Bestyrelsesmøde. Dagsorden og referat. Mødereferat nr. 11/2009. Tid Mandag den 7. december 2009 kl. 19:30

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Mødereferat nr. 11/2009 Tid Mandag den 7. december 2009 kl. 19:30 Deltagere Camilla Antonsen (CA) Helle Dahl (HD) Ole Rosengreen (OR) Tommy Kok Annfeldt (TKA) Torsten Hasle Nielsen (THN) Fraværende Peder Nyborg Madsen (PNM) Kopi Deltagerne, fraværende og hjemmeside Referent THN Næste møde Mandag den 4. januar 2010 kl. 19:30 Dagsorden og referat 1) Dagsorden blev godkendt, der blev anvendt standard dagsorden. 2) Sidste mødereferat blev godkendt med en bemærkning, og det lægges på hjemmesiden. 3) Orientering ved formanden omtales under de efter følgende punkter. 4) På baggrund af Forstædernes Bank har nedsat foreningens kassekredit fra 6 mio. DKK til 2 mio. DKK samt anmodet om afvikling af denne blev der afholdt budgetmøde med Dan-E og revisor mandag den 30. november 2009, herunder blev omtalt nødvendigheden om forhøjelse af boligafgiften snarest. Torsdag den 3. november udarbejdede bestyrelsen et revideret udkast til budget 2010 (-2015), der er fremsendt til Nykredit og Dan-E. Der arbejdes på at afholde ordinær generalforsamling i marts for at kunne hæve boligafgiften pr. 1. april ) På grund af skattereformen hæver Københavns Energi varmeprisen med 20% for 2010, derfor er Dan-E blevet anmodet at foretage en revurdering af de nuværende á conto varmebidrag, således at der pr. 1. februar kan foretages nødvendige forhøjelser af á conto varmebidrag. 6) Efter ovennævnte møde har bestyrelsen fremsendt anmodning om tilbud på F5-lån hos Nykredit samt alternative låne-muligheder, der omfatter afdragsfrihed samt rentesikring. Der er planlægges afholdelse af 1/6

2 ekstra ordinær generalforsamling, når bestyrelsen har haft mulighed for at vurder de indkommende tilbud fra Nykredit. Da har været kontakt til Realkreditforeningen Danmark om overtagelse af den samlede låneportefølje, hvilket er ikke en mulig løsning på nuværende tidspunkt. 7) Efter ovennævnte møde er bestyrelsen indstillet på at afskaffe ventelisterne B og C pga. administrative, juridiske og omkostnings-forhold. Afskaffelse af ventelisterne B og C kræver en generalforsamlingssamlingsbeslutning herom. Listerne B og C holdes fortsat i bero. 8) Bestyrelsens konto i Amagerbanken er opgjort, og der blev overflyttet ca DKK til kassekreditten blev underskrevet. 9) Der er aftalt møde med Dan-E den 10. december om samarbejdsforhold. 10) Der afventes KM Gruppens opsætning af postkasser efter den 15. december. Der skal udarbejdes navneskilte, og monteres plastbånd over postkasserne frem til 1. januar ) Thinggaard Ejendoms Service har påbegyndt deres arbejde på ejendommen som servicefirma ej som vicevært. Der afholdes møde med firmaet i januar om opgaver. Henvendelse til firmaet sker ved anmeldelsessedler til vicevært. OR påtager sig opgaven med at aftale ekstra opgaver. 12) Servicefirmaets og lejers igangsættelse af håndværkerarbejder aftales fra gang til gang med bestyrelsen, og arbejder igangsættes i henhold til bestyrelsens håndværkerliste, som ejendommen benytter. 13) Der iværksættes rengøring omkring vinduesplader mv. som ekstra ydelse, og fra 1. december vaskes tapperne hver uge - i vinterperioden. 14) Trappevaske mv. skifter internt i bestyrelsen ansvarsområde, således at trappevask hører under Gård- og aktivitetsudvalg 15) Det undersøges, hvad DDC udfører for den store betaling de får for varmeaflæsning, da det er en viceværtopgave at aflæse målerne på ejendommen. 16) Varmecentraler skal efterse. Ejendommens VVS-firma kontaktes for gennemgang. Der skal indkøbes slanger til vandpåfyldning. 17) Foreningen mangler fortsat Energimærkning. Forskellige muligheder undersøges. 18) Der er behov for tømning af skralderummet for storskrald. Container bestilles af det nye ejendomsservicessfirma. 19) Istandsættelsen af bestyrelseslokaler mv. gennemføres fortsat som et gård-projekt. 20) Udskiftning af døre til skralderum afventer tilbud fra Gittermand. 2/6

3 21) Dødsbo Pragtstjerne 27 st. th. afventer skifteretten for det videre forløb. Køber haves. 22) To lejelejligheder skal sælges som andelslejligheder. 23) Andelshaver af lejligheden Pragtstjernevej 25 stuen th. ønsker at sælge. Naboen ønsker at overtage lejligheden for sammenlægning. Sagen ligger hos administrationen. 24) I forbindelse med overdragelse af Emdrupvej 173, 2. tv til foreningen ultimo november, forventes det at den kan sælges snarest. 25) Hjemmesiden er i drift igen efter virus angreb. Der udsendes et nyhedsbrev fra bestyrelsen ultimo december til ingliste. 26) Priserne for vaske vil blive forhøjet. Forhøjelse vil blive baseret på enten omkostninger eller et prisindeks fx 10 %. Der anvendes nu udelukkende svanemærket vaskemidler, og hele vaskeanlægget er blevet gennemgået. 27) Der er afholdt resultatløst møde med en lejer, Huslejenævnet, Dan- Ejendomme og bestyrelsen i bestyrelseslokalet om lejerens adfærd på og i ejendommen. 28) Forretningen Detalje overdrages til en sandwich -bar uden salg af alkoholiske drikke - konceptet virker ok, eftersom det er uden produktion af varm mad. Der er udarbejdet nye lejekontrakt som blev underskrevet af bestyrelsen. Ny lejer sikre lovlighed. Åbningstiderne er fornuftige. 29) Ny kontrakt med Kiosken er under udarbejdelse, for at gøre den mere tidssvarende. 30) Det blev konstateret, at Politiet er blevet mere aktive omkring Emdrup Torv i forbindelse med unges adfærd. 31) Der blev underskrevet: et andelsbevis diverse mindre regninger Godkendt den 2010 Camilla Antonsen Formand Peder Nyborg Madsen Næstformand 3/6

4 Tommy Kok Annfeldt Helle Dahl Ole Rosengreen Torsen Hasle Nielsen 4/6

5 Udestående fra tidligere møder Aktion Udarbejde forretningsorden for bestyrelsen Udarbejde procedure for salg af andelslejligheder til hjemmesiden Status Udkast foreligger. Skal i høring Udkast foreligger. Afventer hjemmesiden, og skal i høring i bestyrelsen Værktøjsliste udarbejdes til ophængning i viceværtens rum. Fra 1. juli 2009 er der krav om energimærkning ved overdragelse af andele. Reglerne gælder, når bygningen der udlejes eller overdrages, er 60 m 2 eller derover. Det er andelsforeningen, der er ansvarlig for at stille en gyldig energimærkning til rådighed. Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplan. Flytning af konto i Amagerbanken. Det checks om administrationen har svaret på brev fra Kiosken angående krav på erstatning af bløde omkostninger i forbindelse med udskiftning af vinduer og dør. Der indhentes tilbud på nye lette døre til affaldsrummene, da de nuværende døre har et for tungt design. Der indrettes et kælderrum for bestyrelsen nær ved viceværtkontoret. Tilbud fra Wormslev Rådgivende Ingeniører accepteret. Har ikke svaret tilbage. Pågår. OR og Jonas Fuldmagt udarbejdet THN Bestyrelsen har svaret Pågår. Der indkaldes til en indretningsaften. Igangsættelse af cykeloprydning i kældrene. Vaskeriet ombygges, så der fremover anvendes svanemærket vaskeprodukter. Er gjort Priser for vask hæves pr. 1. november, og der opsættes opslag i opgangene samt vaskeriet. Forhøjelse vil blive baseret på enten omkostninger eller et prisindeks. Der udarbejdes information til beboerne, der opsættes i opgangene angående den nye situation, hvor vi er uden vicevært samt anden relevant information fx ny vaskepriser pr. 1. november CA Fordeling af arbejdsopgaver: 1. Formand (CA): - Holder overblikket - Sørger for, at vi overholder vedtægterne - Daglig kontakt til administrator 2. Sekretariatet (THN): - Fungerer som referent - Føre mødeprotokol - Ad hoc økonomiopgaver 3. Drifts- og vedligeholdelse (OR): - Kontakt til vicevært 5/6

6 - Håndtere spørgsmål vedrørende vedligeholdelse og nybyg - Opfølgning på drifts- og vedligeholdelsesplan 4. Lejlighedsadministration (TKA): - Ventelister - Vurdering og fremvisning af lejligheder - Salg af lejligheder 5. IT og vaskeri (PNM): - Nye vaskekort - Kontakt til Elektrolux - Priser på vask - Opdaterer websiden - Håndtere spørgsmål vedr. web siden 6. Gård- og aktivitetsudvalg (HD): - Ad hoc projekter - Trappevask - Arbejdsweekender 6/6