Projektbeskrivelse Pilotprojekt: Sammenhængende borgerforløb Den 20. december 2018 Acadre sagsnr. 18/35080

Transkript

1 Projektbeskrivelse Pilotprojekt: Sammenhængende borgerforløb Den 20. december 2018 Acadre sagsnr. 18/

2 Baggrund Socialudvalget ønsker, at Holbæk Kommune optimerer samarbejdet i sager, der går på tværs af kerneområder. Derfor har Socialudvalget på møde den 25. september 2018 besluttet, at der i skal igangsættes et pilotprojekt om helhedsorienteret indsats på tværs af kerneområder, som skal sikre sammenhængende borgerforløb. Holbæk Kommunes organisering efter få, fælles kerneopgaver bidrager et stykke hen ad vejen til at sikre sammenhængende borgerforløb. Men for en række familier på det sociale område, er der fortsat udfordringer med at sikre en prioriteret, sammenhængende og helhedsorienteret indsats, når indsatsen skal tilrettelægges på tværs af kerneområderne. Disse udfordringer handler typisk om: Organisering og systemer: Indsatserne og ikke mindst økonomien - er forankret i forskellige enheder, som er specialiserede inden for hvert deres område. Nogle familier har mange forskellige kontaktflader til kommunen. De forskellige enheder kan arbejde efter forskellige mål og planer, ligesom it-systemerne heller ikke altid spiller sammen. Fagkulturer: Medarbejdernes kultur og fokus er forskelligt. Det skyldes dels forskellige uddannelsesbaggrunde, hvor medarbejderne bliver uddannet til at varetage forskellige specialiserede funktioner. Men det skyldes også forskellige værdier i forskellige sektorer, som igen kommer til udtryk i forskellige metoder og tilgange til arbejdet. Ledelse: Ledelse på tværs er en forholdsvis ny disciplin, og de fleste incitamentstrukturer belønner snarere ledelse i søjler end ledelse på tværs. Fx er overholdelse af budget og belønning/ros primært knyttet til søjler. I en travl hverdag med mange krav og dagsordener har ledelse på tværs derfor ofte trange vilkår på trods af mange gode tiltag og intentioner. Samtidig har lovgivningen stor betydning, fordi den er kompliceret og typisk tager afsæt i en konkret problemstilling og ikke en helhedsbetragtning omkring en families samlede problematik. Men fra 1. juli 2018 er en ny lov trådt i kraft, som giver mulighed for at lave en fælles plan for den samlede familie, og derigennem styrke indsatsen for borgere og familier med komplekse og sammensatte problemer. Pilotprojektet skal derfor også eksperimentere og arbejde med de nye muligheder i den nye lovgivning (Lov nr. 707 af 8. juni 2018, 5 stk. 9) Flere kommuner arbejder i disse år med forskellige modeller til, hvordan man på tværs af forvaltninger kan give udsatte familier en bedre og mere sammenhængende hjælp. Der arbejdes både med andre måder at organisere tværgående løsninger og samarbejde på samt hvordan man kan tilrettelægge økonomistyringen i det tværgående samarbejde. Pilotprojektet vil kunne trække på de erfaringer, som bl.a. er samlet i en rapport fra VIVE Helhedsorienteret socialt arbejde med udsatte familier samt de erfaringer som er gjort gennem frikommunenetværket En plan for en sammenhængende indsats sammen med borgeren. I den sammenhæng er det et politisk ønske, at erfaringerne fra frikommuneforsøget i Ballerup bruges som inspiration. Figuren nedenfor viser, hvor mange kontakter en udsat familie kan have med kommunen (Kilde: Konsulentfirmaet Deloitte) 2

3 Formål Pilotprojektet skal udvikle en samarbejdsmodel, som giver borgerne/familierne mulighed for i højere grad at blive inddraget og får en oplevelse af at få en hjælp til et bedre liv. Samarbejdsmodellen skal sikre at: Borgerne/familierne skal opleve at deres synspunkter bliver inddraget under vejs og at de oplever mere sammenhæng og helhedsorientering i deres møde med kommunen. De skal opleve, at indsatsen bygger på et reelt helhedssyn, hvor der sættes koordineret og sammenhængende ind med en helhedsorienteret plan på tværs af kommunens kerneområder. Dette skal sikre at familien kan få hverdagen, økonomien og familielivet til at hænge sammen. Ledere og medarbejdere afprøver en ny samarbejdsmetode og en ny indfaldsvinkel i komplekse sager på tværs af kerneområderne og i arbejdet med en helhedsorienteret plan på tværs af paragraffer, organisering, økonomi, it-systemer og fagligheder. Samarbejdsmodellen skal desuden være eksemplarisk, dvs. at den skal kunne udbredes til andre målgrupper/indsatser. Målgruppe Borgere med komplekse og sammensatte problemer, hvor kommunen kan eller skal udarbejde flere planer for indsatser, og hvor der er et koordinationsbehov forbundet med indsatsen. Socialudvalget har mere specifikt prioriteret: Borgere/Familier med psykiske lidelser eller et fysisk handicap, hvor der også er en børnesag I praksis vil der være tale om familier med en børnesag, og hvor mindst en voksen har en sag i et andet kerneområde end Læring og Trivsel, fx pga sygemelding, psykiske, fysiske og/eller misbrugsproblemer mv. Pilotprojektet vil starte med at inddrage 10 familier og vil gennem projektforløbet kunne udvide med op til 5 yderligere familier. Der kan både være tale om eksisterende og nye sager. Afgrænsning: Den samarbejdsmodel der udvikles i pilotprojektet omfatter i første omgang ikke regionen, da det vurderes for komplekst at starte op med. Det vurderes dog meget relevant at videreudvikle modellen til også at omfatte regionen i en senere fase. Såfremt nogle af de udvalgte borgerforløb i pilotprojektet indebærer samarbejde med regionen vil projektet naturligvis arbejde for det bedst mulige samarbejde med henblik på at sikre helhedsorientering og sammenhæng i indsatsen. Erfaringerne herfra kan tages med til en senere videreudvikling af modellen. Beskrivelse af ideen Da der er tale om et kulturforandringsprojekt skal både borgere og medarbejdere være medskabere og opleve ejerskab til de løsninger, der udvikles. Derfor er opskriften ikke klarlagt på forhånd, men der er fastlagt en hovedproces, hvor de enkelte delelementer løbende kan justeres, hvis der viser sig behov. Delelementerne vil som udgangspunkt være: Invitation til familie til at medvirke i projektet / indhentning af samtykke. Opstartsmøde: Familien introduceres til projektet + nærmere afdækning af familiens ønsker, ressourcer og netværk. (Deltagere: Familien, sagsbehandler fra børneindsatsen og projektleder). Sammenhængsmøde: Danner rammen for, at der kan designes et individuelt forløb med en samlet helhedsorienteret plan tilpasset den enkelte familie. (Deltagere: Familien, sagsbehandler, projektleder samt relevante aktører fra andre kerneområder, familiens netværk mv. jf. afdækning fra opstartsmødet). Familieforløb efter helhedsorienteret plan og indsats og med borgerperspektiv i fokus. Løbende måling af familiers og samarbejdspartneres oplevelser af fremdrift og effekt, samt måling af at familierne oplever ejerskab til planen. 3

4 Projektets bærende principper Der tages udgangspunkt i en grundlæggende forståelse af, at alle borgere har ressourcer og potentialer. Og at vi som kommune skal blive langt bedre til at prioritere på tværs af kerneopgaverne for at skabe helhed og sammenhæng for den enkelte borger, og derigennem opnå den ønskede effekt. Som en ramme for arbejdet med at udvikle mere effektive løsninger lægger vi følgende principper til grund for indsatsen: Der tages udgangspunkt i familiens/borgerens motivation familien er i centrum og der er fokus på barnets læring og trivsel Den gennemgående tilgang vil være løsningsfokuseret med afsæt i Signs of Safety. Netværk er en del af løsningen Beskæftigelses perspektiver for de voksne i familien. Der skal dog tages hensyn til barnets eller den unges samlede behov for støtte også i hjemmet. Dvs. at indsatser over for forældrene skal tage højde for fx forældrenes nødvendige deltagelse i familiebehandling eller i møder om barnets eller den unges behov. Succeskriterier 1. november er der udviklet en samarbejdsmodel, som skaber sammenhængende borgerforløb for borgere/familier med komplekse og sammensatte problemer, og som indeholder følgende elementer: Familien har en helhedsorienteret plan som samlet familieplan, der også indeholder elementer fra barnets/den unges handleplan Der er udviklet løsninger for ledelse på tværs og indsatser/økonomi på tværs Der arbejdes med progressionsmåling Modellen er afprøvet på udvalgt målgruppe, og af evalueringen fremgår det at: 80% af borgerne/familierne oplever sammenhæng i indsatsen og en god kontakt til kommunen 80% af familierne oplever, at indsatsen hjælper dem til at få hverdagen, økonomien og familielivet til at hænge bedre sammen 80% af de sagsbehandlere, der har deltaget i pilotprojektet, vurderer at deltagelsen har bidraget til større videndeling og mere sammenhæng i sagsbehandlingen Desuden er der lavet et forslag til, hvordan modellen kan udbredes til andre målgrupper. Tidsplan Organisering Pilotprojektet igangsættes 1. januar og løber frem til udgangen af. Senest november/december skal det politisk besluttes, om projektet skal stoppe, fortsætte eller udbredes, samt tages stilling til ressourcer og økonomi. Hovedfaser fremgår nedenfor. Hvornår Faser Resultat Jan.-feb. Forberedelse Møder med relevante faggrupper/afd. om pilotprojektet 1. kvartal Udvikling og afprøvning af opstartsmøder 10 familier fra målgruppen har sagt ja til at medvirke i projektet og deltaget i opstartsmøder, hvor det private og professionelle netværk er identificere. Kerneområderne kender projektet. Socialudvalget: Status 2. og 3. kvartal 4. kvartal Udvikling af samarbejdsmodel Løbende resultatmåling. Evaluering og afrapportering af resultater Familier og professionelle udvikler/afprøver metoder: Sammenhængsmøder, helhedsorienteret plan samt løsninger ift. tværgående ledelse og tværgående økonomi Socialudvalget: Midtvejsstatus (før sommerferien) Løsninger er afprøvet og evalueret af borgere, medarbejdere og ledere. Socialudvalget: Evaluering samt beslutning om videre forløb (stoppe, fortsætte, udbrede?), herunder stillingtagen til ressourcer/økonomi. Projektejer: Socialudvalget er den politiske projektejer og ansvarlig for at inddrage andre relevante udvalg - særligt Udvalget Uddannelse og Job men også Børn og Skole, når der er behov for principielle, tværgående drøftelser. Samt ansvarlig for at afrapportere til byråd og relevante udvalg, som minimum inden endelig beslutning og evt. ved midtvejsstatus. 4

5 Styregruppe: Formand og administrativ projektejer: Birgitte Randrup (Leder af Børneindsatsen, Læring og Trivsel) Christel Lorenz (afdelingsleder, Børneindsatsen, Læring og Trivsel) Charlotte Nevers (afdelingsleder, Alle Kan Bidrage), Jimmi Salkvist, (afdelingsleder Unge med behov, Uddannelse til Alle Unge) Projektledelse: Christel Lorenz (Nærmeste personaleleder for projektleder) Projektleder forankret i Læring og Trivsel: Lisbeth Brix Tværgående følgegruppe (skal understøtte implementering) Fra Børneindsatsen: Tværgående faglig konsulent samt juridisk konsulent Fra Uddannelse til Alle Unge: Faglig konsulent Fra Alle kan Bidrage: Faglig konsulent Øvrige ressourcer Medarbejdere fra de tre kerneområder, og fra Aktiv Hele livet, i forhold til de voksne med fysisk- eller psykisk nedsat funktionsevne Økonomikonsulenter, HR-konsulenter For at undgå sagsbehandlerskift og den uro som dette kan medføre for familien, vil det være de deltagende familiers nuværende sagsbehandlere, som skal indgå i samarbejdet om sammenhængende borgerforløb. Projektlederen vil fungere som den koordinerende kraft gennem hele projektet og de nuværende ledere har til ansvar at sikre den fornødne tid og fokus til deltagelse, så sagsbehandlerne vil kunne samarbejde som et team omkring familien. Økonomi Projektleder finansieres af Socialudvalget med bevilling på 0,5 mio. kr. til 1 årsværk i. (Se Projektleders hovedopgaver i bilag nedenfor) Kerneområderne allokerer nødvendige ressourcer på chef, leder og medarbejderniveau. Eventuelle udgifter til kompetenceudvikling afholdes inden for den pulje, der allerede er afsat til dette formål. Bilag: Projektleders hovedopgaver - Indsamle relevante erfaring fra forskning og andre kommuner som kan understøtte pilotprojektet, fx fra o Frikommuneforsøget En plan for en sammenhængende indsats sammen med borgeren. o Ny rapport fra VIVE Kommuner viser vej: Sådan kan udsatte familier få bedre hjælp o STARs 2 projekter hhv: Helhedsindsats for udsatte familier, der er evalueret af Deloitte nov og Evaluering af koordinerende sagsbehandler og mentor for ressourceforløb, der er evalueret af COWI jan Understøtte sagsbehandlerne mht. tilrettelæggelse af proces, møder, håndtering af barrierer mv. (Projektlederen må ikke blive en supersagsbehandler, men være sparringspartner og gå ind og følge op på, at de aftalte handlinger sker og bidrage til at bøvl og udfordringer håndteres de rette steder. Men derefter skal projektleder ud igen.) - Understøtte ledere på de involverede kerneområder ift. udvikling af model for tværgående ledelse og tværgående økonom/indsatser - Dagsorden (tovholder) og referat ved styregruppemøder og projektgruppemøder - Sikre løbende kommunikation af projektet til relevante interessenter - Udvikle simpel resultatmålingsmetode med afsæt i SOS - Evaluere modellen jf. opstillede succeskriterier og afrapporter til styregruppe og politikere 5