EU-UDBUD EU-udbud 2012/S

Transkript

1 EU-UDBUD EU-udbud 2012/S Varer Offentligt udbud På levering af Kaffe, te og kaffemaskiner/-automater til Jysk Fællesindkøb

2 [Jysk Fællesindkøb] [ ] Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Kommunikation Udbyders fremtidige kontrakter Ordretildeling Opgavens omfang E-handel Bonusordninger Meddelelse om resultatet Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Flere tilbud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Vareprøver Delaftale 1 Køb af kaffe, te og øvrige produkter Udbudsmaterialet Tilbudsdisposition Kravspecifikation Kravspecifikation Kaffe og te (Delaftale 1) Sortiment Pris Kvalitet Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Emballage Holdbarhed Levering Konsulent Kravspecifikation Kolbemaskiner, bryganlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater (Delaftale 2) Sortiment Kvalitet Levering køb og leje Konsulent Kontant køb af maskiner Service v. køb Leje af maskiner Side 2 af 43

3 4.2.8 Leasing Overgangsperiode Kravspecifikation Flydende kaffe (Delaftale 3) Sortiment Pris Kvalitet Kontrol, virksomhed og underleverandører Emballage Holdbarhed Levering Konsulent Service Opsøgende salg Overgangsperiode Rammekontrakt Parterne Kontraktgrundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer E-handel Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Konsulent Service Priser Prisregulering Ændring af produktsammensætning Fakturering Betaling Bonus, gebyrer mv. til tredjemand a Bonus til Ordregiver Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Kontakt mellem parterne Statistik Garanti og reklamation Underleverandører Forsinkelse Mangler Erstatning og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Ansvarsbegrænsning Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Kontraktændringer Underskrift Side 3 af 43

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD REBILD Areal: 539 km² Areal: 813 km² Areal: 765 km² Areal: 625 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 462 km² Areal: 691 km² Areal: 696 km² Areal: km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Udbuddet vedrører levering af kaffe, te og tilbehørsprodukter samt kaffemaskiner/-automater og service til alle ovennævnte kommuner under Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet Udbyder. Dog deltager Haderslev Kommune, Mariagerfjord Kommune og Viborg Kommune ikke for så vidt angår Delaftale 3. Der gøres opmærksom på, at Favrskov Kommune, Haderslev Kommune og Viborg Kommune først indtræder i aftalen pr. 1. april 2013 på grund af aktuel kontraktlig forpligtelse til anden side. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af Udbyder, eller som modtager driftstilskud fra Udbyder på mere end 50 %. Udbuddet er opdelt i tre delaftaler: Delaftale 1 vedrører køb af kaffe, te og øvrige produkter Delaftale 2 vedrører køb af kolbemaskiner og bryganlæg samt køb og leje af instantmaskiner og friskbrygautomater og årligt vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift på disse. Almindelige husholdningsmaskiner er ikke omfattet af dette udbud. Delaftale 3 vedrører køb af flydende kaffe og kakao mm., vederlagsfri opstilling af maskiner hertil og levering af service til disse maskiner. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. 1.2 Kommunikation Skanderborg Kommune er tovholder og kontaktinstans i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af Skanderborg Kommune. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den valgte tilbudsgiver / de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 4 af 43

5 1.3 Udbyders fremtidige kontrakter Kontrakt forudsættes indgået i form af Eneleverandøraftale, dvs. obligatorisk samhandelsaftale mellem én leverandør og Udbyder på den enkelte delaftale. 1.4 Ordretildeling Tildeling af konkrete ordrer vil ske ad hoc på baggrund af bestilling fra den enkelte institution. Det vil blive indskærpet den enkelte institution at foretage rationelle bestillinger, dvs. institutionen skal tilstræbe at samle sine bestillinger i størst mulige kvanti med deraf følgende mindsket leveringsfrekvens, dog med hensyntagen til den enkelte institutions individuelle behov. 1.5 Opgavens omfang Omsætning Delaftale 1 Den samlede årlige omsætning af produkter udgør ca. 2 mio. kr. De anførte beløb, som primært er baseret på statistiske oplysninger for 2010, skal betragtes som vejledende, og Udbyder forpligter sig ikke til at aftage for tilsvarende beløb i den forestående kontrakt. Delaftale 2 Det har ikke været muligt at tilvejebringe pålidelige volumener, hvorfor estimat ikke kan angives. Som vejledning for fremtidigt behov er i Bilag 1 B Tilbudsliste maskiner alene angivet en procentvis fordeling af eksisterende beholdning, estimeret på baggrund af gennemført spørgeskemaundersøgelse. Delaftale 3 Den samlede omsætning af produkter udgør ca. 1.5 mio. kr. Der er ikke foretaget opgørelse over udgifter til service. De anførte beløb, som er baseret på statistiske oplysninger for 2010, skal betragtes som vejledende, og Udbyder forpligter sig ikke til at aftage for tilsvarende beløb i den forestående kontrakt. Kontraktperiode Kontrakten er gældende i perioden Udbyder kan forlænge kontrakten i 1 x 12 måneder. Udbyder vil tilstræbe, at udnyttelse af option sker samlet for alle deltagende kommuner, men kan ikke udelukke, at dette ikke vil være muligt under visse omstændigheder. Kontrakten, jfr. Kapitel 5 Rammekontrakt, er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten regulerer alle forhold i kontraktperioden. Ophævelse af kontrakt Det bemærkes, at misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af én eller flere af de deltagende kommuner, såfremt misligholdelsen er isoleret til denne/disse. Jfr. 30 Misligholdelse og 31 Misligholdelsesbeføjelser i kontrakten. En eventuel individuel kontraktophævelse er uden betydning for de øvrige kommuners kontraktforhold. Side 5 af 43

6 Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter/ydelser fremgår af udbudsmaterialets Kapitel 4 Kravspecifikation. 1.6 E-handel Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Haderslev Kommune: Fujitsu indkøbssystem Viborg Kommune: Fujitsu indkøbssystem Mariagerfjord Kommune: KMD Opus Skive Kommune: KMD Opus Syddjurs Kommune KMD Opus (fra ultimo 2012 / primo 2013) I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal Tilbudsgiver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. KMD WebIndkøb/Opus Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig KMD WebIndkøb/Opus er: kr. 6849,49 som en éngangsafgift, der dog bortfalder, såfremt man som leverandør allerede leverer elektronisk varekatalog til KMD. Afgiften bortfalder endvidere, såfremt man kan levere varekatalog til KMD via BizIsland Læs mere på Fujitsu indkøbssystem - BizIsland Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/BizIsland er: kr.575 månedlig afgift for grundmodul kr.107 månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til. Læs mere på Tilbudsgivers udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er Udbyder uvedkommende. I forbindelse med kontraktindgåelsen vil de deltagende kommuner med e-handelssystem i samarbejde med den valgte Tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå valgt Tilbudsgiver i forbindelse hermed. Herefter skal den valgte Tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til den enkelte kommunes e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. Vare- og priskataloget skal godkendes af kommunen (Ordregiver). Det aftales i forbindelse med implementeringen, hvornår vare- og priskataloget skal være tilgængeligt i kommunens system (skal dog senest være tilgængeligt 2 måneder efter kontraktstart). Det skal bemærkes, at bonusbeløb skal være indregnet i de priser, der lægges i varekatalog til Haderslev Kommune, jfr. afsnit 1.7 Bonusordninger, og afsnit 2.13 Udbyders forbehold. Indtil implementering af godkendt e-katalog, jfr. ovenfor, bestiller de deltagende kommuner med e- handelssystem produkter hjem i henhold til de øvrigt tilgængelige bestillingsmetoder. Side 6 af 43

7 1.7 Bonusordninger For Haderslev Kommune er følgende aktuelt gældende: Af den samlede omsætning for Haderslev Kommune på kontrakten skal den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, årligt betale en bonus på 2 % til Haderslev Kommunes indkøbskontor. Bonusordningen har ingen indflydelse på afgivelse af tilbudspriser i dette udbud. Men efter kontraktopstart skal vindende tilbudsgiver (Kontrakthaver) ved fakturering til Haderslev Kommune forhøje fakturabeløb (tilbudspriser) med 2,04%. Denne meromsætning skal årligt afregnes til Haderslev Kommunes indkøbskontor som administrations- og markedsføringsbidrag. Eksempel: Tilbudspris 100 kr. forhøjes ved fakturering med 2,04%, Udbyder opkræves 102,04 kr. Afregning til indkøbskontor = 2% af 102,04 kr. = 2,04 kr. Tilbudsgiver opnår således en indtægt, svarende til tilbudsprisen på 100 kr. Bonus til Haderslev Kommunes indkøbskontor vil blive opkrævet hvert år i januar måned, baseret på det foregående års omsætning hos Kontrakthaver. Yderligere vilkår for afregningen aftales nærmere mellem Kontrakthaver og Haderslev Kommune. Jfr. i øvrigt afsnit 2.13 Udbyders forbehold. Bemærk: Haderslev Kommune tiltræder først kontrakten pr.1. april 2013, jfr. afsnit 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet. 1.8 Meddelelse om resultatet Alle Tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere vil modtage en foreløbig acceptskrivelse, mens de øvrige Tilbudsgivere vil modtage en afslagsskrivelse. I skrivelsen vil fremgå en begrundelse for Udbyders beslutning om kontrakttildeling. Tildeling af kontrakt er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter efter udløb af standstill-periode. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. Side 7 af 43

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i originalt eksemplar med 2 kopier, dvs. i alt 3 eksemplarer. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste (A-C iht. delaftale(r), der afgives tilbud på) være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i Kapitel 3 Tilbudsdisposition følges. Tilbudsgiver skal besvare alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet. Udbyder er dog berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Bilag 1A-C Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Der skal afgives tilbud på alle varelinjer i tilbudslisten. Priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter, tilsigtet Udbyder i forbindelse med tilbudsafgivelsen, være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Udbyder anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra svensk, norsk, tysk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. Undtaget fra ovenstående er faktablade (faktaoplysninger), der indsendes sammen med vareprøver, jfr. afsnit Disse skal være på dansk. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet tydeligt angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Tilbud, der ikke afgives i overensstemmelse med formkravene under afsnit 2.2 Formkrav, kan afvises som ikke-konditionsmæssige Side 8 af 43

9 2.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Charlotte Urskov Jørgensen pr. med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2012/S Kaffe, te og kaffemaskiner/-automater senest den kl Spørgsmål, fremsendt inden ovenstående tidsfrist, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål vil blive besvaret løbende. Tilbudsgiver må dog påregne, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på tovholderkommunens hjemmeside: Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.5 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud vedrørende EU udbud 2012/S Kaffe, Te og kaffemaskiner/-automater og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den kl på følgende adresse: Skanderborg Kommune Indkøbsteamet, Att.: Charlotte U. Jørgensen Postboks Skanderborg Tilbuddet kan alternativt leveres personligt til indkøbskonsulent eller indkøbschef i Skanderborg Kommunes Indkøbsteam Skanderborg Kommune Adelgade Skanderborg Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. 2.6 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den Side 9 af 43

10 2.8 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter/ydelser indgås på grundlag af tilknyttede kontrakt (Kapitel 5). Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere forventes at respektere resultatet af udbuddet og derfor at afholde sig fra at foretage opsøgende salg hos Udbyder i den udbudte kontraktperiode. 2.9 Delaftaler Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler, jfr. udbudsmaterialets afsnit 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet. Der kan ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale. Dvs., Tilbudsgiver skal - for at blive taget i betragtning - være leveringsdygtig i alle varer/ydelser på den enkelte delaftale, der afgives tilbud på, jfr. Bilag 1A-C Tilbudsliste Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Flere tilbud Det er ikke tilladt at afgive flere tilbud under samme delaftale. Tilbudsgiver kan således kun afgive max. ét tilbud pr. delaftale Konsortier Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den øvrige tilbudsgiver / de øvrige tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Udbyders forbehold Den anførte volumen på de enkelte delaftaler er primært baseret på statistiske oplysninger, men visse forbrugsdata har været svære at opgøre, hvorfor forbruget/behovet enkelte steder er baseret på estimater. Udbyder garanterer derfor ikke for en tilsvarende omsætning på denne kontrakt. Den estimerede omsætning er endvidere under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages også forbehold for politiske beslutninger, der kan medføre ændring eller bortfald af bonusordningen til Haderslev Kommune, jfr. afsnit 1.7 Bonusordninger. I tilfælde heraf skal Tilbudsgiver vederlagsfrit og uden ophold regulere priser i E-handelskatalog i overensstemmelse med en sådan beslutning, jfr. afsnit 1.6 E-handel. Der tages forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav mv., der påvirker de udbudte produkter og udbudte ydelser. Side 10 af 43

11 Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af kontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet, jfr. pkt. 3 i kapitel 3 Tilbudsdisposition. Forbehold skal være specifikke og så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jfr. udbudsmaterialets afsnit 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat i det omfang, det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Undtaget herfra er dog enkelte bestemmelser i forhold til Øvrig service (afsnit 4.2.6, og samt kontraktens 12 Service - og i forhold til Akut-leverancer (afsnit og samt kontraktens 8 Levering og leveringsbetingelser ) Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal, hvis Udbyder forlanger det, fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvoraf det fremgår at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må da max være 6 måneder gammel regnet anmodningstidspunktet. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan Tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Side 11 af 43

12 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt tro- og love erklæring om, at virksomheden ikke befinder sig i en udelukkelsesgrund som angivet i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a, b, c og d samt om, at Tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over kr. (som er grænsen for, at tilbud kan tages i betragtning), jfr. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Fortrykt formular findes som Bilag 2 Tro og love-erklæring. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af Tilbudsgivers gyldige police vedrørende erhvervs- og produktansvarsforsikring med en forsikringssum på minimum 10 mio. danske kroner. 1) Har Tilbudsgiver ikke tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring eller 2) Er forsikringssummen på Tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring mindre end 10 mio. danske kroner medsendes i stedet bekræftelse fra forsikringsselskab på, at dette er villig til 1) at tegne den krævede erhvervs- og produktansvarsforsikring for Tilbudsgiver ved tilsagn fra Udbyder om tildeling af kontrakt, så forsikringen er gældende ved kontraktstart eller 2) at hæve forsikringssum på allerede eksisterende forsikring til 10 mio. danske kroner ved tilsagn fra Udbyder om tildeling af kontrakt, så forsikringssummen er på minimum 10 mio. danske kroner ved kontraktstart I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. I muligt omfang - dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed - oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste 2 afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Fortrykt formular findes som Bilag 3 Referenceliste, som skal anvendes. Der skal om muligt angives minimum 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af Bilag Tildelingskriterium Kontrakten vil for den enkelte delaftale blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris Vareprøver Delaftale 1 Køb af kaffe, te og øvrige produkter Vareprøver vedrørende Delaftale 1 Køb af kaffe, te og øvrige produkter skal anvendes til kvalitetskontrol i forhold til stillede kvalitetskrav, jfr. kapitel 4 Kravspecifikation. Vareprøverne skal matche de tilbudte produkter i Bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv.. Alle vareprøver skal være mærket med det positionsnummer, der står i tilbudslisten, samt virksomhedens (ikke producentens) navn. Med hver ønsket vareprøve skal følge information med oplysning om anbefalet dosering (i forhold til kvalitetskontrollen, jfr. Bilag 6 ) bemærk max.-dosering jfr. afsnit 4.1.2, og information om vareprøvens indhold: Bønner/blandingsforhold, ristningsgrad, dyrkningsland(e)/ -område(r) samt bearbejdningsproces. Hvis Tilbudsgivers almindelige faktablad indeholder alle ovennævnte informationer, vil det være tilstrækkeligt at vedlægge dette. Hvis ikke, må faktabladet tilføres supplerende Side 12 af 43

13 (manglende) oplysninger, eller Tilbudsgiver må udfærdige nyt dokument med alle ønskede oplysninger. Faktaoplysningerne skal være skrevet på dansk. Vareprøverne - med beskrivelser vil blive kontrolleret af uvildig fagperson, jfr. Bilag 6 Kvalitetskontrol. Såfremt det skønnes, at de tilbudte kaffer ikke lever op til krav i kvalitetskategori 2, jfr. afsnit Kvalitet, kan tilbuddet blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. Følgende vareprøver skal vederlagsfrit medsendes tilbuddet, jfr. Bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv. : Formalet kaffe Position 1: 100% Arabica mellemristet (1 stk grams pose) Position 4 : 100% Arabica mørkristet ( 1 stk grams pose) Position 9: Økologisk og bæredygtig, 100% Arabica mellemristet (1 stk grams pose) Position 11: Min. 70% Arabica, max. 30% Robusta mellemristet (1 stk grams pose) Instant kaffe Position 17: 100% Arabica mellemristet (1 stk grams pose) Som en hjælp for Tilbudsgiver har Udbyder markeret de ovenfor nævnte vareprøver/positioner med rosa farve i Bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv.. Hvis Udbyder anser det for nødvendigt for at kunne vurderer tilbuddene, skal vareprøver på tilbudte produkter og services ud over de ovenfor nævnte kunne rekvireres vederlagsfrit. Vilkårene herfor aftales parterne imellem Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af Nærværende udbudsbrev med kravspecifikation og kontraktudkast Bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv. (skal udfyldes og medsendes, hvis der afgives tilbud på delaftale 1) Bilag 1 B Tilbudsliste maskiner (skal udfyldes og medsendes, hvis der afgives tilbud på delaftale 2) Bilag 1 C Tilbudsliste flydende kaffe (skal udfyldes og medsendes, hvis der afgives tilbud på delaftale 3) Bilag 2 Tro og love erklæring (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 3 Referenceliste (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 4 Aktindsigt (Kan udfyldes og medsendes tilbud. Vær opmærksom på konsekvensen, hvis bilaget ikke medsendes tilbuddet) Bilag 5 Vejledende tidsplan Bilag 6 Kvalitetskontrol (Vedrører kun Delaftale 1 og er til Tilbudsgivers orientering) Side 13 af 43

14 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges, mens alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre såvel Tilbudsgiver som Udbyder, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 anførte udvælgelseskriterier og det i udbudsmaterialets afsnit 2.17 anførte tildelingskriterium. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer, herunder hvilken delaftale / hvilke delaftaler tilbuddet omfatter. 3 Eventuelle forbehold. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 2.14 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4 Udvælgelseskriterier jfr. afsnit 2.16 Udfyldt tro og love erklæring Gyldig police vedrørende erhvervs- og produktansvarsforsikring eller tilsagn fra forsikringsselskab I muligt omfang virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste 2 afsluttede regnskabsår I muligt omfang oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste 2 afsluttede regnskabsår Referenceliste 5 Tildelingskriterium jfr. afsnit 2.17 Bilag 1 A-C Tilbudsliste Der skal afgives tilbud på alle varelinjer i tilbudslisterne vedrørende den/de delaftaler, der afgives tilbud på. Der må kun afgives ét tilbud for hver varelinje. Priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Delaftale 1 og 3 Når et produkt i Bilag 1A Tilbudsliste kaffe mv. og Bilag 1C Tilbudsliste flydende kaffe efterspørges i flere pakningsstørrelser, skal der tilbydes samme kaffe for alle pakningsstørrelser. Delaftale 2: Der skal kun anføres ét tilbud ud for hver kravspecificeret maskine, jfr. afsnit Sortiment og Bilag 1B Tilbudsliste maskiner. Tilbudsgiver skal pr. tilbudt maskine afgive en fast købspris samt pris på et hertil knyttet årligt vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift og pris for tilkaldeservice, jfr. afsnit Service, pris for aquastop og herudover en fast lejepris inkl. tilknyttet standardservice og kalkfilterskift, jfr. afsnit Leje af maskiner. Side 14 af 43

15 4. Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at de følgende krav for de enkelte delaftaler alle er mindstekrav, altså krav, som skal accepteres af Tilbudsgiver, for at tilbuddet kan anses for konditionsmæssigt. At der afgives tilbud i kraft af nærværende udbudsmateriale vil af Udbyder blive betragtet som Tilbudsgivers accept af nedenfor anførte mindstekrav. 4.1 Kravspecifikation Kaffe og te (Delaftale 1) Delaftalen omfatter levering af kaffe, te og øvrige produkter Sortiment Tilbudsgiver skal have et udvalg af forskellig kaffe og te. Der skal ligeledes kunne tilbydes både økologiske og bæredygtige produkter samt diverse tilbehørsprodukter, jf. bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv. Udgangspunktet for samhandlen vil altid være, at Tilbudsgiver udelukkende tilbyder Udbyders institutioner og afdelinger de produkter og ydelser, der er omfattet af kontrakten (tilbudslistens produkter/ydelser og priser). Jfr. kontraktens 6 Bestilling af varer Pris Tilbudsgiver skal afgive tilbud på alle de i tilbudslisten kravspecificerede produkter. Der må kun afgives ét tilbud pr. varelinje. Hvor et produkt efterspørges i flere pakningsstørrelser, skal der tilbydes samme kaffe for alle pakningsstørrelser. Som det fremgår af Bilag 1 A Tilbudsliste kaffe mv. har Udbyder i forhold til kaffen fastsat doseringen pr. liter færdigbrygget kaffe. Dette er gjort for at sikre et gennemsigtigt sammenligningsgrundlag i prisevalueringsprocessen. Tilbudsgiver kan godt tilbyde en kaffe med en lavere (ikke højere) dosering end den af Udbyder fastsatte, men prisevalueringen vil ske på baggrund af den fastsatte dosering. Tilbudsgiver bør derfor tage Udbyders fastsatte dosering for de enkelte kaffer med i sine overvejelser ved valg af den kaffe, man ønsker at tilbyde i forhold til den enkelte, kravspecificerede varelinje Kvalitet Udbyder har nedenfor defineret 3 kvalitetskategorier vedrørende kaffe. Udbyder ønsker alene tilbud på kaffer, der matcher kravene i kvalitetskategori 2. I forhold til te- og kakao-produkter ønskes tilbud på kvaliteter, der tangerer de krav, der er stillet til kaffeprodukterne. Kvalitetskategori 1 Kaffen har et kvalitetsniveau, man vil betegne som topkvalitet eller luksus. Kaffen henvender sig til de brugere, der stiller høje krav til smagen. Kvalitetskategori 2 Kaffen har et kvalitetsniveau, man vil betegne som en mellemkvalitet. Dvs. en solid kvalitet, som dækker de flestes daglige behov, men som stadig opfylder forventningen om en god kaffesmag (herunder eftersmag), en duft af kaffe og en farve som kaffe. Kaffen skal også være af en kvalitet, så den tåler opbevaring på termokande i flere timer uden at miste den gode smag. Kaffen er fremstillet af bønner, dyrket under gunstige forhold og primært dyrket i egne med rig tradition for Side 15 af 43

16 dyrkning af kaffe, og kaffen har gennemgået en bearbejdningsproces med det forsæt at bevare den gode smag. Kvalitetskategori 3 Kaffen har et kvalitetsniveau, man vil betegne som discountkvalitet. Dvs. at der i forhold til dyrkningsområder, bønnekvaliteter og forarbejdningsmetoder er satset på den hurtige og billige løsning med henblik på at sælge store mængder til små priser Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Tilbudsgiver skal garantere, at kvaliteten er ensartet, og at der løbende foretages kvalitetskontrol af de tilbudte produkter. Der skal være en fast procedure for egenkontrol både for egen virksomhed og fjernlagre. Endvidere skal der på anmodning kunne fremsendes Udbyder en redegørelse for denne egenkontrol. I forlængelse af ovenstående forventes det, at Tilbudsgiver har en fast procedure for kontrol af eventuelle underleverandører. Tilbudsgiver skal på anmodning ligeledes kunne fremsende redegørelse for denne kontrol. Tilbudsgiver er forpligtet til på anmodning at komme med uddybende oplysninger om aromastoffer, farvestoffer og øvrige ingredienser i henhold til gældende lovgivning. Udbyder accepterer ikke genmodificerede produkter Emballage Samtlige varer, der modtages, skal til enhver tid og i enhver henseende være behandlet omhyggeligt og opfylde de til enhver tid gældende regler og lovgivning på området. Det er en forudsætning, at alle pakninger er forsynet med dansk tekst, herunder varedeklarationer og vejledninger. Inder- og yderpakninger skal være let oplukkelige og håndteringsvenlige. Der må ikke anvendes pvc eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt må der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution Holdbarhed Med hensyn til holdbarhed skal gældende lov om fødevaresikkerhed overholdes. Ved levering til Udbyder skal produkterne som minimum have ¾ af den totale holdbarhedsperiode tilbage. Dvs. et produkt med 1 års holdbarhed skal være Udbyder i hænde inden udgangen af produktets 3. holdbarhedsmåned Levering Levering sker løbende efter ordre fra det enkelte forbrugssted, jfr. kontraktens 5 Tildeling af konkrete ordrer. Levering skal ske på aftalt adresse/sted inden for det enkelte forbrugssteds normale åbningstid. Leveringstidspunktet skal aftales med det enkelte forbrugssted. Der skal tages kontakt til institutionens personale ved levering. Leverancer må således ikke blot aflæsses uden kontakt og må aldrig aflæsses udendørs. Side 16 af 43

17 Leverandøren skal kontakte forbrugsstedet, såfremt leverancen er forsinket i forhold til det aftalte. Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte. Standard leverancer Fri levering på aftalt leveringsadresse. Levering skal som minimum ske inden for tre arbejdsdage efter bestillingen. Bestillinger afgivet inden kl på en hverdag (f.eks. mandag) skal således leveres senest kl tre hverdage efter (i dette eksempel torsdag). Akut-leverancer I forbindelse med akutte behov skal der være mulighed for dag til dag levering efter nærmere direkte aftale med forbrugsstedet. Der accepteres leveringsgebyr ved akutleverancer, jfr. kontraktens 8 Levering og leveringsbetingelser Konsulent Tilbudsgiver skal uden vederlag kunne stille konsulenter med viden og erfaring om produkterne til rådighed for Udbyder. Nyindkøbte maskiner Tilbudsgiver skal løbende vederlagsfrit stå til rådighed for Udbyder og leverandøren af maskiner og automater med henblik på en optimal justering af Udbyders maskiner/automater, således at det sikres, at Udbyders maskiner/automater er korrekt indstillet til Tilbudsgivers produkter med hensyn til dosering. Eksisterende maskiner (Udbyders ejendom) Tilbudsgiver skal efter behov vederlagsfrit og inden for rimelig tid stille tekniker til rådighed for Udbyder i forbindelse med indstilling af eksisterende maskiner i forhold til korrekt dosering af Tilbudsgivers produkter Kravspecifikation Kolbemaskiner, bryganlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater (Delaftale 2) Delaftalen omfatter levering af kolbemaskiner og bryganlæg (køb) samt instantmaskiner og friskbrygautomater (køb og leje) med årligt vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift på disse Sortiment Tilbudsgiver skal kunne levere kolbemaskiner, bryganlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater til Udbyder, afhængig af de enkelte kommuners individuelle behov. Det er et krav, at alle tilbudte maskiner skal være standardiserede, således at alle kaffe-, te- og chokoladeprodukter med sikkerhed kan anvendes på alle maskiner (i henhold til maskinens produktvalg). Der skal - såfremt Udbyder ønsker det kunne etableres aqua-stop på alle maskiner med automatisk vandtilførsel. Pris herfor vil indgå i evalueringen og angives separat i Bilag 1B Tilbudsliste maskiner. Side 17 af 43

18 Tilbudsgiver skal afgive tilbud på følgende maskinkategorier: Bryganlæg 2x5 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x5 liter Brygtid: 5 liter på maks. 12 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Vandbeholder: min. 2,5 liter Kapacitet pr. time på min. 18 liter varmt vand 2x10 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x10 liter Brygtid: 10 liter på maks. 14 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Vandbeholder: min. 2,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand 2x20 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Kapacitet på beholder til kaffe: 2x20 liter Brygtid: 20 liter på maks. 18 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslut- Side 18 af 43

19 ning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Vandbeholder: min. 3,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand Kolbemaskiner Manuel vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade o Brygtid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 7 min. o I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader o Brygtid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 8 min. o I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Automatisk vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade o Brygtid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 8 min. o I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader o Brygtid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 9 min. o I øvrigt: brygtemperatur skal Side 19 af 43

20 være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Friskbrygautomater Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygt kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ltr. på en automatopfyldning I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ltr. på en automatopfyldning I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko, chokolade drik og chokolademilk. Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Side 20 af 43

21 Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Instantmaskiner Lille drikkeudvalg Lille drikkeudvalg Kaffe og te Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ltr. på en automatopfyldning Brygtid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe og varmt vand til te til kande Maskinen skal have to kande aftapninger Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ltr. på en automatopfyldning Brygtid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Side 21 af 43

22 4.2.2 Kvalitet Alle maskinerne skal kunne leve op til de krav der er fastsat af Center for Energibesparelser Go Energi (tidligere Elsparefonden). Alle maskiner, uanset maskintype, skal leveres sammen med en dansksproget brugsanvisning Levering køb og leje Maskiner / automater skal leveres og installeres inden for max. 14 arbejdsdage efter bestilling. Ved ekstraordinært store bestillinger - mere end 10 maskiner/automater - fra Udbyder (fra den enkelte kommune eller samtidigt fra øvrige kommuner i Jysk Fællesindkøb) kan denne frist efter aftale mellem Udbyder og Tilbudsgiver udvides til maksimalt 1 måned. I sådanne tilfælde skal Tilbudsgiver, såfremt Udbyder ønsker det, sikre, at Udbyder kan få brygget kaffe på anden måde i perioden, indtil de nye maskiner leveres. Levering/installering af maskinerne skal ske uden omkostninger for Udbyder. Ved levering/installering skal der gives en kort instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således at maskinen kan tages i brug umiddelbart efter levering/opsætning. Det er Udbyders ansvar, at vand og el er fremført til etableringsstedet i overensstemmelse med gældende lovkrav Konsulent Tilbudsgiver skal uden vederlag stille en konsulent med viden og erfaring om maskinerne til rådighed for Udbyder. Konsulenten skal kunne rådgive brugeren i den enkelte kommune i køb af rette maskine på baggrund af brugerens individuelle behov. Endvidere skal konsulenten kunne rådgive i korrekt anvendelse af maskinen, energibesparende brug og øvrige forhold, såsom vejledning og dosering, der umiddelbart kunne have en interesse for brugeren. Tilbudsgiver skal løbende efter behov vederlagsfrit indstille maskiner, leveret af Tilbudsgiver, mht. optimal dosering i forhold til de anvendte produkter Kontant køb af maskiner Udbyder skal have mulighed for at købe maskinerne kontant. Der skal være minimum 2 års garanti på maskiner og automater, regnet fra korrekt og mangelfri levering, jfr. kontraktens 24 Garanti og reklamation Service v. køb Vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift For så vidt angår instantmaskiner og friskbrygautomater forestår Tilbudsgiver de første 2 år efter leveringen (svarende til minimumsgarantiperioden) et årligt vedligeholdelseseftersyn af maskinen, inklusiv kalkfilterskift. Pris pr. år for dette eftersyn indgår i evalueringen og skal være angivet separat i Bilag 1B Tilbudsliste maskiner. Tilkøb af dette eftersyn inkl. kalkfilterskift vil være obligatorisk for Udbyders institutioner de første 2 år efter leveringen (svarende til minimumsgarantiperioden). Vedligeholdelseseftersyn skal herefter kunne tilkøbes. Prisen herfor må da ikke overstige den i tilbudslisten oplyste; dog kan prisen reguleres i overensstemmelse med kontraktens 14 Prisregulering vedrørende delaftale 2. Side 22 af 43

23 Med vedligeholdelseseftersyn inklusiv kalkfilterskift forstås: Udskiftning af kalkfilter efter behov Kontrol af maskinens funktioner og evt. udbedring af fejl, fundet i forbindelse hermed Forebyggende udskiftning af sliddele Rengøring af komponenter efter behov, herunder udskiftning af støvfilter efter behov Udlevering af servicerapport Implicit i tilbud på ovenstående skal være alle udgifter forbundet hermed, herunder udgifter til reservedele, arbejdsløn og kørsel Basis serviceaftale Ud over ovennævnte vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift skal det være muligt - men ikke obligatorisk - for Udbyders institutioner i kontraktperioden at indgå en basis serviceaftale med Tilbudsgiver. Omfattet af denne serviceaftale skal være: Tilkald ved driftsstop med servicebesøg inden for 8 arbejdstimer ved tilkald på hverdage inden for normal arbejdstid (mandag torsdag kl , fredag ) Servicetjek (inkl. reparation/udbedring af fejl) Implicit i tilbud på ovenstående skal være alle udgifter forbundet hermed, herunder udgifter til arbejdsløn, reservedele og kørsel. Pris pr. år for en sådan serviceaftale indgår i evalueringen og skal være angivet separat i Bilag 1B Tilbudsliste maskiner. Øvrig service Eventuel aftale om service ud over ovennævnte skal tage udgangspunkt i vindende tilbudsgivers standardbetingelser. Lånemaskine Kan Tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine, såfremt Udbyder ønsker dette, indtil Udbyders maskine igen er fuldt funktionsdygtig Leje af maskiner Udbyder skal have mulighed for at leje instantmaskiner og friskbrygautomater. Det er frivilligt for den enkelte institution/afdeling, om de ønsker at tegne en lejeaftale frem for at købe. Det kan dog på forhånd oplyses, at Rebild Kommune - med henvisning til kommunens økonomiske og finansielle strategi - ikke vil benytte sig at muligheden for at leje maskiner. Maskiner/automater, der lejes, skal være i samme funktionsdygtige stand og i øvrigt overholde samme krav som ved køb af nye maskiner/automater. Tilbudsgiver skal sikre, at den udlejede maskine i hele lejeperioden er funktionsdygtig og overholder alle krav til hygiejnefaktorer. Tilbudsgiver forestår således i hele lejeperioden al løbende service af maskinerne. Implicit i lejeprisen skal derfor være alle udgifter forbundet med kalkfilterskift efter behov samt basis-service ved driftsstop, sidstnævnte omfattende: Servicebesøg inden for 8 arbejdstimer ved tilkald på hverdage inden for normal arbejdstid (mandag torsdag kl , fredag ) Servicetjek inkl. reparation/udbedring af fejl Side 23 af 43

24 Øvrig service Eventuel aftale om service ud over ovennævnte skal tage udgangspunkt i vindende tilbudsgivers standardbetingelser. Lånemaskine Kan Tilbudsgiver ikke reparere eller servicere en defekt maskine på stedet, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine, såfremt Udbyder ønsker dette, indtil Udbyders maskine igen er fuldt funktionsdygtig. Konvertering til ny lejeaftale Hvor Udbyder ved kontraktindgåelse allerede har lejeaftale hos vindende leverandør på maskine, omfattet af tilbudslisten, skal denne kunne konverteres til ny lejeaftale, omfattet af denne kontrakt. Aftalers udløb Lejeaftalerne tidsbegrænses og udløber herefter uden varsel dog kan lejeaftalen opsiges til enhver tid med følgende opsigelsesvarsel: o o o Lejeaftale der løber over 12 måneder: opsigelsesvarsel på 3 måneder Lejeaftale der løber over 24 måneder: opsigelsesvarsel på 6 måneder Lejeaftale der løber over 48 måneder: opsigelsesvarsel på 12 måneder Leasing Leasing er ikke en mulighed i dette udbud Overgangsperiode Hvor der som følge af ny aftale skal ske udskiftning af eksisterende maskiner/automater, skal Tilbudsgiver sammen med Udbyder og den nuværende leverandør af maskinerne i den enkelte kommune, sikre, at nedtagning af nuværende maskiner sker så hurtigt og gnidningsfrit som muligt. På trods af datoen for kontraktstart må Tilbudsgiver kunne forvente en periode før de nuværende maskiner skal udskiftes som følge af igangværende aftaler. Dette betyder, at Tilbudsgiver løbende skal levere maskiner/automater til Udbyder, enten i forlængelse af udløb af en tidligere aftale eller ved indkøb af en ny maskine Kravspecifikation Flydende kaffe (Delaftale 3) Delaftalen omfatter levering af flydende kaffe og kakao mm., vederlagsfri opstilling af maskiner hertil og levering af service til disse maskiner. Minimumsforbrug af kaffeprodukter pr. år mod vederlagsfri opstilling af maskine skal oplyses i tilbudslisten (Bilag 1 C Tilbudsliste flydende kaffe ). Denne delaftale omfatter ikke køb af maskiner til flydende kaffe Sortiment Kaffe. mv. Tilbudsgiver skal have et udvalg af forskellige flydende kaffeprodukter. Dertil kommer krav om et udvalg af kakaodrikkeprodukt og mælk. Der skal ligeledes kunne tilbydes et udvalg af både økologiske og bæredygtige flydende kaffeprodukter. Udgangspunktet for samhandlen vil altid være, at Tilbudsgiver udelukkende tilbyder Udbyders institutioner og afdelinger de produkter og ydelser, der er omfattet af kontrakten (tilbudslistens produkter/ydelser og priser). Jfr. kontraktens 6 Bestilling af varer. Side 24 af 43