Vejledning: Sådan bruger du LUD. Hjerteforeningens Landsuddeling 2019

Transkript

1 Vejledning: Sådan bruger du LUD Hjerteforeningens Landsuddeling 2019

2 Indhold HVAD ER LUD?... 3 HVORDAN LOGGER JEG IND?... 3 SÅDAN ER LUD OPBYGGET Dine stamdata Indsamlingssted Lokal bankaftale/loomis Leveringssted Din indbakke Indsamlere Grupper Ruter Materialer Kontakt Spørgsmål og svar Registrering Ved udlevering af indsamlingshjertet Ved indlevering af indsamlingshjerte Ved afmelding eller udeblivelse

3 HVAD ER LUD? LUD er Hjerteforeningens indsamlingssystem. LUD er et vigtigt redskab for dig som indsamlingsleder/koordinator. Det er på denne hjemmeside/system, du kan følge med i tilgangen af indsamlere i dit distrikt, læse beskeder fra LUD-teamet, og det er også her, du skal registrere oplysninger vedrørende indsamlingssted, bankaftale og materialebestilling. På selve indsamlingsdagen d. 28. april, er det også her, du registrerer indsamlere og indberetter det indsamlede beløb. HVORDAN LOGGER JEG IND? Som indsamlingsleder logger du ind i LUD her: Som koordinator logger du ind her: Når du klikker på linket, får du nedenstående skærmbillede. Du skal bruge den og kode, du fik tilsendt pr. mail, da du tilmeldte dig som indsamlingsleder eller koordinator. Hvis du ikke kan finde mailen, kan du kontakte LUD-teamet på Landsuddeling@hjerteforeningen.dk. 3

4 SÅDAN ER LUD OPBYGGET Der er ni forskellige faner øverst på LUD-hjemmesiden, når du er logget ind. Det er: 1. Oversigt & stamdata, 2. Din indbakke, 3. Deltagere, 4. Grupper, 5. Ruter, 6. Materialer, 7. Kontakt, 8. Spørgsmål og svar, 9. Registrering. De bliver gennemgået én for én nedenfor. 4

5 1. Dine stamdata Du kan redigere dine stamdata på den øverste del af forsiden. Tryk på redigér dine data, hvorefter nedenstående vindue vises, og du kan skrive dine oplysninger ind. NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. 5

6 1.1 Indsamlingssted Her indtastes indsamlingssted. (Det sted, hvor alle indsamlere i dit distrikt skal møde op på indsamlingsdagen og få udleveret indsamlingshjerte mv.). Det gøres ligeledes ved at trykke rediger. Har du ikke mulighed for at trykke rediger er det fordi, din med-koordinator allerede har tastet informationerne ind! Tryk på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften indsamlingssted og skriver navn, adresse og åbningstid 6

7 Her skriver du navnet på dit indsamlingssted Her skriver du åbningstider for indsamlingsstedet. Kommentarfeltet kan bruges til at skrive, hvis der er mindre byer, hvor man kører ud med hjerterne dagen før NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. 7

8 1.2 Lokal bankaftale/loomis Længere nede på forsiden i højre spalte skal du angive, om du har en lokal bankaftale eller vil have hentet de indsamlede penge i din kommune af pengetransporten Loomis. Tryk på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften Lokalbankaftale/Afhentning af penge v. Loomis og krydser af ud for aflevering/afhentning og skriver navn og adresse. 8

9 Klik på én af mulighederne. Tryk Loomis, hvis du ikke har en lokal bankaftale Tryk på Lokalbank, hvis du har en aftale med en lokalbank om at indsætte pengene dagen efter indsamlingen. Skriv herefter oplysninger i felterne. NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. 9

10 1.3 Leveringssted For at indtaste hvilken adresse, du ønsker indsamlingsmaterialer til brug på indsamlingsdagen skal du trykke på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften Ønsket leveringssted for indsamlingsmaterialer. Klik på én af mulighederne. NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. 10

11 2. Din indbakke Under fanen Din indbakke kommer løbende beskeder og informationer fra LUD-teamet. Hvis der står et tal i hjørnet, så er der ulæst(e) besked(er). Du kan se alle tidligere beskeder ved at trykke på overskrifterne. Overskrifterne vil være markeret grøn, hvis du har læst dem og rød, hvis du ikke har læst dem endnu. Det er ikke muligt at svare på beskederne. Vi anbefaler, at du tjekker din indbakke med jævne mellemrum, da det er vores primære informationskanal til indsamlingsledere og koordinatorer. 11

12 3. Indsamlere Under denne fane kan du løbende følge med i, hvor mange indsamlere, der er i dit distrikt. Derudover kan du: Printe deltagerliste. På indsamlingsdagen skal du registrere indsamlers fremmøde. Det kan du enten gøre direkte i systemet - hvis du har computer og internet til rådighed på indsamlingsstedet - ellers kan du printe indsamlingslisten og tage den med på dagen og skrive i den. Printe en blanket til udfyldelse for nye indsamlere. Klik for at printe blanketter ud til brug på dagen til registrering af nye indsamlere. Printe alle ruter, som har tilmeldt en deltager. NB! Alle indsamlere får tilsendt rute ved tilmelding, så spørg gerne indsamlerne, om der er behov for at printe ruterne. Sende s til alle deltagere Se log over sendte mail 12

13 4. Grupper Under fanen grupper kan du følge med i hvilke og hvor mange indsamlingsgrupper der er oprettet i dit distrikt. 13

14 5. Ruter Under fanen Ruter kan du se alle ruter i dit distrikt både på det interaktive kort og på listen nedenfor kortet De grønne balloner på kortet indikerer ledige ruter, mens røde balloner indikerer optagede ruter. På listen ud for status kan du ligeledes se, hvilke ruter, der er ledige/optaget. Print ekstra ledige ruter: Klik på print på de ruter du vil medbringe på indsamlingsdagen. 14

15 6. Materialer Under fanen materialer kan du finde forskellige materialer, skabeloner, logoer og vejledninger til brug i forbindelse med hvervning af indsamlere op til indsamlingsdagen samt andre praktiske informationer. Under hvervemateriale er et link til Frivilligshoppen, hvor du (gratis) kan bestille hverve-plakater og flyers. 15

16 7. Kontakt Her finder du kontaktoplysninger på din regionale frivilligkonsulent og LUD-teamet. 16

17 8. Spørgsmål og svar Her finder du ofte stillede spørgsmål og svar på alt lige fra din rolle som koordinator til hvorfor ruterne i dit distrikt er lagt, som de er. Kig altid her, hvis du har spørgsmål inden du tager kontakt til din indsamlingsleder, frivilligkonsulent eller LUD-teamet. 17

18 9. Registrering Denne fane skal du først bruge på selve indsamlingsdagen d. 28. april. På denne fane er alle indsamlere i dit distrikt. Det vil blive gennemgået, hvad din funktion som koordinator er, når indsamlerne møder op på indsamlingsstedet og afhenter indsamlingshjerte samt hvorledes du registrerer indsamleren i systemet. Ligeledes vil det blive gennemgået, hvorledes du registrer indsamleren når indsamlingshjertet skal afleveres og det indsamlede beløb eventuelt skal registreres. Det vil også blive gennemgået hvorledes du afmelder en indsamler. Under fanen registrering kan du se de indsamlere der er tilmeldt i dit distrikt og som forventes vil møde op på dit indsamlingssted på indsamlingsdagen. Du kan her se Deltager ID, Tilmeldt, Navn, , Telefonnummer, Gruppe, Rutenummer og Indtast beløb. 18

19 9.1 Ved udlevering af indsamlingshjertet Når indsamleren henvender sig på indsamlingsstedet på dagen, findes indsamleren på listen under registrering. I dette eksempel er indsamleren Jimmy Test 19

20 Herefter klikkes på Resultat/afmeld udfor den relevante indsamlers navn, følgende skærmbillede vil fremkomme: I boksen Total antal personer på ruten noteres det hvor mange personer der går på den pågældende indsamlingsrute. Er det udelukkende Jimmy Test der skal gå ruten anføres 1. Deler Jimmy Test indsamlingsruten med en anden, anføres dette antal personer inklusiv Jimmy selv, altså 2. Herefter findes et indsamlingshjerte frem. I boksen Hjerte-ID 1 anføres ID et på det indsamlingshjerte der udleveres til Jimmy Test. Deler Jimmy Test ruten med en anden, der også ønsker et hjerte, anføres ID et på det ekstra hjerte i boksen Hjerte ID 2. 20

21 Når boksen Total antal personer på ruten, Hjerte ID 1 og evt. Hjerte ID 2 er udfyldt klikkes herefter på Gem og luk. I boksen Kommentar kan det anføres hvis indsamleren ønsker et tredje indsamlingshjerte til ruten, i så tilfælde noteres ID et på det tredje hjerte i feltet. Hvis der er anden information der kan være relevant, noteres det ligeledes her. Husk at klikke på Gem og luk inden der afsluttes. Nu er Jimmy Test klar til at gå indsamlingsruten og næste indsamler kan betjenes på samme vis. 21

22 9.2 Ved indlevering af indsamlingshjerte Når deltageren Jimmy Test vender tilbage efter at have gået sin indsamlingsrute, findes Jimmy Test på ny frem i registreringsmodulet: 22

23 Herefter klikkes på Resultat/afmeld udfor den relevante deltagers navn, følgende skærmbillede vil fremkomme: 23

24 Jimmy Test afleverer indsamlingshjertet, det kontrolleres om ID et på indsamlingshjertet stemmer overens med det tidligere anførte Hjerte ID. Herefter sættes flueben i boksen Indsamlingsbøtte(r) modtaget. Klik her når indsamlingshjertet modtages I boksen Evt. beløb er der følgende muligheder, alt efter om der er indgået lokal bankaftale eller om det er Loomis der håndterer pengene: Er der indgået lokal bankaftale og tælles det indsamlede beløb i indsamlingshjertet op med det samme, sættes der flueben i boksen Indsamligsbøtte(r) modtaget anføres beløbet i boksen Evt. beløb og der klikkes på Gem og luk. Er der indgået lokal bankaftale, men tælles det indsamlede beløb i indsamlingshjertet først op senere, sættes der flueben i boksen Indsamligsbøtte(r) modtaget og klikkes derefter på Gem og luk. Når beløbet senere er talt op, genåbnes vinduet på den relevante deltager og beløbet indtastes. 24

25 Er det Loomis der håndterer pengene, skal der ikke anføres noget i boksen Evt. beløb idet Loomis tæller pengene op og Hjerteforeningen registrerer beløbet. I stedet sættes der flueben i boksen Indsamligsbøtte(r) modtaget og klikkes derefter på Gem og luk. I boksen Kommentar kan det anføres hvis indsamleren har kommentar til indsamlingsruten eller beløbet i indsamlingshjertet. Hvis der er anden information der kan være relevant, noteres det ligeledes her. Husk at klikke på Gem inden der afsluttes. 25

26 9.3 Ved afmelding eller udeblivelse Hvis en deltager enten afmelder sig eller udebliver på dagen, gøres følgende. Indsamleren findes frem i på listen under registrering. I dette eksempel er indsamleren Jimmy Test. Herefter klikkes på Resultat/afmeld udfor den relevante indsamlers navn. 26

27 Følgende skærmbillede vil nu fremkomme: Her klikkes for at afmelde deltager Der sættes flueben i boksen Afmeld, hvorefter afmeldingen bekræftes ved at klikke på ok 27