Byggeudvalg Møde afholdt 9. september. Erik Piilgaard orienterede om: Æblelunden 1. etape skema C ca. 3 mio. under rammebeløbet.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 7. oktober 2014 kl Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Protokol. 3. Revisionsprotokol. 4. Byggeri. 5. Repræsentantskabsmødet. 6. Indstilling til dispositionsfonden: a. Anmodning fra afd. 15 om støtte til dækning af uforudset udgift til forurenet jord b. Anmodning fra afd. 23 om vurdering af markedslejen ifm. erhvervlejemålene i afd. c. Anmodning fra afd. 61 om tilskud til dækning af uforudset udgift grundet dårlig afkøling. d. Anmodning fra adm. om midler til implementering af serviceviften. 7. Udvalg. 8. Nyt fra administrationen. 9. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 3.september 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. 4. Byggeri Byggeudvalg Møde afholdt 9. september. Erik Piilgaard orienterede om: Æblelunden 1. etape skema C ca. 3 mio. under rammebeløbet.

2 Afd. 7 Ringkøbingvej - Skema A godkendt samt skema B. forventes opstartet ultimo oktober. Afd. 24 Skovgårdsparken der er forsinkelser i projektet. Der forhandles med entreprenøren. Afd. 25 Klostervangen der afventes fra Landsbyggefonden. Afd. 12 Risvangs Allé 3 orienterede om stadet, det er administrationens projekt. Afd. 27 Mølleparken 2 bestyrelsen ser positivt på projekt. Afd. 29 Højhuset - Der er høj udnyttelsesgrad bebyggelsesmæssigt. Afd. 75 Havnen vi har sagt nej til foreslået fordelingsnøgle med ejerforeningen. Godsbanen Vi har fået godkendt kvoten på 300 ungdomsboliger, men helhedsplan mangler, behandles i november. Forventet lokalplan 2015, bebyggelse Afdeling 65, Æblelunden 2. etape Erik Piilgaard orienterede om udarbejdelse af byggeprogram med de erfaringer man har fra 1. etape. Derudover er der udarbejdet en foreløbig bebyggelsesplan. 5. Repræsentantskabsmødet Bestyrelsen gennemgik dagsorden for repræsentantskabsmødet den 27. november Indlæg til skriftlig beretning 3. november Indlæg til mundlige beretning 10. november Der er udsendt kandidatliste til kredsdelegerede vedr. valg til 5. kreds Der er 4 forslag fra bestyrelsen. Bestyrelsen indstiller Bettina Grumsen til bestyrelsesmedlem til juni Dagsorden udsendes 21. oktober. 6. Indstilling til dispositionsfonden: a. Anmodning fra: Afdeling 15, Skovvangsparken Indstilling om: Støtte fra dispositionsfonden til dækning af uforudset udgift til forurenet jord i forbindelse med vejprojekt i afdelingen. I forbindelse med udførelsen af PV-arbejdet belægning på Provst Balles Vej, er der konstateret forurenet jord. Udgiften til håndtering, rensning og anbringelse i slutdeponi var ikke indarbejdet i projektets budget. Bestyrelsen anmodes herved om, at dispositionsfonden yder et til skud på kr ,48 til dækning af denne udgift. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse.

3 b. Anmodning fra: Afdeling 23, Kridthøjparken Indstilling om: Vurdering af markedslejen ifm. erhvervslejemålene i afdelingen Økonomi vil gerne have en ejendomsmægler til at undersøge, hvor stort et beløb man kan tage i markedsleje i området ved Kridthøjparken. Dette er ikke en vurdering, vi selv kan foretage, da vi ikke har nok erfaring i erhvervslejemål i området. I øjeblikket betaler erhvervslejemålene i afdelingen mellem kr. 500 til pr. m2 pr. år. De fleste betaler omkring kr. 800,- pr. m2 pr. lejemål. Vi forventer, det vil koste ca. kr til 50.00, at få undersøgt hvad området kan bære, så vi vil gerne søge om et tilskud på kr Såfremt afdelingen opnår huslejestigning, skal huslejestigningen først dække tilskuddet fra boligorganisationen, og først herefter tilfalder huslejestigningen afdelingen. c. Anmodning fra: Afdeling 61, Skovkollegiet Indstilling om: Tilskud til dækning af uforudset udgift grundet dårlig afkøling Afdeling 61 har fået en tiltagende straf grundet dårlig afkøling. I 2014 er beløbet på ,- kr. Der er kontrolleret varmeinstallationen i varmerummet og konstateret følgende: I 2012 blev varmeinstallationen, i varmerummet, ændret fra en ladekreds med beholder til en mere traditionel vekslerløsning med bufferbeholder. Det blev ikke ændret optimalt, hvilket kan give risiko for forhøjet legionella bakterier. For at sikre en bedre afkøling skal der udskiftes plader i veksleren. Anlægget optimeres og af hensyn til de ringe nedkøling er arbejdet igangsat. Der anmodes om, at afdelingen fra dispositionsfonden får et tilskud til dækning af denne uforudsete udgift på kr ,-. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. d. Anmodning fra: administrationen Indstilling om: Midler til implementering af serviceviften

4 Beskrivelse af implementering og synliggørelse af serviceviften: IDENTITET Viften skal gå igen som symbol på arbejdstøj, redskaber, hjemmeside og i breve og rapporter. På den måde får driftsopgaver og personale et symbol, der vækker genkendelse hos beboere, afdelingsbestyrelser og omverdenen. Udtrykket er moderne, farverne klare og de er tilpasset det øvrige design vi har på De enkelte vifteblade repræsenterer med farve og ikoner, den opgave eller område, der laves service indenfor. Ikonerne og farverne findes i selve systemet, hvor opgaverne sammensættes og vurderes i samarbejde med afdelingsbestyrelserne. Ikonerne vil kunne benyttes i andre sammenhænge, som f.eks. instruktioner og informationsmateriale. ELEMENTER Følgende elementer/produkter anbefales implementeret: Hver afdeling har egen servicevifte side på deres hjemmeside. Her kan beboerne se, hvordan fordelingen af arbejdsopgaver er i deres afdeling. Den service, der bruges flest ressourcer på syner størst, alle 8 kategorier er til stede selv om nogle optræder med 0 %. Dette for at beboeren kan sammenligne med andre afdelinger, hvor fordelingen er anderledes. Ved klik på procentsats åbnes ny side, hvor det pågældende område uddybes. Alle data hentes fra systemet bag serviceviften data opdateres i serviceviften og synkroniseres til hjemmesiden. Besøgskort/dørhængere. Dørhængere hænges på beboerens dør, når der har været service i lejligheden. Dørhængeren fungerer som et signal om at der ydet service i lejemålet. Samtidig virker dørhængeren som et visitkort for ejendomsfunktionæren. Følgeseddel Ejendomsfunktionæren efterlader en følgeseddel/serviceseddel på bordet inde i lejemålet. Her beskrives hvad der er udført, hvornår det er udført og af hvem. Arbejdstøj Serviceviften præges på arbejdstøj, så der skabes genkendelighed imellem opgaverne, og det personale der udfører opgaverne Prægning af redskaber Redskaber præges med serviceviften, så det tydeligt fremgår at det er serviceredskaber OMKOSTNINGER Omkostningen ved implementeringen og synliggørelsen af serviceviften vil være følgende. Koncept & strategi Integration og hjemmesidevisning. (f.eks. AABs forside, Afdelingsforsider, Auto-slider med hvert serviceområde, Billede-rotation) Programmering af hjemmesider Generelt indhold (budskaber og tekster) Serviceområde foto

5 Øvrige elementer (dørhængere, følgeseddel, mærker på redskaber, biler mv.) PPT inkl. indhold (intern præsentation af kampagnen og dens elementer) Produktionsomkostning tryk mv Øvrige I alt Derfor ansøges dispositionsfonden om kr. til dækning af ovennævnte. 7. Udvalg Aarhus Bolig Erik Piilgaard orienterede om møde den 9. september, der er aktive, passive - i alt medlemmer. Styringsdialog Erik Piilgaard orienterede om møde den 15. september med Aarhus Kommune. AAB fik ros. Kædeansvar Strategi Anders Rønnebro vil komme med et oplæg til bestyrelsen. Generelle holdninger i forbindelse med bestyrelsesarrangementer Ved weekendkonference skal der minimum være 1 bestyrelsesmedlem der repræsenterer foreningen ved transport. Ved Fritidsudvalgsarrangementer skal udvalget sikre sig, at minimum 1 bestyrelsesmedlem deltager, hvis ikke dette er muligt, kan der laves aftale med ansatte. 100 års jubilæumskrift Næstformand, redaktør samt Lone Brock udarbejder dette samt tema. Håndbog for beboervalgte Dan Christensen orienterede om ændringer, disse offentliggøres på nettet. Vedr. kurser, valg til 5. kreds, drift. Studierundtur i 5. kreds 25. oktober Studietur for kredsrepræsentanter samt suppleanter, Dan Christensen orienterede. Repræsentantskabsweekend Bestyrelsen evaluerede på arrangementet.

6 Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Afd. 35 Trillegården Der var en klage fra en beboer til bestyrelsen. Anders Rønnebro og Erik Piilgaard besvarer denne. Afd. 24 Skovgårdsparken genhusning ifm. elevatordelen. Afd. 23 Kridthøj Erik Piilgaard tager kontakt til afdelingsformand omkring fremtid for butikkerne i området. Strategioplæg - Ved at være klar til bestyrelseskonferencen 7. november Mobil-Pay forespørgsel. Der er god sikkerhed i denne mulighed, max. kr ,00. Administrationen anbefaler, at vi afventer pga. af visse ulemper forbundet hermed. Bestyrelsen godkendte dette. Dækning af tab ved huslejetab, skal stadig ligge i afdelingerne, da der er en selvfinansiering på kr. 319,00 pr. lejemål, men beløb derudover skal dækkes af dispositionsfonden. Tilbagekøbsklausul - afdeling 20, vedr. ombygning af institution til lejeboliger, her har kommunen frafaldt dette. 9. Eventuelt Intet. Næste møde i bestyrelsen er tirsdag den 11. november 2014 kl Bendt Nielsen Referent