Indstilling. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Aarhus Byråd via Magistraten. Kultur og Borgerservice. Den Aarhus Kommune

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Kultur og Borgerservice Justering af driftsaftale for Atletion Aftalen om driften af Atletion skal justeres. Efter forhandling med Aarhus Elite er der aftalt en række ændringer, der her fremlægges til Byrådets godkendelse. 1. Resume Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice har forhandlet en række justeringer af aftalerne med Aarhus Elite omkring driften af Atletion. Formålet med justeringerne er at skabe en sund økonomi og rentabilitet omkring driften af Atletion samt at sikre en vedligeholdelsesmæssig sund platform for et genudbud med virkning fra Samtidig har der været et ønske om at skabe bedre vilkår for de foreninger, der bruger anlægget til træning. Vestergade Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler PDP Telefon Direkte telefon E-post sport-fritid@aarhus.dk E-post direkte Forhandlingerne er opstået i forlængelse af aftalen fra 2010, hvor driftsaftalen for Atletion blev forlænget til Det blev samtidig besluttet at igangsætte en række bygningsmæssige forbedringer af anlægget. Af aftalen fremgik det, at man senest i 2014 skulle genforhandle aftalen. Lixtal: 40 Efter 2010 har en række forudsætninger ændret sig, herunder at de forbedringer, som man forventede ville optimere driften af Atletion, ikke medførte den ønskede forbedring af den økonomiske rentabilitet. Sideløbende har Aarhus Byråd ved budgetforliget for 2014 besluttet, at der skulle ske en justering af en række forhold i driftsaftalerne. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet godkender de justeringer, der beskrives i Allonge til kontrakt om drift af Atletion af november Justering af driftsaftale for Atletion

2 At 2) Byrådet godkender udmøntningen af reservebeløbet på 5 mio. kr. som beskrevet i indstillingens pkt. 5. At 3) Der gives en anlægsbevilling på 8,5 mio. kr. til renovering af køkken, 1. sal og atletikløbebane. Beløbet finansieres som driftsfinansieret anlægsbevilling med kr. årligt over 30 år. 3. Baggrund Aarhus Kommune besluttede den 20. juni 2001, at driften af Atletion fra den 1. januar 2005 skulle sendes i udbud. Efter gennemført udbud overtog Atletion A/S driften af Atletion pr. 1. januar I efteråret 2009 havde Atletion A/S og Aarhus Kommune en dialog om behovet og rammerne for den fremtidige opgradering af Atletion. Formålet med opgraderingen var at optimere driften af Atletion for at forbedre rentabiliteten. Parterne var enige om, at elementerne i forbedringerne var VIP faciliteter, boder, toiletter, depoter, inload, flugtvejstrapper, U21 fodbold og breddeidræt. Drøftelsen resulterede i en tillæg til kontrakten, der blev godkendt at Byrådet 24. juni Af aftalen fremgik det, at man senest i 2014 skulle genforhandle aftalen. Begrundelsen var bl.a., at man skulle have mulighed for at se resultaterne af forbedringerne. Efter 2010 har en række forudsætninger ændret sig, herunder at de forbedringer, som man forventede ville optimere driften af Atletion, ikke medførte den ønskede forbedring af rentabiliteten af Atletion som opvisningsanlæg. I forbindelse med genforhandling af aftalen har Atletion A/S og Aarhus Kommune derfor aftalt en række justeringer af aftalegrundlaget. I forbindelse med forlig om budgettet for 2014 fremgår der følgende om driften af Atletion: Atletion Det fremgår af de nuværende aftaler omkring driften af Atletion, at der med virkning fra 2014 skal optages forhandlinger om justering af aftalen. Forligsparterne er på den baggrund enige om, at en justeret driftsaftale med Atletion bl.a. skal sikre øget fokus på idrættens træning i hallerne, nedsættelse af foreningers egenbetaling ved brug af Atletion og afsætte kommunal medfinansiering af vedligehold mv. Ligeledes skal Aarhus Kommune indgå i finansiering af en renovering af køkkenet og 1. salen over køkkenet samt Justering af driftsaftale for Atletion Side 2 af 8

3 renovering af atletikløbebanen. Renoveringsudgifterne kan finansieres som en driftsfinansieret anlægsinvestering. På denne baggrund afsættes der årligt i alt 5 mio. kr. på en reserve. Beløbet udmøntes og overføres til Kultur og Borgerservice i forbindelse med byrådsindstilling, som fremsendes af Kultur og Borgerservice. Det afsatte beløb justeres ved udløbet af en eventuel driftsfinansieret anlægsinvestering. Med denne indstilling forelægges resultatet af forhandlingerne til Byrådets godkendelse. 4. Den forventede effekt Formålet med justeringerne er at skabe en sund økonomi og rentabilitet omkring driften af Atletion samt at sikre en vedligeholdelsesmæssig sund platform for et genudbud med virkning fra Samtidig har der været et ønske om at skabe bedre vilkår for de foreninger, der bruger anlægget til træning. 5. De planlagte ydelser Efter en forhandling mellem Atletion A/S og Aarhus Kommune kan Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice fremsætte følgende oversigt over forslag til ændringer. 5.1 Øget fokus på idrætstræning i hallerne Parterne er enige om at justere driftsaftalen, således at der kommer øget fokus og prioritering på idrætstræning i hallerne. Konkret er det aftalt, at der ikke må være aflysninger mandag torsdag i tidsrummet for foreningers træningsbrug af gl. hal, ny hal og TDhallen. Der er enkelte undtagelser herunder AGFs brug til VIP ved hjemmekampe i fodbold, brug i forbindelse med store events, der er godkendt af Aarhus Kommune samt afholdelse af allerede aftalte konference- og messeaktiviteter. Aflysninger er desuden acceptable, hvis der kan anvises erstatningstid i Arenaen. Da modellen begrænser Atletions muligheder for at afholde erhvervsarrangementer, foretages der en reduktion af forpagtningsafgiften med 0,8 mio. kr. Justeringen er beskrevet i nyt udkast til allonge. 5.2 Finansiering af modernisering og opgradering i Ved aftale i 2009 blev det besluttet at igangsætte en modernisering til ca. 30 mio. kr. Det blev aftalt, at omkostningerne skulle finansieres via en forhøjelse af forpagtningsafgiften på 1,55 mio. kr (nu Justering af driftsaftale for Atletion Side 3 af 8

4 fremskrevet til 1,62 mio. kr PL). Det skete med en forventning om, at opgraderingen ville skabe bedre rammer for en sund økonomisk drift af anlægget. Erfaringerne viser imidlertid, at det kun delvist har været muligt at realisere de forventede resultater. På den baggrund er parterne enige om at justere betalingen af den forøgede forpagtningsafgift. De økonomiske forventninger til udbygning af VIP og boder har vist sig at holde stik. Derfor fastholdes betalingen for den del af investeringen. Det samme gør sig imidlertid ikke gældende vedr. investeringer i flugtvejstrapper, inloadfaciliteter m.v. På den baggrund er parterne enige om følgende: Aarhus Elite betaler fortsat ydelsen vedr. investeringen på 17,2 mio. kr. i VIP og boder, hvilket udgør 0,92 mio. kr. For den resterende del af investeringen 13,2 mio. kr. betales i perioden ikke renter og afdrag, da regnskabsoplysninger viser, at ombygningen ikke har givet den ventede stigning af markedsværdien for Atletion. Begrundelsen skal bl.a. findes i en hårdere konkurrencesituation på eventmarkedet. Justeringen er beskrevet i nyt udkast til allonge og resulterer i en nedsættelse af forpagtningsafgiften på kr. årligt. 5.3 Beregning af variabel forpagtningsafgift Aarhus Elite og Aarhus Kommune aftalte i 2010 en 4-årig fastfrysning af den variable forpagtningsafgift, der bl.a. beregnes ud fra samlet omsætning og bruttoavance på salg af drikkevarer. De efterfølgende regnskabsår har vist, at omsætningen toppede i , hvorefter den er sunket. Det har således været en klar økonomisk ulempe for Atletion A/S at fastfryse afgiften i en tid med faldende omsætning og faldende salg af drikkevarer. Perioden med fastfrysning udløber i juni 2014, hvorefter man går tilbage til den oprindelige beregningsmetode, hvis ikke der kan findes enighed om andet. I forbindelse med indgåelse af ny allonge er parterne enige om, at man pr. 1. januar 2014 genoptager den oprindeligt fastsatte metode for beregning af variabel forpagtningsafgift. På den baggrund foreslås Sport & Fritid kompenseret med kr. årligt pga. lavere forpagtningsindtægter. 5.4 Betalingsterminer for forpagtningsaftalen Med ovenstående justeringer vil den faste forpagtningsafgift for 2014 udgøre kr. Beløbet opkræves kvartalsvist bagudrettet første gang 31. marts Beløbet fremskrives årligt som beskrevet i hovedaftalens pkt Dertil kommer betaling af den variable forpagtningsafgift, der beregnes og betales som fastlagt i Justering af driftsaftale for Atletion Side 4 af 8

5 hovedaftalens pkt. 6.3, dog med den tilføjelse at betalingstidspunktet er rykket til 1. oktober, hvilket vil sige 3 mdr. efter afslutning af regnskabsåret for Atletion A/S Bygge- og anlægsmæssige justeringer Det var i forbindelse med udbuddet af driften af Atletion forudsat, at Aarhus Kommune gennemførte en række forbedringer af anlægget. Forbedringerne har delvist været genstand for udskydelser. På den baggrund er man enige om nu at gennemføre følgende forbedringer: Moderniseringsbehov i forhold til køkken og 1. sal. I forbindelse med genopretning af Atletions bygninger i 2003 traf Aarhus Byråd beslutning om at udsætte dele af opgraderingen. Kultur og Borgerservice kan nu konstatere, at en bygningsmæssig opgradering er meget nødvendig. I forbindelse med forlængelse af driftsaftalen i 2010 blev det aftalt, at der inden for 5 år skulle ske en opgradering af køkken og 1. sal over køkkenet. Genopretningen skyldes nedslidning forud for den nuværende driftsaftale, hvorfor der ikke kan pålægges Atletion A/S et medansvar for opgaven. Omkostningerne til projektet er vurderet til 6,5 mio. kr. Renovering af atletikløbebane. Det har vist sig, at kunststofløbebanen på Stadion er i meget dårlig stand. I forbindelse med afvikling af EM Atletik i 2017 for veteraner vil det være nødvendigt at renovere eller udskifte belægningen. Omkostningen er vurderet til ca. 2 mio. kr. Parterne er enige om, at ovenstående forbedringer ikke medfører en ændring af markedsværdien for anlægget, hvorfor der ikke er grundlag for at justere forpagtningsafgiften på den baggrund. Ovenstående bygge- og anlægsmæssige renoveringsopgaver gennemføres og finansieres af Aarhus Kommune. Med en samlet anlægsomkostning på 8,5 mio. kr. vil den årlige omkostning udgøre kr. 5.6 Forhøjelse af budget til lokaletilskud på Atletion I forlængelse af aftalen om fokus på idrætstræning på Atletion foreslår Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice, at lokaletilskudsrammen forøges med 0,3 mio. kr., således at det eksisterende budget for lokaletilskud på Atletion ikke begrænser Justering af driftsaftale for Atletion Side 5 af 8

6 foreningernes træningsbrug af faciliteten. Det sker på baggrund af en forventet større udlejning til foreningsbrug, når hallerne ikke længere bruges til erhvervsformål i eksisterende omfang. Ændringen implementeres via den eksisterende lokaletilskudsmodel for Atletion. 5.7 Nedsættelse af foreningernes egenbetaling på Atletion Atletion har i dag en forholdsvis høj egenbetaling for foreningerne. Mhp. at styrke foreningernes muligheder for brug af Atletion foreslår Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice, at Aarhus Kommune afsætter 0,5 mio. kr. til at nedsætte foreningernes egenbetaling på anlægget. I dag bruges faciliteterne til foreningernes træningsbrug i timer årligt. Det vil således være muligt at reducere egenbetalingen med ca. 125 kr. pr. time i gennemsnit. Ordningen administreres som en forhøjet tilskudsmodel via udbetaling fra Sport & Fritid, og modellen konkretiseres nærmere i samspil mellem parterne. 5.8 Fælles økonomisk ansvar for vedligehold Af den oprindelige aftale fremgår det, at vedligeholdelsesomkostningen forventes at beløbe sig til 1,6 mio. kr. om året. Erfaringerne viser imidlertid et højere niveau. Gennem de seneste år har omkostningen således ligget på 2,5-3,0 mio. kr. Mhp. at sikre en god langsigtet vedligeholdelse af Atletions samlede faciliteter ikke mindst i forhold til tiden efter 2020 anbefaler Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice, at der afsættes et kommunalt beløb til medfinansiering af vedligeholdelsesomkostninger. Beløbet foreslås fastsat til 1 mio. kr. i 2014, hvorefter det bør stige med kr. årligt frem til I 2020 vil beløbet således udgøre 1,6 mio. kr. årligt. Gennemsnitligt foreslås der afsat 1,3 mio. kr. Begrundelsen for stigningen er, at omkostningerne forventes at stige i takt med, at bygningerne bliver ældre. Justeringen er beskrevet i nyt udkast til allonge, hvor det forudsættes, at Aarhus Kommune får indflydelse på anvendelsen af pengene. 5.9 Skolernes brug af atletikfaciliteter på NRGi-Park Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice foreslår, at der afsættes kr. årligt til betaling for skolernes brug af atletikfaciliteterne på NRGi-Park. Tidspunkterne for arrangementerne fastlægges i samspil med Atletion A/S Brug af faciliteter i Team Danmark Centeret Justering af driftsaftale for Atletion Side 6 af 8

7 Atletion A/S varetager driften af faciliteter m.v. i Team Danmark centeret, som der hidtil ikke er opkrævet leje eller gebyr for. Der er enighed om, at der fremadrettet afsættes kr. årligt til dækning af omkostningerne, som udmøntes efter konkret aftale mellem Atletion A/S og Sport & Fritid. 6. Konsekvenser for ressourcer I indstillingen beskrives en række justeringer omkring driften af Atletion. Nogle af ovenstående ændringer implementeres som reducering af forpagtningsafgiften. Det gælder følgende: Justeringer mio. kr PL Fokus på træningsbrug af idrætshaller 0,80 Ændret finansiering vedr. opgradering 0,70 Nedsættelse af forpagtningsafgift 1,50 Øvrige ændringer implementeres som justeringer af forskellige løbende samarbejdsrelationer. I praksis placeres bevillingen hos Sport & Fritid, som udmønter beløbene efter nærmere drøftelser. Det gælder: Justeringer mio. kr PL Kommunal medfinansiering af vedligehold 1,30 Kommunalt køb af tid på atletikanlæg til skoler 0,20 Betaling for brug af faciliteter i TD-centeret 0,30 Forhøjelse af budget til lokaletilskud 0,30 Nedsættelse af egenbetaling for foreninger 0,50 Renovering af køkken og atletikbane* 0,43 Kompensation til Sport & Fritid for manglende 0,40 forpagtningsindtægter Øvrigt 0,07 Øvrige økonomiske konsekvenser 3,50 *Renoveringen af køkken og atletikbane indebærer en forventet anlægsomkostning på 8,5 mio. kr., der finansieres som et driftsfinansieret anlægsprojekt. Beløbet på 0,43 mio. kr. årligt finansierer anlægssummen (3%, i 30 år). Den samlede udmøntning af reserven til Atletion indebærer, at Kultur og Borgerservice får en tillægsbevilling på 3,27 mio. kr. til det Justering af driftsaftale for Atletion Side 7 af 8

8 decentraliserede budget med rammevirkning. Derudover gives der en årlig KB-bevilling på 1,3 mio. kr. til vedligeholdelsesomkostninger. Det resterende beløb på 0,434 mio. kr. - op til 5 mio. kr. - finansierer den ovennævnte anlægsomkostning på 8,5 mio. kr. Med vedtagelsen af indstillingen er den samlede reserve til Atletion dermed udmøntet. Når betingelserne for den fremtidige drift af Atletion er afklaret efter genudbuddet i 2020, vil der ske en vurdering af, om forudsætningerne for udmøntningen af de 4,57 mio.kr. til Kultur og Borgerservice stadig er til stede. Jacob Bundsgaard Marc Perera Christensen / / Christian Mølgaard Kirsten Jørgensen Bilag Bilag 1: Allonge af 2013 vedr. justering af aftalegrundlag for drift af Atletion. Bilag 2: Bevillingsmæssige konsekvenser Tidligere beslutninger Indstilling om forlængelse af driftsaftale for Atletion, vedtaget af Aarhus Byråd den 24. juni Indstilling om opgradering af Atletion, vedtaget af Aarhus Byråd dem 16. december Godkendelse af fremtidig driftsaftale for Atletion, vedtaget den 24. juni Udmøntning af Byrådets principbeslutning om fremtidig drift af Aarhus Idrætspark, vedtaget af Aarhus Byråd den 24. oktober Organisering af Aarhus Idrætspark samt hvervning og tiltrækning af store idrætsbegivenheder, vedtaget af Aarhus Byråd den 20. juni Justering af driftsaftale for Atletion Side 8 af 8