Årsrapport for 2015 Næstved Bibliotek & Borgerservice

Transkript

1 Årsrapport for 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Redegørelse for det økonomiske resultat Opfølgning på selvforvaltningsmålene Redegørelse for målopfyldelsen Bemærkninger i øvrigt...5 Februar 2016 Side 2

3 1. Indledning Årsrapporten er Byrådets styringsredskab for opfølgning på et budgetår i den selvforvaltende virksomhed og en naturlig fortsættelse af den indgåede selvforvaltningsaftale mellem virksomheden og det politiske udvalg/center. I årsrapporten opgøres det økonomiske resultat med overskud eller underskud for det netop afsluttede budgetår. I årsrapporten foretages ligeledes en opfølgning på selvforvaltningsmål for det forløbne år. Virksomheden kan kommentere på både det økonomiske resultat og målopfyldelsen. Årsrapporten danner udgangspunkt for dialog mellem virksomheden og det politiske fagudvalg og center. Samtidig skal årsrapporten ses i sammenhæng med det efterfølgende års selvforvaltningsaftale. 2. Økonomi 2.1. Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Virksomhedens økonomiske overførsel fra 2014 til 2015 samt den opgjorte overførsel fra 2015 til Overførsel fra 2014 til 2015 Resultat for året 2015 Overførsel fra 2015 til Kr Kr Kr. Procent af bruttobudgettet -0,9 % -= overskud; + = underskud 2.2. Redegørelse for det økonomiske resultat Her under beskrives årsager til overskud eller underskud, bevidst handling, mange uforudsete udgifter, afvikling af underskud, anvendelse af overskud mv. Ved merforbrug over 3% skal udarbejdes særskilt handleplan 1. : Vi fik i 2015 en uventet stor tilbagebetaling på vores varmeudgifter, da vi i flere år havde betalt et for stort a conto bidrag. Vi har desuden været tilbageholdende med vores forbrug, da vi ønskede at tilbageholde midler til finansiering af en planlagt nyindretning i forbindelse med omstruktureringen i Skabelonen til handleplanen er vedlagt som bilag i sagen, der hvor det er relevant Februar 2016 Side 3

4 3. Opfølgning på selvforvaltningsmålene I nedenstående skema skal virksomheden beskrive målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene for Vurderingen af målopfyldelsen sker i form af smileys Under oversigten over målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene har du mulighed for at uddybe resultatet. For at sikre et hurtigt visuelt overblik over målopfyldelsen anvendes tre forskellige smileys med følgende betydning. Skriv selvforvaltningsmålet ind i nedenstående oversigt og kopier den relevante smiley ind i skemaet herunder. De tre smileys har følgende betydning: Slutopfølgning 2015 Resultatet er nået. Tidsplanen er holdt. Resultatet er i alt overvejende grad nået. Tidsplanen er i alt overvejende grad overholdt. (Forsinkelsen er mindre end 3 måneder) Resultatet er ikke nået Tidsplanen er ikke holdt. Mål ændret Der kan dermed ikke følges op på målet. Kommentarer: Hvis der anvendes røde eller gule smileyer, skal der kortfattet kommenteres på målopfyldelsen: Hvorfor er resultatet/tidsplanen ikke overholdt, hvad er konsekvenserne heraf og hvordan bringer vi os i mål Hvis de anvendes mål ændret skal det beskrives, hvem/hvorfor målet er ændret (ekstern ændring, politisk godkendelse) Nr. Selvforvaltningsmål (navn/titel) Smiley Resultat Smiley Tidsplan 1. Lokalbibliotekerne som profilbiblioteker Ja 2. Kanalstrategi for borgerhenvendelser Nej 3. Intelligent materialestyring (IMS) Ja 4. Særligt fokus på børn og unge Nej Viderefør es målet i 2016? (Ja/nej) 3.1. Redegørelse for målopfyldelsen Herunder skal du redegøre for målopfyldelsen. Hvis målet ikke er opfyldt i indeværende år og der derfor er anvendt den røde smiley, så skal der i tabellen herunder redegøres for Februar 2016 Side 4

5 konsekvenserne af, at målet ikke er opfyldt. Herudover er du velkommen til i øvrigt at redegøre for målopfyldelsen. (Tabellen vil udvide sig i takt med, at du skriver) Mål Konsekvenser af ikke opfyldt mål samt evt. redegørelse for målopfyldelsen nr. 1 1 Lokalbibliotekerne som profilbiblioteker Lokalbibliotekerne i Fuglebjerg og Glumsø skal fra 2015 være profilbiblioteker med særligt fokus på samskabelse i lokalsamfundet. Det betyder at biblioteket skal udvikle sin rolle som aktør i lokalsamfundet med fokus på netværksskabelse, samarbejde med strategiske partnere og samskabelse med brugere eller frivillige. Biblioteket skal stille sig til rådighed for dette samarbejde, men også medvirke til at fremme brugernes/partnernes ideer og forslag. Formålet med indsatsen er at udvikle en ny prototype for fremtidens bibliotek, der understøtter borgernes ønsker til de aktiviteter der foregår i lokalsamfundet, og dermed styrker den enkelte borger i et demokratisk fællesskab. Der er tale om et flerårigt mål, der først er opfyldt når borgerne oplever, at de har mulighed for at få viden, kulturelle indsigter og mulighed for aktivt medborgerskab på eller med biblioteket. Glumsø Der er blevet foretaget en nulpunktsmåling i april måned i form af spørgeskemaundersøgelse til borgerne. Personalet har deltaget i møde med lokalrådet i juni måned. Planlagt samarbejde om at udnytte udearealerne omkring biblioteket mere hensigtsmæssigt, f.eks. med legeplads og rekreativt område for borgerne. Lokalrådet søger midler til projektet, biblioteket vil bidrage med forslag til udvikling og udformning. Personalet har afholdt borgermøde på biblioteket i november måned Svar på de 4 punkter fra selvforvaltningsmålene: 1. Der er taget kontakt til andre aktører i lokalsamfundet: Rejseladen, Jens Lyne, planlagt samskabende arr. d Kirkens Korshær, Loftværket v. Merete Djurhuus Mikrovirksomheder i Glumsø, Herlufmagle og Fensmark Plejecenter Søvang 2. Der er nu oprettet en liste over kommende frivillige borgere, der ønsker at bidrage til aktiviteter der udspringer fra/på biblioteket. Der er derfra planlagt et arr. i feb. hvor en lokal ildsjæl har engageret en foredragsholder (dyreværnsorganisation) 3. Der er endnu ikke nye borgere, der har deltaget i aktiviteter. Det forventer vi at kunne gøre noget ved i forbindelse med kommende aktiviteter i årets løb, hvor vi vil forsøge at rette os imod målgrupper, som ikke har været så rigt repræsenteret på biblioteket tidligere, f.eks. mænd over en bred kam. 4. De borgere der var med til borgermødet var glædeligt overraskede over, at de har så stor indflydelse, som de rent faktisk har. Nu skal det bare spredes videre ud i lokalsamfundet. Februar 2016 Side 5

6 Derudover er personalet i gang med opstart af flere nye aktiviteter for borgerne: f.eks. læsekreds og håndarbejdscafé og novellekonkurrence Fuglebjerg Nulpunktsmålinger: - Der blev i starten af 2015 lavet en opgørelse over eksisterende aktiviteter, samarbejdspartnere og inddragelse af frivillige på Fuglebjerg Bibliotek - Der blev i juni måned gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt bibliotekets brugere. 51 brugere besvarede spørgeskemaet, der primært handlede om borgernes brug af huset og idéer/ønsker til fremtidige aktiviteter med borgernes selv som samskabere. Borgermøde: - Der blev i november måned afholdt et åbent borgermøde for borgerne i Fuglebjerg og omegn. Der er udarbejdet et kortfattet overblik over de aktiviteter og arrangementer, der har fundet sted på Fuglebjerg Bibliotek i løbet af Det viser at der er etableret samarbejde med forskellige aktører i lokalsamfundet, ligesom der er inddraget frivillige i nogle af aktiviteterne. Hvorvidt det er lykkes at inddrage nye borgere i et større omfang, og hvorvidt borgerne oplever, at de i højere grad har indflydelse på bibliotekets aktiviteter, er for tidligt at sige noget om. Det vil nok tydeligere afspejle sig i evalueringen af arbejdet med selvforvaltningsmålet i Udviklingshus Fuglebjerg der er året igennem blevet arbejdet videre med etableringen af et formaliseret offentligt/privat samarbejde ml. biblioteket og Maglemølle Erhvervspark omkring udlejning af kontorlokaler til mikrovirksomheder på 1. sal. Huset kan med biblioteket i stueetagen blive et vigtigt omdrejningspunkt i lokalområdet for udvikling og samskabelse med samarbejde på tværs af sektorer, borgere, det private og det offentlige. 2 2 Kanalstrategi for borgerhenvendelser Formål og forventet effekt: Vi ønsker at kanalisere henvendelser fra borgerne til de kanaler der giver mest værdi for borgeren i den konkrete situation, men også til de kanaler der er mest ressourceeffektive. Effekten ventes at være en større tilfredsstillelse for borgeren, der dermed får løst sit problem uden at gå forgæves eller have unødig ventetid. En yderligere effekt er bedre ressourceudnyttelse i virksomheden. Målet er opfyldt, når borgerne oplever at de får løst deres problem effektivt og hurtigt, og at der frigøres tid til at give de borgere der har behov en tilfredsstillende personlig betjening. Tegn på at vi har nået målet er: - at borgerne oplever mindre ventetid ved personlig ekspedition - at borgerne er overvejende tilfredse med den service de har modtaget - at antallet af telefoniske henvendelser er øget, mens antallet af personlige ekspeditioner er faldet Der måles ved hjælp af statistik og spørgeskemaundersøgelse (ift. nulpunktsmåling) Februar 2016 Side 6

7 Handling og effekt: Der er udarbejdet en kanalstrategi med udgangspunkt i 3 henvendelseskanaler selvbetjening, telefonisk betjening og personlig betjening og 3 borgertyper: de digitalt selvhjulpne, som klarer sig selv, de digitalt skeptiske, som oftest kan flyttes til selvbetjeningsløsninger og de digitalt modvillige og borgere uden digitale kompetencer, som skal betjenes personligt pr. telefon eller ved personligt møde. Derudover indgår KL s prisfastsættelse af betjeningstyperne med henblik på at kanalisere flest muligt til de prisbilligste kanaler digital selvbetjening og telefonisk betjening. I kanalstrategien er det målsætningen, at 75-80% betjener sig selv ved udgangen af 2016 og at betjening pr. telefon, frem for personlig henvendelse øges fra 366 til 395 pr. uge. For at nå målet er der indført telefontid til henvendelser om løbende sager og til vejledning i selvbetjeningsløsninger indført tidsbestilling, som sammen med afgivelse af opgaver til Udbetaling Danmark har reduceret antallet af personlige henvendelser daglig betjening af personlige henvendelse om borgerservice, pas og kørekort (28 timer pr. uge) og oprettet en KVIK-betjening, der yder borgervejledning og medbetjening i hele bibliotekets betjente åbningstid (44 timer). oprettet en lokal adgang til BorgerApp, der giver adgang til og vejleder i selvbetjeningsløsninger gennemført ugentlige IT-læringsaktiviteter og etableret IT-vejledning i samarbejde med frivillige på Næstved Bibliotek gennemført nulpunktmåling i 2015 og slutmåling i 2016, begge i form af tælleuge og brugerundersøgelse, der belyser ventetider, holdning til tidsbestilling og generel tilfredshed. Brugerundersøgelserne viser voksende tilfredshed med tidsbestilling (fra 55% i nulpunktsmålingen til 63% i slutmålingen), en ventetid på under 2 uger, og en generel tilfredshed på 87%. Endvidere viser erfaringen, at borgere, der har booket tid online, generelt er velforberedte og medbringer de nødvendige dokumenter. Den gennemsnitlige selvbetjeningsgrad, dvs. andelen af borgere, der betjener sig selv er steget fra 54,1 i 2014 til 69,7 i 2015, og for at nå målet på 75-80%, er det nødvendigt til stadighed at gøre opmærksom på selvbetjeningsløsningerne på naestved.dk, borger.dk og borgerapp en hvor og når det er belejligt. 3 3 Intelligent materialestyring (IMS) Formål/effekt af målet: IMS understøtter med teknologi fra lagerstyringssystemer viden om, hvor et enkelt eller flere Februar 2016 Side 7

8 materialer befinder sig uanset om det er på et lokalbibliotek, i en bogvogn, transportkasse eller sorteringsmaskine. Brugerne får med IMS en bedre service, bl.a. fordi reserverede materialer kan findes hurtigere, og ventetiden dermed falder. Endelig vil man kunne have 10-20% færre materialer på hylderne, og derfor få mere plads til udstillinger der fremmer læselysten etc. Samtidigt minimeres ressourceforbruget til fremfinding, transport og registrering af materialer. Målet for 2015 er at forberede implementeringen af IMS, sådan at denne kan foregå i Succeskriterium : Målet er opfyldt, når IMS er klar til at gå i drift. Tegn på at vi har nået målet er: - at alle materialer er optalt - at alle hylder er opmålt - at der er udarbejdet ønsket materialeprofil for hver afdeling af biblioteket - at der er udarbejdet en implementeringsplan - at der er indsendt ansøgning om anlægsbevilling til 2016 Målene er opfyldt, når optællinger, profiler og implementeringsplan foreligger. Veje til målet: Optælling og opmåling foregår i 2. kvartal 2015, ønsket materialeprofil og ansøgning til anlægsbevilling i 3. kvartal. Implementeringsplan udarbejdes i 4. kvartal 2015 Udgangspunkt for målet: Der er i dag en lang håndteringstid på materialer. Det betyder at vi er nødt til at have flere materialer end egentlig nødvendigt på hylderne, for at imødekomme borgernes efterspørgsel. I en tid med stram ressourcetilførsel er det nødvendigt at se på effektivisering af ressourcerne. Status: Der er - udarbejdet businesscase - ansøgt og bevilget fra systemoptimeringspuljen - udarbejdet og indgået kontrakt med firmaet Lyngsøe System A/S - udarbejdet tids- og handleplan (implementeringsplan) - projektleder og projektgruppe er nedsat 4 4 Særligt fokus på børn og unge Lokalbibliotekerne i Fensmark og Korskilde skal fra 2015 være profilbiblioteker med særligt fokus på børn og unge. Det betyder at biblioteket skal udvikle sin rolle som aktør på børne- og ungeområdet med fokus på samarbejde med skole, daginstitutioner og andre aktører på området. Biblioteket skal stille rammer til rådighed for dette samarbejde, men også medvirke til at fremme brugernes/partnernes ideer og forslag. Formålet med profilbibliotekerne er, sammen med børnene og de unge og/eller folkeskolen og institutioner for målgruppen, at udvikle tilbud, der understøtter børn og unges ønsker til aktiviteter, der styrker deres mulighed for øget viden, kulturelle oplevelser og aktivt at bidrage til fællesskabet. Februar 2016 Side 8

9 Tegn på at vi er på vej ved udgangen af 2015 er: at der er etableret samarbejde med den/de folkeskoler der ligger i området at der er etableret samarbejde med øvrige institutioner, foreninger og lign. i området at børnene og de unge oplever, at de aktivt har bidraget til nogle af de aktiviteter der er foregået i forbindelse med biblioteket 2015-målene måles ved en opgørelse over samarbejdspartnere, samt gennem interview med udvalgte børn og unge. Der forsøges etableret et samarbejdsforum med den/de lokale folkeskole(r) i foråret Der foretages prøvehandlinger ift. udvalgte grupper af børn eller unge i efteråret Fensmark Bibliotek: Status er at: Der er indgået partnerskabsaftale med Holmegaardskolen Der er afholdt undervisningsforløb i Imovie på mellemtrinnet Biblioteket har fået egen adgang til elev og forældreintra, hvor der er særskilt mulighed for at formidle bibliotekets tilbud. Fensmark Bibliotek samarbejder med lokale private aktører ved arrangementer. Der er fast besøg fra Holmegaardskolen hver uge af 6 klasser. (3-4-5 årgang) Derudover kommer der ca. hver anden uge 5 klasser. (6-7 årgang, samt special klassen) Udskolingsklasserne kommer i perioder i mindre grupper. Der er gennemført nulpunktsmåling i alle klasser på Holmegaardskolen, som danner grundlag for udvikling af nye aktiviteter. Der opfølges på nulpunktsmålingen i juni med fokusinterview af udvalgte elever. Korskilde Bibliotek Status er at: Der er indledt samarbejde med dagplejen. Der er oplæsning hver anden onsdag og torsdag. Børnehaverne besøger biblioteket og tilbydes oplæsning Fra Korskildeskolen har alle klasser nu skemalægt bibliotekstid, hvor børnene får oplæsning. Der er startet forskellige aktiviteter i elevernes PUFF lektion. Aktiviteten ændres hver 6. uge. Børnene kan foreslå aktiviteter. Der er oprettet læsekreds med 6. årgang som afvikles i deres PUFF lektion Der arbejdes på et læsemakkerprojekt hvor frivillige pensionister kobles til elever i 1. klasse som læsemakker. Der arbejdes med at etablere samarbejde med lokale private aktører i forbindelse med afvikling af arrangementer f.eks en strikke/garn butik. Børnene er blevet hørt i forhold til de arrangementer vi forsøger at etablere f.eks. bloggeren Kristine Sloth Februar 2016 Side 9

10 Der er foretaget nulpunktsmåling Nulpunktsmålingen er gennemført i august Samtlige klassetrin på Korskilde skolen har besvaret spørgeskemaet. Målingen vil danne grundlag for at udvikle på aktiviteter og tilbud til børnene i hele skoledistriktet. Målingen har også affødt nogle opmærksomhedspunkter. Det er f.eks. en særlig problemstilling i Korskilde at børnene bruger deres skolelånerkort og ikke får almindelige lånerkort. Det vil derfor være oplagt at arbejde med at få børnene til at fortsætte med at bruge biblioteket også efter at de har forladt Korskilde skolen. Nulpunktsmålingen følges op af en stikprøve undersøgelse i Juni 2016 med fokusinterview på udvalgte brugere. 4. Bemærkninger i øvrigt (Mulighed for at komme med bemærkninger til virksomhedens daglige drift i 2015, selvforvaltningsaftalen, selvforvaltningsreglerne m.v.) Dato: 24. februar 2016 Virksomhedsleder Karen Delfs Februar 2016 Side 10