Budgetprocedure Budget 2020 ( ) Sag: S Ringe, den

Transkript

1 Budgetprocedure Budget 2020 ( ) Sag: S Ringe, den Indledning Budgetproceduren for 2020 er rammen for de politiske drøftelser om kommunens økonomi, og tilrettelægges på en måde, som understøtter realiseringen af kommunens nye udviklingsstrategi, som forventes vedtaget i 1. kvartal Udgangspunktet er Budget Med vedtagelsen af Budget 2019 står Faaborg-Midtfyn Kommune over for betydelige økonomiske udfordringer i 2020 og efterfølgende år. Som en del af budgetproceduren for 2020 foreslås en justering af dele af den økonomiske politik, der dels skal gøre sparemålet mere overkommeligt, dels skal skabe råderum til realisering af udviklingsstrategien. Endvidere foreslås en toårig proces, som i højere grad end tidligere skal understøtte arbejdet med de enkelte budgetforslag, herunder realisering af de kommende års effektiviseringskrav. Ligesom tidligere år skal der ske en tæt og inddragende proces i forhold til det politiske niveau, medarbejdersiden og borgerne. Svært udgangspunkt Budgetproceduren for 2020 i hovedtræk Videreførelse af det årlige effektiviseringsmål Ingen eller begrænsede besparelser Reduceret anlægsramme Reduceret ramme til ny drift Nye forslag til driftsudvikling finansieres inden for den eksisterende økonomiske ramme Målrettet brug af FFV og NGF midler til signaturprojekter, investeringer og ny drift Likviditetstræk i 2020 og 2021 Justering af principper for regulering af basisbudget og demografimodeller Toårigt årshjul mhp. analyse og kvalificering af budgetforslag Inddragelse af politikere og medarbejderrepræsentanter Offentliggørelse af budgetforslag primo august MED møder og borgermøde primo/medio august Det er ved budget 2019 forudsat, at der i 2020 skal findes årlige effektiviseringer for 30 mio. kr. og yderligere besparelser for mere end 60 mio. kr. Dertil kommer fortsat usikkerhed om dele af finansieringssiden. Den primære årsag er dels, at Faaborg-Midtfyn Kommune ikke modtager tilskud fra tilbagegangskriteriet som følge af de senere års stigende indbyggertal, dels den manglende reform af det kommunale tilskuds- og udligningssystem. Det store sparemål skal desuden ses i lyset af et lavt beskatningsgrundlag, et gennemsnitligt serviceniveau og et højt udgiftsbehov. Hertil kommer opgaven med at realisere Faaborg-Midtfyn Kommunes nye udviklingsstrategi, som forventes vedtaget i 1. kvartal

2 Tilpasning af den økonomiske politik Den økonomiske politik indeholder måltal for kommunens likviditet, anlægsramme og ramme til ny drift. På baggrund af de forestående udfordringer ønsker Økonomiudvalget at afskaffe eller som minimum reducere den årlige ramme til ny strategisk drift over en treårig periode. Det vil frigøre op til 15 mio. kr. i 2020, 30 mio. kr. i 2021 og 45 mio. kr. fra og med Dernæst reduceres den årlige anlægsramme med 10 mio. kr., ligesom der vil blive disponeret over en del af kommunens frie likviditet over to år. Endelig er det forudsat, at kommunen modtager kompensation for det udligningstab, der var en følge af de ændrede værdier for de demografiske udgiftskriterier som trådte i kraft i 2019, men hvor regeringspartierne efterfølgende har annonceret en kompenserende overgangsordning for en foreløbig toårig periode. På ovenstående baggrund kan sparemålet helt udgå i 2020 og efterfølgende år. Som hidtil er det forudsat, at administrationen anviser konkrete forslag til effektiviseringer. Hvis der bliver behov for at udvide basisbudgettet kan det blive nødvendigt at gennemføre egentlige besparelser. Det samme vil gøre sig gældende, hvis regeringen ikke opnår opbakning til den annoncerede kompensation for det udligningstab, som er en følge af de ændrede demografiske udgiftskriterier. Basisbudget og demografi I basisbudgettet for 2020 er der med afsæt i den seneste befolkningsprognose fra april 2018 taget højde for ændret demografi på de store velfærdsområder, ligesom tilskud og skatter er fremskrevet på baggrund af den forventede befolkningsudvikling. De hermed forbundne merudgifter/mindreindtægter finansieres via det årlige effektiviseringsmål på 30 mio. kr. Hvis vi skal undgå reelle besparelser er det vigtigt at undgå yderligere ændringer til basisbudgettet, med mindre disse kan finansieres gennem tilskuds- og udligningssystemet eller via økonomiaftalen. Erfaringerne fra tidligere år viser, at det kan være vanskeligt. Der skal derfor ske en revision/opstramning af de nuværende principper for regulering af basisbudgettet, ligesom der skal ske en gennemgang af de anvendte principper for regulering af demografi på de store velfærdsområder med henblik på at reducere den automatiske opdrift i driftsbudgetterne. Begge opgaver blev bestilt i forbindelse med den indgåede budgetaftale for Hvis summen af de samlede basisbudgetændringer overstiger en eventuel kompensation, kan det til syvende og sidst blive nødvendigt at komme med yderligere forslag til servicetilpasninger. Det vil i så fald, og i det 2

3 omfang det er muligt, blive meldt ud i forbindelse med den første kvartalsvise budgetopfølgning i Det endelige resultat af basisbudgettet vil først kunne gøres endeligt op, når Økonomi og Løn har beregnet konsekvenserne af den indgåede økonomiaftale. Resultatet forventes at foreligge primo juli. Investering i udvikling og en effektiv drift samt udvikling af driften inden for den eksisterende ramme Ved Budget 2019 blev der etableret et Bystrategisk sekretariat, der skal arbejde målrettet på at realisere igangværende signaturprojekter samt en række nye bystrategiske indsatser af stor betydning for udviklingsstrategien. På tilsvarende vis forestår et stort arbejde med at gennemføre allerede godkendte anlægsprojekter, herunder at nedbringe omfanget af uforbrugte anlægsmidler fra tidligere år. Hertil kommer realisering af anlæg og ny drift finansieret af provenuet fra salget af FFV El og FFV Energi. Der skal endelig investeres i nye effektivitetsfremmende tiltag via de frigivne midler fra salget af NGF Nature Energy. Som en del af budgetlægningen skal kommunalbestyrelsen tage stilling til hvilke konkrete udviklingstiltag der skal gennemføres, herunder om der skal ske en ændret prioritering i forhold til tidligere års beslutninger. De administrative ressourcer som tidligere har været brugt på forslag til ny drift målrettes tiltag inden for de bestående driftsbudgetter. Der er tale om forslag som kan omfatte alt fra mindre justeringer af en eksisterende praksis til større forandringer og omlægninger af den eksisterende praksis. Fælles for disse initiativer gælder, at forslagene skal kunne finansieres inden for den eksisterende ramme via en ændret adfærd og/eller en ændret anvendelse af de eksisterende ressourcer. Omstillingerne skal sikre, at større dele af kommunens samlede budget kommer i spil ved årets budgetlægning, og at nye initiativer ikke droppes på grund af manglende finansiering. Beskrivelsen af de konkrete omstillinger vil desuden få en central placering i den udarbejdede aftaletekst. De enkelte fagudvalg får en central rolle i at drøfte konkrete forslag til udvikling af driften inden for den bestående økonomiske ramme. Budgetproceduren i et flerårigt perspektiv Det kræver en stor indsats at gennemføre større forslag til tværgående effektiviseringer, som ikke påvirker det leverede serviceniveau. Som noget nyt vil der derfor blive arbejdet med et dobbelt årshjul, hvor der både vil blive arbejdet på konkrete effektiviseringsforslag til Budget 2020, men hvor der samtidig sættes en proces i gang med anvisning af forslag til effektiviseringer og såkaldte investeringscases til brug for Budget Derved sikres bedre mulighed for at levere effektiviseringsforslag og investeringsstrategier, som tager udgangspunkt i et mere systematisk og dybdegående analysearbejde på udvalgte områder. Der skal også fortsat ses på mulige tværgående effektiviseringsforslag, ligesom metoden med fordel kan udbredes til også at omfatte anlæg, forslag til udvikling af driften inden for den eksisterende ramme og nye signaturprojekter. 3

4 Proceduren vil være udtryk for en mere offensiv økonomistyring, som på lidt længere sigt skal give Kommunalbestyrelsen et større økonomisk handle-/prioriteringsrum. Proceduren er søgt illustreret ved det dobbelte årshjul på omstående side, som dels viser de faseopdelte aktiviteter der peger frem mod budgetlægningen for 2020, dels viser de aktiviteter der vedrører budgetlægningen for Årshjulet skitserer endvidere en række øvrige aktiviteter, som er indeholdt i dette års budgetprocedure, herunder aktiviteter omkring inddragelse af borgere og medarbejdere. Der vil parallelt med budgetproceduren pågå et arbejde med at formulere en revideret økonomisk politik og en egentlig effektiviseringsstrategi, der sætter de nærmere rammer for den anvendte fremgangsmåde. Den faseopdelte budgetlægning og det dobbelte årshjul Arbejdet med basisbudgetændringer, effektiviseringer, medarbejder- og borgerinddragelse er alle centrale indsatser i Faaborg-Midtfyn Kommunes budgetlægning. Figuren herunder illustrerer de enkelte faser af budgetlægningen og det dobbelt årshjul, hvor der anlægges et toårigt sigte til budgetproceduren. De primære aktiviteter i budgetproceduren er søgt illustreret ved nedenstående figur. 4

5 Arbejdet med vedtagelsen af Budget 2020 startes op i 4. kvartal 2018, og løber frem til den 8. oktober 2019, hvor budgettet endeligt vedtages. Der er tradition for, at de enkelte budgetforslag udarbejdes i løbet af foråret og fremlægges på udvalgsmøder i juni. Som et nyt administrativt tiltag skal der gøres løbende status på arbejdet med budgetforslagene. Jf. den administrative tids- og handleplan. Dette sker ved at de enkelte budgetforslag udarbejdes i flere versioner. Version 0 præsenteres for fagudvalgene i 1. kvartal 2019, version 1 i 2. kvartal 2019 og den endelige version i 3. kvartal Arbejdet med de forskellige versioner skal sikre, at der tidligt i processen skabes overblik samtidig med, at der bliver mere tid til at kvalificere de enkelte forslag. Årshjulet illustrerer også et ønske om et øget fokus på analyser, nøgletal og prognosevirksomhed, der rækker længere frem i tid end sædvanligt. Proceduren med det dobbelte årshjul vil lægge beslag på flere ressourcer. Af samme årsag forankres processen omkring år 2021 i koncernledelsen og i de to stabe. Det politiske niveau og MED-systemet vil kun blive involveret i begrænset omfang i arbejdet med det yderste hjul i modellen. Det vil sige budget Det skyldes, at der primært er tale om forarbejder til budget 2021 og inddragelsen af MED-systemet og det politiske niveau vil ske året efter, når forslagene skal konkretiseres. Gevinsten ved det dobbelte årshjul vil først kunne ses ved Budget Der er tale om en investering. Det politiske ejerskab og fagudvalgenes rolle Det politiske ejerskal til budgetprocessen er af afgørende betydning. Der afholdes temamøder for Økonomiudvalget og den samlede Kommunalbestyrelse i februar med henblik på kurs og retning. Fagudvalgene skal have en central rolle i årets budgetlægning. Som noget nyt skal fagudvalgene komme med forslag til nye initiativer eller ændret praksis inden for den eksisterende drift. Direktører og fagcentre får en vigtig opgave med at sætte rammerne for drøftelserne og komme med faglige oplæg til inspiration. En del af arbejdet kan også udmønte sig i konkrete forslag til indhold, som kan indgå i den endelige budgetaftale. Dernæst får fagudvalgene til opgave at forholde sig til realisering af udviklingsstrategien. Dette sker med afsæt i et administrativt oplæg til konkrete handleplaner for udviklingsstrategien i de 4 udviklingsspor i form af 4-årige aktivitetsplaner. Sidst men ikke mindst skal fagudvalgene drøfte de forskellige versioner af forslag til anlæg og effektiviseringer mv. Ligesom tidligere år har fagudvalgene mulighed for at kommentere og/eller prioritere de enkelte typer af forslag. Der vil desuden blive holdt et temamøde for Kommunalbestyrelsen i april, hvor der bliver mulighed for at drøfte tværfaglige forslag. Fagudvalgene imellem kan fortsætte disse drøftelser på de planlagte udvalgsmøder i maj og juni. Efter udvalgsmøderne i juni overgår budgetforslagene til behandling på det årlige budgetseminar ultimo august. 5

6 Medarbejderinddragelse Medarbejdersiden opfordres i lighed med budgetproceduren for Budget 2019 til at komme med forslag til effektiviseringer. Ved udarbejdelse af effektiviseringer og eventuelle besparelsesforslag med personalemæssige konsekvenser inddrages repræsentanter for de relevante medarbejderrepræsentanter. Det sker gennem den såkaldte IDA-proces, hvor medarbejderne informeres, drøfter og kommer med anbefalinger til de fremsatte forslag. Medarbejderinddragelsen i denne del af budgetarbejdet sker primært for, at medarbejdersiden kan være med til at kvalificere og udvikle budgetforslagene i kraft af deres faglige viden, indsigt og kompetencer på området. Inddragelsen skal ske via inddragelse af det lokale MED-udvalg eller ved nedsættelse af nogle arbejds-/følgegrupper - afhængigt af hvad der giver bedst mening i forhold til det enkelte forslag. Inddragelse ved nedsættelse af arbejds-/følgegrupper kan imidlertid kun forekomme efter forudgående aftale med det lokale MED-udvalg. Den konkrete fremgangsmåde for inddragelse af medarbejdersiden ved kvalificering af de enkelte budgetforslag beskrives eksplicit i det enkelte budgetskema, ligesom medarbejdersiden har mulighed for at kommentere selve forslaget. Ved udarbejdelsen af tværgående effektiviseringsforslag skal medarbejderrepræsentanter for de forskellige dele af organisationen indgå i arbejdet med kvalificering. Med henvisning til Faaborg- Midtfyn Kommunes MED-aftale skal det i denne sammenhæng præciseres, at effektiviseringsprojekter, som går på tværs af forvaltningsområder skal involvere de berørte Fælles MED samt formand og næstformand i Hovedudvalget. For yderligere information herom henvises til MED-aftalen, side 3. Det bemærkes afslutningsvis, at IDA-processen for MED-systemet finder sted i august, se nedenfor. Offentliggørelse af budgetmateriale, høring samt borgerinddragelse Alle budgetforslag offentliggøres på kommunens hjemmeside primo august. MED-systemet opfordres til som en del af IDA-processen at komme med anbefalinger til de offentliggjorte budgetforslag forud for budgetseminariet. Tilsvarende opfordres brugerbestyrelser, interesseorganisationer, eksterne interessenter m.fl. til at afgive høringssvar forud for budgetseminaret. Dermed optimeres værdien af anbefalinger og høringssvar. Hovedudvalget kan i den forbindelse også komme med anbefalinger bemærkninger til alle større tværgående forslag med konsekvenser for personalet. Anbefalinger og høringssvar sendes til Økonomi og Løn senest tre hverdage forud for budgetseminaret. Der vil endvidere, som styrelsesvedtægten foreskriver, være en høring mellem Kommunalbestyrelsens 1. og 2. behandling af budgettet. Denne høringsrunde vil primært give værdi i forhold til ændringer aftalt i forbindelse med budgetseminaret eller i forbindelse med de afsluttende politiske forhandlinger. Det gælder generelt, at borgerne inddrages i budgetproceduren i det omfang det er muligt og hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Det kan fx. ske ved direkte inddragelse i forbindelse med udarbejdelse af konkrete budgetforslag, gennem dialog via Facebook eller ved personligt fremmøde på borgermøder, lokaludvalgsmøder, åbne udvalgsmøder mv. Omfanget af borgerinddragelse vil desuden være afhængig af de enkelte budgetforslags karakter, herunder omfanget af forslag til større strukturtilpasninger og egentlige besparelsesforslag. 6

7 Bilag: Politisk og administrativ budgetkalender (under udarbejdelse). 7