Overgang til Elis mail for PC & iphone/ipad

Transkript

1 Overgang til Elis mail for PC & iphone/ipad PRINT DENNE GUIDE FØR WEEKENDEN. CHECK AT DU HAR OUTLOOK 2016/2013 INSTALLERET Følg pkt. 1 allerede fredag den 18/5. - Pkt skal først udføres tirsdag morgen Indledning Denne guide vil beskrive følgende: 1. Forudsætninger for at følge denne guide. 2. Hvorfor skifter vi til Elis fra Berendsen. 3. Hvad skifter vi ikke? 4. Hvorfor skifter vi fra IBM Notes til Outlook Hvad er de primære ændringer. 6. Sådan får du hjælp. 7. Sådan skifter du til Elis mail fra din PC. 8. Sådan skifter du til Elis mail fra din iphone/ipad. 9. Sådan validerer du Office apps på din iphone & ipad. 10. Sådan skifter du til Elis mail når du udelukkende anvender web mail. Ad 1: Forudsætninger for at følge denne guide. Denne guide er skrevet af Berendsen DK IT afdeling med Berendsen DK brugere for øje. Guiden skal følges punktligt. Ringer du til Servicedesken, vil det være et krav, at du har sat dig ind i denne guide, før du får hjælp. Dette er for at sikre, at de som virkelig har brug for hjælp også får det. Den primære forudsætning er, at du har Outlook 2016 (eller 2013) installeret. Hvis dette ikke er installeret, er det vigtigt, at du straks kontakter din superbruger, som normalt installerer PC ere i jeres afdeling. Uden Outlook kan du ikke komme videre. Dette kan med fordel gøres INDEN tirsdag den 22. maj. Ad 2: Hvorfor skifter vi til Elis fra Berendsen. Elis ønsker at alle lande får bedre evne til at samarbejde via de værktøjer der er i Office 365, som f.eks. Skype. Hvad sker der med min gamle mailadresse? Bemærk! Der er viderestilling fra din gamle Berendsen mailadresse til din nye Elis mailadresse, således kan kunder, partnere, familie fortsat skrive til din gamle mailadresse, men du vil kun kunne svare fra din nye mailadresse.

2 Ad 3: Hvad skifter vi ikke? IBM Notes programmet beholdes fortsat på samtlige PC ere hvor de allerede er installeret. Alle Notes databaser består som de er. Der er ganske få ændringer i anvendelsen af Notes, disse er beskrevet i selvstændige guides og vedhæftet denne mail. Bemærk, du vil fortsat kunne starte Notes og læse gamle mails, men det vil ikke længere være muligt at sende mails fra Notes. Vi afventer med at introducere OneDrive, som er Microsofts bud på en DropBox løsning. Af hensyn sikkerhed, vil OneDrive ikke kunne dele filer med eksterne brugere uden for Elis/Berendsen. Vi venter ligeledes med at introducere SharePoint, som er Microsofts bud på websites hvor man samarbejder med eksterne partnere, intranet, dokumentløsninger, m.m. Bemærk dog, SharePoint er ikke udset til f.eks. at erstatte intranettet i DK. Ad 4: Hvorfor skifter vi fra IBM Notes til Outlook Elis mail platform er en Office 365 løsning, som er Microsofts svar på en mail løsning til mindre, større og meget store virksomheder. Vi kan dermed ikke fortsætte med IBM Notes til mail, og samtidig tilslutte os Elis mail platform. Ad 5: Hvad er de primære ændringer. Ud over skift af mail platform, vil de større ændringer være: 1. Mail grupper og mødelokaler/andre resourcer ændrer ALLE navn, der er vedhæftet lister over dette i dén mail du har modtaget fra IT vedr. mail overgangen til Elis. 2. Mail signatur styres nu fra IT via retningslinier fra DK Marketing. Man kan IKKE se sin signatur FØR man skriver. Til gengæld er mail signaturer de samme uanset om man anvender PC, iphone/ipad, eller web mail. 3. Bemærk! Mail signatur hentes direkte fra vort AD, som er vores bruger database. Hvis informationerne om dig ikke er korrekte (f.eks. direkte nummer, lokation, m.m.), så skal du SELV rette dem ved at følge tidligere udsendt guide om dette. Denne guide er vedhæftet denne mail også, og genvejen til hjemmesiden hvor du editerer egne data er her: Dette kræver du er på et Berendsen DK netværk. 4. Notes mail, kalender, tasks og kontakt personer spærres, så du ikke kan anvende denne del. 5. Servicedeskens hedder nu: DK-servicedesk@elis.com. Ad 6: Sådan får du hjælp. Prøv allerførst at læse denne vejledning meget grundigt igennem. Hvis dette ikke hjælper dig, kontakt den lokale superbruger for din afdeling. Han eller hun har været testbruger i nogle dage forinden hele DK skiftede til Elis mail. En liste over superbrugerne findes vedhæftet. Hvis du ikke kan løse problemet sammen med superbrugeren, kan du kontakte Servicedesken. Beskriv dit problem meget tydeligt, og sid foran din PC/iPhone for at få hjælp. Ventetid kan forekomme, da vi er ca. 600 brugere som på én gang skifter mail. Ved Ikke-Akutte problemer, f.eks. vedr. anvendelse af Outlook, beder vi dig om IKKE at ringe til Servicedesken men i stedet læse de vedhæftede Brugerguides.

3 Ad 7: Sådan skifter du til Elis mail fra din PC. Nedenstående guide er meget praktisk orienteret, du er nødt til at sidde foran din PC for at udføre den. Der er 2 steps i skiftet til Elis mail: 1. Start Outlook for at omlægge til Elis bør tage nogle få sekunder. 2. Sæt Outlook som standard mail klient denne guide kan tage nogle få minutter. Ad 1: Start Outlook for at omlægge til Elis. 1. Start din PC, log ind som du plejer. 2. Start Outlook, det er muligt at du skal finde den, under Windows START. 3. Når Outlook starter, vil den gøre ét af følgende: a. Outlook vil starte ved at gå direkte ind i din nye indbakke. - eller: b. Outlook vil vise nogle få dialogbokse som du blot skal bekræfte (OK/ACCEPT/NEXT) 4. Herefter er Outlook færdig og klar til brug. 5. Vær opmærksom på at Outlook kan risikere at fryse og være langsom mens den henter alle dine mails ned fra Elis. Dette kan tage resten af dagen. Spring til guiden om anvendelse af web mail. 6. Mailboks indeholder som standard kun 1 års mail, men man kan dog søge længere tilbage. 7. Mens du venter på at mails hentes skal du følge nedenstående guide for at opsætte Outlook som standard mail klient. Ad 2: Sæt Outlook som standard mail program. Nedenstående guide har 3 varianter du skal kun følge én af dem. For at vide hvilken én du skal følger er du nødt til at kende den nøjagtige version af Windows 10. Dette finder du ved at klikke på Windows start ikonet nederst til venstre, og straks herefter taste WINVER. Versionen for din Windows finder du herunder: Afslut med OK.

4 Følg én af nedenstående 2 guider Windows 10 version 1511 Windows 10 version 1607 Windows 10 version Start KONTROL PANEL. Dette finder du ved at klikke på Windows start ikonet nederst til venstre, og straks herefter taste CONTROL PANEL, tast herefter ENTER på tastaturet. 2. I søgefeltet tast DEFAULT PROGRAMS 3. Klik på DEFAULT PROGRAMS 4. Klik på SET YOUR DEFAULT PROGRAMS 5. Scroll ned til OUTLOOK eller OUTLOOK 2016 (det samme program kan hedde begge dele) 6. Klik på SET THIS PROGRAM AS DEFAULT 7. Klik på CHOOSE DEFAULT FOR THIS PROGRAM 8. Klik på SELECT ALL optionen over alle valgmuligheder. 9. Klik på SAVE 10. Luk dialogboksene og Kontrol Panel. Windows 10 version Start KONTROL PANEL. Dette finder du ved at klikke på Windows start ikonet nederst til venstre, og straks herefter taste CONTROL PANEL, tast herefter ENTER på tastaturet. 2. I søgefeltet (øverst til højre) tast DEFAULT PROGRAMS. 3. Klik på DEFAULT PROGRAMS. 4. Klik på SET YOUR DEFAULT PROGRAMS. 5. Under kolonnen DEFAULT APPS skal du klikke på dét ikon der symboliserer . Standardværdien før du klikker, kan være NOTES, eller blot MAIL. Klik på OUTLOOK Scroll længere ned og klik på SET DEFAULTS BY APP. 7. Scroll ned til du finder OUTLOOK eller OUTLOOK 2016 og klik herefter på OUTLOOK ikonet og herefter MANAGE. 8. Scroll ned igennem skærmen og sørg for at der er et Outlook ikon ud for samtlige filtyper. 9. Hvis der ikke er det, så klik på ikonet til at skifte til Outlook ikon. 10. Luk dialogboksen samt Kontrol Panel. Ad 8: Sådan skifter du til Elis mail fra din iphone/ipad. Nedenstående guide er meget praktisk orienteret, du er nødt til at have din iphone og eller ipad i hånden for at udføre den. Hvis du har haft MaaS360 installeret på din iphone / ipad skal administrationen først fjernes: Åbn Indstillinger Gråt ikon Vælg Generelt Vælg Adm. af beskrivelser og enheder næsten nederst på siden Vælg MaaS360 MDM profile I bunden vælges Fjern administration Tast din låsekode Vælg Fjern administration

5 1 Start safari 2 Indtast webadressen m.dm/berendsen, 3 Tap CONTINUE 4 Indtast initialer + AD password (lad Domain være) afslut med Continue 5 Sæt hak i nedenstående 6 Tryk Continue

6 7 Nu bliver der installeret en beskrivelse - Tryk installer 8 Du bliver (nok) bedt om din kode 9 Tryk installér 10 Tryk installér igen 11 Tryk Godkend

7 12 Tryk OK 13 Så er beskrivelsen installeret, og der bliver automatisk installeret Berendsen DK-standard apps. Der kan gå lidt tid inden programmerne installeres. Bare gå videre med installationen og vælg Installer efterhånden som nedenstående billeder kommer op. 14 Når Maas360 appen er installeret, så start den. 15 Svar TILLAD IKKE til Maas360 måbruge din lokalitet (ellers kan vi se hvor du er hele tiden). Pkt 15 og 16 kommer ikke ved alle installationer, så vent ikke på dem. 16 Svar TILLAD i forhold til at sende dig meddelser

8 17 Herefter er MaasS360 klar 18 Der bliver installeret Berendsen standard apps automatisk på din iphone/ipad (mail, BAS, LinkUp, m.m.) 19 Vælg Elis kalenderen som din standard kalender, så oprettede kalenderaftaler bliver synkroniseret over i Outlook Åbn Indstillinger Gråt ikon Vælg Kalender Vælg Standardkalender Under ELIS MAIL klik på Calendar 20 Du er nu færdig. Alle mails og kalenderaftaler hentes til din enhed i løbet af et par minutter. Ad 9: Sådan validerer du Microsoft Office apps på din iphone & ipad. Denne guide vedrører kun brugere, der ønsker at anvende Excel, Word, PowerPoint eller andre Microsoft Office apps. Guiden kan først følges, når du har gennemført guide om skift af mails til Elis mail. For at anvende f.eks. Word, eller Excel på din ipad kræver det at du installerer en app der hedder Microsoft Autheticator, og dén får du installeret automatisk fra Berendsen når du følger guiden om at sætte din nye på din iphone/ipad. Sådan validerer du Microsoft Office apps på din iphone/ipad: 1. Slå Wi-Fi fra på din iphone og ipad, med mindre dén Wi-Fi, der er slået til, er BTS-Guest. 2. Start INDSTILLINGER og scroll ned til hver af de Microsoft Office apps du har installeret her skal du for hver app gøre følgende: 1. Klik på app ikonet (her er Excel valgt som eksempel). 2. Scroll ned til optionen NULSTIL EXCEL. 3. Slå optionen SLET LEGITIMATIONSOPLYSNINGER til. 4. Gør det samme for Word, PowerPoint og andre Microsoft Office apps, som du måtte have. 3. Herefter skal du forcere et stop for samtlige Microsoft Office apps på din iphone og/eller ipad. Det gør du ved at: 1. Dobbeltklik på den fysiske HOME knap på din iphone/ipad. Det viser en oversigt over alle åbne programmer. 2. Start med at SWIPE opad for hver Microsoft app, der er åben. Dette forcerer en lukning af programmet. 4. Find og start app en AUTHENTICATOR

9 5. Øverst til venstre i Authenticator app en er der 3 små streger. som du skal klikke på: 1. Vælg INDSTILLINGER og derefter ENHEDSREGISTRERING. 6. Indtast din nye Elis mailadresse og tryk REGISTRÉR ENHED. 7. Et nyt skærmbillede med Elis logo kommer frem. Her skal du indtaste dit password og herefter klikke på LOG PÅ. 8. Du ledes tilbage til Authenticator, og du er færdig med denne del. Tryk på HOME knappen for at komme til ipad ens startbillede. 9. Start Excel på din iphone/ipad. Den tilbyder dig: Log på (vælg denne) Opret en konto (vælg ikke denne) 10. Indtast herefter din Elis mail adresse igen og klik NÆSTE. Herefter er Excel klar til brug. Du bliver muligvis bedt om at vælge om du slå notifikationer, dét valg bestemmer du selv. 11. Gentag for Word, PowerPoint og andre Microsoft apps, du måtte have. Ad 10: Sådan skifter du til Elis mail når du udelukkende anvender web mail. Nedenstående guide er meget praktisk orienteret, du er nødt til at sidde foran din PC for at udføre den. Hvis du er én af de brugere som IKKE har Office 2016 installeret, men har brug for at læse mails, så kan du anvende web mail. Web mail bør primært tilgås fra Internet Explorer, men hvis det ikke fungerer, prøv da andre internet browsere som Chrome. 1. Start internet Explorer og gå til 2. Ved login billede anvend din nye mail adresse. Du kan finde den i vedhæftede Masterliste. 3. Anvend det samme password som du gør på din PC. 4. Ved sucessfuld login kan du se nedestående skærmbillede, eller noget der minder meget om nedenstående: 5. For at tilgå Outlook for web, klik da på Outlook ikonet.