Konstituerende bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: UG Konstituerende bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Sted: Torsdag, den 4. februar 2010 kl (umiddelbart efter repræsentantskabsmødet) Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Dagsordenspunkter: 01/10 Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen i Sydtrafik /10 Valg af bestyrelsesformand og næstformand /10 Vederlag/diæter /10 Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer til Vestbanen A/S /10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder og det årlige Repræsentantskabsmøde...5 1

2 01/10 Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen i Sydtrafik J. nr Dato: 17. november 2009 At forslag til forretningsorden godkendes. Sagsfremstilling I henhold til 19 i Sydtrafiks vedtægt fastsætter Bestyrelsen selv sin forretningsorden. Den nugældende forretningsorden blev godkendt af Bestyrelsen i mødet den 20. december Den foreslåede forretningsorden er uændret i forhold til denne forretningsorden. en tiltrådt. 02/10 Valg af bestyrelsesformand og næstformand J. nr Dato: 17. november 2009 Der skal foretages valg af formand og næstformand til Sydtrafiks bestyrelse Sagsfremstilling I henhold til 18 i vedtægten for Sydtrafik vælger bestyrelsen selv sin formand og næstformand. Økonomi I henhold til vedtægtens 22 ydes diæter m.v. jfr. 16 a i den kommunale styrelseslov. 2

3 Statsforvaltningen for Sydjylland har i brev af 30. september 2009 godkendt, at der udbetales vederlag til bestyrelsens medlemmer, således at formanden tildeles kr. årligt (niveau ) svarende til ca kr. årligt i 2009 prisniveau. at næstformanden tildeles 25 % af formandens vederlag svarende til ca kr. årligt i 2009 prisniveau og at øvrige medlemmer tildeles 12,5 % af formandens vederlag, svarende til ca kr. årligt i 2009 prisniveau. Poul Rosendahl blev valgt til formand. Iver Pedersen blev valgt til næstformand. 03/10 Vederlag/diæter J. nr Dato: Den 15. januar 2010 Godkendelse af udkast til ændrede Retningslinjer for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Statsforvaltningen Syddanmark har på baggrund af en henvendelse fra Sydtrafiks daværende bestyrelse besluttet at hæve vederlaget til formanden og næstformanden, samt at give mulighed for at bestyrelsens øvrige medlemmer kan få udbetalt et fast månedligt vederlag i stedet for mødediæter og eventuel dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Med baggrund i denne afgørelse er nogle få bestemmelser i de gældende retningslinjer ændret. I henhold til bestemmelsen A.1.2 kan de øvrige medlemmer af bestyrelsen nu vælge om de ønsker at modtage et fast vederlag eller diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. 3

4 Det månedlige vederlag for de øvrige bestyrelsesmedlemmer udgør pr. 1. februar 2010 kr Formandens månedlige vederlag er kr og næstformandens vederlag er kr De øvrige bestyrelsesmedlemmer skal senest fredag den 12. februar 2010 meddele administrationen, hvorvidt man ønsker at modtage et fast månedligt vederlag eller diæter og eventuelt godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. en tiltrådt. 04/10 Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer til Vestbanen A/S J. nr Dato: 18. januar 2010 Der udpeges 3 medlemmer til Vestbanen A/S bestyrelse samt 3 stedfortrædere. Vestbanen A/S er en privatbanestrækning mellem Nr. Nebel og Varde. Banen har 2 aktionærer : Varde Kommune med ca. 38 % af aktierne og Sydtrafik med ca. 62 % af aktierne. Banen finansieres i henhold til Lov om Trafikselskaber af regionen. Vestbanens bestyrelse består af 5 medlemmer som vælges af generalforsamlingen for 4 år ad gangen, der følger efter et kommunevalg (Vestbanens vedtægts 22). Bestyrelsen vælger selv af sin midte formand og næstformand. I henhold til aktionæroverenskomst mellem Varde Kommune og Sydtrafik, indgået i maj 2007, forpligter parterne på kommende generalforsamlinger at stemme på 2 henholdsvis 3 medlemmer og disses stedfortrædere udpeget af Varde Kommune henholdsvis Sydtrafik. Stedfortræderne indtræder alene i tilfælde af varigt forfald. Der er ifølge vedtægten for Vestbanen A/S ordinær generalforsamling i maj måned, men af hensyn til nødvendige beslutninger omkring banens fremtid, ønsker Vestbanens A/S direktør mulighed for nyvalg til bestyrelsen så hurtigt som muligt. Der vil snarest blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. 4

5 Økonomi Bestyrelsesmedlemmerne af Vestbanen A/S oppebærer diæter og kørepenge, ved deltagelse i møderne. Der er fastsat et formandshonorar, som i 2007 udgjorde kr. årligt. Valgt til bestyrelsen blev: Karsten Uno Petersen med Kim Gosvig Hansen som stedfortræder. Preben Friis-Hauge med Bente Bendix Jensen som stedfortræder. Peter Christensen med Morten Kristensen som stedfortræder. 05/10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder og det årlige Repræsentantskabsmøde J. nr Dato: 7. januar 2010 Mødedatoerne fastlægges. I henhold til forslag til forretningsorden afholder bestyrelsen ordinære møder på forud fastsatte dage. Der har hidtil været tradition for, at der afholdes ét månedligt bestyrelsesmøde (med undtagelse af juli måned) og ét årligt Repræsentantskabsmøde. Sidste torsdag i måneden kl Mødet i august aftales efterfølgende. Repræsentantskabets møde afholdes den 7. september 2010 kl Mødet hævet kl. 5