Studentersamfundet - For alle studerende

Transkript

1 Bestyrelsen Aalborg, d. 18. maj 2010 Møde i s bestyrelse Den 12.maj kl Ridderlokalet, Ordinære medlemmer: Niels Haldrup Jensen, formand Emma Bernt Mogensen, næstformand AFBUD Martin Sørensen, kasserer Christina Strandbech, menigt medlem AFBUD Rasmus Lundgaard Christensen, menigt medlem Lasse Rørbæk Nielsen, menigt medlem AFBUD Jeff Hindsborg, menigt medlem Èva Szuchy Kristiansen, menigt medlem AFBUD Rasmus Kristensen, Studenterhusets repræsentant. Observatører: Jakob Kristoffersen, erhvervschef Nanna Damgaard, afgående erhvervschef Lasse P.N. Olesen, Uddannelsespolitisk Ordfører Sara Sajadian, Vice-ordfører Mødeansvarlig = Christina. Dagsorden 1. Formelt [B] (10 min) 2. Sommerfest [ODB] (15 min) 3. Kritiske revisorer [ODB] (30 min) 4. Økonomi og DSF [O] (10 min) 5. Aftale med KBH [ODB] (10 min) 6. Spisning (30 min) 7. Samarbejdsaftale med PROSA [O] (5 min) 8. Nyt fra IDA [O] (5 min) 9. Nyt fra DJØF [O] (5 min] 10. Brug af Facebook siden [ODB] (15 min) 11. Mulighed for flytning af General Forsamling [ODB] (15 min) 12. Pause (5 min) 13. Dankort [ODB] (15 min) 14. Ansøgninger til aktivitetspuljen [ODB] (30 min) v/ Aalborg Universitet Niels Haldrup Jensen

2 15. Eventuelt 16. Meddelelser 17. Mødeevaluering ----ooooooooo--- Uddybende dagsorden foreligger på de følgende sider. Forklaring: (O) = Orientering (D) = Debat (B) = Beslutning [ ] = Tid afsat til punktet Referat skrives med kursiv v/ Aalborg Universitet Side 2 af 6

3 Uddybende dagsorden 1. Formelt [B] (10 min) 1.1. Valg af ordstyrer og referent 1.2. Godkendelse af dagsorden og referat Opgaver fra sidst: Skabelon for kontakt til grupper Emma, Christina og Lasse Ingen af personerne til stede derfor udskudt. Rettelser til dagsorden: Ansøgning om støtte til BasisBarens sommerafslutning 18. Juni Sommerfest [ODB] (15 min) 5. Juni skal der være sommerfest, som vedtaget på et tidligere møde. Der skal findes en ansvarlig for planlægning af festen, og det besluttes hvad der skal ske. Det foreslås, at der stilles grill til rådighed fra så folk kan grille deres medbragte mad og så købes der kartoffelsalat, chips, salat og brød fra S ets side. Alle der ikke ønsker at grille er velkomne efter klokken 20:00. Lokalet bliver Wunderbar og det er blevet booket. Det er blevet besluttet at flytte festen på grund af eksamenstrængsel og mangel på tid. En dato for arrangementet findes på næste møde, og det forventes at festen lægges i midten af august. 3. Kritiske revisorer [ODB] (30 min) De kritiske revisorer fremlægger deres kommentarer til 1. kvartalsregnskab og økonomien generelt. Lars og Morten vil fremlægge deres synspunkter omkring den fremtidige økonomistyring i S et og hvordan de gerne ser, at vores samarbejde skal foregå. Om barer: Mærkbar genererer underskud, hvilket skal rettes. Mærkbar har underskud på pr. 31/ Den normale dækningsgrad skal gerne være ca. 30%. Kort diskussion omkring, hvorvidt kasseapparater skal være dækket af s investeringspulje? ~6000 kroner for kasseapparater 949,- ex moms pr stk. DE-klubben har forbedret deres dækningsgrad til ca. 20% imod en meget lavere dækningsgrad sidste år. Wunderbars omsætning er steget til ca. det dobbelte pr. fredagsbar. BB og Wunderbar har en dækningsgrad på ca. 30%. BB genererer overskud, mens Wunderbar bruger pengene på PR og events. Det anbefales at være opmærksom på, hvordan BESTs sommerkonference kommer til at foregå, fordi der potentielt kan være et stort underskud, hvis konferencen ikke sponseres som tiltænkt. Basisbaren har et overskud på ca kroner på nuværende tidspunkt, men hertil komme udgifter til en ny projektor, da den gamle blev stjålet. Erhvervsgruppen er meget under budget på nuværende tidspunkt. Dette skyldes en kombination af flere ting. Det kræver en stor indsats fra Erhvervsgruppen at nå budgettet for 2010, men Jakob mener stadig det er muligt. Jakob fremlægger en model for erhvervsgruppen på næste møde. v/ Aalborg Universitet Side 3 af 6

4 4. Økonomi og DSF [O] (10 min) Jeff og Lasse uddyber fremtidige ændringer omkring kontingent til DSF og hvorvidt rektor vil betale for ændringen. Kontingentet til DSF forøges med ca. 8%, hvilket betyder en kontingentforøgelse på ca kroner, hertil kommer, at kontingentet stiger med ca. 2,5% årligt fremover. Det får ingen økonomisk betydning for indeværende år, da der er budgetteret med til politikkonference, der ikke skal afholdes i Aalborg alligevel. Det er endnu ikke afgjort, hvorvidt Rektor vil betale for forøgelsen af kontingentet. 5. Aftale med KBH [ODB] (10 min) Tidligere formand, Thea, har udarbejdet en aftale med DSR i Ballerup, hvor de varetager vores interesser for S et i København. Aftalen er næsten færdig, men mangler et par detaljer omkring afrapportering af IDA tilskuddet og PROSA tilskuddet. Aftalen er godkendt, men den bemærkning, at det skal tilføjes, at kontrakten er gyldig indtil juni 2011, hvorefter den skal genforhandles. 6. Spisning (30 min) 7. Samarbejdsaftale med PROSA [O] (5 min) Samarbejdsaftalen med PROSA skal genforhandles jf. den tidligere kontrakt. Der er aftalt et møde med PROSA 21. maj. Niels informerer om nuværende vilkår og aftaler. Ingen kommentarer til aftalen. Mødet med Prosa er blevet flyttet til 27. Maj 10: Nyt fra IDA [O] (5 min) Niels informerer omkring status på den fremtidige samarbejdsaftale med IDA. Samarbejdsaftalen er baseret på de gensidige krav og ønsker der tidligere er blevet diskuteret. Intet at tilføje fra bestyrelsens side. IDA har godkendt, at regnskabsperioden ændres til 1/1-31/6 og 1/7-31/12. På denne måde følger regnskabet bedre S ets regnskabsår. 9. Nyt fra DJØF [O] (5 min] Efter kontakt med DJØF lader det ikke til, at de er interesserede i at efterleve bestyrelsens krav til et fremtidigt samarbejde. Kort opsummeret er deres tilbud følgende: De vil ikke købe reklamer, de vil ikke købe plakater og de vil kun give 25 kroner i rabat som engangsbeløb ved indmeldelse. De vil dog gerne købe en messestand til studiestartsmessen og de vil også gerne bidrage med kroner til studiestartsmessen så den bliver bedre end den tidligere har været. Bestyrelsen beslutter, at der fremsendes et svar til DJØF, hvoraf det fremgår, at DJØF skal forpligte sig til at købe annoncer og plakater, men ingen reduktion i medlemskontingent. Dette for at kompensere for den tid og indsats der ydes fra s side. Niels sender svaret til DJØF. v/ Aalborg Universitet Side 4 af 6

5 10. Brug af Facebook siden [ODB] (15 min) Vores nye Facebook side giver os flere muligheder for at udbrede budskaber til vores medlemmer, men det skal aftales, hvordan bestyrelsen gerne ser, at siden bruges. Dette skyldes, at siden gerne skal være brugbar og informativ i stedet for forstyrrende og spammende. Det foreslås, at der i det mindste skal underskrives når der udsendes noget fra os, så man ved hvem der er ansvarlig for den pågældende information. Det er vedtaget, at der skal skrives under når der skrives udmeldinger fra bestyrelsens side. Dette så der er klarhed for, hvorvidt det er en generel udmeldelse fra S ets bestyrelse eller enkeltperson. 11. Mulighed for flytning af General Forsamling [ODB] (15 min) Lasse foreslår, at general forsamlingen flyttes, så der er større mulighed for indflydelse på det efterfølgende års budget. Motivationen for, at generalforsamlingen ligger som den gør, er formentlig, at man har mere overblik over tingene efter et års bestyrelsesarbejde og dertilhørende økonomistyring, end det vil være tilfældet, hvis GF flyttes til november, da budgetplanlægning stadig vil være i februar. Hvorvidt det overhovedet er muligt at flytte GF, og om det kan betale sig vides ikke på nuværende tidspunkt, men hvis det vil være en fordel for os som organisation kan der fortsættes med det. Hele grundlaget for at holde generalforsamling er, at budget og regnskab skal godkendes. Hvis tidspunkt for GF flyttes skal regnskabsåret ligeledes ændres. Et argument for flytningen er, at en ny bestyrelse er i stand til at deltage i planlægningen af et budget, de selv skal følge. Dette er imidlertid stadig en mulighed for nye interesserede, hvis de er klar over det, og hvis de findes på et tidligere tidspunkt end det før har været tradition. Forslaget er afvist, men der opfordres til, at frivillige til bestyrelsesarbejdet findes og inddrages i arbejdet på et tidligt tidspunkt. 12. Pause (5 min) 13. Dankort [ODB] (15 min) Vi har fået tilsendt et tilbud fra GODIK på en mobil dankort-terminal. Der er ofte brug for en ekstra terminal, og særligt en mobil en. Det skal besluttes hvorvidt vi har brug for den og om vi er villige til at investere i en. Tilbuddet er vedhæftet som bilag. Bestyrelsen har vedtaget, at der skal købes en dankort terminal, men det skal sikres, at automaten understøtter VISAelectron. 14. Ansøgninger til aktivitetspuljen [ODB] (30 min) - DTU Afvist. - SoFiA Godkendt 5000 kroner. v/ Aalborg Universitet Side 5 af 6

6 - Esbjerg (S-ETI) Godkendt 3000 kroner. - Studievejleder arrangement Afvist. - Ansøgning om støttet til Basisbarens sommerfest. Afvist, men samtidig er det blevet godkendt, at BasisBaren bruger penge på en rodeotyr, set i lyset af deres nuværende overskud. Pengene til tyren kommer fra BasisBaren selv, og ikke fra aktivitetspuljen. Alle ansøgninger er vedhæftet som bilag. 15. Eventuelt - Information og spørgsmål omkring aktivistlokalet Martin præsenterer forslaget om, at der skal investeres i en SMS server til S et, så der er mulighed for at kontakte medlemmerne pr SMS. Martin vil arbejde videre med forslaget, men der er ikke besluttet noget endnu. 16. Meddelelser Nyt fra en Nyt fra Den politiske koordinering Nyt fra Administrationen Nyt fra Erhvervsgruppen Nyt fra Studenterhuset Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet 17. Mødeevaluering Der tages ikke referat til dette punkt. v/ Aalborg Universitet Side 6 af 6