Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu.

Transkript

1 Integration mellem edoc og GeoEnviron Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu. 1. Målsætning Miljø- og byggesagsbehandlere skal primært sagsbehandle i GE. Sager oprettes i edoc fra GE. Sagsdokumenter oprettes i GE eller edoc. Data skal kun oprettes/indtastes én gang. 2. Opsætning af stamdata i GeoEnviron Før integrationen tages i brug, skal diverse stamdata tilpasses. Dette gøres via menupunktet 'Stamdata Fælles stamdata Sag og Journal' på fanen Parametre, hvor der skal være angivet definitioner af GE mappestruktur, altså der hvor GE gemmer sine dokumenter. Det anbefales at angive stierne med server- og drevnavn samt ikke at sætte flueben i feltet 'Gem fuld sti på dokumenter', således at GE s mappestruktur frit kan flytte server uden at diverse links i GE mistes. I feltet 'Sti til dokumenter' defineres hovedmappen for lagring af alle dokumenter. Ved klik på knappen 'Opret ny mappestruktur for året' oprettes der en underliggende mapper for det indeværende år samt en mappe for hver sagstype (angivet med koden), som er oprettet i GE. Alle dokumenter der oprettes på en sag i GE på fanen Dokument gemmes i mappen for den pågældende sagstype. I feltet 'Sti til fotos' defineres den mappe, hvori kommunen typisk har deres foto liggende. I feltet 'Sti til inbox dokumenter' defineres den mappe, hvori nye (indscannede) dokumenter placeres midlertidigt. Når disse filer indsættes i GE på fanen Dokument, så omdøbes og flyttes den aktuelle fil til GE s mappestruktur i mappen for den pågældende sagstype. Dokumenter, der vælges i andre mapper, kopieres til den aktuelle sagstypes mappe. August

2 NB! Første dag i et nyt år (og før modulet tages i brug) skal der klikkes på knappen 'Opret ny mappestruktur for året' her på denne fane. Glemmes dette vil der opstå fejl ved dokumentgenerering, når programmet ikke kan finde en eller flere krævede mapper. 3. Oprettelse af en sag i GE Sagen i GE oprettes på sædvanlig vis, og ved klik på knappen på fanen Sag kan adresseoplysningerne kopieres til feltet Sagsnavn fra modulets hoveddatavindue - fra felterne Adresse, Postnr. og Postdistrikt. Herefter kan der tilføjes yderligere oplysninger. Når sagsoplysningerne er indtastet, og der klikkes på Gem-knappen, fremkommer vinduet, hvori der kan vælges emneord og handlingsfacet, sikkerhedsfacet og kassationskode for sagen. De viste data kommer fra edoc og repræsenterer de udvalgte emneord, handlingsfacetter, sikkerhedsfacetter og kassationskoder, som er defineret i edoc Administrator. Integrationen kan opsættes individuelt for de enkelte kunder, og hvordan de bruger emneord mv. Her indsættes emneord, handlingsfacet, sikkerhedsfacet og kassationskode fra e-doc Sagen gemmes herefter automatisk i både GE og edoc, hvorved der findes en 'linket' sag. I feltet 'ESDH nr.' på fanen Sag i GE vises edoc s sagsnr. NB Hvis der laves ændringer på eksisterende sager i GE, så oprettes disse i edoc automatisk, hvorved der opstår en 'linket' sag. Ejendoms- og sagsoplysninger i GE Byggesag (edoc sagsnr ) August

3 Disse fælles sagsoplysninger gemmes i GE og edoc: FELT I GE FELT I edoc FANE I edoc NOTE ESDH nr. Sagsnr. Generel sagsinformation Tildelt af edoc Journalnr. Ekstern systemer Sagsinfo Modtaget dato Oprettet Arkivopl. Afsluttet dato Lukket dato Arkivopl. Sagsnavn Titel Sagsinfo Sagsnavn Resume Sagsinfo Disse sagsoplysninger gemmes kun i edoc: FELT I edoc INDHOLD FANE I edoc NOTE Emneord Generel sagsinformation Valgt i GeoEnviron Handlingsfacet Søgenøgler Valgt i GeoEnviron Sagsbehandler Sagsinfo, Arkivopl. Windows-integreret login For sager fra GE Byggesag Sagskategori Byggesag Generel sagsinformation Tildelt af edoc Sagstype Byggesag Generel sagsinformation Tildelt af edoc For sager fra GE Miljø Sagskategori Administrativ Generel sagsinformation Tildelt af edoc Sagstype Miljøsag Generel sagsinformation Tildelt af edoc Sagsoplysninger i edoc (edoc sagsnr ) August

4 3.1 Specielt for GE Byggesag Når en sag oprettes i GE Byggesag under en ejendom/matrikel, så overføres både ejendoms- og sagsoplysningerne automatisk til edoc. Ejendomsoplysninger ses i edoc under overskriften Ejendomme. NB! Hvis postnr. ikke er udfyldt i GE Byggesag, så indsættes integrationens defaultværdi i edoc. Ejendoms- og sagsoplysninger i edoc (edoc sagsnr ) Nedenstående er de fælles ejendomsoplysninger, som både gemmes i GE og edoc. FELT I GEOENVIRON FELT I EDOC FANE I EDOC Ejendomsnr. Ejendomsnr. Sag/Ejendomme Vejkode Vejkode Sag/Ejendomme Adresse Adresse Sag/Ejendomme Postnr. og Postdistrikt Postnummer og Postdistrikt Sag/Ejendomme Matr.nr. Matrikelnr Sag/Ejendomme Ejerlavskode Landsejerlavskode Sag/Ejendomme Ejerlav Landsejerlav Sag/Ejendomme 3.2 Specielt for GE Miljø Når en sag oprettes i GE Miljø, så overføres ejendomsoplysninger på fanen Ejend.- Ejeropl. til edoc. Data overføres med alle matrikelnumre, således at der oprettes en linje med ejendomsoplysninger i edoc for hvert matrikelnummer. Dette vil lette arbejdsgangen ved oprettelse af geografiske sager og den geografiske stedfæstelse i edoc. 3.3 Synkronisering af sagsoplysninger mellem edoc og GE Der vil ske datasynkronisering på 'linkede' sager, når der klikkes på fanen Sag, eller der fremsøges en ny sag. Således vil evt. ændringer af sagen i edoc umiddelbart afspejles i GE, ligesom nye dokumenter på sagen vil blive overført til GE se mere pkt Hvis web-servicen fejler, f.eks. hvis edoc-serveren ikke er oppe, meddeles fejl, og sagen vil ikke blive oprettet i edoc. Dette vil så automatisk ske næste gang ejendommen/miljølokaliteten fremsøges, og man klikker på sagsfanen. August

5 På sagsfanen i GeoEnviron vises en knap, når sagen endnu ikke er overført til edoc. Ved klik på denne knap vil sagen blive oprettet i edoc. Datasynkronisering kan kaldes manuelt for sager ved at højreklikke på fanen Sag og vælge menupunktet 'Hent fra ESDH'. Herved overføres evt. ændringer i de fælles sagsoplysninger, som er foretaget i edoc, til fanen Sag i GE. 3.4 Opslag på en sag i edoc På fanen Sag i GE vises en knap, når sagen er overført til edoc. Ved klik på denne knap springes til den aktuelle sag i edoc Webklienten, hvor sagsoplysninger vises. I sagsoversigten vises en knap, når sagen er overført til edoc. Ved dobbeltklik på en sag i sagsoversigten vises sagen på fanen Sag i GE. Fanen Sagsoversigt i GE Byggesag 3.5 Afslutning af en sag i edoc og GeoEnviron En sag kan afsluttes, når felterne 'Ovf. Journalperiode (Ja/Nej)' og Kassation er udfyldt i edoc på fanen Arkivopl. Når man afslutter en sag i edoc ved at vælge menupunktet 'Rediger Luk sag' og gemme, så gemmes sagens afslutningsdato i edoc og GE. Sagens afslutningsdato vises i GE ved at højreklikke på fanen Sag og vælge menupunktet 'Hent fra ESDH'. Fra GE kan sagen lukkes ved angivelse af Afslutningsdato, hvorefter data i edoc opdateres. For at kunne lukke en sag i GE kræver det, at felterne 'Ovf. journalperiode' og Kassation under fanen 'Arkiv opl.' er udfyldt i edoc. 3.6 Søgning af en sag i edoc Sager som er oprettet i edoc først kan fremsøges og oprettes i GE, således at der oprettes en 'linket' sag i GE Byggesag eller GE Miljø. For at få oprettet sagen i GE, skal man fremsøge den ejendom eller lokalitet, hvor sagen skal registreres. Herefter skal man gå ind på sagsfanen, og benytte højrekliksmenupunktet 'Søg i ESDH', hvorefter nedenstående skærmbillede fremkommer. August

6 Vinduet til sagssøgning i edoc og oprettelse af sag i GE Sagsnr. eller sagens titel i edoc kan angives som søgekriterium i felter øverst i vinduet. Angiv begyndelsesbogstaver, tegn eller tal i feltet, fx 2009 i feltet sagsnr (ESDH). Jokertegnet % kan indgå i søgestrengen, angiv fx %ombyg i feltet titel (ESDH). Ved et klik på knappen Søg foretages der en søgning af sager i edoc. Herefter vises de sager i edoc, som opfylder søgekriteriet. Når billedet står ud for søgeresultatet, så betyder det at sagen er oprettet i både GE og edoc, det vil sige at der findes en 'linket' sag. Hvis en sag ønskes oprettet i GE, så vælg den i listen, klik på knappen 'Opret sag i GE', hvorved udvalgte oplysninger automatisk sættes ind på sagsfanen. Indtast herefter de resterende GE oplysninger om sagen, og klik på Gem-knappen. August

7 4. Journalisering af dokumenter For at kunne overføre dokumenter fra GE til edoc skal disse gøres færdige i GE først. Et dokument oprettes på en sag i fanen Dokument i GE ved registrering af de sædvanlige oplysninger, hvorefter data gemmes. Dokumentoplysninger fra GE Byggesag Via knappen Dok.navn kan der benyttes diverse Word skabeloner, som er opbygget i GE, og derved flettes udvalgte data fra GE ind i Word via bogmærker eller fletfelter. Som standard vises GE i feltet 'Gemt i', hvilket betyder at dokumentet kun findes i GE. Et GE dokument overføres til edoc ved at vælge GE+ESDH i feltet 'Gemt i', og klikke på knappen Gem. HUSK evt. at angive Dok.dato i GE inden overførelse til edoc, idet denne dato sættes til feltet Brevdato i edoc. Læs mere om generering af Word skabeloner for GE Miljø i en kort vejledning Generering af Word-dokumenter i miljømoduler samt i manualerne for GE Kvalitetsstyring og GE Byggesag. Al dokumentation findes på Erfa-siden under menupunktet Materiale. Dokumentet oprettes nu i edoc og kan ikke længere redigeres i GE, idet dokumentoplysningerne bliver låst, og et evt. tilknyttet Word-dokument er blevet beskyttet. Når et overført dokument med en tilknyttet fil er blevet overført til edoc, skrives teksten 'Overført til edoc' i feltet Dok.navn. Endvidere skrives der med rødt 'Dette dokument er beskyttet'. Dokument med ESDH nr er overført til edoc Der kan kun ske en overførsel af dokumenter fra GE til edoc på 'linkede' sager. August

8 4.1 Åbne et dokument i edoc Ved et klik på knappen til højre for feltet Dok.navn på fanen Dokument åbnes det fysiske dokument i edoc Webklienten. Bemærk, at dokumentet åbnes i skrivebeskyttet tilstand, hvorfor det ikke kan redigeres herfra dette er kun en visning. 4.2 Opslag på et dokuments metadata i edoc På fanen Dokument findes der en knap, når dokumentet er overført til edoc. Denne knap bruges til at springe til dokumentoplysningerne i edoc. August

9 Nedenstående fælles dokumentoplysninger gemmes både i GE og edoc: FELT I GE FELT I edoc FANE I edoc ESDH-nr. (Sag) Sagsnr. Fra sagen, som dokumentet er knyttet til ESDH-nr. (Dokument) Dokumentnr. Tildelt af edoc, generel dokumentinformation Reg. dato Oprettet den Øvrige info Dok. dato Brevdato Dokumentinfo Type Dok. type Generel dokumentinformation Beskrivelse Titel Dokumentinfo Beskrivelse Resume Dokumentinfo Nedenstående dokumentoplysninger gemmes kun i edoc: FELT I EDOC FANE I edoc NOTE Dok. kategori Generel dokumentinformation Tildelt af edoc Sagsbehandler Dokumentinfo, Øvrige info Windows-integreret login Emneord Øvrige info Fra sagen, som dokumentet er knyttet til Dokumenter i GE af typen Foto, Tilknyt og Tegning bliver gemt med dokumenttypen Notat i edoc. Nedenstående filtyper kan overføres fra GE til edoc version 2.4: FILTYPE.doc.xls.txt.pdf.msg.gif.tif.rtf.html.ppt.htm.xml.jpeg.jpg.tiff BESKRIVELSE Microsoft Office Word dokument Microsoft Office Excel dokument Tekstdokument Adobe Acrobat-dokument Outlook-emne GIF-billede TIFF-billede Rich Text Format HTML-dokument Microsoft Office PowerPoint dokument HTML-dokument XML-dokument JPEG-billede JPEG-billede TIFF-billede August

10 4.3 Dokumenter oprettet i edoc Dokumenter som er oprettet i edoc kan gøres tilgængelige i GE enten ved at der sker en automatisk synkronisering, når en ny sag fremsøges eller via højreklikmenuen 'Hent fra ESDH' på fanen Dokument. Der kan kun se en overførsel af dokumenter fra edoc til GE på 'linkede' sager. Dokument i GE Byggesag, som er hentet ind fra edoc 4.4 Synkronisering af dokumentoplysninger mellem edoc og GE Når der klikkes på dokumentfanen, sker der automatisk en synkronisering, således at dokumenter oprettet i edoc også oprettes i GeoEnviron. For dokumenter oprettet i edoc skrives teksten 'Overført fra ESDH' i feltet for dokumentets navn. Hvis web-servicen fejler, for eksempel hvis edoc-serveren ikke er oppe, meddeles fejl, og dokumentet vil ikke blive oprettet i edoc. Dette må derfor gøres som beskrevet ovenfor. Datasynkronisering af dokumentoplysninger kan også kaldes ved at højreklikke på dokumentfanen og vælge højrekliks-menupunktet 'Hent fra ESDH'. August