INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 14. juni 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 21. juni 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation ( ) a. Evaluering af og opfølgning på repræsentantskabsmødet den 22. maj (B) b. Køreplan for fornyelse af helhedsplaner (B) * c. Servicemål (B) * d. Fornyet stillingtagen til Aarhus 2017 (B) * e. Ansøgning fra Klubben Peter Fabersvej (B) * f. Høringssvar vedr. fritids- og ungdomsskoleområdet (O) * 2. Afdelinger ( ) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Godkendelse af standard-forretningsorden for afdelingsbestyrelsen hhv. -mødet (B) * c. Maksimal lejeforhøjelse og lånebeløb ved lån af afdelingens egne midler (B) * d. Plan for afdelingsmøder (O) * e. Forslag til afdelingsbudgetter 2013 (O) * 3. Administration ( ) a. Orientering fra administrationen (O) * b. Status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål (B) * 4. Kommende møder ( ) a. Emner til næste møde, der holdes den 16. august 2012 (B) b. Mødeplan (O) * 5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godkendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

3 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Konstituerende møde afholdes efter følgende retningslinjer: - Gennemgang af repræsentantskabsmødet. - Opsummering af resultatet og eventuelle pålagte opgaver. - Orientering om bestyrelsens pligter og arbejdsform, herunder en gennemgang af de faste udvalgs arbejdsområder. - Konstituering. - Fastlæggelse af mødefrekvens for det kommende år. - Gennemgang af forvaltningsrevisionen. Stk. 3. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 4. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 5. Forretningsudvalget består af formand og næstformand. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 6. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke

4 særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning 9 Direktørens rolle Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt.

5 10 Seminar 11 Forhandlingsprotokollen Bestyrelsen samles hvert år i første kvartal til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte

6 udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor 15 Revisionsprotokol 16 Tavshedspligt Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med den i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

7 NOTAT TIL PKT 1 b Fornyelse af helhedsplaner DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Status på de tre nuværende helhedsplaner Boligkontoret Århus administrerer tre helhedsplaner: 1. Frydenlund Helhedsplanen har eksisteret siden Omfatter afdeling 27 Frydenlund samt afdelinger fra AlmenBo, AAB og Ringgården 2. Kalmargade Helhedsplanen har eksisteret siden Omfatter alene afdeling 29 Kalmargade. 3. Møllevang Helhedsplanen har eksisteret i forskellig udstrækning siden Omfatter afdelingerne 1, 3-5, 8, 11 og 15 samt afdelinger fra AlmenBo og Ringgården samt Murersvendenes Stiftelse. Derudover er Boligkontoret Århus afdeling 31 omfattet af helhedsplanen vedr. Herredsvang, som administreres af AAB. Boligkontoret Århus tre helhedsplaner udløber alle med udgangen af Den nye proces for Landsbyggefondens sagsbehandling betyder, at der skal udarbejdes prækvalifikationsansøgning i løbet af 2. halvår 2012 for de helhedsplaner, der skal iværksættes fra 1. januar I afgørelsen heraf skal der både skeles til: i) hvad der rent faktisk er opnået med de nuværende helhedsplaner og hvad der vil være behov for for at understøtte de positive udviklinger, ii) hvordan boligområderne slår ud på de målbare karakteristika (BoSocData) iii) kendskabet til hvad der lægges vægt på i Landsbyggefonden (og kommunens) sagsbehandling specielt et ønske om større og mere sammenhængende helhedsplaner samt iv) evt. underliggende problemstillinger i afdelingerne.

8 Scenarier for nye helhedsplaner Man kan forestille sig en række scenarier for nye helhedsplaner. A. Frydenlund Frydenlund kunne fortsætte som hidtil både med hensyn til i), ii) og iii). B. Møllevang Møllevang har opnået mange positive resultater så mange, at området ikke slår ud på ret mange af de målbare karakteristika i ii). Derfor vil det være svært at bære igennem som en helhedsplan alene. C. Frydenlund-Møllevang Området er demografisk temmelig sammenhængende jf. iv) og vil samlet måske kunne bære igennem. Det vil dog være ret uhomogent, og der kunne måske være en risiko for, at det relativt velfungerende Møllevangen kunne trække det mere trængende Frydenlund op i sammenhængen. D. Frydenlund-Møllevang-Møllevang Nord Det har også været overvejet at inkludere Møllevang Nord/Charlottehøj i en helhedsplan med Frydenlund og Møllevang, fx med Boligkontoret Århus afdelinger 12, 13, 16 og 19, men der er ingen af disse, der slår tilstrækkelig stærkt ud på nogen af de afgørende parametre. De har dog alle et stærkere udslag end Møllevang. Til gengæld vil man på den måde opnå et helt, demografisk sammenhængende område, som der lægges vægt på under iii). Det kunne også efter Fællessekretariatets opfattelse tale for at vælge denne model. E. Kalmargade Det er Fællessekretariatets erfaring, efter et par møder med Landsbyggefonden i forhold til andre prækvalifikationer, at Landsbyggefonden ikke vil finansiere enkeltproblematikker i mindre afdelinger, eksempelvis som ungeproblematikken i Kalmargade. Det er Fællessekretariatets vurdering at Kalmargade alene ikke vil have store chancer for at gå igennem nåleøjet. Elstedhøj som er lidt større og som har noget højere ledighed, har for nylig fået afslag. F. Vorrevang Vorrevang ville som område give en vis mening, hvis Kalmargade alene ville kunne fortsætte som en helhedsplan. Det tyder imidlertid ikke på at være tilfældet, og da Kalmargade på de fleste parametre er den mest oplagte kandidat til en helheldsplan, taler det for at se Vandtårnsområdet som en helhed, jf. G nedenfor. 2/3

9 G. Vandtårnsområdet Blandt andet derfor vil det give mening at samle Vandtårnsområdet i én helhedsplan, hvori der indgår afdelingerne 22 Illerupvej, 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj, 28 Lindholmparken og 29 Kalmargade samt AlmenBos afdeling 7 Illerupvej og AAB s afdeling 19 Vorrevangsparken og 20 Niels Ebbesens Gård. Alle de nævnte afdelinger består af etagebyggeri og har, i varierende grad, alle udfordringer med beskæftigelse og på unge-området. Et område i denne størrelse (3.223 beboere) vil også kunne retfærdiggøre en stærk boligsocial indsats, som skal kunne levere fokuserede indsatser for hele området eksempelvis med henblik på unge, beskæftigelse og sårbare voksne. Landsbyggefonden vil lægge vægt på at indsatsen dækker et samlet område, så derfor vil det være godt at få de to AAB-afdelinger med, hvis de vil. Anbefalingen fra Fællessekretariatet er derfor at lave en samlet prækvalifikationsansøgning for de beskrevne afdelinger i Vandtårnsområdet. Det vil harmonere med, at indsatsen skal færdiggøres i Kalmargade, og at det vil være relevant med en forebyggende indsats i de øvrige områder, som er bekymringsområder. H. Attikavej/Salonikivej eller Hjulby Hegn Afdelingerne er for små og der er for få problemer primært centreret om høj flytteandel og mange beboere uden for arbejdsmarkedet til at den ville kunne leve op til iii). INDSTILLING Indstillingen er drøftet med Boligsocialt Forum bestående af de boligsociale medarbejdere i Boligkontoret Århus. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sin prioritering af strategien og derefter tager stilling til: Tidspunkt og ansvarlig for dialog med berørte afdelinger/afdelingsbestyrelser Tidspunkt og ansvarlig for dialog med andre boligorganisationer 3/3

10 NOTAT TIL PKT 1 c Servicemål DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Gruppearbejdet og det fælles plenum på medarbejderdagen den 10. maj 2012 skulle dels give oplæg til fælles værdier for Boligkontoret Århus service, dels nogle konkrete servicemål. Derudover bidrog dagen til at samle andre nyttige ideer mv. sammen. Efterfølgende har Boligkontoret Århus virksomhedsnævn udarbejdet nedenstående oplæg til konklusioner om målene for organisationens service. Grundlæggende mener vi, at mennesker er vigtigere end regler og alle medarbejdere handler derfor kompetent, selvstændigt og ansvarligt. Vi har tiltro til hinandens dømmekraft, og at vi handler med sund fornuft i den enkelte situation ud fra tanken: Hvad ville Bo gøre her?. Grundlaget for Boligkontoret Århus service sammenfattes med følgende egenskaber: Imødekommende Løsningsorienteret Indlevende Hjælpsom Smilende Der kan på den baggrund opstilles følgende mere konkrete mål for Boligkontoret Århus service: Vi lytter til vores kunder for bedst muligt at kunne imødekomme deres ønsker og behov Vi svarer hurtigst muligt på henvendelser og tager det længere tid med svaret, giver vi besked Vi laver klare aftaler og holder dem Vi giver rådgiver og vejleder vores kunder og vi følger op Vi griber bolden og tager ansvaret uanset hvilken medarbejder der skal løse opgaven INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig de oplistede mål og løbende følger op på dem gennem forvaltningsrevisionens målinger af kundetilfredshed.

11 NOTAT TIL PKT 1 d Fornyet stillingtagen til Aarhus 2017 DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 31. maj at afvise deltagelse i Aarhus 2017, bl.a. med henvisning til den store økonomiske forpligtelse, der lå i projektet. Som en udløber af denne beslutning har Boligkontoret Århus fået tilbud om at tilslutte sig projektet uden nogen økonomiske bindinger. INDSTILLING Det indstilles på den baggrund, at Boligkontoret Århus meddeler Aarhus 2017-sekretariatet, at vi overordnet tilslutter os projektet, men ikke forpligter os til nogen økonomiske bidrag.

12 NOTAT TIL PKT 1 e Ansøgning fra Klubben Peter Fabers Vej DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus har modtaget nedenstående ansøgning om et tilskud til renovering af multibanen på arealet mellem Klubben og den Boligsociale Legeplads i Møllevang. Multibanen ved Klubberne Peter Fabersvej I 2005 fik vi anlagt en Multi-bane på arealet mellem Klubben og den Boligsociale Legeplads. Banen blev etableret ved egne midler, men med Boligforeningen Ringgårdens velvillighed, i forhold til at godkende at vi brugte arealet til det ønskede formål. Siden færdiggørelsen af Multibanen er den blevet brugt flittigt, både i og udenfor Klubbens åbningstid men også i weekends og ferier hvor Klubben er lukket. Det er vores oplevelse at beboerne i området har taget ejerskab over Multibanen den bliver brugt til alle former for boldspil i weekends og om aftenen. Den er et samlingssted for kvarterets børn og unge. Ejerskabet giver sig især udtryk ved at banen bliver brugt efter hensigten altså diverse boldspil og leg. Der bliver ikke øget hærværk på den, og de få gange der har været tacks på den er de straks blevet fjernet. Klubben forsøger at holde den ved lige med maling og rengøring. Efter ca. 7 års effektiv brug er den nu ved at være slidt ikke på bander og hegn, men simpelthen på belægningen. Vi vil gerne have lagt en ny belægning, den gamle er så slidt at den bliver meget glat, så der er risiko for skader. Vi har fået et tilbud på en ny belægning men kan ikke selv i øjeblikket klare den økonomiske belastning. Derfor vil vi ansøge Boligforeningen Ringgården om et beløb på kr ,- til den nye belægning. Med venlig hilsen Klubberne Peter Fabersvej Hanne Thomsen, Klubleder Peter Fabers Vej 35

13 8210 Aarhus V [email protected] Ansøgningen er stilet til Boligforeningen Ringgården, da de sammen med Boligkontoret Århus organiserer langt de fleste lejemål i kvarteret. Ringgården har behandlet sagen og givet følgende svar: Kære Hanne Thomsen! Du har forespurgt vores direktør Palle Jørgensen, om Ringgården vil yde økonomisk støtte til klubberne på Peter Fabers Vej, dette på foranledning af en ansøgning sendt til vores hovedbestyrelse. Ringgårdens bestyrelse har besluttet at bevilge kr kr., efter Søren Høgsberg fra Boligkontoret udmeldte, at klubberne vil finde halvdelen af beløbet i langtidsplanlægningen. Det resterende beløb på kr vil så blive delt mellem Boligkontoret og Ringgården, hvilket vil sige kr til hver boligorganisation. Klubben forespørger derfor, om Boligkontoret Århus vil tiltræde Ringgårdens beslutning og yde i tilskud. INDSTILLING Det indstilles, at Boligkontoret Århus yder de kr. fra dispositionsfonden. 2/2

14 Dato 8. juni 2012 Lejl-/Sagsnr. Høringssvar vedr. fritids- og ungdomsskoleområdet Her fremsendes Boligkontoret Århus høringssvar om analysen af fritids- og ungdomsskoleområdet i Aarhus Kommune. Boligkontoret Århus henviser endvidere til høringssvaret indsendt af det Boligsociale Fællessekretariat. Boligkontoret Århus finder det meget positivt, at de udsatte boligområder nævnes som et specifikt indsatsområde. Dvs. at det tildeles målrettede midler til de udsatte boligområder, og at der lægges vægt på samarbejde med bl.a. idrætsforeningerne. Det er meget væsentligt, hvis vi skal kunne opretholde en høj standard indenfor det boligsociale arbejde. At FU- midler skal bruges specifikt i udsatte boligområder vil også øge de lokale klubbers opmærksomhed på området, og arbejdet med at forankre det boligsociale i det kommunale regi vil blive forbedret. Det er efter Boligkontoret Århus opfattelse vigtigt, at det nedsatte kontingent i udsatte områder fastholdes, og at det hvor det giver mening udvides til andre klubber. Det nedsatte kontingent bør finansieres af den samlede ramme til klubber & legepladser. Endelig vil det være yderst positivt, at børn der er omfattet af "busing" får mulighed for med ét kontingent at være medlem i to klubber. Det kan være rigtig svært at bo og "være" to forskelige stedet, og det bør gøres så nemt som muligt for disse børn og unge. Venlig hilsen Søren Høgsberg Formand Morten Homann Direktør

15 NOTAT TIL PKT 2 a Orientering vedr. afdelinger DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 10 Sæterstien m.m. Afdeling 12 Majdalen og 19 Tamperdalsvej Afdeling 13 og 16 Hammershusvej Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 41 Virupvej Afdeling 43 Mosevænget Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 49 Fredensgade Der har været problemer med udtørringen af betongulvene, det går ikke så hurtig som forventet,- så fremover bliver der indregnet en ekstra uge til udtørring men tidsplanen skulle kunne holdes. Opstart af rottebekæmpelse Stadig mange rotter, leasing af fælder fortsætter Renovering af røgventilation i trappeopgange. Undersøgelse af mulighed for etablering af negravede affaldsløsning Prøvevindue isættes indenfor 3 uger Arbejdet er forsinket et par uger, grundet at tømreren har måttet afvikle sin sideløbende tømrerforretning og ikke har haft bemanding på pladsen. En bolig er blevet vandskadet under skybruddet i fredags. Alle emhætter skiftet Det forventes at arbejdet med tagudskiftningen kan afsluttes efter planen i uge 27, trods den megen regn. Der udføres en udvendig mangelgennemgang tirsdag den 12. juni. Vinduer skiftet

16 Afdeling 73 Virup Skovvej Blok H, har nu fået det første lag puds og tagbelægningen er opstartet, tagarbejdet står i øjeblikket stille på grund af den megen regn. Vinduesmontagen er afhængig af indvendige betongulve er færdige samt at taget er tæt. I øjeblikket er der 3 ugers forsinkelse, det forsøges om det kan indhentes over sommeren, forudsat at håndværkerne kan arbejde i ferien. Der forventes afholdt åbent hus i oktober, og der vil være indflytning i begyndelsen af INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

17 NOTAT TIL PKT 2 b Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING For at støtte afdelingsbestyrelserne i deres arbejde, har de tidligere organisationer hver haft en vejledende standardforretningsorden for afdelingsbestyrelsen. Nedenstående forslag er en tilpasset udgave af BL s anbefalede standardforretningsorden. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsens opgaver 1. Afdelingsbestyrelsens medlemmer fungerer som tillidsrepræsentanter for beboerne i afdelingen og samarbejder med beboerne, boligorganisationen og administrationen om forhold i afdelingen. 2. Afdelingsbestyrelsen medvirker til at udvikle beboernes trivsel bl.a. ved at fremsætte forslag til aktiviteter og arbejder i afdelingen. Forslagene kan evt. udarbejdes i samarbejde med administrationen. Afdelingsbestyrelsen fremlægger forslagene på afdelingsmødet til godkendelse. 3. En gang om året gennemgår afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en repræsentant for administrationen afdelingens vedligeholdelse og renholdelse. På grundlag af denne såkaldte markvandring laver administrationen et oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser af de foreslåede arbejder og aktiviteter. Oplægget indarbejdes i afdelingens vedligeholdelsesplan eller i selvstændige forslag, som skal fremlæges på afdelingsmødet til godkendelse. 4. Hvert år behandler afdelingsbestyrelsen administrationens forslag til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsen orienterer administrationen om evt. ønsker om tilføjelser eller ændringer af driftsbudgettet. Afdelingsbestyrelsen fremlægger herefter forslaget til driftsbudget på afdelingsmødet til godkendelse. 5. Afdelingsbestyrelsen drøfter serviceniveauet i afdelingen med administrationen og aftaler det udgiftsniveau ved den årlige udarbejdelse af budgettet. 6. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der er god orden i afdelingen, så renholdelse og vedligeholdelse i afdelingen svarer til det niveau, der er aftalt ved budgetbehandlingen. 7. Eventuel klager fra afdelingsbestyrelsen over forhold om renholdelse, vedligeholdelse eller ejendomsfunktionærers arbejde skal rettes til administrationen, som tager stilling til klagen sammen med boligorganisationens ledelse.

18 8. Afdelingsbestyrelsen forholder sig fx en gang om året til niveauet for istandsættelse ved fraflytning. Det sker i samarbejde med administrationen. Et medlem af afdelingsbestyrelsen kan overvære et fraflytningssyn som observatør, hvis fraflytter er indforstået med det. 9. Administrationen indhenter tilbud og indgår aftaler med håndværkere mv. på afdelingens vegne. 10. Administrationen laver årsregnskab for afdelingen og sender det til godkendelse hos afdelingsbestyrelsen. Hvis afdelingsmødet har bestemt, at regnskabet skal forelægges på afdelingsmødet, så skal afdelingsbestyrelsen formelt fremlægge det til godkendelse på mødet. 11. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen til at vælge repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingens beboere og myndige husstandsmedlemmer. Ellers vælger afdelingsmødet repræsentanterne. 12. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre udpegede beboere (udvalg) til at arbejde videre med at konkretisere forslag. Fx forslag til arbejder i afdelingen, arrangementer eller andre aktiviteter så som beboerblad, fritidsklubber mv. 13. Afdelingsbestyrelsen giver beboerne mulighed for at henvende sig enten via mail, telefon eller ved et åbent møde eller træffetid fx en gang om måneden. 14. På det ordinære afdelingsmøde fremlægger afdelingsbestyrelsen beretningen for det forløbne år. Hvis der er lavet en skriftlig beretning, skal den sendes til alle husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 15. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer på mindst tre personer. 16. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen en formand i sin egen kreds. Ellers vælger man formanden på afdelingsmødet. 17. Afdelingsbestyrelsen fordeler selv opgaver indbyrdes (referent, kasserer osv.). 18. Arbejdet som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. 19. Der gælder de samme habilitetskrav for afdelingsbestyrelsens medlemmer som for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsens møder 20. Afdelingsbestyrelsen fastlægger selv deres møder. Der skal dog holdes mindst ét møde pr. kvartal. Formanden indkalder til afdelingsbestyrelsesmøderne ud fra en aftalt mødeplan eller efter ønske fra et medlem af afdelingsbestyrelsen. 21. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes af de fremmødte afdelingsbestyrel- 2/3

19 sesmedlemmer ved simpel stemmeflertal. Hvis stemmerne står lige, bortfalder forslaget. 22. Afdelingsbestyrelsen skal gøre dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder tilgængelig for afdelingens beboere på afdelingens hjemmeside eller ved opslag. Det skal ske samtidig med at der indkaldes til mødet eller kort tid efter. Afdelingsbestyrelsen skal også gøre referat af møderne tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet. Eventuelle drøftelser om beboernes personlige forhold er underlagt tavshedspligten og skal ikke med i det offentlige referat. 23. Hvis en medarbejder skal deltage i et møde i afdelingsbestyrelsen, så planlægges mødet så man først behandler de punkter, der kræver medarbejderens deltagelse. 24. Beboere og andre har normalt ikke adgang til afdelingsbestyrelsens møder, men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte punkter. 25. Afdelingsbestyrelsen kan bestemme, at suppleanter kan deltage i afdelingsbestyrelsesmøderne uden stemmeret. 26. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen flytter fra afdelingen, så træder personen automatisk ud af afdelingsbestyrelsen og suppleanten indtræder frem til næste afdelingsmøde. Hvis der ikke er valgt suppleant, så skal der vælges et nyt medlem på et afdelingsmøde. Hvis et medlem på grund af længevarende sygdom eller andet træder midlertidigt ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslaget, og at det publiceres på BKÅ Portalen og rundsendes i forbindelse med afdelingsmøderne. 3/3

20 NOTAT TIL PKT 2 b Forretningsorden for afdelingsmødet DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING For at støtte en god afvikling af afdelingsmødet, har de tidligere organisationer hver haft en vejledende standardforretningsorden for afdelingsmødet. Nedenstående forslag er en tilpasset udgave af BL s anbefalede standardforretningsorden. Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed.

21 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødetbeboer. Boligorganisationenes bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigentensikre, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødetpå afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 2/3

22 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 20. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 21. Oplysning om afdelingsbestyreisens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e- mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forslaget, og at det publiceres på BKÅ Portalen og rundsendes i forbindelse med afdelingsmøderne. 3/3

23 NOTAT TIL PKT 2 c Maksimal lejeforhøjelse og lånebeløb ved lån af afdelingens egne midler DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen/MH PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde i februar, at der på mødet i juni skulle besluttes et maksimalt lånebeløb pr. afdeling samt en maksimal lejeforhøjelse pr. m 2 pr. afdeling til brug for, hvis afdelingen på afdelingsmødet ønsker at træffe beslutning om at tilbyde lån af afdelingens egne midler ift. finansierede råderetsarbejder. Det sker af hensyn til at fastholde et lejeniveau, der ikke giver udlejningsvanskeligheder samt at undgå, at den enkelte afdelings mellemregning belastes unødigt. Hvis en afdeling vil benytte sig af den finansierede råderet, skal det vedtages på et afdelingsmøde hvilke arbejder der kan lånes til. Eksempel: Afdeling 1 med en lejlighed på 80 m2 vil den maksimale lejeforhøjelse være = kr. pr. år = 667 kr. pr. måned. Det kan forrente et lån på ca kr. (667 0,7%). Den månedlige forhøjelse udgør 0,7% af lånebeløbet. Det er beregnet med en rente på ca. 3,5%. INDSTILLING Det indstilles, at der ydes lån med en løbetid på max. 15 år. Renten svarer til mellemregningsrenten. Det indstilles, at finansieret råderet som udgangspunkt ikke benyttes i ungdomsboliger. Det vil normalt heller ikke være nødvendigt i afdelinger, der er under 10 år gamle. Der indstilles følgende grænser: Afdeling U 1 Maksimal lejestigning pr. m 2 Maksimalt udlån 1 Jens Baggesensvej 2 Haugesundsvej osv. 3 Viggo Stuckenbergsvej Ungdomsboligafdeling

24 Afdeling U 1 Maksimal lejestigning pr. m 2 Maksimalt udlån 4 2 Chr. Molbechs Vej Otto Benzonsvej Bethesdavej/Risvang Allé Vestre Ringgade Vilhelm Bergsøesvej Trøjborgvej Dalstien osv Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Otto Benzonsvej Hammershusvej Uffesvej/Rosenvangs Allé Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Finlandsgade Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Fuglebakkevej/Høgevej Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Virupvej Hjelmagerparken Mosevænget Hjulby Hegn Finansieret råderet er allerede godkendt på et afdelingsmøde. 2/3

25 Afdeling U 1 Maksimal lejestigning pr. m 2 Maksimalt udlån 45 3 Kappelvænget/Torpevænget 1) Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh Guldbergsgade Paludan Müllersvej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ryttervej Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Herningvej Max. 260 kr. pr. måned (Torpevænget) og max. 360 kr. pr. måned (Kappelvænget). 4 Ny afdeling pr. 1. januar Nuværende afdeling 64 og 66. 3/3

26 Deltagere Afd Dato Sted Kl. Punkter Forslag Best Adm Valg Ønsket august Lars Hansen august august august Ole august Åvængets mødelokale august august august Christian august Fælleslokalet x august Peter x august august august 2 1 september Søren Høgsberg 38 3 september Søren Høgsberg Ole 42 3 september Fælleshuset 18.30/19.00 x 56 3 september 33 3 september Selskabslok.V.Ringgade 178, gavl Aksel+regnskab 24 4 september 7 4 september Lars Hansen Elin+Aksel x 15 4 september Peter 51 4 september 26 5 september 54 5 september kirken' - den store gang i B-blokken Ole 55 5 september 20 6 september Beboerlokalet Peter+Ole Helle Pedersen udtræder x 44 6 september Fælleslokale Hjulby Hegn x september Beboerlokalet Peter x september september 8 11 september september 1 Chris x september Fælleshuset Peter x september 17.30/19.00 Christian+Jesper (ejd) Torben, Robert, Michelle, Louise x september Selskabslok Elin x september Møllevangsskolen 17.45/ Carl eller Christian Ian og Deniz x september Mosevænget 1 1 Johnny Chr., Randi x september Brogården Carl x september september Fortegården Hans-Jørgen Vedr.varmesystemet x

27 4 17 september Selskabslok Peter Marianne, Torben x september september 1 Lars Carl+Christian x september Fælleshuset 18.00/ Nej Nej tak Malte flytter x september Fælleshuset 2 x september Beboerlokalet Peter x 1 19 september Elin september Fælleshuset Peter x september x september Hos Kirsten 1 Johnny Solveig og Kirsten x september Stakladen Henrik Autzen Carl x september 18.00/19.00 Finn x september Smilet Olav Bertelsen x september Beboerlokalet, Norgesparken Ole september september Bowl'N Fun 18.00/ Christian eller Michael x september Koldkærgård Lars Hansen Carl x september Fælleshuset Peter x 6 25 september Ellengården Peter+Christian x september Skelagervej Lars Hansen x september Nej Nej Jørgen flytter september Peter eller Chris Jon ikke genvalg, Lærke afgår september Beboerhuset 1 3 Søren Høgsberg Peter+Ole x september

28 NOTAT TIL PKT 2 e Overblik over forslag til afdelingsbudgetter 2013 DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling Nuværende leje Leje 1/ Forhøjelse i % 1 Jens Baggesensvej ,00 2 Haugesundsvej osv ,00 3 Viggo Stuckenbergsvej ,00 4 Chr. Molbechs Vej ,75 5 Otto Benzonsvej ,00 6 Bethesdavej/Risvang Allé ,50 7 Vestre Ringgade ,75 8 Vilhelm Bergsøesvej ,50 9 Trøjborgvej ,00 10 Dalstien osv ,00 11 Helge Rodes Vej ,00 12 Majdalen ,75 13 Hammershusvej ,50 14 Aldersrovej ,00 15 Otto Benzonsvej ,00 16 Hammershusvej ,00 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé ,00 18 Trøjborgvej ,00 19 Tamperdalsvej ,75 20 Norgesparken ,00 21 Finlandsgade ,00 22 Illerupvej ,00 23 Nydamsparken ,00 24 Kirkedammen ,00 25 Reginehøj ,00 26 Vestre Ringgade ,00 27 Fuglebakkevej/Høgevej ,00 28 Lindholmparken ,50

29 Afdeling Nuværende leje Leje 1/ Forhøjelse i % 29 Kalmargade ,00 30 Nørreskovvej ,00 31 Rydevænget ,25 32 Nørreskovvej ,00 33 Vestre Ringgade ,00 34 Salonikivej ,00 35 Skelagervej ,00 36 Hallssti ,25 37 Istedgade ,00 38 Visbjerg Hegn ,25 39 Attikavej ,50 40 Fredensgade ,00 41 Virupvej ,00 42 Hjelmagerparken ,00 43 Mosevænget ,00 44 Hjulby Hegn ,00 45 Kappelvænget/Torpevænget ,00 46 Vistoftparken ,00 47 Julsøvej ,50 48 Skæring Parkvej ,00 49 Fredensgade ,00 50 Brendstrupvej ,00 51 Fredericiagade ,00 52 Viborgvej ,00 53 Julsøvej ,50 54 Norsgade ,00 55 Skæring Parkvej ,50 56 Katrinebjergvej ,50 57 Åvænget ,50 58 Ranunkelvej ,00 59 Høegh Guldbergsgade ,50 60 Paludan Müllersvej ,00 61 Chokoladen ,00 62 Skejbyparken ,00 63 Skæring Parkvej ,00 65 Bethesdavej ,00 67 Hørretløkken ,00 68 Østergade ,00 69 Ryttervej ,00 70 Ranunkelvej ,00 71 Damgårdstoften ,00 2/3

30 Afdeling Nuværende leje Leje 1/ Forhøjelse i % 72 Rønnevangen ,00 74 Institution ,00 75 Herningvej ,50 81 Kontor ,00 89 Institution ,00 90 Institution ,00 91 Institution ,00 INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. 1 Ny afdeling pr. 1. januar Nuværende afdeling 64 og 66. 3/3

31 NOTAT TIL PKT Orientering fra administrationen DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ Personale A. Udlejningsassistent Lone Bak Christensen har desværre opsagt sin stilling pr. 1. juli 2012 for at begynde i et tilsvarende job i det nydannede DjursBo. Stillingen er genopslået, og der er indkommet et stort antal ansøgninger, så stillingen forventes besat snarest muligt. B. Som oplyst til bestyrelsesmødet den 31. maj, er der nu opslået en praktikplads som kontorelev. Praktikpladsen annonceres via Århus Købmandsskole. Der er indkommet et betragteligt antal ansøgninger, og der forventes at kunne indgås aftale ultimo juni, så kontoreleven kan begynde først i Udlejning i midten af august. Den pågældende skal så i løbet af praktikperioden rundt i hele administrationen. C. Som følge af arbejdet med implementering af elektronisk rekvisition og særlig elektronisk faktura (se punkt E nedenfor) er der indgået aftale med et vikarbureau om at kunne stille en vikar til rådighed i spidsbelastningsperioder, da der i de kommende måneder vil være en medarbejder i Økonomi, der vil skulle kunne dedikere sig helt til implementeringen. D. Der holdes ca. hver sjette uge senest den 8. juni fredagscafé kl på Brendstrupgårdsvej 7 for alle organisationens medarbejdere. Det har siden første gang i begyndelsen af 2012 hver gang været velbesøgt med knap 40 deltagere pr. gang. Digitaliseringsstrategi E. Arbejdet med implementeringen af den digitaliseringsstrategi, organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde den 2. februar, er i fuld gang. Alle varmemesterkontorer kører på fælles mailsystem, og alle benytter administrationssystemet EG Bolig Web. Pr. 1. juni udskrives der kun elektroniske rekvisitioner, og i juni måned afsluttes også en workshoprække, hvor medarbejdere fra alle varmemesterkontorer samt de faste afløsere har fået uddybende kursus i brugen af systemet. Fra slutningen af maj har arbejdet stået på med at forberede implementeringen af elektronisk fakturahåndtering, som forventes søsat primo august. Fremover vil alle fakturaer enten blive modtaget elektronisk eller indscannet, så al håndtering kan foregå digitalt og i vid udstrækning automatisk. Det vil også føre til væsentlig større kvalitet i både bogføring og budgetopfølgning.

32 Der er etableret en superbrugergruppe blandt ejendomsfunktionærer, som bistår kollegerne med implementering Der er frigivet ressourcer, så særligt René Toustrup varmemester i afdeling 60 Paludan-Müllers Vej og afdeling 61 Chokoladen har kunnet tage rundt og varetage oplæring og support blandt ejendomsfunktionærerne. Også i administrationen har der været afholdt workshops om brugen af EG Bolig med henblik på mere effektiv udnyttelse af systemet. Det gælder ikke mindst langtidsplaner, brug af logfunktioner samt håndtering af bestyrelser, udvalg m.v. Det næste trin i digitaliseringsstrategien er implementering af elektronisk dokumenthåndtering. De indledende overvejelser vil påbegyndes i tredje kvartal. F. En del af digitaliseringsstrategien har været projektet ivarmemester, som har skullet afdække mulighederne i ejendomsfunktionærens brug af mobil teknologi som smartphones og tablets. Tre varmemestre i afdeling 27, 41/42 og 60/61 er testpersoner i pilotprojektet. Første fase har været et samarbejde med Aarhus Universitet og EG Data Inform, hvor en gruppe studerende har skullet følge ejendomsfunktionærernes arbejde. På baggrund af deres observationer vil administrationen i samarbejde med de tre pilotejendomsfunktionærer fremkomme med anbefalinger, som vil kunne præsenteres på organisationsbestyrelsens møde i juni. G. Det var ligeledes en del af digitaliseringsstrategien, at administrationen med jævne mellemrum skulle sondere markedet med hensyn til leverandører af vores driftsmiljø. Det er sket i første halvår 2012, men der har ikke været nogen af de kontaktede leverandører, der har givet anledning til nærmere overvejelser om at skifte leverandør på baggrund af pris og/eller kvalitet. Andet H. Bestyrelsen besluttede på sit møde den 8. marts, at der på mødet i juni skulle gives en status på opfølgning på kundeundersøgelsen. Først og fremmest er følgende initiativer er sat i værk: Overordnet fokus på service og kundetilfredshed bl.a. med Butler Bo og medarbejderdag Ændrede åbningstider i administrationen Fleksibel placering af ejendomsfunktionærens kontortid Ny forretningsgang for afdelingsmøder Fælles forretningsgange for markvandringer og samarbejde med afdelingsbestyrelser Flere forretningsgange sikrer mere ensartet behandling Sidemandsoplæring af afdelingsbestyrelser i hjemmeside INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

33

34 Byens bedste service Nytænkning af beboerdemokratiet Din fremtidssikrede bolig Status ultimo 2011 Mål 2012 Målsætning Målepunkt Iværksatte initiativer NOTAT TIL PKT 3 b Status på forvaltningsrevision DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Ifølge årshjulet forelægger administrationen hvert år i juni måned en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første fem måneder. Prioritering af renoveringsprojekter Kvalitet af nybyggeri - Maks. 2 gruppe 3-fejl Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Nye tiltag i beboerdemokratiet - x Arbejdet med en model for prioritering af renoveringsprojekter iværksættes i tredje kvartal Ny forretningsgang vedr. nybyggeri 2,6 3,0 Bedre information om hvad huslejen omfatter. Prioritering af projekter i langtidsplan. 0 3 Udmøntning via Demokratiudvalget Høj deltagelse i beboerdemokratiske aktiviteter Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration 52% 40% Bedre forberedelse og annoncering af afdelingsmøder, jf. ny forretningsgang vedr. afdelingsmøder. 2,8 3,0 Nyhedsbrev for afdelingsbestyrelser. Ny organisering på BKÅ Portalen. Ny forretningsgang vedr. afdelingsmøder. Forretningsgang vedr. markvandring. 2,8 3,0 Fokus på værdier og servicemål. Medarbejderdag. Konkrete forretningsgange bl.a. omkring indflytning. Fleksible kontortider. Nyt telefonsystem. 2,4 3,0 Fokus på værdier og servicemål. Medarbejderdag.

35 Attraktiv arbejdsplads Høj og ensartet kvalitet Status ultimo 2011 Mål 2012 Målsætning Målepunkt Iværksatte initiativer Kundetilfredshed med information Andel klagesager pr. lejemål 2,8 3,0 Fokus på værdier og servicemål. Medarbejderdag. Udarbejdelse af kommunikationsstrategi. <0,01% 0,5% Andel klagesager over administration og ejendomsfunktionærer må ikke overstige 0,5% pr. lejemål. Hurtig genudlejning - 3 Forenklede forretningsgange omkring genudlejning. Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Udarbejdelse af forretningsgange Overholdelse af forretningsgange - 6 uger Forstærket intern forretningsgang kommunikeret til kreditorer Krav om 5 dages fakturering Overslag eller tilbud ved lange opgaver Ugentlig intern opfølgning Yderligere systematisering af opfølgningen med elektronisk rekvisition/faktura 50% 100% Der udarbejdes løbende nye forretningsgange. En oversigt over forretningsgange forelægges bestyrelsen på decembermødet. - 95% Ensartet publicering på intranet. Fokus i chefgruppe. Information af medarbejdere om alle nye forretningsgange Medarbejdertilfredshed 3,6 3,2 Individuel tilbagemelding til ledere. Fokus på information, synlighed og inddragelse. Sygefravær 17,4% 15% Individuel månedlig rapportering til ledere. Fælles lederdag for afdelingsledere og inspektører i tredje kvartal. Deltagelse i projekt Sundhed og Trivsel. Score for God ledelse 3,0 3,0 Individuel tilbagemelding til ledere. Fælles lederdag for afdelingsledere og inspektører i tredje kvartal. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten til efterretning, samt at organisationsbestyrelsen beder Demokratiudvalget komme med oplæg til udmøntning af målsætningen vedr. nye tiltag i beboerdemokratiet. 2/2

36 NOTAT TIL PKT 4 b Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 14. juni 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i resten af PROBLEMSTILLING 16. august 2012 Debatproces vedr. børnereglen Styringsdialog Afdelingsmøder Implementering af sociale og beboerdemokratiske aktiviteter i Boligkontoret Århus Økonomisk orientering 2. kvartal Husorden, husdyrreglement og vedligeholdelsesreglement m.m. 6. september 2012 Bestyrelsen udmønter og udpeger på baggrund af indstilling fra administrationen indsatsområder og handlingsplaner i visionspapirets strategiplan Kommunikations- og webstrategi Evt. udbud af revision 27. september 2012 Ledelsesgrundlag, personalepolitik og attraktiv arbejdsplads Initiativer vedr. beboerdemokrati Opfølgning på forretningsgang for nybyggerisager Godkendelse af afdelingsbudgetter 1. november 2012 Bygge- og energipolitik Økonomisk orientering 3. kvartal 6. december 2012 Proces for Årets afdeling 2013 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.