Organisationsforløb i Digital Transformation. - Projektrapport

Transkript

1 Organisationsforløb i Digital Transformation

2 Organisationsforløb i Digital Transformation Oscar Gomez Svendsen & Lilli Mortensen, Vejle, 2019 Projektet er støttet med midler fra Slots- og Kulturstyrelsen Layout: Mia Feldfos, April 2019

3 RESUME Den digitale transformation medfører en række markante forandringer i samfundet, på arbejdsmarkedet, i virksomheder og i organisationer og derfor også i bibliotekerne. Projektet Organisationsforløbet i digital transformation er en del af det 2-årige nationale indsatsområde Digital Transformation, som de 6 centralbiblioteker arbejder med efter aftale med Slots- og Kulturstyrelsen. Formålet med projektet er, at det skal være med til at styrke bibliotekernes kompetencer og styrke bibliotekernes egen identitet som en værdifuld aktør i feltet den digitale transformation, og det skal samtidig være med til at sikre, at det enkelte bibliotek tager ansvar for og ejerskab til digital transformation i egen organisation. Projektet blev indledt med en analyse/forundersøgelse samt et visionsarbejde. På baggrund af workshops, interviews samt en spørgeskemaundersøgelse afspejlede og definerede forundersøgelsen og visionsarbejdet bibliotekers fremtidige sigte for arbejdet med digital transformation. Herefter har man i projektet konceptudviklet et organisationsforløb, der ikke så meget skal løse de enkeltstående udfordringer, men i langt højere grad give bibliotekspersonalet og biblioteksledelsen værktøj, der gør det enkelte bibliotek i stand til selv at være problemløsere både nu og i fremtiden. Herved er sigtet også at skabe en selvforstærkende og bæredygtig tilgang til digital transformation. Derfor handler det ud over teori og praksiskobling også om, at kunne ændre tankegang/ mindset hos den enkelte biblioteksansatte - såvel leder som medarbejder. Udgangspunktet for deltagelse i organisationsforløbet er en case, der defineres lokalt, så arbejdet med at løfte det digitale mindset i organisationen forankres i praksis og konkrete handlinger. Forløbet er modulopbygget med online-forløb, der tager afsæt i det enkelte biblioteks eget digitale transformationsbehov. Derudover er der opgaver, reflektionsspørgsmål og konkrete værktøjer, der understøtter arbejdet med digital transformation. 1

4 Forløbet understøttes af uddannede CB-guider, der hjælper lederne på de deltagende biblioteker med at navigere igennem forløbet. Der har været både økonomiske og tidsmæssige udfordringer undervejs i projektet, men de er blevet overvundet. Projektets succeskriterier er opfyldt, og organisationsforløbet er nu klar til udrulning. Derudover er der bl.a. med baggrund i projektets analysearbejde udformet flere nye nationale overbygningsprojekter, som går i gang i foråret BAGGRUND Projektet Organisationsforløb i digital transformation er et projekt under det 2-årige nationale indsatsområde Digital Transformation, som centralbibliotekerne aftalte med Slots- og Kulturstyrelsen i december Hovedformålet med det overordnede indsatsområde er at understøtte en udvikling, der gør, at Bibliotekerne er digitalt kompetente og er med til at styrke borgerne i den digitale transformation. Indsatsen skal desuden udvikle koncepter og etablere partnerskaber, så indsatsen når bredt ud i kommunerne og vi opnår impact på både lokalt og nationalt niveau. Projektet Organisationsforløbet i digital transformation skal være med til at styrke bibliotekernes kompetencer og styrke bibliotekernes egen identitet som en værdifuld aktør i feltet den digitale transformation, og skal samtidig være med til at sikre, at det enkelte bibliotek tager ansvar for og ejerskab til digital transformation i egen organisation. For at tilvejebringe en god baggrund for arbejdet med såvel hele det 2-årige indsatsområde som med selve organisationsforløbet indledes projektet med en analyse/forundersøgelse samt et visionsarbejde, for derefter at arbejde med selve konceptudviklingen af organisationsforløbet. ANSØGNING OG TILSAGN Der blev udfærdiget en ansøgning til Slots- og Kulturstyrelsens nationale overbygningspulje, hvor projektets kerne baserede sig på følgende: Bibliotekerne står således overordnet set over for et krav om at kunne levere bedre, mere effektive og mere sammenhængende digitale ydelser til borgerne, men mangler generelt set strategier og kompetencer til at kunne håndtere opgaven. Projektet her vil adressere disse udfordringer ved at udvikle og iværksætte en sammenhængende indsats rettet mod alle niveauer i og uden for organisationen. Sammenhængen starter ved det tværgående visions og forundersøgelsesarbejde og arbejder sig herefter ned i den enkelte organisation ved at adressere både ledere og medarbejdere og en styrkelse af den digitale strategi og digitale kompetencer på hvert enkelt af de deltagende biblioteker. Således styrkes både strategi og kompetencer i den enkelte organisation, og der skabes samtidig sammenhæng til erfaringer fra andre organisationer og til den fælles visionsfortælling på tværs af bibliotekerne. Bag ansøgningen stod alle landets centralbiblioteker, Aalborg, Herning, Odense, Roskilde, Gentofte og Vejle, hvor sidstnævnte blev tildelt projektlederrollen omkring projektet. Organisatorisk var der enighed om, at stille 2

5 med projektdeltagerressourcer fra alle centralbiblioteker i projektets levetid samt i den efterfølgende udrulningsfase. Der var desuden skitseret en underliggende forståelse af, at projektgruppens sammensætning kunne ændre sig undervejs, og særligt når projektets fokus ændredes fra visionsarbejde/analysefase til at omhandle konceptudviklingen for organisationsforløbet. Herudover forventedes et tæt samarbejde med diverse aktører indenfor området digital transformation. Aktører var her tænkt som eksterne eksperter på området, der kunne være med til at opkvalificere bibliotekernes generelle viden omkring digital transformation og som samtidig kunne være med til at koble det til praksis i bibliotekerne. Målgruppen for organisationsforløbet blev defineret som landets biblioteker med den konkrete formulering, at; forløbet målrettes hhv. ledelsesniveauet og biblioteksmedarbejdere bredt set. Man tilmelder sig forløbet som bibliotek, ikke som enkelt medarbejder. Med andre ord skulle projektet pege dybere og bredere og sikre, at det ikke kun var enkelte ansatte, men snarere hele biblioteker, der i større eller mindre grad blev påvirket af effekterne fra organisationsforløbet. Foranalyse/forundersøgelse: Via interviews og desk top research produceres et dokument, der tegner overblik over eksisterende erfaringer omkring digital transformation primært indenfor bibliotekssektoren, men også med eksempler fra andre brancher. Dokumentet gøres, senest ved udgangen af juni måned 2018, tilgængelig for landets folkebiblioteker via centralbibliotek.dk Konceptudvikling/organisationsforløb: De deltagende biblioteker vurderer, at forløbet modsvarer et behov hos folkebibliotekerne. Målparameter: Antallet af tilmeldte biblioteker er minimum 20, og der er deltagelse fra alle CB regioner. De deltagende biblioteker vurderer ved en skriftlig evaluering efter endt forløb, 1. at initiativet er relevant, 2. at forløbet dækker et behov hos folkebibliotekerne (min. 4 på en skala fra 1-5, hvor 5 er meget enig). Forløbet engagerer flere områder og niveauer hos de deltagende organisationer. Målparameter: Det opgøres hvem og hvor mange der deltager direkte og indirekte i forløbet i hver organisation. Der skal som minimum være en deltagelse samlet set direkte og indirekte på 50% af ansatte i hvert af de deltagende biblioteker. Projektets succeskriterier var i ansøgningen formuleret således: Visionsarbejde: Inden udgangen af maj 2018 er der via videndelingsmøder/workshops arbejdet med formål og vision for bibliotekernes arbejde med den digitale transformation. Der skal deltage min. 20 biblioteker fordelt på de 6 CB regioner. 3

6 ORGANISERING Projektledelsen for projektet blev placeret hos Vejle Bibliotekerne med Oscar Gomez Svendsen som projektleder. Projektdeltagelsen har varieret igennem projektets levetid alt efter fokusområde, og har bestået af: Brian Stephansen (Aalborg Bibliotekerne) Kasper Kjær (Aalborg Bibliotekerne) Lene Schrøder (Herning Bibliotekerne) Morten Kjær (Herning Bibliotekerne) Martin Campostrini (Roskilde Centralbibliotek) Anne Iversen (Roskilde Centralbibliotek) Nina Thorsted (Odense Bibliotekerne) Eva Falkesgaard (Odense Bibliotekerne) Jeanne Nørskov (Gentofte Centralbibliotek) Styregruppen (bestående af 1 udviklingschef fra hvert CB samt 1 fra tovholdergruppen for kompetenceudvikling) har også haft udskiftninger undervejs i forløbet og har haft deltagelse af: Sara Jørgensen (Herning Bibliotekerne) Mikkel Haaning (Herning Bibliotekerne) Tina Bang Jakobsen (Aalborg Bibliotekerne) Anne Mette Pedersen (Aalborg Bibliotekerne) Thomas Angermann (Gentofte Centralbibliotek) Amalie Ørum (Gentofte Centralbibliotek) Christine Bruun (Roskilde Centralbibliotek) Jens Winther (Odense Bibliotekerne) Lilli Mortensen (Vejle Bibliotekerne) PROJEKTETS FORLØB 1. ANALYSEFASE (VISION OG FORANALYSE) For at få lavet et solidt analysearbejde og dermed også at kunne præsentere biblioteksdanmark for en gennemarbejdet rapport omkring tingenes tilstand valgte man fra projektets side tidligt i forløbet at lave en flerfacetteret afdækning. Dette betød, at man i opstartsfasen af projektet greb til flere værktøjer for at komme så langt ud i krogene som muligt. Således gjorde man fra projektets side følgende: Afholdt workshops to steder i landet Undersøgte andre brancher Foretog spørgeskemaundersøgelse for hele biblioteksdanmark Foretog interviews på tværs af branchen I foråret 2018 inviterede man til to workshops/ dialogmøder i henholdsvis Vejle og Roskilde. Udover den geografiske logik i at placere møderne i både øst og vest blev formålet med de to workshops defineret således: Ved din deltagelse kommer du helt frem i feltet omkring bibliotekernes digitale fremtid og får via dialog, sparring og ide-generering mulighed for at være med til at styrke bibliotekerne på den digitale rejse. Derfor indkalder vi til to workshops [ ] begge med det formål at definere den fremtidige vision for digital transformation i bibliotekskontekst samt at blive klogere på, hvordan bibliotekerne bedst muligt understøtter borgernes fremtidige digitale behov. 4

7 Ligeledes blev der lavet en spørgeskemaundersøgelse, der gravede dybere og efterprøvede nogle af kommentarerne fra workshopsene i en bredere kontekst. Eksempelvis indeholdt undersøgelsen følgende udsagn: Mit bibliotek har en klart defineret digital strategi, der sætter retning for organisationen Mit bibliotek har uddelegeret digitale opgaver til en bestemt gruppe medarbejdere Mit bibliotek arbejder strategisk og gennemskueligt med udviklingen af personalets digitale kompetencer Undervejs i undersøgelsen blev det af flere pointeret, at der arbejdes meget med digital transformation, men at der samtidig er et større behov for at få udarbejdet klare lokale strategier omkring bibliotekernes ønske og sigte inden for feltet, da den ledelsesmæssige ambition på området ofte er svær at få øje på. Herudover blev der givet udtryk for, at digitalt arbejde i vid udstrækning er givet til en betroet gruppe af medarbejdere og sjældent involverede resten af bibliotekernes ansatte. Denne bekymring og erfaring var på sin vis med til at understøtte ønsket om at skabe et involverende organisationsforløb. Projektet tog herudover kontakt til andre brancher for at høre, hvordan man har grebet arbejdet med digital transformation an i ikke-biblioteks sammenhænge. Her kunne man for eksempel læne sig op ad mediebranchen, hvor man ud over dialog med blandt andet DR, også talte med BT. Avisproducenternes udfordring med at koble den printede avis med egenproducerede internetbaserede nyheder minder til forveksling om bibliotekernes opgave med at skabe naturlig sammenhæng mellem den fysiske bog og de elektroniske materialer. Michael Jensen, digital chef hos BT, beskriver nyhedskoncernens greb således: Vi har i årenes løb forsøgt at krydspromovere, så avisen har gjort opmærksom på bt.dk, mens vi på bt.dk har forsøgt at sælge avisen [ ] Samtidig tænker vi mobilt først, når vi udvikler ting. Det gælder både journalistikken og vores annoncering. Summen af de forskellige undersøgelser gav et indblik i de nuværende udfordringer med digitalisering og digital transformation som landets biblioteker står overfor og understøttede i høj grad det fremtidige arbejde med visionspapir samt konceptudviklingen af det egentlige organisationsforløb. Projektet lod derfor hovedpunkter fra forundersøgelsen tegne arbejdet fremadrettet og være definerende for pejlemærker, indsatsområder og organisationsforløb. Et par af nedslagspunkterne fra foranalysen er eksempelvis øget samarbejde mellem større og mindre biblioteker, mere fokus på intern kompetenceløft samt klarere strategiske mål. Selve visionspapiret afspejlede og definerede bibliotekernes fremtidige sigte for arbejdet med digital transformation således: Bibliotekerne skaber nytænkende digitale løsninger for og med borgerne med afsæt i bibliotekets kerneområder og en fælles forståelse af den digitale udvikling som en væsentlig faktor i forbindelse med oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet. 5

8 Bibliotekerne understøtter og løfter borgernes digitale dannelse og teknologiske forståelse med ny viden, grænsesøgende nysgerrighed og smittende kreativitet. Herudover arbejdede visionspapiret også med nogle pejlemærker herunder, Bibliotekerne vil udnytte digitale løsninger til at optimere og udvikle services til borgerne eller Bibliotekerne skaber via faglige netværk fælles forståelse for digital udvikling og identificerer på tværs af landets biblioteker væsentlige indsatsområder. Visionspapir og foranalyse kan læses i fuld længde i vedlagte bilag. 2. KONCEPTUDVIKLING I DIGITAL TRANSFORMATION Organisationsforløbet, der udrulles fra marts 2019, og dermed også har sin start efter projektets afslutning, tager i sin grundsubstans afsæt i det arbejde, der allerede var lavet med visionspapir og foranalyse. Hermed kommer organisationsforløbet til at understøtte løsning af de problematikker, der blev givet udtryk for tidligere i projektets forløb. Organisationsforløbets fremmeste formål bliver ikke så meget at løse de enkeltstående udfordringer, men i langt højere grad at give bibliotekspersonalet og biblioteksledelsen værktøj, der gør det enkelte bibliotek i stand til at løse problemerne både nu og i fremtiden. Herved er sigtet også at skabe en selvforstærkende og bæredygtig tilgang til digital transformation. Derfor handler det ud over teori og praksiskobling også om, at kunne ændre tankegangen/mindset hos den enkelte biblioteksansatte såvel leder som medarbejder. For at få den bedst mulige start for landets biblioteker, og for at gøre kendskabet til arbejdet med digital transformation endnu bredere kendt inviteredes der i løbet af efteråret til en to dages konference LEDELSE AF DIGITAL TRANSFORMATION i en bibliotekskontekst i samarbejde mellem Pernille Kræmmergaard fra Digitaliseringsinstituttet og Centralbibliotekernes tovholdergruppe for kompetenceudvikling. Her deltog 47 ledere fra folkebibliotekerne. Formålet med konferencen var udover at højne kendskabet til digital transformation også, som det stod i invitationen, at : Få grebene til at arbejde aktivt med digital ledelse i praksis og digital organisationsudvikling i dit bibliotek. På forløbet får du viden om digital transformation, og det der kendetegner fremtidens biblioteker fra forskere, erhvervsfolk og personer fra danske biblioteker med fingeren på den digitale puls. Målgruppen for konferencen var fortrinsvis ledere fra folkebibliotekerne, der måtte have en interesse på bibliotekets vegne i at dygtiggøre sig inden for netop det felt. Allerede projektets opdrag tog højde for den præmis, at en succesfuld ændring af det digitale mindset på det enkelte bibliotek kun lykkedes, hvis en stor del af et bibliotek bliver involveret i processen. Forløbet målrettes hhv. ledelsesniveauet og biblioteksmedarbejdere bredt set. Man tilmelder sig forløbet som bibliotek, ikke som enkelt medarbejder [ ] Dette betyder også, at man fra projektets side har arbejdet med utraditionelle krav i forhold til udrulning og planlægning af organisationsforløbet. Dette betød blandt andet, at man tidligt i planlægningsfasen tog afsæt i, at involveringen af det enkelte bibliotek skulle tage store 6

9 hensyn til geografi og praktik i langt højere grad end, hvad man måske har været vant til. I udrulningsfasen er det nemlig ikke biblioteket, der kommer til undervisning, men derimod undervisningen, der kommer til biblioteket. For at imødekomme de geografiske udfordringer baserer langt hovedparten af udrulningens elementer sig på virtuel undervisning. Det betyder rent praktisk, at ansatte fra hvert af de deltagende biblioteker kan skræddersy forløbet, så det passer ind i den lokale hverdag, hvor der også skal tages hensyn til arrangementer, ressourcer, ferie og hvad der ellers opstår i løbet af arbejdsuge. Dette betyder også, at forløbet for det enkelte bibliotek har flydende tidsgrænser omkring opstart og afslutning. Samtidig uddannes der forud for selve organisationsforløbet nogle regionalt forankrede centralbiblioteks-personer - såkaldte CB-guider. Disse personer får til opgave at understøtte bibliotekerne omkring arbejdet med digital transformation. CBguiderne er et yderligere led omkring afhjælpning af problematikken med geografi og ressourcer - ikke mindst fordi CB-guiderne besøger bibliotekerne undervejs i processen. Fra projektets side har vi desuden valgt at lade eksterne konsulenter stå for leverancen af videomateriale. Dette gøres med afsæt i det faktum, at der findes eksperter i landet, der er langt stærkere og mere teoretisk funderet omkring digital transformation, end vi er internt i biblioteksbranchen og som derfor også i langt højere grad vil være i stand til at understøtte ønsket om ikke bare undervise, men også i langt højere grad at integrere et digitalt mindset hos deltagerne. Vi har i første omgang entreret med Digitaliseringsinstituttet samt med Ampersand Associates, der leverer indhold til emnerne: Basismodul (med fokus på digitalt mindset) Analyse af det digitale landskab Digitale brugeroplevelser Digitale partnerskaber For at koble teori og praksis bedst muligt sammen består hvert emne af flere kortere videoer, der hver især understøttes af opgaveark, praksisrelateret inddragelse af så meget bibliotekspersonale som muligt samt naturligvis løbende understøttelse fra den regionale CBguide. Ved at dække så bredt forsøger projektet med dette koncept at undgå den klassiske udfordring med, at ny viden forsvinder lige så hurtigt, som det tager at køre hjem fra arbejde. Samtidig ligger der også typisk den problematik i den mere klassiske kursustilgang, at det ofte bliver den enkelte kursusdeltager, der også ejer udfordringen med at drive eventuelle forandringsledelsesprocesser lokalt. Det bliver her imødekommet ved at ramme bredere med undervisningsmaterialet, ligesom der som udgangspunkt lægges op til, at der nedsættes en lokal projektgruppe, der får til opgave at drive arbejdet, men at der samtidig skal ske bred involvering af biblioteket generelt. Som nævnt under afsnittet med foranalysen, så har flere adspurgte biblioteksfolk peget på, at manglende lederopbakning og klare strategiske mål fra ledelsens side er en af udfordringerne med digital transformation. Dette forsøger organisationsforløbet også at gøre op med ved at sørge for, at alle videomoduler indeholder et forandringsledelses aspekt, der er rettet direkte mod 7

10 bibliotekschefen/ledergruppen og som fortæller, hvordan man som ledelse bedst muligt understøtter indholdet i netop dette modul. Herved involveres ledelsen mest muligt og kan forhåbentligt via dette hjælpes til at give medarbejderne den nødvendige støtte omkring arbejdet med digital transformation. Samtidig har projektet søgt at højne kravene til det lokale arbejde med teorien ved at bede hvert enkelt deltagende bibliotek om at stille med en lokal case under paraplyen digital transformation. Denne case skal være det lokale afsæt i moduler, deltagelse og sparring med CB-guiden fra start til slut i processen. Ved at have en case skabes der en klar forbindelse fra teori til praksis, som er direkte synlig på det lokale bibliotek. Et eksempel på en indleveret case: Formål: Ønsket om både at lave inkrementel ITdriftsudvikling i organisationen, men også begynde at danne et fagligt forum til at tale om strategisk langsigtet IT udvikling, som kan være partner til ledelsesgruppen og muliggøre, at vi begynder at arbejde med ambidekstralitet. Baggrund: Vi har tidligere haft en enkelt IT-medarbejder som nu stopper. I den forbindelse vil vi danne en enhed, hvor flere (3-4) medarbejdere indgår. Vi ansætter en ny medarbejder som også skal have den rigtige IT baggrund, hvilket indgår i casen og overvejelser om, hvordan vi får sammensat gruppen med de rigtige fagligheder. Hvilke fagligheder har vi og hvilke ønsker vi i fremtiden? Opgaverne omkring IT drift og systemejerskab overvejes og omfordeles evt. Gruppen skal sparre om opgaverne og have delvist fællesviden om IT og systemer. De skal også arbejde med at hæve det overordnede vidensniveau i organisationen. Andre biblioteker har udtrykt ønsker om at højne brugen af digital formidling i udstillingerne eller ønsker om at højne brugen og formålet med lokale, digitale partnere. Der påtænkes som afslutning på det forløb, der har opstart i foråret 2019 at lave en evaluering, der skal afsøge eventuelle forbedringsforslag forud for det forløb, der planlægges til opstart efteråret UDFORDRINGER En af udfordringerne med projektet er, at projektet samtidig med at være ret skarpt defineret i forhold til leverancer i særligt den sidste del: konceptudviklingen af det egentlige organisationsforløb, så har processen omkring projektet samtidig haft en eksplorativ karakter, hvor den første del har fokuseret meget på modning af projektets egentlige indhold. En anden synlig problematik med forløbet er den manglende ambition i forhold til lokalt forankrede succeskriterier for det enkelte bibliotek. Det er ikke skitseret i projektet, men det kunne være ønskeligt, at hvert af de deltagende biblioteker definerer målbare succeskriterier for arbejdet med den lokalt valgte case. Der er derfor i projektet udarbejdet en skabelon til brug for casearbejdet. Således bliver det også nemmere at evaluere på forløbets direkte effekt på det enkelte bibliotek, da man relativt nemt vil kunne se, om det lokale casearbejde har været en succes. Projektet har desuden bestået af to meget forskellige projektgrupper. Hvor det i første halvdel omhandlende visionspapir og foranalyse havde en bredere funderet sammensætning af projektdeltagere med forskellige 8

11 baggrunde, så bød anden halvdel på et mere ensartet hold, da langt hovedparten i denne del omhandlende konceptudviklingen til organisationsforløbet havde deltagelse af nogle af tovholderne fra det nationale kompetencenetværk. Netop tovholderne for kompetencenetværket får det overordnede ansvar omkring selve udrulningen af organisationsforløbet, hvorfor deres deltagelse i denne fase objektivt set var logisk. De yderst skiftende projektgrupper har dog omvendt stillet store krav til projektledelsen, da det har været to yderst forskellige sammenhænge, der skulle navigeres i. Således opstår der i projekter og andre netværk hurtigt nogle fastlåste dynamikker, ligesom aftaler i første del, der pegede ind i anden del i flere tilfælde, måtte omgøres. I forhold til tidsplanen har der været en udfordring i forhold til planlægningen af uddannelsen af CB-guiderne. For at kunne give CB-guiderne den mest opdaterede uddannelse i forhold til tidspunktet for leverancen af webmodulerne ligger de sidste opfølgningsmøder med leverandørerne (Ampersand Associatesi samt Digitaliseringsinstituttet) i starten af februar altså reelt efter afslutningen af projektet. Det hænger dog naturligt sammen med overdragelsen af organisationsforløbet fra projekt til udrulning. Som en del af klargøringen til udrulning lægges webmodulerne op på platformen Teachable og CB-guiderne får endvidere adgang til en lukket gruppe på centralbibliotek.dk. Kommunikation har været et tilbagevendende tema på styregruppemøder m.v. Den interne kommunikation inden for biblioteksverdenen har dels bestået af nyheder, opslag omkring workshops, kompetenceudvikling, artikler i CB nyhedsbreve mv. på centralbibliotek.dk - dels i form af projektets gruppe hvor man løbende kunne følge med i projektet. Her har der igennem hele projektet været stor interesse fra folkebibliotekernes medarbejdere/ledere. Derudover er der i den sidste del af projektperioden taget kontakt til bl.a. faggruppeblade, KLs nyhedsbrev m.v. med henblik på at øge kendskabet til bibliotekets indsatsområde og hele udrulningsforløbet, der går i gang her i foråret og der ser ud til at være god respons på dette bl.a. i form af tilbagemeldinger fra Perspektiv, KL, BF m.fl. Kommunikationen omkring det 2-årige indsatsområdet kan således med fordel intensiveres nu, hvor der begynder at komme mere synlige og håndgribelige resultater, som også kan inspirere kredse uden for biblioteksverdenen. ØKONOMI Økonomisk set har projektet holdt sig inden for budgetrammen dog med udfordringer i forhold til projektets sidste fase både i forhold til timeforbrug og i forhold til prisen for udviklingen af de ønskede webmoduler i konceptet. Dette hænger naturligvis sammen med, at det har været meget vanskeligt at estimere konceptudviklingsdelen på forkant set i forhold til, at man ikke kunne vide nøjagtigt hvad der kom frem i analysefasen. Da der var flere ønsker til webmodulerne i konceptet end økonomien kunne bære, blev nogle af modulerne tilrettet i samarbejde med leverandørerne. Derudover blev det besluttet i Styregruppen at man ville søge den nationale overbygningspulje om midler til et nyt projekt: Agil 9

12 moduludvikling, således at man kunne få mulighed for dels at evaluere/udvikle på de webmoduler, der allerede er udviklet i projektperioden, dels ville få mulighed for at udvikle nye webmoduler i forhold til, hvad der måtte vise sig nødvendigt i forhold til de cases, som de 20 biblioteker i første rul arbejder med i praksis i foråret Derved vil man kunne tilføre nye muligheder i forhold til næste rul i efteråret Styregruppen og projektgruppen har igennem hele forløbet været fokuserede på vigtigheden af at følge processen til dørs og overdrage udrulningsforløbet i sikre hænder hos tovholderne for kompetencenetværket, som tilsvarende har haft stort fokus på at hele udrulningsforløbet skulle komme godt i gang, og at CBguiderne skulle klædes grundigt på i forhold til at kunne understøtte organisationsforløbet i de enkelte biblioteker. Selve udrulningen af forløbet samt uddannelsen af CBguiderne er ifgl. aftale med Slots- og Kulturstyrelsen en del af driftsbevillingen og er således ikke med i projektets budgetramme. I forhold til budgettet har det bl.a. været nødvendigt at flytte et beløb på kr for at finansiere betaling af moduler fra posten udgifter til publicering til posten konsulenter m.v. Herudover har særligt de afholdte workshops presset budgettet, idet der (heldigvis) var stor interesse for at deltage. Succeskriterier visionsarbejde Inden udgangen af maj 2018 er der via Videndelingsmøder/workshops arbejdet med formål og vision for bibliotekernes arbejde med den digitale transformation. Der skal deltage min. 20 biblioteker fordelt på de 6 CB regioner Der er afholdt 2 workshops inden udgangen af maj Disse blev afholdt den 24. maj i Vejle, samt den 29. maj i Roskilde. Der var for de to workshops tilsammen deltagelse fra 41 forskellige biblioteker, som var følgende: Greve, Solrød, Det kgl. Bibliotek, Roskilde, Albertslund, Frederikssund, Hvidovre, Fredensborg, Svendborg, Gentofte, Frederiksberg, Næstved, Stens, Ballerup, Guldborgsund, Hillerød, Odense, Rudersdal, Horsens, Billund, Nordfyn, Esbjerg, Kerteminde, Herning, Vejle, Aabenraa, Aarhus, Varde, Viborg, Ikast-Brande, Fredericia, Randers, Hedensted, København, Silkeborg, Assens, Tønder, Aalborg, Favrskov, Kolding samt Syddjurs. Herudover deltog også Danskernes Digitale Bibliotek (DDB) Projektets succeskriterier for visionsarbejdet er hermed opnået. Succeskriterier analyse og forundersøgelse OPNÅELSE AF SUCCESKRITERIER Fra projektets side var der i ansøgningen skitseret følgende succeskriterier: Via interviews og desk top research produceres et dokument, der tegner overblik over eksisterende erfaringer omkring digital transformation primært indenfor bibliotekssektoren men også med eksempler fra andre brancher. Dokumentet gøres senest ved udgangen af juni måned 2018 tilgængelig for landets folkebiblioteker via centralbibliotek.dk 10

13 I projektet blev der på baggrund af workshops, desktopresearch og dialog med andre brancher lavet et dokument, der tegnede et overblik over eksisterende erfaring omkring digital tranformation. Herudover blev der også udarbejdet et visionspapir for bibliotekernes fremtidige arbejde med digital tranformation. Dog blev der efter aftale med Slots- og Kulturstyrelsen ændret på tidspunktet for offentliggørelse af dokumenterne, hvorfor dokumenterne først blev gjort offentlige i august 2018, hvor de bl.a. blev lagt ud på centralbibliotek.dk. Projektets succeskriterier for analyse og forundersøgelse er hermed opnået. Succeskriterier konceptudvikling/organisationsforløb De succeskriterier, der er beskrevet i en oprindelige projektbeskrivelse var følgende: De deltagende biblioteker vurderer at forløbet modsvarer et behov hos folkebibliotekerne. Målparameter: Antallet af tilmeldte biblioteker er minimum 20, og der er deltagelse fra alle CB regioner. De deltagende biblioteker vurderer ved en skriftlig evaluering efter endt forløb, 1. at initiativet er relevant, 2. at forløbet dækker et behov hos folkebibliotekerne (min. 4 på en skala fra 1-5, hvor 5 er meget enig). Forløbet engagerer flere områder og niveauer hos de deltagende organisationer. Målparameter: Det opgøres hvem og hvor mange der deltager direkte og indirekte i forløbet i hver organisation. Der skal som minimum være en deltagelse samlet set direkte og indirekte på 50% af ansatte i hvert af de deltagende biblioteker. Disse succeskriterier blev af Slots- og Kulturstyrelsen vurderet til at dække over både konceptudviklingen og den efterfølgende faktiske afholdelse af kompetenceudviklingen/organisationsforløbet. Efter aftale med Slots- og Kulturstyrelsen blev der derfor i mail af 5. februar 2018 aftalt følgende succeskriterie for konceptudviklingen: De deltagende biblioteker vurderer, at forløbet modsvarer et behov hos folkebibliotekerne. Målparameter: Antallet af tilmeldte biblioteker er minimum 20, og der er deltagelse fra alle CB regioner. (resten af de beskrevne kriterier underkonceptudvikling henføres til kompetenceudviklingen (udrulningen/den faktiske afholdelse), der finansieres af driftsmidlerne) Der er tilmeldt 20 biblioteker, som deltager i første runde. Herudover er der p.t. otte biblioteker på venteliste til runde to. Det drejer som om følgende biblioteker, der deltager i første rul i foråret 2019: Kolding, Næstved, Brønderslev, Skive, Rebild, Hvidovre, Guldborgssund, Ringsted, Nordfyn, Albertslund, Solrød, Ærø, Silkeborg, Tønder, Lejre, Svendborg, Rudersdal, Langeland, Horsens, Vejle, Aalborg, Herning og Odense. Herudover er følgende biblioteker på venteliste til runde to: Esbjerg, Mariager, Ringkøbing-Skjern, Halsnæs, Lemvig, Assens, Frederikssund og Frederikshavn. Projektets succeskriterier for konceptudvikling/ organisationsforløb er hermed opnået. 11

14 KONKLUSION Overordnet set må projektet på nuværende tidspunkt betegnes som værende en succes set i forhold til succeskriterierne for projektet. Det bliver spændende at følge den faktiske afholdelse af organisationsforløbet. Til trods for en senere start end planlagt har man udelukkende opereret med planlagte tidsafvigelser herunder en udskydelse af sluttidspunktet med 1 måned - mens man samtidig er lykkedes med at konceptudvikle et anderledes, mere nyskabende organisationsforløb. Det har selvfølgelig holdt meget hårdt med et stort tidspres ind imellem, og det er også kun lykkedes på baggrund af en ihærdig og målrettet indsats af projektgruppens medlemmer/tovholdergruppen for kompetenceudvikling specielt i den sidste del af projektperioden og overgangen til selve udrulningen af organisationsforløbet. Projektet har i sin levetid formået at komme ud i krogene både geografisk og researchmæssigt, og projektet har været med til at skabe et nationalt strategisk fokus på væsentligheden af digital transformation. Udrulningen/den faktiske afholdelse er forankret hos tovholdergruppen for kompetenceudvikling i samarbejde med de uddannede CB-guider, og det understøttes af projektet Agil moduludvikling således, at man har mulighed for dels at evaluere/udvikle på de webmoduler, der allerede er udviklet i projektperioden, dels har mulighed for at udvikle nye webmoduler i forhold til, hvad der måtte vise sig nødvendigt i forhold til de cases, som de 20 biblioteker i første rul arbejder med i praksis i foråret Derved vil man kunne tilføre nye muligheder i forhold til næste rul i efteråret Visionspapir og foranalyse har endvidere været med til at danne grundlag for bl.a. følgende nye overbygningsprojekter i 2019 under indsatsområdet Digital transformation: Teknologi for alle digitale læringsforløb samt Brug bibliotekernes data. Evalueringsrapporten er udarbejdet af: Oscar Gomez Svendsen samt Lilli Mortensen Der har været stor opbakning fra landets biblioteker startende fra workshops og lederseminar og til deltagelse på selve organisationsforløbet, hvor der allerede nu er en lang venteliste til andet rul. 12