Strategiudrulning 2 - Opfølgning

Transkript

1 LEANREJSEN - Strategiudrulning 2 - Opfølgning Adobe full screen: Ctrl + L Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side 2 Copyright by DI 1

2 Introduktion Mobiltelefoner er slukket under kaizeneventen Der arbejdes IKKE med mail under kaizeneventen Kommunikation, som ikke kan udsættes, kan gennemføres i pausen til frokost 3 Strategiudrulning Opfølgning Undervisning 4 Copyright by DI 2

3 Program for undervisning del 2 Læringstrin Nøgletal og procesindikatorer Sammenhæng mellem nøgletal og processer Opfølgning med nøgletal etableres Månedsopfølgning AHA-skema Månedsmødet 5 Læringstrin fase 1 Strategiudrulning i tre læringstrin Undervisning del 1: 1. Ledelsen lærer at nedbryde strategiske mål til forretningsprocesser, som skal forbedres med bidrag fra mange områder 2. For implementeringen af de nye forretningsprocesser til indfrielse af de strategiske mål, er der mål for implementeringen og for effekten af de nye forretningsprocesser Undervisning del 2: 1. Ledelsen foretager en regelmæssig opfølgning på afvigelser ved implementeringen af de nye forretningsprocesser og deres effekt, så deres implementering og effekt får samme fokus som drift 6 Copyright by DI 3

4 Strategiudrulning i tre læringstrin Strategiudrulning - Læringstrin 3 - Formål 3. Ledelsen foretager en regelmæssig opfølgning på afvigelser ved implementeringen af de nye forretningsprocesser og deres effekt, så deres implementering og effekt får samme fokus som drift Ledelsen følger regelmæssigt op på implementeringen af de nye forretningsprocesser og effekten af implementeringen. Hvis implementeringen eller effekten af implementeringen afviger fra planen, fremlægger de ansvarlige medarbejdere en analyse af årsagerne til afvigelserne samt forslag til korrigerende handlinger Ledelsen evaluerer afvigelserne og forslagene til korrigerende handlinger og beslutter, hvilke korrigerende handlinger der skal iværksættes for at opfylde de strategiske mål 7 Strategiudrulning i tre læringstrin Strategiudrulning - Læringstrin 3 - Implementering 3. Ledelsen foretager en regelmæssig opfølgning på afvigelser ved implementeringen af de nye forretningsprocesser og deres effekt, så deres implementering og effekt får samme fokus som drift Ledelsen etablerer en regelmæssig (månedlig) opfølgning på opfyldelsen af de strategiske planer Opfyldelsen foretages på de akkumulerede resultater for året for både indikatorerne for implementeringen af de nye forretningsprocesser og for de akkumulerede effekter af processerne Hvis der er afvigelser fra planerne, fremlægger de ansvarlige for implementeringen en analyse af afvigelserne og et forslag til korrigerende handlinger for implementeringen, så målet for året bliver opfyldt 8 Copyright by DI 4

5 Nøgletal Nøgletal - måler resultatet af processerne Moderne ledelse har fokus på resultater Moderne ledelse anvender nøgletal Nøgletal viser resultatet af aktiviteterne Nøgletal for resultatet måles efter, at processen er udført 9 Procesindikator Procesindikator måler, hvordan processen forløber Leanledelse har fokus på processer Procesindikator viser processens stabilitet eller kapabilitet Procesindikator måles, mens processen forløber Procesindikator kan anvendes til styring af processen 10 Copyright by DI 5

6 1 9 Opfølgning på procesindikator Måles under drift Målingen viser, om processen forløber som forventet Målingen bruges til at holde processen i kontrol (styring) Målingen bruges til at finde årsagen til afvigelser Årsagen noteres, så den kan fjernes 5 bar Måling på proces Procesindikator 11 Nøgletal for proces Nøgletal anvendes til at vise fejlraten Årsager til fejl skal findes straks - de forsvinder ofte igen Årsager til fejl skal registreres - fastholder viden Kontrol af resultatet Nøgletal 12 Copyright by DI 6

7 Opsamling af data Procesindikatorer måles for processerne Udvalgte procesindikatorer opsamles til tavlen for afdelingen Udvalgte nøgletal opsamles også til tavlen for afdelingen Opsamlede tal samles i fælles målinger for afdelingens processer Fra afdelingerne opsamles tal til enheden Opsamlede tal samles i fælles målinger for enhedens processer 13 Procesindikatorer for enheden Afvigelser fra mål for enheden kan spores til processer Ved processerne er årsagen til afvigelsen kendt 14 Copyright by DI 7

8 Lean i én funktion Konverteringen til lean er kun udført i en del af virksomheden Nøgletal er standardiseret for virksomheden Opfølgning med nøgletal Opfølgning på den konverterede del udføres med procesindikatorer I den konverterede del suppleres procesindikatorerne med nøgletal, så der bliver en entydig kobling til virksomhe- procesindikatorer Opfølgning med dens nøgletal og nøgletal 15 Kobling af opfølgningen Der skal etableres en kobling mellem procesindikatorer og nøgletal Nedbryd de fælles nøgletal i relevante bidrag Bidragene skal koble til målingerne med procesindikatorer Bidragene til nøgletallene opsamles fra procesindikatorerne Bidragene til nøgletallene skal kunne opsummeres til nøgletal for enheden De opsummerede nøgletal for enheden skal afstemmes med virksomhedens nøgletal Når der er sammenhæng, er der etableret sporbarhed fra afvigelser i nøgletal til de processer, som forårsager det. Årsagerne findes i de lokale registreringer. 16 Copyright by DI 8

9 Procesindikatorer Procesindikatorer anvendes til at overvåge, at tingene går som forventet Procesindikatorer anvendes i hele enheden Procesindikatorer er standardiseret i enheden Procesindikatorer er vist prioriteret, f.eks. som her: S - Sikkerhed K - Kvalitet R - Rettidig levering L - Lager P - Produktivitet M - Moral 17 Nøgletal Nøgletal anvendes i alle funktioner Nøgletal på mennesker er fælles for hele virksomheden Nøgletal for værdistrømme er standardiseret Nøgletal organiseres, så de har samme rækkefølge som procesindikatorerne: S - Sikkerhed K - Kvalitet R - Rettidig levering L - Lager P - Produktivitet M- Moral 18 Copyright by DI 9

10 Øvelse - Nøgletal Grupper med 2-3 personer i hver Vælg en værdistrøm Identificér 1-2 nøgletal for den valgte værdistrøm for hver af nedenstående indikatorer: S - Sikkerhed K - Kvalitet R - Rettidig levering L - Lager P - Produktivitet M - Moral Der er 15 min. i gruppen 19 Nøgletalsopfølgning På linje med STU-opfølgningen laves en månedsvis nøgletalsopfølgning Hvis nøgletal ikke følger planen, mangler der stabilitet i leverancerne Er der planlagt med forbedringer, kan der mangle fokus på dem Fejlrater skal halveres hvert år som almindelig drift! 20 Copyright by DI 10

11 Informationsflow Strategiudrulning formidler nedad Dag i måned for opfølgning: 16. Opfølgning på resultater formidler opad Opfølgningen indeholder også korrigerende handlinger Dag i måned for opfølgning: 12. Dag i måned for opfølgning: Måling Strategiudrulning opfølgning På månedsmødet er der opfølgning på alle STU-mål med afvigelser Afvigelser gøres synlige ved markering med rød baggrund For STU-mål med afvigelser skal der fremlægges en analyse af årsagen til afvigelsen og en handlingsplan for at nå målene Opfyldte STU-mål behandles IKKE AKOH øges fra 3,4 til 4,4 den åååå Indkøbte A-varer, 26 trin i plan opfyldt åååå JAN Trin 0 2 A-råvarer fra 13,9 til 6,8 MDKK åååå JAN MDKK 13,9 3 4 Direkte distribution, 18 trin i plan opfyldt åååå PAS Trin 0 Øvrige koncernlagre fra 342 til 268 MDKK åååå-12-5 PAS MDKK Forsendelsesklager afsluttet 1. gang i tlf. fra 95% til 98% åååå Adgang til forsendelsesdata, 12 trin i plan opfyldt 2 Strateginedbrydning - år - Niveau 1 Ansvarlig for data Enhed AKOH (12 mdr løbende) øges fra 3,4 til 4,4 åååå Udgangspunkt dec. CMI Antal 3,4 Aktuel Aktuel-ÅTD gennemsnit Ultimo Mål 1 måned Dato for opdatering: Budget 1 26 STU mål Aktuel 1 Aktuel Budget 14 14,1 13,9 14,3 15,1 14,3 13,1 14,1 14,2 13,9 13,7 13,8 13,6 6,8 STU mål 13,4 12,8 12,4 11,9 11,3 10,7 10,4 9,8 9,1 8,3 7,5 6,8 Aktuel 13,6 Aktuel Budget 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 3,5 4,4 STU mål 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 4,0 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,4 Aktuel 3,5 Aktuel Budget 1 18 STU mål Aktuel 1 Aktuel Budget STU mål Aktuel 345 Aktuel Budget åååå-mm-dd Jan. Feb. Mar. Apr. Maj Jun. Jul Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. 22 Copyright by DI 11

12 Nøgletalsopfølgning Ledelsens opfølgning på nøgletal følger STU-opfølgningen Nøgletal er en målingerne af, om tingene går som planlagt Nøgletal måler på grundlaget for forretningen (det vi kan) Hvis der er afgivelser, skal de behandles hurtigt og effektivt Månedssekvens for møder: Dag i måned for opfølgning: 16. Dag i måned for opfølgning: 12. Dag i måned for opfølgning: Afvigelse på nøgletal - måling Ved en afvigelse på en nøgletalsmåling findes årsagen Nøgletal opsamles fra tavler, så afvigelser kan spores til processer Ved tavleopfølgningen vil afvigelsen være behandlet og en korrigerende handling igangsat Når årsagen er fundet, gennemføres de korrigerende handlinger 24 Copyright by DI 12

13 Afvigelse på nøgletalsmåling Afvigelsen spores nedad i hierarkiet af nøgletalsskemaer Fra et niveau i nøgletalsskemaerne søges den måltavle, der er kilden til de anførte data I hierarkiet af måltavler søges ned til tavlen for afdelingen eller til tavlen for processen På dette niveau skal afvigelsen være kendt og behandlet Afdeling Måltavle Proces Team Proces Team Proces Team Tavler Tavler Tavler Division Enhed Måltavle Afdeling Måltavle Proces Team Proces Team Tavler Tavler Nøgletal Procesindikatorer Afdeling Måltavle Proces Team Proces Team Proces Team Proces Team Tavler Tavler Tavler Tavler 25 Afvigelse på STU-måling Ved afvigelse på en STU-måling undersøges handlingsplanen for den forandringsproces, STU-målingen er indikator for Hvis der er afvigelser fra planen, bringes aktiviteterne tilbage på planen Hvis planen er fulgt, afklares det, om vi får den forandring, vi ønsker Får vi den ønskede forandring, findes en bedre indikator, som herefter anvendes til STU-målingen Hvis vi ikke får den ønskede forandring, bearbejdes handlingsplanen, til vi har sikret, at vi får den ønskede forandring i forretningsprocessen ved at følge planen 26 Copyright by DI 13

14 Skemaet er beskyttet med pasord: DI Afvigelse på STU-måling Afvigelsen spores nedad i hierarkiet af STU-skemaer Fra det laveste niveau i STU-skemaerne søges den handlingsplan, A3, der er kilden til de anførte STU-data Det afklares, om de planlagte handlinger er gennemført Der udarbejdes korrigerende handlinger til A3 Tema 1 Problemformulering 7 Handlingsplan Aktivitet Ansvar Dato Effekt 2 Udgangspunkt A3 Svær Let Kort Lang Status Vi kommer tilbage på planen Måleparameteren er ikke egnet, så en anden må findes Vi kan ikke opfylde målet i strategiplanens første år. Sagen behandles på det månedlige review møde for STU. 3 Problemanalyse 4 Mål 5 Interessenter 6 Omkostninger, investeringer og hurtige forsøg 8 Opfølgning og standardisering 9 Korrigerende handlinger Dato Ejer Involverede 27 Prioritet for problemer 1. Udvikler den grundlæggende forretning sig planmæssigt? 1. Følger ordreindgangen budgettet? 2. Følger salgspriserne budgettet? 3. Er kvaliteten som forventet? 4. Følger leveringerne budgettet? 5. Følger lagrene budgettet? 6. Følger indkøbspriserne budgettet? 7. Er processerne i kontrol? 8. Følger produktiviteten budgettet? 2. Følger indtjeningen og overskuddet budgettet? 3. Udvikles de strategiske mål i henhold til lagte planer? 4. Kan kvalifikations- og ressourcebehovet imødekommes? 28 Copyright by DI 14

15 Afvigelser fra den basale forretning Problemer med den basale forretning skal løses først Grundlaget for indtjeningen og fremtidige forretningsmuligheder er den grundlæggende forretning Problemerne løses videnskabeligt, PDCA Find de bagvedliggende årsager til et problem, så problemet bliver løst permanent Væsentlige problemer i den basale forretning skal være løst, inden der fokuseres på strategiske mål 29 Afvigelser fra plan for strategiske mål Hvis indikatoren i en måned for de nye processer bliver mindre end forventet, farves feltet rødt i STU-skemaet, og der udarbejdes en Analyse og Handlingsplan for Afvigelse, AHA AHA indeholder 1. En graf med sidste års resultat målet for i år resultatet i det forløbne år forventningen til resten af året med den korrigerende plan 2. En Pareto-graf med årsagerne til afvigelserne 3. En analyse af årsagerne til de store afvigelser - med en korrigerende handling for de store afvigelser - med effekten af de korrigerende handlinger i forhold til planen 30 Copyright by DI 15

16 AHA Analyse og Handlingsplan for afvigelser Periode Det strategiske mål Forbedringsprocessen Målet for effekten Ansvarlig Pareto Kurver 1. Årsag Afvigelse Årsag grundlæggende Handlingsplan Effekt Termin Ansvarlig 31 AHA Pareto-analyse Ejeren analyserer årsager til afvigelser og udfylder Pareto Deltagerne i møder spørger ind til data og fakta for Pareto Forudsætningen for accept af de valgte korrigerende handlinger Tillid til analysen for årsager Pareto Enighed om årsagerne 0 nr 1 nr 2 nr 3 nr 4 nr 5 32 Copyright by DI 16

17 AHA Korrigerende handling Med enighed om årsagerne til afvigelsen kan mulighederne for at kompensere for dem diskuteres Når potentialet for kompenseringerne er vurderet, kan de prioriteres Der udarbejdes en handlingsplan for de kompenserende handlinger, og effekten samt tidspunktet herfor vurderes Afvigelse T DKK Årsag Handlingsplan Ansvar Init. T erm in dato Effekt T DKK 33 AHA Analyse og Handlingsplan for afvigelser Ved afvigelser fra de strategiske mål, skal ejeren af implementeringen af den nye forretningsproces udarbejde et AHA-skema AHA-skemaer medbringes i kopi til alle deltagere ved månedsmødet for opfølgning på de strategiske planer 34 Copyright by DI 17

18 STU-mål, store afvigelser + Ved store, positive afvigelser revurderes målet. Målet kan forbedres, hvis det er for nemt at opfylde. - Ved negative afvigelser laves en AHA for at komme tilbage på planen - Hvis det ikke er muligt at komme tilbage, revurderes grundlaget for målet - Ud fra en revurdering af grundlaget og af planen reflekterer ledelsen over processen med udvælgelsen af - det strategiske mål - forretningsprocessen, der skal forbedres - den udarbejdede handlingsplan i A3 - Resultatet af refleksionen omsættes i en opdatering af mål og planer 35 Formålet med månedsmødet Der skal følges op på virksomheden i henhold til den overordnede prioritering Afvigelser erkendes tidligt, så korrektioner kan iværksættes, mens problemerne er små Ledelsen afholder et månedsmøde med review af målopfyldelsen Månedsmødet skal sikre, at disse leveregler følges: - Forvent aldrig, at afvigelser skyldes en periodisering - Der skal reageres på enhver negativ afvigelse - Basér altid beslutninger på data og fakta - Problemer og afvigelser analyseres videnskabeligt, PDCA - Find altid den bagvedliggende årsag, og løs det problem 36 Copyright by DI 18

19 Ledelsens månedlige review Agenda - for en hel dag: Økonomisk status Virksomhedens nøgletal Salgets STU-mål Genba-tur Udviklingfunktionens STU-mål Logistiks STU-mål Produktionens STU-mål Projekter med egen STU-matrice Organisationsreview 37 Økonomisk status Regnskabet gennemgås i forhold til budget og STU-mål Økonomi gennemgår de enkelte elementer: - Salg - Indtjening - Lager - Kostpriser Som sammenlignes i forhold til mål og forventning: - Måned, år til dato - Sidste år samme tid, måned og år til dato - Løbende 12 måneder - Hvad skal vi realisere for at holde årets mål Med relevante forklaringer 38 Copyright by DI 19

20 Virksomhedens nøgletal Der udvælges ved årets start en række nøgletal Nøgletal vises i forhold til budget og forventninger Nøgletalerne viser status for virksomhedens nære fremtid Den nære fremtid skal sikre, at virksomheden lever længe nok til at kunne realisere de strategiske mål Der følges tæt op på nøgletal Ved afvigelser igangsættes korrigerende handlinger Det kan være nødvendigt at lave en A3 eller en AHA 39 Funktionernes STU Virksomhedens STU-mål gennemgås efter tur Det er ofte en god rækkefølge at tage dem funktionsvis og behandle det øverste niveau sammen med de lavere niveauer Rækkefølgen er prioriteret som: 1. Salg det korte sigt og grundlaget for fremtiden 2. Nye produkter den langsigtede fremtid 3. Produktion og service indtjening og likviditet 4. Projekter Go Genba i forbindelse med mødet, og se forbedringerne synlig ledelse Afslut med at vurdere status for kompetencer og ressourcer 40 Copyright by DI 20

21 Referat Der laves ikke et referat Under mødet noterer en udpeget person de aktiviteter, der besluttes - Emne - Ansvarlig - Terminer Denne opgaveliste udsendes til deltagerne efter mødet Næste møde indledes med, at dette notat gennemgås 41 Punkter fra STU-reviewmødet 42 Copyright by DI 21

22 Resumé 1. Identificér de fælles nøgletal 2. Afklar behovet for, at de nedbrydes, så de kan kobles til opfølgningen på processer 3. Udarbejd skemaer til opfølgning 4. Fordel opgaverne: 1. Definér målingerne 2. Find udgangspunkterne 3. Find målene for månederne 4. Aftal, hvem der samler data Skemaet samles til dag 4 - møde 2 43 Copyright by DI 22