Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 43 Torsdag den 29. oktober 2015 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Martin Jørgen Larsen Anders Wilken Pedersen Kim Agerskov Sahra Thrane Maagaard Fraværende: Ida B. Hansen Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, varmemester Ole Fenger Lassen boliginspektør Gert Ejlertsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Valg af repræsentantskabsmedlem 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 5. Aktuel drift 2015/16 6. Nyinvesteringer 2016/17 7. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 42 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Martin Jørgen Larsen Side 1 af 7

2 Næstformand Kasserer Sekretær Menigt medlem Anders Wilken Pedersen Kim Agerskov Sarah Thrane Maagaard Ida B. Hansen Fællesrumsansvarlig: Anders Wilken Pedersen Ønskes ind- og fraflytterlister: Ja Hvem skal de sendes til: Martin Jørgen Larsen Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiet udpeger hurtigst muligt et repræsentantskabsmedlem til at deltage i repræsentantskabsmødet på Kollegiekontoret den 8. december Ad 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 Årets resultat viser et underskud på kr ,- og skyldes hovedsageligt: Negativt forrentning af indestående i fællesforvaltningen. Meromkostninger til rengøringsartikler der kun delvist modsvares af færre udgifter til ejendomsfunktionærer. Færre indtægter fra vaskeri samt meromkostninger til sæbe. Meromkostninger til almindelig vedligeholdelse. Ovenstående modsvares til delvis af: Besparelse på renovation. Besparelse på el, vand og varme. Indtægter vedrørende tidligere afskrevne fordringer. Besparelse på beboerfaciliteter. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er formindsket med kr. da der i perioden er anvendt langt mere end der er henlagt. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over afdrag på lån. Den lille afvigelse fremkommer ved at index-reguleringen af lånet er lidt lavere end budgetteret. Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt ca kr. mindre end budgetteret, især på grund af et lavere forbrug. Renovation Besparelse på ca kr., da udgiften til boligbidrag pr. lejemål er faldet mere end det Side 2 af 7

3 budgetterede. Forsikringer Afvigelsen skyldes en lavere indeks regulering end antaget ved budgetlægningen. Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år, næste gang sker i 2017). Energiforbrug Varme Der er i år en mindre udgift på ca kr., afvigelsen skyldes primært lavere forbrug, men også en lavere pris pr. MWh. El Der er lavere udgift end budgetteret, især på grund af faldende forbrug. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Der er indbetalt ca kr. til administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret, hvilket er uændret for 4. år i træk. Dispositionsfond Der indbetales 554 kr. til dispositionsfonden pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til opsparing i boligselskabet, og bruges til at imødegå økonomiske problemer. Den enkelte afdeling kan søge om tilskud såfremt det måtte være nødvendigt, og fonden er et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Den øgede udgift i forhold til budgettet skyldes især ekstra udgifter til rengøringsartikler, mens udgiften til ejendomsfunktionærer er faldet lidt i forhold til budgettet. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca kr. mere end budgetteret, efter gennemgang af regnskabet vil Inspektøren gennemgå de udførte arbejder mere detaljeret. Planlag og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt kr. der dækkes af de opsparede midler I har som indestående i banken. Inspektøren gennemgår hvilke arbejder der er udført. Særlige aktiviteter Administration og sæbekøb, som er udgiften til drift af fællesvaskeri, skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, som findes under Ordinære Indtægter. Dermed er der et netto overskud på ca kr. Diverse udgifter Til beboerfaciliteter er der brugt kr. af de budgetterede kr. som afdelingsbestyrelsen kan bruge til f.eks. beboerarrangementer. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at opnå en jævn husleje budgetteres her med 20 år. Tab ved fraflytninger Der har ikke været tab på fraflytninger i år. Side 3 af 7

4 Ekstraordinære udgifter Diverse renter Der har været en negativ forrentning af kollegiets indestående i banken på -0,03%. Det svarer til kr. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på kr. som svarer til det budgetterede. Erhverv En mindre stigning i lejeindtægt fra Telenor og TDC. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en negativ forrentning på -0,03 % mod det budgetterede på 1,0 %. Det giver et tab i indtægt på ca kr. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri er kr. og skal ses i sammenhæng med udgifterne til sæbekøb og administration under Særlige aktiviteter. Afvikling af overskud fra tidligere år på i alt kr. Ekstraordinære indtægter Korrektion vedr. tidligere år Afdragsordning fraflytter, der tidligere var overført til tab. Årets underskud Er på kr. og overføres til det opsamlede resultat fra tidligere år. Telefon- og IT-regnskab Overskud på kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Antenneregnskab Overskud på kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 15 %. Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2016/17 foreslås ændret til m 3. El En besparelse i forhold til budgettet på 23 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2016/17 foreslås nedsat til kwh. Varme Side 4 af 7

5 Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 17 %. Budgettet for indeværende år er sat 405 MWh. Budgettet for 2016/17 foreslås ændret til 400 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde og kloak. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og beslag og tætning af vinduer. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn og indkøb af maling til beboere. Bygning, fælles indvendig Falck abonnement. Skilte indvendigt. Selvrisiko efter indbrud Låse, nøgler og brikker. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer, indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer, blandingsbatterier og ventilation. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for kr. Der er anvendt kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn 2 stk. udvendige askebægere. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facadedøre. Bygning, boliger Nye køkkener i lejligheder, færdigmonteret 105 stk. Maling af lejligheder. Bygning, fælles indvendig Indkøb af 2 stk. støvsugere. Bygning, tekniske anlæg/installationer 8 stk. køleskabe, 3 stk. micro-ovne. Video anlæg. Sæbedoseringsanlæg og ombygning af vaskemaskiner. Service på ventilationsanlæg. Materiel Ingen udgifter. Side 5 af 7

6 Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2015/16 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr., så saldoen viser en totaludgift på kr. Der er åbne rekvisitioner for kr. som er bestilt eller udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Højtvandslukke i kælderhals. Vedligehold af kældertrapper. Undersøgelse af rust i elevatortårn. Bygning, klimaskærm Ny flugtvejsdør til fællesrum. Udskiftning af vinduesbeslag, løbende. Tagpapbelægning udskiftes. Bygning, boliger Udskiftning af køkkener. Maling af værelse og bad. Løbende maling af træværk, vægge og lofter. Bygning, fælles indvendig Polish-behandling af gulve i gangarealer. Maling af loftplader i gangarealer. Bygning, tekniske anlæg/installationer ADK på adgangsdøre til lejlighedsgange. 3 stk. køleskabe. Videoanlæg er installeret og fungerer. Indregulering af ventilationsanlæg efter færdiggørelse af nye køkkener Reparation af varmeanlæg. Materiel Stiga sneslynge eller kost Side 6 af 7

7 Låsesystem Er budgetsat til 2016/17, men der arbejdes på en løsning med offline briksystem til alle lejligheder, så nøgler ikke behøves. Dørlåsene skal ikke være smæklåse. Der indhentes priser. Ad 6. Nyinvesteringer 2016/17 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Solcelleanlæg, på taget af cykelskuret. Skal dog ikke med på PPV planen, men lånes i egne midler. Tilbud på anlæg er modtage til Det giver en udgift på 21 kr./beboer/mdr. Det modsvares af en besparels på el på 20,62 kr./beboer/mdr. Nyt nventar i fællesrum og supplering af borde/stole på fællesgange Andre nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 7. Evt. Boliginspektøren udleverede foldere om hvervning af medlemmer til afdelingsbestyrelser og vejledning til afdelingsbestyrelsen om procedure ved klagebehandling. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 3. december Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet sluttede kl Referent: Gert Ejlertsen/Birgit Nørgaard Referat sendt den /dbs Side 7 af 7