Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 Mødedeltagere: Solveig Isbrand Formand Margit Kjærgaard Næstformand Morten Egelberg Helle Hardt Friis Bjarne Kristensen Dorte Keller Bentzen Ulla Loren Hansen Helle Eckholdt Merkelsen Suppleant (forlod mødet kl. 21:00) Henrik Bjørn Hansen Ejendomsleder Gæst: Mick Holm Kristensen Referent: Hanne Taulo Dagsorden: Økonomimedarbejder Ejendomskontoret 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat fra 2. august 2017 c. Godkendelse af ændret forretningsorden for afdelingsbestyrelsen d. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 2. Meddelelser a. Fra formanden/næstformanden b. Fra medlemmer c. Fra ejendomskontor, herunder: - Orientering om personalesituationen - Igangværende sager d. Fra Miljøråd e. Fra Udvalg 3. Punkter til behandling a. Budgetforslag for 2018, herunder planlagte arbejder og opfølgning på igangværende arbejder for 2017 ved KAB og Ejendomsleder b. Orientering/status på køkkenudvalgets arbejde, herunder oplæg til Afdelingsmødet. c. Oplæg til udvidelse af P-pladser til Afdelingsmødet. 4. Afdelingsmøde: Næste møde 25. september 2017, kl. 19:00 (Budgetmøde)

2 5. Mødekalender Mødekalender vedlagt referatet 6. Øvrige arrangementer, kurser mv 7. Eventuelt Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 2 af 7

3 Ad. pkt. 1 FORMALIA Solveig Isbrand bød velkommen til Mick Holm Kristensen, økonomimedarbejder i KAB. Han var inviteret med til mødet for at gennemgå afdelingens budget for 2018, som han har gjort de tidligere år. a. Godkendelse af dagsordenen Den udsendte dagsorden blev godkendt. b. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. c. Godkendelse af ændret forretningsorden for afdelingsbestyrelsen Alle bestyrelsens medlemmer havde pr. mail godkendt ændring af bestyrelsens forretningsorden, således at afdelingens beboere nu kan træffe repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen hver den 1. onsdag i hver måned fra kl. 17:30 til 18:00 med undtagelse af Juli og December, forretningsordenens punkt 9. d. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Margit Kjærgård havde en beboerhenvendelse, som vedkommende ønskede blev taget til referatet af afdelingsbestyrelsesmødet: Ønsket var følgende: Haveholderes vedligeholdespligt suspenderes indtil fællesområder bliver vedligeholdt: Det må gælde begge veje. Endvidere var vedkommende bekymret for at trærødder går ind i fundamentet. Margit Kjærgaard oplyste beboeren om, at afdelingens gartnere følger løbende med i træernes tilstand, herunder også eventuelle rodproblemer. Efter en drøftelse omkring beboerens forslag, konkluderede bestyrelsen, at de ikke kunne tilslutte sig beboerens forslag. Ad. pkt. 2 MEDDELELSER a. Fra formanden/næstformanden Husorden Solveig Isbrand efterlyste regelsæt for brug af trampoliner i haverne, da flere og flere beboere anskaffer sig sådanne, og at de bliver større og større. Brug af store vandbassiner blev også bragt på banen. Margit Kjærgård foreslog, at bestyrelsen udarbejder ny husorden til fremlæggelse på Afdelingsmødet i maj Bestyrelsen var enig i dette. Beboerklage Solveig Isbrand gjorde opmærksom på, at hun havde modtaget en beboerklage fra en ungdomsbolig. Ejendomskontoret følger op på sagen. Træfældning af 1 træ ved Bymuren 101 Margit Kjærgård kunne oplyse - efter et besøg hos en beboer at hun havde bedt om at få fældet 1 træ, som forinden var forsøgt beskåret for at tilfredsstille beboeren. Misligholdt have Solveig Isbrand havde fået en henvendelse om en misligholdt have i Bymuren. I tilslutning hertil oplyste Henrik Bjørn Hansen, at Ejendomskontoret havde kontakt med beboeren og var i gang med en plan for oprydning. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 3 af 7

4 b. Fra medlemmerne c. Fra ejendomskontoret, herunder: Orientering om personalesituationen Stilling som sagsbehandler på Ejendomskontoret Henrik Bjørn Hansen oplyste, at der vil pågå samtaler i uge 37 og 38 til stillingen som sagsbehandler. Igangværende sager TDC i afdelingen Henrik Bjørn Hansen gjorde opmærksom på, at han havde observeret mange mænd med gule veste i afdelingen. Det viste sig, at TDC havde entreret sig med et ekstern udenlandsk firma til opdatering af TV-signaler uden hans viden. Henrik Bjørn Hansen afventer en tilbagemelding fra TDC. Rottesikring Henrik Bjørn Hansen meddelte, at rottesikring af træterrasser i Bymuren næsten er tilendebragt og at rottesikring på opgangssiden er påbegyndt. Mødekalender Henrik Bjørn Hansen oplyste, at der nu var udarbejdet en særskilt mødekalender til referatet, så bestyrelsen kunne få et hurtigt overblik over kommende møder. d. Fra Miljøråd Solveig Isbrand syntes, at det var en god rundgang i afdelingen den og at denne kunne være med til at styrke samarbejdet med Miljørådet. e. Fra Udvalg Der henvises til dagsordenens punkt 3 b. Ad. pkt. 3 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Budgetforslag for 2018, herunder planlagte arbejder og opfølgning på igangværende arbejder i 2017 ved KAB og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen havde forud for mødet fremsendt til bestyrelsen budgetudkast for 2018, bilagt hans kommentarer i brev af 2. september Heri fremgik en huslejestigning på 1,81%. Den primære huslejestigning skyldtes en fortsat forøgelse i henlæggelse til indvendig vedligeholdelse i forbindelse med fraflytning samt en forøgelse af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Der var også i brevet gjort opmærksom på, at budgetudkastet indeholdte oplysninger om afvikling af tidligere års overskud, samt at det også kunne blive nødvendigt at foretage mindre justeringer af langtidsplanen inden udsendelse af det endelige budget. Mick Holm Kristensen gennemgik budgettet for Oplyste i tilslutning hertil, at bestyrelsen skulle drøfte konto 120 (henlæggelser) på mødet i dag. Der var spørgsmål til de fleste konti, som Mick Holm Kristensen og Henrik Bjørn Hansen besvarede. Henrik Bjørn Hansen gennemgik herefter langtidsplanen for perioden (1. udgave, revideret 2. september 2017). Efterfølgende var der spørgsmål og debat omkring langtidsplanen. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 4 af 7

5 Det var Margit Kjærgårds opfattelse i, at hele køkkenrenoveringen i lighed med langtidsbudgettet for 2017 skulle indregnes i langtidsplanen, ligesom at køkkenrenoveringen skal i EU udbud. Henrik Bjørn Hansen efterlyste at få de faktiske udgifter til køkkenrenoveringen af KAB for at kunne indregne beløbet i langtidsplanen. Margit Kjærgård efterlyste en oplistning af, hvad der skulle laves i afdelingen inden for de næste 10 år. Foreslog en huslejeforhøjelse på 2,50%, så alle beboere kunne være med til at betale for køkkenrenoveringen. Ligeledes foreslog Margit Kjærgård, at der skulle udarbejdes en tilstandsrapport for hele afdelingen, som kan indgå i en helhedsplan til Landsbyggefonden med henblik på fordelagtige lån til de større renoveringsprojekter, klimaskærm (alt uden på bygningen, tag, facader osv), varmeanlæg mv. i boligafdelingen. Det er vigtigt med realistiske henlæggelser, som vi må sige afdelingen har, da det kan give bedre mulighed for støttede lån til afdelingen. Mick Holm Kristensen kunne bekræfte dette. Bestyrelsen godkendte Margit Kjærgårds forslag. Henrik Bjørn Hansen beklagede, at han ikke havde fået indskrevet aktiviteten med legeplads ved Bymuren 87 i langtidsplanen. Bestyrelsen drøftede muligheden for at øge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse for bedre at kunne imødekomme de fremtidige udgifter til vedligeholdelse. b. Orientering/status på køkkenudvalgets arbejde, herunder oplæg til Afdelingsmødet. Morten Egelberg oplyste, at det intet nyt var at berette, idet han manglede en tilbagemelding fra KAB s repræsentant. c. Oplæg til udvidelse af P-Pladser til Afdelingsmødet. Solveig Isbrand informerede om, at man havde gennemgået forslaget fra Afdelingsmødet i maj Der er efterfølgende blevet udarbejdet skitseforslag og økonomiske beregninger. Begge planer ville gribe ind i eksisterende grønne arealer og legepladser og set i lyset af, hvor få parkeringspladser der kunne etableres, hvorfor bestyrelsen ikke kunne anbefale nogle af løsningerne. Bestyrelsen har derfor besluttet, at der nedsættes et udvalg, som i samarbejde med Miljørådet, skal komme med forslag til hele parkeringsplads problematikken for hele Stationsbyen i Syd. Ad. pkt. 4 Afdelingsmøde Næste møde er mandag, den 25. september 2017 (Budgetmøde). Bestyrelsen har rekvireret en dirigent til Afdelingsmødet. Ad. pkt. 5 Ad pkt. 6 Mødekalender Mødekalender er vedlagt referatet. Øvrige arrangementer, kurser mv. Ingen p.t. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 5 af 7

6 Ad pkt. 7 EVENTUELT Der var ingen bemærkninger. Mødet sluttede kl. 21:30. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 6 af 7

7 Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Sted Deltagere :00-21:00 Behandling af indkomne forslag til afdelingsmødet Bymuren 105, 1. th. Afdelingsbestyrelsen og Ejendomsleder :00-19:00 Formøde i forbindelse med afdelingsmøde Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret :00-22:00 Afdelingsmøde Selskabslokalet Beboere, Afdelingsbestyrelsen m.v :00-21:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Bymuren 105, 1. th. Afdelingsbestyrelsen og Ejendomsleder Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 6. september 2017 side 7 af 7