ORBIT Arbejdsgangsanalysebeskrivelser. Hvidovre Hospital Anæstesiologisk afd.

Transkript

1 ORBIT Arbejdsgangsanalysebeskrivelser Hvidovre Hospital isk afd. V 2,0 ri Friis Jørgensen ri@symmetric.dk April 2007 Symmetric.dk Tom Kristensens vej 38, 5.th 2300 København S Denmark info@symmetric.dk

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE 2 FORMÅL 3 FREMGANGSMÅDE 3 DELTAGERE 3 GENNEMGANG AF ARBEJDSGANGE 4 ARBEJDSGANG: ANÆSTESI TILSYN 5 Opmærksomheder/udeståender: 6 ARBEJDSGANG: PRÆ - KONFERENCE 7 Opmærksomheder/udeståender: 8 ARBEJDSGANG: PRÆ-OPERATIVT 9 Opmærksomheder/udeståender: 11 ARBEJSGANG: OPVÅGNING 12 Opmærksomheder/udeståender: 14 ARBEJDSGANG: ORBIT NEWS I 14 Opmærksomheder/udeståender: 15 ARBEJDSGANG: ORBIT NEWS II 15 Opmærksomheder/udeståender: 17 Side 2 af 17

3 Formål Dette dokument et supplement til de udarbejdede forløbsdiagrammer ORBIT AGA - rentegnede forløbsdiagrammer Anæstesi ver Disse diagrammer indeholder beslutninger samt designede arbejdsgange efter det afholdte arbejdsgangsanalyseseminar. Fremgangsmåde Som en del af implementeringen af på Hvidovre hospital blev der foretaget arbejdsgangsanalyser i henhold til Bispebjerg tilgangen. Der blev afholdt to aktiviteter med repræsentanter for ortopædkirurgisk afd i projektlokalerne på Lersø Parkallé Systemintroduktion: 30. marts 2007 Arbejdsgangsanalyseseminar: 13. april 2007 På selve arbejdsgangsanalyseseminaret blev følgende arbejdsgangen gennemgået: Anæstesi Opvågning Post-operativt Efter arbejdsgangsanalysen seminaret er arbejdsgangene blev drøftet med projektgruppen og herefter sendt til review ved arbejdsgangsanalysedeltagerne. Review møde isk afd.: 15. maj 2007 I forlængelse af review blev der afholdt et 2 timers møde med repræsentanter fra isk afd. på Hvidovre Hospital hvor diagrammerne og udestående blev gennemgået og afklaret. Deltagere Følgende personer deltog i arbejdsgangsanalysen: Susanne Sørensen, Sygeplejerske Brita Thomsen, Sygehjælper Lien Sahlberg, Klaus Lund, Læge Erik Gade, Læge Morten Lind, Læge Jesper Dirk, Læge Annabel Lee Krarup, Læge, projektleder Hvidovre Side 3 af 17

4 Yvonne Rasmussen, Anæstesilæge/ Projektdeltager for ORBIT/Lean Inge Kampmann, Spl.(opvågningen)/projektdeltager ORBIT/Lean Jens Bartholdy, Læge ORBIT projektet Charlotte Cederstrøm, ORBIT-Projektkoordinator fra koncern IT ri Friis Jørgensen, Konsulent Symmetric Lene Hvas Johansen, IT-Projektmedarbejder fra HH René Christiansson, IT-Projektmedarbejder fra HH Deltagere i opfølgningsmødet: Susanne Sørensen, Sygeplejerske Brita Thomsen, Sygehjælper Klaus Lund, Læge Morten Lind, Læge Jesper Dirk, Læge Erik Gade, Læge Charlotte Cederstrøm, ORBIT-Projektkoordinator fra koncern IT ri Friis Jørgensen, Konsulent Symmetric Dorte Wandall, projektet René Christiansson, IT-Projektmedarbejder fra HH Gennemgang af arbejdsgange I nedenstående vil de behandlede arbejdsgange kort blive gennemgået og udeståender/opgaver fremhævet. Først vil der bliver vist et diagram over arbejdsgangene, som er medsendt som en pdf fil, herefter vil arbejdsgangen kort blive beskrevet. Denne beskrivelse er udelukkende tænkt som en hjælp til forståelse af arbejdsgangene, da diagrammerne er tiltænkt som alene stående dokumentation på de besluttede arbejdsgange. Beskrivelserne er bygget op efter følgende model: 1. Beskrivelse af handling, kriterie eller valg a. [2] b. [3] 2. Beskrivelse af handling, kriterie eller valg [x] angiver hvilken handling der skal udføres næste gang i henhold til det foretagede valg Side 4 af 17

5 Arbejdsgang: Anæstesi tilsyn Anæstesi tilsyn COP Patient ankommer Journal afleveres Journal komplet? COP Patient/ Portør Anæstesispl. Henvisende afd. kontaktes Journal lægges i bunke Anæstesi tilsyn Informationsmat. udleveres Patient + journal hentes Sengeafd. Receptionen kontaktes Anæstesi tilsyn tjekkes Anæstesinotat udfyldes Yderligere udredning? Ordiner US/prøver Konsekvens for booking? Signer anæstesitilsyn Kontakt kirurg Signer anæstesitilsyn Tjek Rekvirer US/ prøver COP Tjek Rekvirer US/ prøver Revurder/planlæg OP COP Fig 1.: Anæstesi tilsyn Patient på program/venteliste 1. Arbejdsgangen starter ved at der enten ankommer en patient til COP som skal have foretaget et anæstesi tilsyn eller anestesiologen går tilsyn ude på en afdeling. a. Anæstesi tilsyn COP [2] b. Anæstesi tilsyn Afdeling [9] 2. Patienten ankommer til COP med journal 3. Journalen afleveres i receptionen 4. Journalen tjekkes så vidt muligt om den indeholder de nødvendige informationer. Dette er ikke nogen garanti for at alt er tilstede og kan ikke udføres i alle tilfælde grundet kompleksitetet og forskelligheden af journalerne. a. [4] b. [5] 5. Indeholder journalen ikke de nødvendige oplysninger kontaktes den henvisende afdeling. 6. Indeholde journalen det nødvendige placeres denne i en bunke anæstesisygeplejersken. 7. Anæstesisygeplejersken udleverer informationsmateriale til patienten som herefter venter. 8. en henter patienten og journalen Side 5 af 17

6 9. Anæstesi tilsynet påbegyndes 10. tjekkes for relevante data 11. Anæstesinotatet i udfyldes 12. Er der behov for yderligere udredning? a. [13] b. [14] 13. Relevante undersøgelser/prøver ordineres i journalen samt angives i 14. Anæstesinotatet signeres 15. Konsekvens for eksisterende booking? a. [16] b. [17] 16. Kirurg Kontaktes 17. COP sekretær tjekket for ordinerede prøver/us er der ordineret yderligere prøver/undersøgelser rekvireres disse i de respektive systemer. 18. Skal operation replanlægges? a. [19] b. [20] 19. Kirurg/koordinator replanlægger operation i samråd med anæstesiolog [20] 20. Operation planmæssigt på program 21. Afslut Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: Anæstesien ønsker at præ-del af lyserød seddel erstattes af, hvis skal anvendes - Den lyserøde præ-seddel borfalder når implementeres Der er kun 2 pre-rum hvilket er et problem i dag, hvor tilsyn foregår på gangen mm. - Der laves yderligere et præ-rum så der vil være 3, der overvejes om det er nødvendigt med 4. Side 6 af 17

7 Ved anvendelse af til anæstesinotat kræves adgang til computer som der ikke er på gangene. Det skal undersøges om bærbare computere kan anvendes. - Bærbare computere blev ikke anset som hensigsmæssige. Endvidere er præ en personlig samtale som bør foregå i et lukket rum. Kan anæstesitilsyn foregå i AMB (orto samdags kirurgiske) i rum 60/65? - Kan det godt, men på opfølgningsmødet blev dette diskuteret og det blev ikke anset som hensigtsmæssigt, da der er et kontinuert flow af patienter i AMB. Vedr. akut tilsyn blev der snakket om at lave skærmbilleder af relevante sider og efterregistere disse. Der blev ikke taget nogen beslutning. - Der er taget initiativ til at få udarbjedet disse fra isk afd. Hvordan ser sekretær på sengeafsnittet af hun nu skal bestille flere undersøgeler, før stod det på lyserød seddel. Det blev foreslået at det var sekr på COP. Der gjorde dette, dette kunne evt, spare patienten en gå tur. - På opfølgningsmødet blev det besluttet at det er sekretæren på COP som rekvirerer prøver som ordineres under præ. Arbejdsgang: Præ - konference Hver dag Præ-konference Patienter til næste dag gennemgås Ændringer Anæstesinotat ændres Ordiner US Konsekvens for booking? Signer anæstesitilsyn Kontakt kirurg Signer anæstesitilsyn Tjek Rekvirer US/ prøver COP Tjek Rekvirer US/ prøver Revurder/planlæg OP COP Umiddelbart efter konference Udskriv anæstesinotat (dagens patienter) Placer udskrevet anæstesinotat i bakke Patient på program/venteliste Fig 2.: Præ-konference Koordinator 1. Arbejdsgangen starter med at der hver dag afholdes en præ-konference Side 7 af 17

8 2. På denne konference gennemgås anæstesinotatet på patienterne til næste dag i. 3. Er der nogen ændringer? a. [4] b. [12] 4. Anæstesinotatet ændres under konferencen. 5. Evt. undersøgelser eller prøver ordineres i journalen og angives i. 6. Anæstesinotatet signeres af anæstesiolog 7. Konsekvens for eksisterende booking? a. [8] b. [9] 8. Kirurg Kontaktes 9. COP sekretær tjekket for ordinerede prøver/us er der ordineret yderligere prøver/undersøgelser rekvireres disse i de respektive systemer. 10. Skal operation replanlægges? a. [11] b. [12] 11. Kirurg/koordinator replanlægger operation i samråd med anæstesiolog 12. Anæstesinotater over dagens patienter udskrives af sekretær umiddelbart efter konferencen. 13. Anæstesinotatet placeres i bakke. 14. Operation planmæssigt på program 15. Afslut Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: COP sekretær rekvirerer yderligere prøver ikke stamafdelingens sekretær. - Besluttet at det er sekretæren på COP der rekvirerer prøver som ordineres af anæstesiologerne under præ-konferencen. Udskrift af anæstesinotat - Anæstesinotaterne på dagens patienter skrives ud umiddelbart efter konferencen af koordinator. Side 8 af 17

9 Signer for alle anæstesinotater på konference? - På opfølgningsmødet blev det drøftet om det ville være mere hensigtsmæssigt at alle anæstesinotater først blev signeret på prækonferencen. Dette ville fungere som et kvalitetsstempel og sikre at alle anæstesinotater blev gennemgået på konferencen. Dog ville dette betyder, at man ikke kunne se hvem der havde udfyldt det oprindelige anæstesinotat. Beslutningen blev at anæstesinotaterne blev signeret under præ og derefter gennemgået på præ-konferencen, hvis der var ændringer. Var der ændringer blev der oprettet en kopi af anæstesinotater som blev korrigeret og signeret under konferencen. Arbejdsgang: Præ-operativt Præ-operativt Operation booket? Tjek operationstid Foretage indlæg. registeringer GS Rekvirer operation Elektiv patient COP/AMB? Send/udlever breve/info mat. til patient Evt. Anæstesitilsyn Prøver rekvires Registrer bestilling af prøve Anæstesilæge Sygeplejerske Senest dagen før operation Prøvemodtagelse tjekkes GS Plejepersonale Når patient meldes Akut fra sengeafsnit? Tjek ordinerede prøver Prøver rekvireret? GS Sygeplejerske Rekvirer prøver/ ordinationer Prøvesvar Modtaget? Noter Prøvesvar foreligger Foretag vurdering Klar? Sygeplejerske Løbende/ved kontakt Sker også inden alle prøver klarmeldt Ryk for prøversvar Tjek om prøvesvar foreligger Prøvesvar foreligger? Foretag tiltag Alle prøver klar? Klargøring af patient Kirurg Sygeplejerske Klargøringsliste Patient klar kontrollers? Patient meldes klar i henhold til klargøringsliste Sygeplejerske Operation kan gennemføres Pt. køres til OP Lav ny klargøringsliste Registrer ændring Placer på venteliste Aflys operation Fig 3.: Præ-operativt 1. Arbejdsgangen initieres ved at der er rekvireret og booket en operation. Der skal med andre ord findes en tid til patienten. 2. Er operationen rekvireret og booket? a. [4] b. [3] 3. Udfør [Arbejdsgang: Rekvirer operation] 4. en tjekker operationstiderne for de kommende patienter i henhold til fastlagt interval. 5. Indlæggelsesregisteringer foretages i GS Side 9 af 17

10 6. Er det en elektiv COP eller ambulant patient? a. [9] b. [7] 7. Akut patient fra skadestue eller sengeafsnit [13] 8. en sender/udleverer tider og informationsmateriale til patienten. 9. Patienten ankommer og der foretages anæstesi tilsyn, hvis dette ikke alerede er udført som del af det ambulante forløb. 10. Relevante prøver ordineres i journalen og registreres i. 11. tjekker og ser hvilke prøver der skal rekvireres 12. Prøverne bestilles i de relevante systemer af sekretæren 13. Senest dagen inden patienten ankommer til operationen tjekker plejepersonalet om alle prøvesvar er modtaget 14. Er alle relevante prøver blevet rekvireret? a. [16] b. [15] 15. Relevante prøver rekvireres af plejepersonalet 16. Er alle prøvesvar modtaget a. [18] b. [17] 17. Der tages kontakt til laboratoriet og der rykkes for prøvesvarene. 18. Der noteres i at prøvesvar foreligger ved at hakke foreligger af ud for de relevante prøver. 19. Kirurg eller anæstesiolog skal løbende tjekke om der er angivet i at prøvesvar foreligger 20. Prøvesvar foreligger? a. [21] b. [17] 21. Vurdering af prøvesvaret foretages 22. Kan prøvesvaret meldes klar? a. [24] b. [23] Side 10 af 17

11 23. Foretag nødvendige tiltag 24. Er alle prøvesvar klar? a. [25] b. [23] 25. Sygeplejerskerne klargør patienten i samme proces. 26. Klargøringsliste kontrolleres i 27. Er patienten klar? a. [29] b. [28] 28. Kan operation gennemføres? a. [29] b. [31] 29. Patient meldes klar i henhold til klargøringsliste i med evt. bemærkninger. 30. Patienten kan nu blive kørt til operation. [Arbejdsgang: Per-operativt] udføres. 31. Opret ny klargøringsliste 32. Registre ændringen i 33. Foretag vurdering om patienten skal placeres på venteliste [Arbejdsgang: Planlægning- venteliste] eller operationen skal aflyses. Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: Der skal tages udarbejdes en klar definition af klar og der skal nås til enighed om at det er denne der konsekvent anvendes i Regionen. Problemstillingen er løftet til styregruppen på Hvidovre. - Efter opfølgningsmødet blev det klart at terminologien laver om, så der ikke længere er et klar felt vedrørende prøvesvar på elektive patienter, men at det sidste felt får ordlyden foreligger. Arbejdsgang tegnet i henhold til denne beslutning. Side 11 af 17

12 Arbejsgang: Opvågning Patient til opvågning Løbende Tjek status Skal seng tildeles? Er der plads? Tildel seng Se tildelt seng Opvågnings koordinator Opvågnings Operations koordinator gang Operationsspl. Portør Patient ankommer til opvågningen Re-operation? Rekvirer ny operation Tjek per- & post op dokumentation Tiltag/ bemærkninger? Udfør handling Opvågningsspl. Angiv relevant data Opvågningsskema Opvågningsspl. Patient udskrives til sengeafsnit? Udskriv patient til sengeafsnit Plejepersonale Udskriv patient Fjern patient fra seng Plejepersonale Tiltag? Udfør tiltag Barn? Efter registre i GS Stam afd Efter registre i GS Afslut COP Fig 4.: Opvågning 1. Arbejdsgangen initieres ved, at der er en operation som er ved at være færdig og den pågældende patient skal have en opvågningsplads. Dette vil være angivet på operationskortene. 2. Opvågningskoordinator tjekker løbende for at se status på de forskellige operationer. 3. Opvågningskoordinator tager stilling til om patienten skal have tildelt en opvågningsplads a. [4] b. [14] 4. Er der plads på på opvågningen a. [5] b. [2] 5. Patienten tildeles en seng i af opvågningskoordinatoren. 6. På operationsgangen kan operationssygepersonalet samt portør se at patienten har fået tildelt en seng og patienten kan hentes og afleveres i opvågningen. 7. Patienten ankommer til opvågningen Side 12 af 17

13 8. Hvis patienten begynder at bløde eller på anden måde har behov for at komme tilbage på operationsbordet skal der rekvieres en ny operation. Behov for reoperation a. [9] b. [10] 9. [Arbejdsgang: Rekvirer operation] udføres [23] 10. Opvågningssygeplejersken tjekker den per og post operative dokumentation. 11. Er der tiltag eller bemærkninger i denne som opvågningspersonalet skal handle på? a. [12] b. [13] 12. Relevante handlinger udføres 13. Relevant data vedrørende opvågningsforløber angives på opvågningsskemaet af opvågningssygeplejersken 14. Der tages stilling til om patienten skal udskrives til sengeafsnit a. [16] b. [15] 15. Patienten udskrives direkte fra opvågningen af opvågningspersonalet [17] 16. Patienten udskrives til sengeafsnit af opvågningspersonalet 17. Patienten fjernes fra seng i 18. Skal der udføres yderligere tiltag i forbindelse med udskrivelsen? a. [19] b. [20] 19. Tiltag udføres 20. Er det et barn som er ved at blive udskrevet? a. [21] b. [22] 21. på patientens stamafdeling efterregistrer relevante data i GS [21] 22. på COP efterregistrerer relevante data i GS 23. Afslut Side 13 af 17

14 Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: Hvilken status skal patienten have for at få tildelt seng klar til afgang? - På opfølgningsmødet blev dette diskuteret uden at komme frem med en løsning. isk afd. har ansvaret for at definere hvilken status en patient skal have for at få tildelt en seng. Skal der tegnes en arbejdsgang for, hvis en patient er tildelt en opvågningsplads men begynder at bløde eller andet som gør at vedkomne skal tilbage på operationsbordet. Hvis der ført er tildelt en opvågningsplads skal der foretages en ny rekvisition og booking i. - På opfølgningsmødet blev det besluttet at tage denne arbejdsgang med på diagrammet. Arbejdsgang: News I Løbende opfølgning af fremdrift Løbende Op-program checkes Program ændret operation udsat til senere på dagen Orientering af patienten Koordinator Ansvarlig læge operation udsat til anden dag Opret ny klarkøringsliste Orienter patient Registrer ændring Plejepersonale Ansvarlig læge Ansvarlig læge Operation aflyses Fig 5.: News I 1. Arbejdsgangen har til hensigt at sikre, at koordinator løbende har et overblik over aktuelle operationer samt evt. ændringer i programmet. 2. Koordinator tjekker løbende operationsprogrammet i 3. Er der ændringer i programmet? a. [4] b. [2] 4. Koordinator forholder sig til om ændringen betyder at operationen eller efterfølgende operationer skal udsættes til senere på dagen. a. [5] b. [6] Side 14 af 17

15 5. Hvis operationer skal udsættes til senere på dagen skal koordinator flytte operationen samt formidle dette til den ansvarlige læge som orienterer patienten om aktuel status samt det videre forløb. 6. Hvis operationen ikke skal udsættes til senere på dagen skal koordinator forholde sig til, om operationen skal udsættes til en anden dag. a. [7] b. [10] 7. Flytter koordinator operationen til en anden dag, skal plejepersonalet informeres om dette, samt de skal oprette en ny klargøringsliste, som kan anvendes når patient skal gøres klar. 8. Patienten orienteres om aktuel status samt det videre forløb af den ansvarlige læge. 9. Den ansvarlige læge foretager ændringsregistreringen i og booker evt. en ny tid til patienten. [11] 10. Operationen aflyses og patienten orienteres om dette samt det videre forløb. 11. Der udføres ikke flere handlinger i under denne arbejdsgang. Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: Det skal afklares om patienter som bliver udsat placeres på ventelisten (akut/planlagt) eller der findes en ny tid til dem med det samme? Arbejdsgang: News II Side 15 af 17

16 Fig 6.: News II 1. Arbejdsgangen har til hensigt at sikre, at relevante personer løbende har et overblik over aktuelle operationer, status samt evt. ændringer i programmet. 2. tjekkes løbende a. Alle: Alle har en opgave løbende at tjekke for information samt planlægning. Herunder hvilken stue de forskellige operationer foregår på mm. er et kommunikationsværktøj og kræver at alle anvender det på den måde for at arbejdsgangene kan fungere hensigtsmæssigt. b. Kirurg og anæstesiolog tjekker i henhold til modtagede prøvesvar og kvitter i når prøvesvar er klar. c. Primært koordinator og plejepersonale skal følge med i ændringer i programmer, dog skal alle faggrupper holde sig orienteret. Ændringer bør blive formidlet videre at koordinator til relevante personer. d. Portør: Skal tjekke i henhold til hvor og hvornår patienter skal hentes og bringes til/fra operationsstuerne og til/fra opvågningen. e. Rengøringspersonale: skal holde sig orienteret i henhold til hvornår de skal klargøre stuerne. Side 16 af 17

17 f. Plejepersonale, ansvarlige læge: Kan holde sig orienteret om aktuel status som kan formidles til patienten, hvis man f. eks kan se at en operation der skulle have været færdig trækker ud. Opmærksomheder/udeståender: I henhold til ovenstående arbejdsgang er der følgende bemærkninger: Portører mm har ikke været med i arbejdsgangsanalysen og deres arbejdsgange skal diskuteres med dem inden at det besluttes at de skal anvende til planlægning og se stats. Ovenstående er kun et udsnit, der skal overvejes om listen skal udbygges. Version Navn Ændring 0,9 ri Friis Jørgensen Dokument oprettet efter internt review af arbejdsgangsanalysediagrammerne 1,0 ri Friis Jørgensen Dokument tilrettet efter opfølgningsmøde med repræsentanter for isk afd. på Hvidovre Hospital. 2,0 ri Friis Jørgensen Opdateret i henhold til mindre skønhedsfejl. Side 17 af 17