet for Teknik og Miljø Leder(-e) inden for området Medarbejderrepræsentat(-er) indenfor området Bestyrelsesrepræsentant(-er), rådsrepræsentant(-er) eller brugerrepræsentant(-er) Evt. teknisk rådgiver og andre rådgivere Fagchefen udpeger blandt repræsentanterne fra fagsekretariatet formand og sekretær for idégruppen. Idégruppen fremsender grundlaget for bygge- eller anlægsprojektet til fagchefen. 4.2 Byggeudvalg Når programoplægget er godkendt, oprettes et byggeudvalg. Chefen for Teknik og Miljø er ansvarlig for oprettelsen. Medlemmer af byggeudvalget er: Repræsentant(-er) fra Sekretariatet for Teknik og Miljø Repræsentant(-er) fra fagsekretariatet (Bestiller) Leder på området Rådgivere Chefen for Teknik og Miljø udpeger blandt repræsentanterne fra Sekretariatet for Teknik og Miljø, formand, der samtidig skal være den ansvarlige for økonomistyringen og udarbejdelsen af dispositionsregnskabet, kontaktperson til eksterne rådgivere og sekretær for byggeudvalget. Såfremt der til et konkret projekt indgås aftale med ekstern bygherrerådgiver / forretningsfører skal aftalen udformes skriftligt, og bygherrerådgiver / forretningsfører overtager ansvaret for mødeledelsen, økonomistyringen, udarbejdelsen af dispositionsregnskabet, virker som kontaktperson til eksterne rådgivere og som sekretær for byggeudvalget. Byggeudvalget er ansvarlig for: udarbejdelse af udbudsmateriale styring af byggeriet at holde Fagchefen orienteret om byggeriet, således at Fagchefen kan udøve sit budgetansvar at sikre en løbende orientering af fagudvalget om nødvendigt, at inddrage direktionen at orientere interessenter om byggeriets forløb. (Interessenter er f.eks. personale/med-udvalg og brugere/pårørende) I tilfælde af, at det besluttes, at der ikke skal nedsættes et byggeudvalg (som følge af opgavens størrelse/beskaffenhed), overgår foranstående opgaver til Chefen for Teknik og Miljø. 10

11 5. Valg af teknisk rådgiver 5.1 Grundlag for rådgivningsaftaler Aftaler om teknisk rådgivning udformes med afsæt i ABR 89 Almindelige betingelser for teknisk rådgivning. Ydelserne i aftalerne fastlægges, hvis det er muligt, i henhold til PAR/ FRI og PLR s ydelsesbeskrivelser. Der henvises i øvrigt til standardaftale formular kun med standardtekster, bilag 1.1., bilag 1.2 med forslag til tekster, samt bilag 1.3 tekster der under normale forhold skal medtages. 5.2 Udpegning Udpegning af en teknisk rådgiver kan kun finde sted, hvis den samlede værdi for opgaven ikke overstiger kr. ekskl. moms. Det bør, under henvisning til reglerne om ligebehandling, sikres, at der sker en vis rotation blandt de tekniske rådgivere. Udpegningen baseres altid på den målsætning, at enhver opgave gennemføres med den, til den aktuelle opgave, mest kvalificerede rådgiver. Kvalificerende kan f.eks. være en specialviden om bestemte materialer, konstruktioner og/eller funktioner, eller i forbindelse med ombygning, et indgående kendskab til bestående forhold. Herudover kommer så forhold som tegnestuekapacitet ind i udpegningsproceduren. I særlige tilfælde kan rådgiveren udpeges på baggrund af prækvalifikation eller konkurrence. Der skelnes i forbindelse med valg af teknisk rådgiver på følgende: Totalrådgivning, her indgås der kun en aftale om arkitekt- og ingeniørbistand, evt. også indeholdende havearkitektarbejde. Delt rådgivning, her indgås der særskilte rådgivningsaftaler med henholdsvis arkitekt, ingeniør og havearkitekt. (Under ingeniør opgaven, kan denne underopdeles, i særskilte aftaler om Konstruktioner, VVS og EL). Rådgivningsformen besluttes af Chefen for Teknik og Miljø. Rådgiveren udpeges og rådgivningsaftalen indgås med Chefen for Teknik og Miljø. Chefen for Teknik og Miljø drøfter rådgivningens omfang med den valgte rådgiver, udleverer standardaftalegrundlaget, og anmoder om et oplæg til aftale med angivelse af rådgivningens omfang og honorarstørrelsen. Senest i forbindelse med drøftelsen om rådgivningens omfang skal den valgte rådgiver aflevere en tro og love erklæring. Efter fastlæggelsen af indhold og honorar underskrives aftalen af Chefen for Teknik og Miljø. Bilag 1.2 er et eksempel på en totalrådgivningskontrakt. 5.3 Udbud under EU s tærskelværdi Der skal foretages annoncering af offentlige tjenesteydelseskontrakter og vareindkøbs-kontrakter, når værdien overstiger kr. ekskl. moms, men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet - skal finde sted under henvisning til kapitel 6 a i Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren (lov nr. 338 af 18/05/2005 og lov nr. 572 af 06/06/2007 sammenskrevet i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007). 5.4 Udbud over EU s tærskelværdi Opgaver, hvor honoraret ekskl. moms overstiger tærskelværdierne for EU udbud, skal altid udbydes i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, Europa-Parlamentets og 11

12 Rådets direktiv 2004/17/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Tærskelværdierne gældende for 2008 og 2009 er følgende: Tjenesteydelser/indkøb kr. ekskl. moms Samlede håndværkerudgifter kr. ekskl. moms Tjenesteydelser/indkøb - Forsyning kr. ekskl. moms I stedet for selv at forestå udarbejdelsen af udbudsmaterialet, kan SKI (Statens & Kommunernes Indkøbs Service) aftalerne anvendes, i det omfang disse er dækkende. 5.5 Projektkonkurrence Opgaver, hvor der ønskes konkurrence på udformningen af projektet, på grundlag af beskrevne indholdskrav, foretages i Projektkonkurrence, hvor der kan konkurreres på: Projekt uden fastlagt økonomi ramme Her er konkurrencegrundlaget normalt et materiale der svarer til et programoplæg/byggeprogram, således at indholdet i bygningen er lagt fast. Der er ikke fastsat nogen økonomisk ramme, og det er alene op til de tekniske rådgivere, at komme med forslag til udformning og økonomi. Udbudsmaterialet indeholder således normalt også en standard rådgivningsaftale, hvor det kun er honoraret der skal udfyldes Projekt med fastlagt økonomisk ramme Som anført under punkt 5.5.1, men med en fastlagt økonomi, hvorfor opgaven for de tekniske rådgivere er, at få udformet bygningen med de stillede krav til indretning indenfor den udmeldte økonomiske ramme (Rammen kan omfatte den samlede økonomi, og så er denne opdelt, så det fremgår hvad der er til rådighed for håndværkerudgifterne, eller der oplyses kun den ramme, der er til rådighed for håndværkerudgifterne). Udbudsmaterialet indeholder således normalt også en standard rådgivningsaftale, hvor det kun er honoraret, der skal udfyldes. Projektkonkurrencerne udbydes altid i overensstemmelse med enten tilbudsloven (annonceringspligt) eller EU s udbudsbetingelser. 12

13 6. Valg af øvrige rådgivere 6.1 Udpegning Udpegning af øvrige rådgivere (f.eks. forretningsfører/bygherrerådgivere, ikke teknisk rådgivning) kan kun finde sted, hvis den samlede værdi for opgaven ikke overstiger kr. ekskl. moms. Aftaler om øvrig rådgivning udformes med afsæt i ABR 89 Almindelige betingelser for teknisk rådgivning. Ydelserne i aftalerne fastlægges, hvis det er muligt, i henhold til PAR/ FRI s Ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning. Det bør dog, under henvisning til reglerne om ligebehandling, sikres at der sker en vis rotation blandt rådgiverne. 6.2 Udbud under EU s tærskelværdi Udbud af offentlige tjenesteydelseskontrakter og vareindkøbskontrakter hvis værdi overstiger kr. ekskl. moms, men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet, skal finde sted under henvisning til kapitel 6 a i Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. (lov nr. 338 af 18/05/2005 og lov nr. 572 af 06/06/2007 sammenskrevet i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007) 6.3 Udbud over EU s tærskelværdi Opgaver hvor honoraret ekskl. moms overstiger tærskelværdierne for EU udbud (tærskelværdien for 2008 og 2009 er fastsat til kr. ekskl. moms), skal altid udbydes i overensstemmelse med Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/17/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Tærskelværdierne gældende for 2008 og 2009 er følgende: Tjenesteydelser/indkøb kr. ekskl. moms Samlede håndværkerudgifter kr. ekskl. moms Tjenesteydelser/indkøb - Forsyning kr. ekskl. moms I stedet for selv at forestå udarbejdelsen af udbudsmaterialet, kan SKI (Statens & Kommunernes Indkøbs Service) aftalerne anvendes, i det omfang disse er dækkende. 13

14 7. Licitation og tilbudsindhentning (entrepriser) 7.1 Beløbsgrænser regningsarbejde/udbud Ved mindre vedligeholdelsesopgaver kan opgaven udføres som regningsarbejde, når dette findes hensigtsmæssigt. Ved opgaver over kr. men mindre end kr. ekskl. moms, indhentes som hovedregel flere overslag/tilbud. Ved opgaver mellem kr. og 3 mio. kr. ekskl. moms, indhentes der to til fire underhåndsbud, eller der foretages udbud i overensstemmelse med tilbudslovens 12, stk. 3. Opgaver over 3 mio. kr. ekskl. moms udbydes ved begrænset eller offentlig licitation i fag-, hoved- eller totalentreprise. EU-udbud foretages, når den samlede entreprisesum overstiger tærskelværdien, som for 2008 og 2009 er fastsat til kr. ekskl. moms. 7.2 Udvælgelse Udvælgelsen af entreprenører sker efter følgende regler og bestemmelser: Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, lovbekendtgørelse nr af 7. december EU direktiverne 2004/18/EF (vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlæg) og 2004/17/EF (opgaver under forsyningsvirksomhed) I forbindelse med alle udbud tages udgangspunkt i fællesbetingelser gældende for Skanderborg Kommune (bilag 2: Fællesbetingelser med tilhørende bilag, AB92 og ABT93). 7.3 Principper for entreprisekontrakter Der anvendes normalt kun tre former for entreprisekontrakter: Totalentreprisekontrakt. Når der indgås denne form for kontrakt, er opgaven normalt udbudt enten på grundlag af et byggeprogram eller på grundlag af et idéoplæg Hovedentreprise Når der indgås denne form for kontrakter, er opgaven normalt udbudt på grundlag af et hovedprojekt, udarbejdet af de tekniske rådgivere Fagentreprise Når der indgås denne form for kontrakter, er opgaven normalt udbudt på grundlag af et hovedprojekt udarbejdet af de tekniske rådgivere. Uanset hvilken entrepriseform der anvendes, sker udbuddet altid på grundlag af enten ABT 93 (totalentreprise) eller AB 92 (hoved- eller fagentreprise) Der anvendes som udgangspunkt standardkontrakter. I øvrigt henvises der til bilag 2, standard fællesbetingelser og bilagene 5.1 og 5.2 eksempler på entreprisekontrakter. 14

15 8. Beskrivelse af en byggesags faser 8.1 Idéfasen I idéfasen udarbejdes et idéoplæg, som skal danne grundlag for et programoplæg. Idéoplægget skal indeholde en kort beskrivelse af formål, finansiering og overordnet tidsplan for det byggeri, der ønskes iværksat. Idéudvalget, der nedsættes af Fagchefen, er ansvarlig for udarbejdelsen af det idégrundlag der efterfølgende skal danne grundlag for udarbejdelsen af byggeprogrammet. Idéudvalget kan i forbindelse med udarbejdelsen indkalde den nødvendige assistance fra f.eks. Sekretariatet for Teknik og Miljø og eksterne fagspecialister. Idéudvalget har således ansvaret for at: definere ønsker og behov (behovsanalyse kvalitet og funktionalitet) høre brugerne indsamle plangrundlag opstille anlægs- og driftsøkonomi udarbejde forslag til tidsplan afsætte midler i driftsbudgettet den afsatte beløbsramme til byggeriet svarer til idématerialets indhold. Sekretariatet for Teknik og Miljø skal via deltagelse i idéudvalget - bistå det byggende fagudvalg med rådgivning i forbindelse med det indledende analysearbejde tekniske og økonomiske oplysninger oplysninger om konsekvenser og muligheder ved de valgte forudsætninger 8.2 Programfasen Programfasen består af to dele, et programoplæg og et byggeprogram Programoplæg Ansvaret for byggeopgaven er nu overgået til Sekretariatet for Teknik og Miljø, som er ansvarlig for at udarbejde et programoplæg. Programoplægget indeholder de grundlæggende og principielle forudsætninger for byggeopgavens gennemførelse, mens byggeprogrammet afklarer og uddyber krav og ønsker til byggeriet. Sekretariatet for Teknik og Miljø skal således sammenfatte de forhold, der har betydning for indretning af bygningen, herunder ønsker til udformning, størrelse, placering og evt. særlige behov. belyse o fordele og ulemper ved nybyggeri i forhold til ændring af eksisterende bygninger o muligheder for en alternativ dækning af lokalebehov o anskaffelsespris/økonomi sammenfatte en realistisk skønnet opgørelse af samtlige anlægs- og driftsudgifter forbundet med byggeriet. Sekretariatet for Teknik og Miljø skal udarbejde indstilling til fagchefen om godkendelse af forudsætningerne for byggeopgaven og lægge op til eventuel at få reguleret beløbet (udgiften til byggeriet) på investerings-oversigten og driftsbudgettet 15

16 8.2.2 Byggeprogram Byggeprogrammet indeholder de første sammenhængende rammebeslutninger og forudsætninger for byggeopgaven. Byggeprogrammet skal gøre rede for alle de forhold, der påvirker byggeopgavens omfang og udformning, og som bliver afgørende for forslaget og dets pris. Byggeprogrammet indeholder typisk: en kort orientering om baggrund og behov oplysninger om grundmæssige, planmæssige, infrastrukturelle og myndighedsmæssige forhold beskrivelse af rumbehov samt funktions- og arealkrav beskrivelse af installations- og konstruktionskrav. I denne fase skal Byggeudvalget sørge for: at udarbejde byggeprogrammet at inddrage relevante aktører (arbejdstilsyn, sikkerhedsrepræsentanter, eksterne rådgivere) i samarbejde med Chefen for Teknik og Miljø at udarbejde rådgivningsaftaler, hvis ekstern tekniske rådgivere er nødvendige Byggeudvalget har kompetence til at indstille til Fagchef, der kan træffe beslutninger inden for den tildelte projektøkonomi (bevilling). Formanden for Byggeudvalget er samtidig kontaktperson i forhold til betaling af regninger, underskrivelse af bilag og andre løbende småopgaver. 8.3 Forslagsfase Forslagsfasen består af to dele: dispositionsforslag og projektforslag Dispositionsforslag Dispositionsforslaget er et motiveret forslag til, hvordan byggeopgaven skal løses. Dispositionsforslaget danner grundlag for en miljømæssig, æstetisk, funktionel og økonomisk vurdering af byggeriet. Dispositionsforslaget indeholder typisk: plan- og facadeskitser principper for konstruktioner og installationer principper for procestekniske anlægs funktion økonomisk overslag tidsplan. Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for: at udarbejde dispositionsforslaget normalt med bistand fra eksterne rådgivere at sikre, at Byggeudvalget inddrages i processen særligt omkring funktion (indretning, montering) samt anlægs- og driftsøkonomi at der gennem Byggeudvalget sørges for at dispositionsforslaget fremsendes til Fagchefen til brug for dennes orientering af fagudvalget. Orienteringen til Fagchefen skal som minimum indeholde en vurdering af: konstruktioner og kvalitet vedligeholdelses- og driftsomkostninger sikkerhedsmæssige konsekvenser ved udformningen bygningens funktionsdygtighed om projektet er færdigt, herunder om der er taget stilling til udenomsarealer, parkeringsarealer, hegn og beplantning, inventar osv. 16

17 8.3.2 Projektforslag Projektforslaget angiver byggeriets æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske detaljer i et omfang, at der kan træffes beslutning om, hvorvidt projektet skal gennemføres som foreslået, eller om det skal ændres eller opgives. Projektforslaget indeholder typisk: planer, snit og facader med angivelse af de vigtigste mål og dimensioner redegørelse for de tekniske installationers placering, omfang og standard forslag til materialevalg og udstyr detaljeret overslag tidsplan. Sekretariatet for Teknik og Miljø er ansvarlig for: udarbejdelse af projektforslaget, dvs. at Sekretariatet for Teknik og Miljø enten selv udarbejder dette eller lader det udarbejde af den valgte eksterne rådgiver. at inddrage Byggeudvalget omkring inventar og økonomi via Byggeudvalget at forelægge projektforslaget for Fagchefen til godkendelse at indstille valg af entrepriseform for Chefen for Teknik og Miljø at afholde licitation/indhente tilbud. Byggeudvalget godkender projektforslaget og entrepriseform, under forudsætning af, at projektets samlede økonomi overholdes. Sekretariatet for Teknik og Miljø er ansvarlig for valg af udstyr og inventar udarbejdelse af anlægsbudgettet, evt. korrektion heraf og endelig forelæggelse for fagchef via Byggeudvalget. 8.4 Projektfasen Projektfasen består af to dele: forprojekt og hovedprojekt Forprojekt Sekretariatet for Teknik og Miljø eller ekstern teknisk rådgiver udarbejder forprojekt, som består af et projektmateriale, der præcist beskriver byggeopgaven. Med forprojektet tilvejebringes et projektmateriale, der entydigt beskriver opgavens kvalitet og kvantitet som grundlag for myndighedsgodkendelse Hovedprojekt I hovedprojektet fastlægges opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at projektmaterialet kan danne grundlag for indhentning af tilbud, entrepriseaftaler og udførelse. Hovedprojektet udarbejdes enten af Sekretariatet for Teknik og Miljø eller af den valgte eksterne tekniske rådgiver med medvirken fra Sekretariatet for Teknik og Miljø. Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for: at projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud, entrepriseaftaler og udførelse, hvis der ikke er ansat en ekstern teknisk rådgiver, eller At ekstern teknisk rådgiver sørger for, at projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud, entrepriseaftaler og udførelse. Fagchefen: godkender, i indstilling fra Sekretariatet for Teknik og Miljø, licitationsresultat, som skal ligge inden for den af Byrådet givne bevilling. indstiller til Direktionen eventuel korrektion af anlægsbevilling hvis dette måtte vise sig nødvendigt. 17

18 8.5 Udførelsesfasen Udførelsesfasen kan opdeles i 2 delfaser, opførelse og aflevering Opførelse Denne fase omfatter selve gennemførelsen af byggeriet. Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for: udarbejdelse af de nødvendige kontrakter og aftaler, og sikre at de nødvendige forsikringer tegnes. (Der henvises til bilag 3.1 -> 3.6.) at udføre bygherretilsyn og ved egne projekter udføre fagtilsyn og byggeledelse. at styre tidsplan og det samlede budget at føre dispositionsregnskab (se beskrivelse under punkt 10) og følge op på budgettet at forestå montering og indkøb af udstyr som ikke er sikret ved kontraktindgåelse. Bygherretilsynet er i denne forbindelse et overordnet tilsyn, der bl.a. består i at gennemse byggemødereferater, besøge byggepladsen i udførelsesperioden, og for med denne baggrundsviden at foretage en overordnet kontrol af, om projektets fremadskriden sker i overensstemmelse med de foreliggende tidsplaner, om projektet udføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen og de i øvrigt afgivne oplysninger m.v., og om nødvendigt gøre den tekniske rådgiver opmærksom på eventuelle uoverensstemmelser. Omfanget skal afstemmes med den enkelte opgaves størrelse og kompleksitet. Se i øvrigt bilag 12 om bygherreansvar Aflevering Denne fase omfatter gennemgang og kontrol af det færdige byggeri og overdragelse til brugerne. Sekretariatet for Teknik og Miljø gennemfører på egne projekter: afholdelse af afleveringsforretning forestår mangeludbedring forestår overdragelsesforretningen til fagchef bistår økonomichefen ved udarbejdelsen af det samlede byggeregnskab forestår 1 og 5 års garantieftersyn (dog ikke på støttet byggeri). Når der er ansat ekstern teknisk rådgiver, har Sekretariatet for Teknik og Miljø følgende opgaver: deltagelse i afholdelsen af afleveringsforretning deltagelse i overdragelsesforretningen til Fagchef forestår afstemning af anlægsregnskab fra Teknisk rådgiver med dispositions-regnskabet, og medvirker ved udarbejdelsen af det endelige byggeregnskab medvirker ved 1 års garantieftersynet forestår 5 års garantieftersynet (dog ikke på støttet byggeri). 18

19 9. Beskrivelse af en anlægsopgaves faser Anlægsopgaver består normalt af følgende: Planlægningsopgaver Vej-, parkerings- og stiprojekter Idrætsanlæg, legepladser, opgaver inden for park-, skov- og naturområder Byggemodning Spildevands- og vandforsyningsanlæg. 9.1 Idéoplæg Idéoplæg er den første bearbejdning af tanker og idéer. Idéudvalget har således ansvaret for at: definere ønsker og behov (behovsanalyse) indsamle plangrundlag opstille anlægs- og driftsøkonomi udarbejde forslag til tidsplan afsætte midler i driftsbudgettet den afsatte beløbsramme til anlægsudgiften svarer til idématerialets indhold Sekretariatet for Teknik og Miljø skal via deltagelse i idéudvalget - bistå fagudvalget med rådgivning i forbindelse med det indledende analysearbejde tekniske og økonomiske oplysninger oplysninger om konsekvenser og muligheder ved de valgte forudsætninger 9.2 Anlægsprogram Anlægsprogrammet er en sammenfatning af kommunens krav og ønsker. Ansvaret for anlægsopgaven er nu overgået til Sekretariatet for Teknik og Miljø, som er ansvarlig for at udarbejde et programoplæg. Sekretariatet for Teknik og Miljø skal således: sammenfatte de forhold, der har betydning for anlægsopgaven, herunder ønsker til udformning, størrelse, placering og evt. særlige behov. belyse: o fordele og ulemper ved anlægget, bl.a. i forhold til eksisterende anlæg o alternative muligheder o anskaffelsespris/økonomi sammenfatte en realistisk skønnet opgørelse af samtlige anlægs- og driftsudgifter forbundet med opgaven Sekretariatet for Teknik og Miljø skal udarbejde indstilling til Fagchefen om godkendelse af forudsætningerne for anlægsopgaven og lægge op til eventuel at få reguleret beløbet (udgiften til anlægget) på investeringsoversigten og driftsbudgettet. I denne fase skal Byggeudvalget sørge for: udarbejde anlægsprogrammet inddrage relevante aktører (arbejdstilsyn, færdselsstyrelsen, eksterne rådgivere o.l.) i samarbejde med Chefen for Teknik og Miljø at udarbejde rådgivningsaftaler, hvis ekstern tekniske rådgivere er nødvendige. 9.3 Projektering Projekteringen består af udførelsen af 19

20 9.3.1 Dispositionsforslag Dispositionsforslaget er et motiveret forslag til, hvordan anlægsopgaven skal løses. Dispositionsforslaget danner grundlag for en trafikmæssig, miljømæssig, æstetisk, funktionel og økonomisk vurdering af anlægsopgaven Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for at: udarbejde dispositionsforslaget normalt med bistand fra eksterne tekniske rådgivere sikre, at Byggeudvalget inddrages i processen særligt omkring funktionen, samt anlægs og driftsøkonomi der gennem Byggeudvalget sørges for, at dispositionsforslaget fremsendes til Fagchefen til brug for dennes orientering af fagudvalget. Orienteringen til Fagchefen skal som minimum indeholde en vurdering af: konstruktion og kvalitet vedligeholdelses- og driftsomkostninger sikkerhedsmæssige konsekvenser ved udformningen opgavens funktionsdygtighed (hvor dette er aktuelt) om projektet er færdigt, herunder om der er taget stilling til afslutning/overgang til tilgrænsende arealer Projektforslag Projektforslaget indeholder normalt: Planer og snit med angivelse af de vigtigste mål og dimensioner Forslag til materialevalg Redegørelse for evt. tekniske installationers placering, omfang og standard Detaljeret overslag Tidsplan Sekretariatet for Teknik og Miljø er ansvarlig for: udarbejdelse af projektforslaget, d.v.s., at Sekretariatet for Teknik og Miljø enten selv udarbejder dette eller lade det udarbejde af den/de valgte eksterne rådgiver(-e) at inddrage Byggeudvalget omkring udstyr og økonomi via Byggeudvalget at forelægge projektforslaget for Fagchefen til godkendelse at indstille valg af entrepriseform for Chefen for Teknik og Miljø at afholde licitation/indhente tilbud udarbejdelsen af anlægsbudgettet, evt. korrigering heraf og endelig forelæggelse for Fagchefen - via Byggeudvalget Forprojekt (myndighedsprojekt) Sekretariatet for Teknik og Miljø eller ekstern teknisk rådgiver udarbejder forprojekt, som består af et projektmateriale, der præcist beskriver anlægsopgaven. Med forprojektet tilvejebringes et projektmateriale, der entydigt beskriver opgavens kvalitet og kvantitet som grundlag for myndighedsgodkendelsen Hovedprojekt I hovedprojektet fastlægges opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at projektmaterialet kan danne grundlag for indhentning af tilbud, indgåelse af entrepriseaftaler og udførelse. Hovedprojektet udarbejdes enten af Sekretariatet for Teknik og Miljø eller af den valgte eksterne tekniske rådgiver med medvirken fra Sekretariatet for Teknik og Miljø. Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for at: projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud, entrepriseaftaler og udførelse, hvis der ikke er ansat en ekstern teknisk rådgiver. ekstern Teknisk rådgiver sørger for at projektmaterialet færdiggøres, så det kan danne grundlag for indhentelse af tilbud, entrepriseaftaler og udførelse. 20

21 Fagchefen: godkender licitationsresultat, som skal ligge inden for den af Byrådet givne bevilling indstiller til Direktionen eventuel korrektion af anlægsbevilling, hvis dette måtte vise sig nødvendigt. 9.4 Udførelse Udførelsen består af: Projektopfølgning. Der henvises til PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse for så vidt angår denne opgave. Fagtilsyn. Der henvises til PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse for så vidt angår denne opgave. Bygherretilsyn. Sekretariatet for Teknik og Miljø har ansvaret for: udarbejdelse af de nødvendige kontrakter og aftaler, og sikre at der er stillet de krævede sikkerhedsstillelser samt at de nødvendige forsikringer tegnes. (Der henvises til bilag 3.1 -> 3.6 vedrørende sikkerhedsstillelser) at udføre bygherretilsyn og ved egne projekter udføre fagtilsyn og byggeledelse. Bygherretilsynet er i denne forbindelse et overordnet tilsyn, der bl.a. består i at gennemse byggemødereferater, besøge byggepladsen i udførelsesperioden, og for med denne baggrundsviden, at foretage en overordnet kontrol af, om projektets fremadskriden sker i overensstemmelse med de foreliggende tidsplaner, om projektet udføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen og i øvrigt afgivne oplysninger m.v., og om nødvendigt gøre den tekniske rådgiver opmærksom på eventuelle uoverensstemmelser. Omfanget skal afstemmes med den enkelte opgaves størrelse og kompleksitet. Se i øvrigt bilag 12 om bygherreansvar. at styre tidsplan, samlet budget at føre dispositionsregnskab (se beskrivelse under punkt 10). 9.5 Aflevering Afleveringen består af: Afleveringsforretning 1 års eftersyn 5 års eftersyn. Denne fase omfatter gennemgang og kontrol af det færdige anlæg og overdragelse til driftsherren. Sekretariatet for Teknik og Miljø gennemfører på egne projekter: afholdelse af afleveringsforretning udbedring af mangler forestår overdragelsesforretningen til fagchef medvirker ved udarbejdelsen af det samlede byggeregnskab forestår 1 og 5 års garantieftersyn. Når der er ansat ekstern teknisk rådgiver, har Sekretariatet for Teknik og Miljø følgende opgaver: deltagelse i afholdelsen af afleveringsforretning deltager i overdragelsesforretningen til Fagchef forestår afstemning af anlægsregnskab fra Teknisk rådgiver med dispositions-regnskabet, og medvirke ved udarbejdelsen af det endelige byggeregnskab medvirker ved 1 års garantieftersynet forestår 5 års garantieftersynet 21

22 10. Principper for økonomistyring 10.1 Kontoplan Med udgangspunkt i den af Byrådet meddelte anlægsbevilling med tilhørende specificeret anlægsbudget udarbejder Sekretariatet for Teknik og Miljø en kontoplan til oprettelse i økonomisystemet. Kontoplanen oprettes under hensyntagen til de autoriserede konteringsregler for de relevante funktioner. Kontoplanen oprettes med samme specifikationsgrad som anlægsbudgettet og dispositions-regnskabet, med anvendelse af et antal projektkoder, som minimum svarende til antal budget-poster. Projektkoder anvendes ikke ved projekter med ekstern bygherrerådgiver/forretningsfører. Den specificerede kontoplan ajourføres i hver fase fra ideoplæg til udførelsesfasen på baggrund af indgåede honoraraftaler, entreprisekontrakter og øvrige relevante udgiftsposter afhængig af det konkrete projekt/byggeri. I bilag 4.1 er vedlagt eksempel på standardkontoplan, bilag 4.2 kontoplan til anvendelse ved opførelse af støttet byggeri, samt bilag 4.3 vedr. byggemodning/vejanlæg (er under udarbejdelse) Dispositionsregnskab Til brug for den løbende økonomistyring fører Sekretariatet for Teknik og Miljø et dispositionsregnskab omfattende samtlige de til projektet hørende udgifter og indtægter jf. den meddelte anlægsbevilling. Dispositionsregnskabet oprettes 1. gang efter byrådets godkendelse af anlægsbevillingen, med en specifikationsgrad svarende til det specificerede anlægsbudget/kontoplan. I dispositionsregnskabet føres alle aftaler/kontrakter, når disse indgås. Herudover registreres samtlige betalinger, som foretages via Web-betaling. Registrering i dispositionsregnskabet sker samtidig med, at betalingen gennemføres. Der skal som minimum foretages månedsvis afstemning mellem bogføring og dispositionsregnskab. Sekretariatet for Teknik og Miljø foretager løbende vurdering af alle budgetposter, hvor der opereres med afsatte beløb. Evt. mer-/mindreforbrug overføres løbende til/fra kontoen for uforudsete udgifter. Formanden for Byggeudvalget er ansvarlig for, at den budgetansvarlige (fagchefen) får meddelelse om forventede overskridelser af/afvigelser fra budgettet med henblik på: 1. tilpasning af projektet, således at det kan gennemføres indenfor budgettet, eller i ekstraordinære tilfælde 2. ansøgning om tillægsbevilling. Til hvert møde i Byggeudvalget udleveres oversigt over forbrug af uforudsete udgifter. Oversigten omfatter alle arbejder af økonomisk karakter, som er kendte på statustidspunktet. Oversigten er inkl. evt. forventet eller konstateret mer-/ mindreforbrug på øvrige konti, som påvirker den afsatte ramme til uforudsete udgifter. Oversigten udsendes endvidere som bilag til mødereferaterne. Eksempel er vedlagt som bilag 9.2. Det forudsættes, at de enkelte medlemmer af Byggeudvalget bidrager med oplysninger om alle forhold af økonomisk karakterer, uanset at de enkelte arbejder eller leverancer på statustidspunktet ikke kan prisfastsættes. I videst muligt omfang oplyses som minimum overslag med angivelse af forventet pris for arbejdet/leverancen. Som supplement til ovenstående fører den til byggeriet evt. tilknyttede tekniske rådgiver (byggeledelse) på sædvanlig vis et byggeregnskab for de enkelte entrepriser inkl. ekstraarbejder samt øvrige tilknyttede arbejder, som naturligt henhører under det af rådgiveren udarbejdede projekt, herunder tilslutningsafgifter, vinter- og vejrligsforanstaltninger, geoteknik og landinspektørydelser. Kopi af ajourført dispositionsregnskab samt oversigt over forbrug af uforudsete udgifter fremsendes til Fagchef, Chefen for Teknik og Miljø. 22

23 Hyppigheden af dispositionsregnskaberne fastlægges ved projektstart. Dispositionsregnskabet skal dog som minimum forelægges for Byggeudvalget én gang månedlig og fremsendes til Økonomistaben i forbindelse med de fastlagte budgetkontrolopfølgninger. Såfremt der til et konkret byggeri er indgået aftale med ekstern bygherrerådgiver / forretningsfører, overtager denne ansvaret for udarbejdelse af dispositionsregnskab og afrapportering i overensstemmelse med ovenstående retningslinjer Aftale om mer- og mindreydelser Ekstra arbejder jævnfør AB og ABT må ikke igangsættes, før der foreligger en aftaleseddel i underskrevet stand. Alle aftaler skal udarbejdes skriftligt på Skanderborg Kommunes standardblanket. Aftalesedler skal altid underskrives af formanden for Byggeudvalget. Alternativt kan formandens godkendelse indhentes via . Ekstraarbejder, der vedrører projektjusteringer/indholdsmæssige ændringer, skal forelægges Byggeudvalget til godkendelse, inden arbejdet igangsættes. Ved uopsættelige forhold skal der disponeres straks (uopsættelighed kan dog ikke anvendes som begrundelse for opfyldelse af brugerønsker eller udvidelse af projektet). Der skal i forbindelse med uopsættelige forhold, hurtigst muligt udarbejdes aftaleseddel på arbejdet, ligesom formanden for Byggeudvalget orienteres hurtigst muligt om dispositionen. Aftalesedlen skal fremsendes til underskrift senest 7 dage efter arbejdet er igangsat. Efter godkendelse returneres aftalen til den tekniske rådgiver, som foranlediger, at entreprenør og repræsentant for fagsekretariatet får tilsendt en kopi af den godkendte og underskrevne aftale. Sekretariatet for Teknik og Miljø foretager løbende ajourføring af dispositionsregnskab og oversigt over forbruget af uforudsete udgifter Bygherreindkøb Dette afsnits anvendelse afvejes i hvert enkelt tilfælde af Byggeudvalget og følges således kun på større opgaver. Disponering af evt. afsatte beløb til bygherreindkøb kan alene ske efter forudgående godkendelse i Byggeudvalget. Efter Byggeudvalgets godkendelse indhentes skriftligt tilbud fra leverandøren. Afgivelse af endelig ordre kan alene ske efter forudgående godkendelse af det modtagne tilbud. Kopi af godkendte tilbud eller aftaler fremsendes til Sekretariatet for Teknik og Miljø, som registrerer udgiften i dispositionsregnskabet Oversigt over entrepriser Sekretariatet for Teknik og Miljø udarbejder for det enkelte byggeri/anlæg en oversigt over entreprenører indeholdende navn og adresse entreprisesum garantisum kontaktoplysninger på garantistiller delvis frigivelse af garanti transporter på entreprisesummen 10.6 Acontobegæringer, slutregninger og øvrige fakturaer Al fakturering foregår elektronisk via Web-betaling og varetages af Sekretariatet for Teknik og Miljø. Acontobegæringer og slutregning for ydelse i.h.t. indgåede kontrakter godkendes af den tekniske rådgiver eller repræsentant for Sekretariatet for Teknik og Miljø. 23