Retningslinier for kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i rejser

Transkript

1 Retningslinier for kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i rejser 0

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledende bestemmelser Retningsliniernes formål Rejser Venskabsbybesøg Udvalgsrejser Enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i udlandsrejser Ægtefællers/ledsageres deltagelse i udlandsrejser Vederlæggelse Finansiering af rejser Rejsegodtgørelse og forplejning...4 0

3 1. Indledende bestemmelser. Retningslinierne omfatter kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i rejser. Kommunalbestyrelsesmedlemmer kan foretage rejser for kommunens regning, når rejsen har betydning for kommunalbestyrelsesmedlemmets udførelse af sit hverv som kommunalpolitiker. En rejse forstås i disse retningslinier som én aktivitet, som strækker sig over flere dage. Kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i kurser, konferencer, seminarer og lignende er ikke omfattet af rejsepolitikken, men er omfattet af Norddjurs Kommunes kursusregulativ for kommunalbestyrelsesmedlemmer. 2. Retningsliniernes formål. Kommunalbestyrelsen ønsker at sikre økonomiudvalget og de stående udvalg mulighed for, gennem rejser til andre byer i eller uden for Danmark, at få faglig inspiration til gavn for udviklingen af Norddjurs Kommune. Kommunalbestyrelsen ønsker tillige at skabe åbenhed om kommunalbestyrelsesmedlemmernes rejseaktiviteter. 3. Rejser. 3.1 Venskabsbybesøg. Norddjurs Kommune har følgende venskabsbyer i udlandet: Halstahammar, Sverige Øyer, Nørge Loimaa, Finland Vilkaviskis, Litauen Siegen, Tyskland. 1

4 Venskabsbybesøg, såvel efter som uden invitation, forelægges for økonomiudvalget, der på baggrund af en kort angivelse af rejsens formål mv. tager stilling til om, rejsen skal gennemføres. Når den eller de kommunalbestyrelsesmedlemmer, til hvem en venskabsbyinvitation er rettet, er forhindrede i at deltage, bestemmer økonomiudvalget, hvilke(t) andre/andet kommunalbestyrelsesmedlem(mer) der eventuelt skal deltage i stedet. Økonomiudvalgets beslutning føres i beslutningsprotokollen. De embedsmænd, der har deltaget i rejsen, laver efterfølgende en kort rejserapport, der forelægges økonomiudvalget til orientering. 3.2 Udvalgsrejser. Økonomiudvalget og de stående udvalg kan foretage udlandsrejser, der emnemæssigt ligger indenfor udvalgets forvaltningsområde, når rejsen har betydning for varetagelsen af udvalgets opgaver. Udvalget træffer i et møde beslutning om rejsemål og formålet med rejsen, som sendes til økonomiudvalget til endelig vedtagelse. Udvalgenes beslutning føres i beslutningsprotokollen. De embedsmænd, der har deltaget i udvalgets rejse, laver efterfølgende en kort rejserapport, der godkendes af udvalget i et møde. 3.3 Enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmers deltagelse i udlandsrejser. Et kommunalbestyrelsesmedlem kan foretage en udlandsrejse, såfremt det sker efter anmodning fra økonomiudvalget. Beslutning herom træffes af økonomiudvalget i et møde på grundlag af oplysninger om rejsemål og formål mv. Beslutningen føres i beslutningsprotokol. Efter afslutning af rejsen orienterer det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem økonomiudvalget om rejsen. Et kommunalbestyrelsesmedlem, der af kommunalbestyrelsen eller efter forslag af kommunalbestyrelsen er udpeget til at varetage hvervet som bestyrelsesmedlem i forskellige 2

5 organer herunder kommunale fællesskaber eller kommunale interessent-/aktieselskaber, kan deltage i rejser, arrangeret af det pågældende organ. Det forudsættes, at rejseudgifterne afholdes af det pågældende selskab e.l. 3.4 Ægtefællers/ledsageres deltagelse i udlandsrejser. Et kommunalbestyrelsesmedlems ægtefælle/ledsager kan deltage i udlandsrejser for egen regning. Økonomiudvalget kan dog i særlige tilfælde anmode en ægtefælle/ledsager om at deltage i rejsen f.eks. i forbindelse med besøg i venskabsbyer, såfremt det findes formålstjenligt. I disse tilfælde betaler kommunen rejse- og opholdsudgifter. 4. Vederlæggelse. Kommunalbestyrelsesmedlemmers faste vederlag omfatter deltagelse i udlandsrejser, jf. styrelseslovens 16 stk. 1. Kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, jf. styrelseslovens 16 stk. 5, kan kun oppebære tabt arbejdsfortjeneste når de deltager i udlandsrejser, der foretages efter anmodning af kommunalbestyrelsen eller et udvalg. 5. Finansiering af rejser. Rejseudgifterne, herunder godtgørelse til dækning af dokumenterede merudgifter jf. punkt 6 nedenfor, skal afholdes indenfor udvalgets budgetområde. Hvis et udvalg tilbydes en betalt rejse af en privat virksomhed eller lignende kan udvalget deltage, hvis rejsens formål klart er fagligt relevant. Det er endvidere en betingelse, at rejsen er uforpligtende for kommunen, og at den ikke medfører, at udvalget må anses for inhabilt ved en afgørelse, der er eller skal træffes i relation til den pågældende virksomhed. 3

6 6. Rejsegodtgørelse og forplejning. Det forudsættes, at der ved rejser stilles gratis logi til rådighed for rejsedeltagerne, hvorfor der ikke skal godtgøres for logi. Ved beslutning om en udvalgsrejse kan udvalget vælge imellem følgende muligheder for godtgørelse af øvrige udgifter for rejsedeltagerne: Der ydes rejsegodtgørelse til rejsedeltagerne. Der kan ydes rejsegodtgørelse til rejsedeltagerne efter de af Skatterådet hvert år fastsatte satser, som er fritaget for beskatning. Godtgørelsen, der løbende reguleres, reduceres med i alt 75 %, hvis rejsedeltagerne får stillet fri kost til rådighed (morgenmad, frokost og aftensmad). Godtgørelsessatserne reduceres med 15 %, 30 % og 30 % for fri morgenmad, fri frokost og fri aftensmad. Det resterende beløb udgør herefter lommepenge til rejsedeltagerne. Al forplejning og lommepenge betales af udvalgenes budgetområde. Godkendt af Norddjurs Kommunalbestyrelse i møde den 4