LEDERENS VÆRKTØJER TIL ET GODT UDVIKLINGSFORLØB. Anvendelse i praksis = effektiv læring for MEDARBEJDEREN

Transkript

1 LEDERENS VÆRKTØJER TIL ET GODT UDVIKLINGSFORLØB Anvendelse i praksis = effektiv læring for MEDARBEJDEREN Projekt Transfer

2 Arbejdshæftet er udviklet i forbindelse med Projekt Transfer - Udvikling af transfer til AMU efteruddannelse med støtte fra Den Europæiske Socialfond. Projektet gennemføres i perioden i et samarbejde mellem Kursuscentret, Frederikshavn Handelsskole og Aalborg Handelsskole. Det teoretiske udgangspunkt for arbejdshæftet er artikler af følgende forskere: Professor i voksenpædagogik, Bjarne Wahlgren Institut for Uddannelse og Pædagogik, Aarhus Universitet Cand. Psych., Nikolaj Stegeager Institut for Læring og Filosofi, Aalborg Universitet Cand. Phil. i samfundsfag, Morten Lassen Institut for Statskundskab, Aalborg Universitet. For mere information om Projekt Transfers formål og målgruppe se September 2015 metodelab 2 Copyright Aalborg Handelsskole

3 INDHOLD Et godt udviklingsforløb 4 Før, under og efter undervisningen 5 Tre faktorer fremmer transfer 5 Kom godt fra start 6 Oversigt over opgaverne 6 FØR Det effektive udviklingsforløb 7 Opgave 1 - analyse af virksomheden 8 Din medarbejder og udviklingsforløbet. 10 Opgave 2 - optakt til læringssamtale 11 Opgave 3 - forberedelse af efter-fasen 12 UNDER Opbakning 15 EFTER Medarbejderens potentiale 16 Transfer-klima 16 Kom godt i mål 17 Opgave 4 - effekten af udviklingsforløbet. 18

4 ET GODT UDVIKLINGSFORLØB I har som virksomhed valgt at investere i udviklingen af virksomheden ved at tilbyde en medarbejder et kompetenceudviklingsforløb. At investere i efter/videreuddannelse medfører imidlertid ikke nødvendigvis et afkast i form af udvikling og nye arbejdsgange i virksomheden. De nye idéer, redskaber og teknikker din medarbejder lærer i undervisningen, som umiddelbart virker indlysende og brugbare, kan vise sig svære at bringe i spil i løsningen af arbejdsopgaverne. HVORDAN GØR VI? Du kan være med til at styrke udviklingen ved at give opbakning og fokusere på medarbejdernes udvikling. Et godt udviklingsforløb har fokus på motivation, kompetencer til og muligheder for at gøre noget anderledes. Det er vigtigt, at I sammen har fokus på, at medarbejderen overfører og anvender det lærte i praksis. Du har som leder en vigtig rolle i forhold til, at din medarbejder får et godt udviklingsforløb. Overføring af kompetencer lært i én situation til anvendelse i en anden situation kaldes transfer. For at fremme transfer skal du sætte mål for udviklingen, motivere til ændringer af praksis og understøtte, at de nye kompetencer bliver brugt. Det er med til at sikre, at udvikling af jeres praksis bliver en succes. Også udbredelsen af det lærte, dvs. overlevering og videndeling mellem deltagere i kompetenceforløb og de øvrige medarbejdere, er helt afgørende. Læring og kompetenceudvikling finder ikke kun sted på det konkrete uddannelsesforløb, men også i den daglige praksis. Derfor er det vigtigt at have fokus rettet på virksomhedens læringsmiljø. Læring finder sted i et samspil mellem den enkelte medarbejder og de sociale grupper og processer på arbejdspladsen. Et opmærksomhedspunkt er derfor fx de rammer, der er for både uformel læring; fx sparring mellem kollegaer, og utilsigtet læring; den læring der finder sted gennem det daglige samvær, uden at læringen er planlagt. 4

5 FØR, UNDER OG EFTER UNDERVISNINGEN For at fremme transfer er det vigtigt, at udviklingsforløbet er en proces, der 1) begynder før undervisningen, 2) inddrager det, der sker i undervisningen og 3) omfatter brugen af det lærte efter undervisningen. Læringen begynder i før-fasen, dvs. inden undervisningen Læringen kobles til praksis og egne arbejdsudfordringer i under-fasen, dvs. i undervisningen Læringen bringes i brug i efter-fasen, dvs. efter undervisningen TRE FAKTORER FREMMER TRANSFER Personlige faktorer: Din medarbejder ved, hvorfor og hvordan han/hun skal arbejde på at gøre noget anderledes Faktorer knyttet til undervisningen: Undervisningen er praksisnær og direkte relateret til det, din medarbejder skal gøre anderledes i sit arbejde Faktorer knyttet til situationen, hvor det lærte skal anvendes: Arbejdspladsen er klar til at anvende det lærte og sikre, at de nye kompetencer bruges. Før uddannelsen Forberedelse 35-40% Undervisningen 20% Efter uddannelsen Anvendelsen i arbejdssituationen 40-45% Figuren illustrerer, hvor afgørende de forskellige faser er ift. at opnå et effektivt udviklingsforløb. Det, der sker før og efter undervisningen, er mindst lige så vigtigt, som det, der sker i undervisningen 5

6 KOM GODT FRA START Du er som leder drivkraften med ansvar for, at forløbet planlægges, og at fokus fastholdes på jeres målsætninger. Derfor har vi udviklet et arbejdshæfte med opgaver til udviklingsforløbets faser. Arbejdshæftet skal understøtte din medarbejders læring både før under og efter undervisningen. Arbejdshæftet er bygget op omkring disse tre faser. I arbejdshæftet er der en række spørgsmål, du skal besvare og en række refleksioner, du skal gøre dig i forbindelse med din medarbejders udviklingsforløb. Nogle af spørgsmålene skal du overveje inden undervisningsforløbets start, mens du med nogle andre skal besvare dem efter forløbet. Hver ny samling af arbejdsspørgsmål har sit eget opgavenummer, og du behøver blot at besvare dem i stikordsform. Ligeledes skal din medarbejder arbejde med spørgsmål i relation til vedkommendes forestående udviklingsforløb. Jeres overvejelser i forhold til spørgsmålene er temaet for de tre samtaler, I holder løbende under udviklingsforløbet. Samtidig sigter arbejdet med spørgsmålene mod, at I udfylder en kontrakt (medfølger dette arbejdshæfte), som har til formål at optimere transfer og dermed øge udbyttet af din medarbejders udviklingsforløb. Inden du besvarer opgaverne, bør du bruge en halv time på at sætte dig ind i din medarbejders kursusmateriale. Vi anbefaler, at du afsætter 3-4 timer til at svare på opgaverne og afholde lærings-/opfølgningssamtaler i en periode på 2-6 måneder alt efter udviklingsforløbets længde. Opgave Samtaler FØR Forberedelse og refleksion UNDER Kursusforløb EFTER Udfylde Logbog Din medarbejders opgaver i transferprocessen Kursusmateriale Fælles opgaver i transferprocessen Læringssamtale Output: Kontrakt og booking 1. opfølgning 2. opfølgning 6 Dine opgaver som leder i transferprocessen Kursusmateriale

7 FØR DET EFFEKTIVE UDVIKLINGSFORLØB Arbejdet i før-fasen skal øge transfer ved at forberede dig på medarbejderens udviklingsforløb - ikke mindst i forhold til at skabe sammenhæng mellem din medarbejderes og dine forventninger. Samtidig skal arbejdet med før-fasen effektivsere udviklingsforløbet via planlægning - og ved at skabe øget motivation gennem fastsættelse af mål, som forpligter både dig og din medarbejder. Tre forhold har med forskellig styrke indflydelse på transfer: viljen til at gøre noget andet evnen til at sætte mål for eget arbejde troen på, at man kan muligheden for at gøre noget anderledes For ethvert succesfuldt udviklingsforløb gælder det, at der er sammenhæng mellem indholdet i undervisningsforløbet og virksomhedens opgaver. Jo tydeligere medarbejderen ser behovet og anvendelsessituationen for sig, desto mere transfer. Det er lettere at overføre viden til daglig praksis, hvis din medarbejder ved hvor og hvordan, han/hun skal bruge det - dermed mere transfer! 7

8 OPGAVE 1 >> Opgave 1 udfyldes som det første i planlægningen af udviklingsforløbet. Det er her, du analyserer virksomhedens behov og mål for kompetencer. Opgaven skal hjælpe dig til at blive klar på sammenhængen mellem jeres opgaveløsning og jeres investering i kompetenceforøgelse. Samtidig skal det få dig til at reflektere over, hvor I helt konkret vil kunne registrere effekten af forløbet. Sidst men ikke mindst hjælper overvejelserne dig med at besvare spørgsmålene i de senere opgaver. FØR ANALYSE AF VIRKSOMHEDEN Hvilke fokusområder i virksomheden skaber behov for at styrke medarbejderens kompetencer? Hvad er virksomheden vigtigste opgaver inden for fokusområdet? Hvordan er organisationsstrukturen og arbejdsgangene i forhold til disse opgaver? Hvem påvirker og/eller påvirkes af virksomhedens arbejde og fokusområder? 8

9 OPGAVE 1 FORTSAT >> FØR ANALYSE AF VIRKSOMHEDEN Hvilke effekter for kunden ønsker vi med udviklingsforløbet? Hvilke opgaver løser vi godt i dag i forhold til emnet? Hvilke opgaver kan vi løse bedre i forhold til emnet? Hvilke medarbejdergrupper er i fokus for et udviklingsforløb? 9

10 TEAMET OG UDVIKLINGSFORLØBET FØR Forskellige forhold styrker transfer dvs. øger sandsynligheden for, at din medarbejder kommer til at anvende det, som han/hun lærer i sit udviklingsforløb. Sandsynligheden for transfer øges, hvis der 1) fastlægges mål for læringen og 2) opstår en målforpligtelse. Læringsmål Det er vigtigt, at din medarbejder er med til at planlægge sin egen kompetenceudvikling, da medinddragelse sikrer en bedre tilpasning mellem behov og læring. Samtidigt giver det din medarbejder motivation og forpligter vedkommende til at forsøge at anvende det, vedkommende selv har sagt, han/hun har behov for at lære. Det er derfor vigtigt, at du og din medarbejder formulerer mål i udviklingsforløbet. Her er kontrakten mellem jer et nyttigt værktøj til at sikre, at I får formuleret mål, og at målene hænger sammen med din medarbejders konkrete arbejdsopgaver. Målforpligtelse En af de oftest undersøgte faktorer i transferforskningen er sammenhængen mellem støtte fra nærmeste leder og transfer. Denne viser, at det er vigtigt, at du som leder er opmærksom og interesseret i din medarbejders uddannelsesforløb, at du spørger ind til det og lader vedkommende fortælle om det. Ligeledes viser forskning, at det er vigtigt at inddrage den øvrige personalegruppe for på den måde at skabe kollegialt kendskab til og opbakning om uddannelsesforløbet. Det kan således være en god idé at tage din medarbejders uddannelse op på et personale- eller afdelingsmøde forud for uddannelsesstart, hvor vedkommende kan fortælle om sine planer. OPGAVE 2 OPTAKT TIL LÆRINGSSAMTALE Du og din medarbejder skal inden undervisningsforløbets start holde en læringssamtale, hvor I afklarer gensidige forventninger til det kommende udviklingsforløb og til hinanden. Under samtalen skal I sammen udfylde en kontrakt, som konkretiserer din medarbejders læringsmål i forhold til det forestående udviklingsforløb. Kontrakten er et værktøj til at markere konkrete arbejdsopgaver eller situationer, hvor I forventer de nye kompetencer kan blive bragt i spil. Endeligt skal I bruge kontrakten til at planlægge to opfølgningsmøder efter din medarbejder har afsluttet undervisningen. Forud for læringssamtalen skal I begge forberede jer på samtalen. Din forberedelse som leder består i, at du skal besvare spørgsmålene i opgave 2 og bruge tid på at overveje spørgsmålene i opgave 3. 10

11 OPGAVE 2 >> Med udgangspunkt i din besvarelse af opgave 1, skal du nu besvare 6 spørgsmål, som omhandler, hvordan virksomhedens opgaveløsning kan forbedres via din medarbejders udviklingsforløb. FØR OPTAKT TIL LÆRINGSSAMTALE Hvilke styrker har min medarbejder i forhold til forløbets emne? Hvilke dele af sit arbejdsområde kan medarbejderen forbedre ifht. forløbets emne? Hvordan kan forløbet hjælpe medarbejderen til det? Hvad vil jeg som leder gerne have, at min medarbejder og virksomheden opnår via udviklingsforløbet? Hvad forventer jeg, at min medarbejder kan bidrage med efter udviklingsforløbet? Hvordan kan vi registrere, at vi har løftet virksomhedens opgaveløsning, når udviklingsforløbet er afsluttet? 11

12 OPGAVE 3 >> For at fremme transfer kan I med fordel allerede i før-fasen planlægge, hvordan din medarbejder skal anvende sine nye kompetencer efter udviklingsforløbet er afsluttet. I planlægger efter-fasen ved, at I udfylder kontrakten sammen. Derudover skal I overveje 6 spørgsmål, som sikrer en veltilrettelagt efter-fase. FØR FORBEREDELSE AF EFTER-FASEN Hvilke arbejdsopgaver skal de nye kompetencer fra forløbet bruges til? Hvilke tekniske forudsætninger og forhold kræver brugen af det lærte fx værktøj eller it? Hvor meget tid skal der afsættes til at afprøve det lærte? Hvordan forberedes kollegaerne, så min medarbejder lettest kan bringe sine nye kompetencer i spil? Fx via intro på afdelingsmøde. Er der arbejdsopgaver, der skal nedprioriteres i den kommende periode for at give plads til at bruge kræfter på at lære nyt? Hvordan sikrer jeg som leder, at arbejdsopgaverne giver mulighed for at afprøve det lærte? 12

13 Print kontrakten her KONTRAKT KONTRAKT OG SAMTALEBOOKING I UDVIKLINGSFORLØBET Til jeres første samtale i udviklingsforløbet, læringssamtalen, skal I som medarbejder og leder i dialog udfylde kontrakten med udgangspunkt i jeres arbejde med opgave 1-3. Kontrakten mellem jer skal hjælpe jer med til at udpege en retning for læringen og de nye kompetencer. I bliver derved begge opmærksomme på, hvilke arbejdsområder du som medarbejder vil arbejde med, og hvordan du som leder kan støtte ham/ hende i dette arbejde. I kan med fordel overveje, om der er arbejdsområder, I skal nedprioritere i den kommende periode for at give plads til at bruge kræfter på at lære nyt. Lav ikke mere end højst to konkrete mål, du som medarbejder og I som virksomhed skal forsøge at opnå. VIDEN & FÆRDIGHEDER ARBEJDSOPGAVER SUCCESKRITERIER EFFEKT I VIRKSOMHEDEN Hvad skal du som medarbejder kunne gøre endnu bedre efter udviklingsforløbet? Hvilke konkrete arbejdsopgaver skal bruges til at afprøve den nye viden og de nye færdigheder? Hvordan kan I registrere, når du som medarbejder udfører dine arbejdsopgaver bedre? Hvilke parametre vil I måle på? Hvilken betydning skal udviklingsforløbet have for virksomhedens overordnede opgaveløsning? 13

14 KONTRAKT SAMTALEBOOKING Inden I afslutter jeres første samtale i udviklingsforløbet, skal I lave aftaler om de kommende samtaler. I skal i nedenstående skema aftale datoen for jeres 1. opfølgningssamtale. Denne skal placeres umiddelbart efter, at du som medarbejder har afsluttet undervisningsdelen af udviklingsforløbet, og udgangspunktet for samtalen er dine overvejelser i opgave 8. Derudover skal I også afsætte tid til 2. opfølgningssamtale 1-2 måneder efter undervisningens afslutning. Fokus i denne er at følge op på kontrakten og har udgangspunkt i jeres arbejde med henholdsvis opgave 9 (medarbejder) og opgave 4 (leder). Afsæt 30 minutter til hver samtale. Alle aftaler skrives ned, og den samlede aftale underskrives af jer begge. DATO FOR 1. OPFØLGNINGSSAMTALE DATO FOR 2. OPFØLGNINGSSAMTALE Dato og underskrift - medarbejder Dato og underskrift - leder 14 Kontrakten hører til arbejdshæftet Medarbejderens/Lederens værktøjer til et godt udviklingsforløb som del af eu-projektet Projekt Transfer - få mere info på projekttransfer.dk Aalborg Handelsskole

15 UNDER OPBAKNING Der er en klar sammenhæng mellem støtte fra ledelsen og efterfølgende transfer. Din vigtigste opgave i under-fasen er derfor, at du viser, at du aktivt deltager i og bakker op om udviklingsforløbet, fx ved at deltage i nogle undervisningssituationer eller blot ved at spørge ind til det lærte. Du kan også indkalde medarbejderen til en uformel samtale om forløbet, hvor medarbejdernes refleksionslogbog indgår. Det er også i under-fasen, at du som leder skal forberede og sikre, at der er tid og rammer til, at det lærte kan afprøves, når din medarbejder kommer tilbage fra undervisningen. Ligesom det er en fordel, at du har overvejet, hvilke opgaver der er relevante for medarbejderen at give sig i kast med i forhold til undervisningens tema. 15

16 EFTER STYRK MEDARBEJDERENS POTENTIALE FOR UDVIKLING Det kræver selvtillid at handle på en ny måde i nye sammenhænge. Jo mere man tror på, at man kan anvende det lærte, desto større er sandsynligheden for, at man faktisk anvender det. Arbejdet med efter-fasen skal være med til at sikre, at I fastholder anvendelsen af det lærte i praksis. TRANSFER-KLIMA Arbejdssituationen er af stor betydning for transfer. Det er afgørende for transfer, at: medarbejderen har mulighed for at anvende det, han/hun har lært medarbejderen får støtte fra dig som leder og kolleger til at anvende det lærte der systematisk bliver fulgt op på anvendelsen af det lærte I fejrer jeres succeser og fastholder motivationen for den ændrede praksis Transfer-klimaet, som er det miljø på arbejdspladsen, der omgiver medarbejderen i et udviklingsforløb, er væsentligt for at fremme transfer. Transfer-klimaet skal både omfatte mulighed for at anvende det lærte og feedback på anvendelsen både fra dig og det øvrige personale. Jo større tro på egen udvikling + jo højere jobtilfredshed = des mere transfer Jo bedre anvendelsessituationen er tilrettelagt i forhold til afprøvning og anvendelse af det lærte, des mere transfer. 16

17 EFTER TRÆNING AF TRANSFER I EFTER-FASEN Efter undervisningens afslutning skal du og din medarbejder holde 1. opfølgningssamtale, hvor I diskuterer det videre arbejde med din medarbejders udviklingsforløb. Jeres fokus i forhold til kontrakten er nu, hvordan den undervisning din medarbejder har modtaget, passer til de konkrete og målbare læringsmål, og hvor I mere konkret planlægger, hvordan din medarbejder nu bringer det lærte i spil. Det er din opgave at lytte og hjælpe medarbejderen med at konkretisere sine planer. Medarbejderens opgave er at holde regnskab med de vedtagne mål frem mod det næste opfølgningsmøde. Samtalen tager desuden udgangspunkt i de overvejelser, din medarbejder har gjort sig i forhold til spørgsmålene: Hvordan stemmer mine nye kompetencer overens med mine planlagte opgaver? Hvordan stemmer mine nye kompetencer overens med de fastsatte læringsmål i kontrakten? I hvilket omfang skal vi justere i kontrakten? Transferklima: Hvad kan virksomheden og mine kollegaer gøre for at støtte op om, at jeg anvender mine nye kompetencer? Hvad kan jeg selv gøre for at bevare motivationen og holde fokus i efter-fasen? REFLEKSIONSLOGBOG Din medarbejder skal anvende en refleksionlogbog til at træne transfer efter afslutningen af undervisningen. I logbogen noterer medarbejderen løbende, hvilke nye kompetencer vedkommende har bragt i spil efter undervisningens afslutning, og reflekterer over, hvilke elementer af det lærte, han/hun anvender og hvordan. Arbejdet med logbogen styrker samtidig kommunikationen mellem medarbejderen og de kollegaer, der evt. har deltaget i samme undervisning eller har tilsvarende erfaringer. KOM GODT I MÅL 1-2 måneder efter undervisningens afslutning skal du og din medarbejder holde 2. opfølgningssamtale. Samtalen skal tage udgangspunkt i din medarbejders notater i logbogen i forhold til, hvordan hun/han har arbejdet med at omsætte de nye kompetencer i praksis. I skal under samtalen diskutere de tanker, I begge har gjort jer om udviklingsforløbet. Ligeledes skal I følge op på kontrakten, I udfyldte forud for undervisningen i før-fasen. Inden samtalen forbereder du dig på ovenstående ved at arbejde med spørgsmålene i opgave 4. 17

18 EFTER EFFEKTEN AF UDVIKLINGSFORLØBET På hvilke måder har medarbejderen forsøgt at gøre ting anderledes end tidligere? I hvilket omfang har medarbejderen nået målene i læringskontrakten? Hvordan har betingelserne for opfyldelsen af målene været i form af arbejdsopgaver og transfer-klima? Hvordan skal jeg som leder støtte medarbejderen i at fastholde forandringen og brugen af nye kompetencer fra udviklingsforløbet? Hvilke succeser får vi, når medarbejderen bruger det lærte? Hvilke virkninger kan jeg registrere hos kunderne som følge af den ændrede praksis? 18

19 EFTER OVERVEJ FØLGENDE IFT. 2. OPFØLGNINGSSAMTALE I hvilket omfang er min medarbejder kommet i mål med at opnå viden og færdigheder inden for de fastsatte områder i kontrakten? Hvordan er det gået med at løse de konkrete arbejdsopgaver opstillet i kontrakten? I hvilket omfang har min medarbejder nået målene i forhold til de opstillede parametre i kontrakten? Hvis ikke til fulde, hvad har i så fald spillet ind? Hvilke effekter for virksomheden kan vi registrere, når min medarbejder anvender det lærte? 19

20 20 EGNE NOTER

21 21

22 Projekt Transfer Dette arbejdshæfte introducerer lederen til begrebet transfer, der omhandler overførsel af kompetencer lært i én situation til anvendelse i en anden.opgaverne i arbejdshæftet fungerer som værktøj til at gøre læringen i et efter-/ videreuddannelsesforløb mere effektiv. Arbejdshæftet sætter derfor fokus på, at der i det gode kompetenceudviklingsforløb: 1. tages udgangspunkt i et erkendt behov for at handle mere kvalificeret 2. formuleres klare mål for læringen 3. det lærte mestres af den lærende 4. er identiske elementer mellem undervisning og arbejdsplads 5. findes eksempler på anvendelsesmuligheder fra den lærende selv 6. reflekteres over læringen i forhold til forskellige anvendelsesmuligheder 7. trænes i transfer løbende i undervisningen gennem øvelser 8. er en arbejdsplads, der er gearet til, at kompetencerne kan bruges 9. opleves en fordel for både medarbejder og virksomhed ved at bruge det lærte 10. skabes et transfer-klima af medarbejdere og ledelse