DEN LOVLIGE FORENING. Næstved Kommune

Transkript

1 DEN LOVLIGE FORENING - en temaaften for foreninger i Næstved Kommune Steen From Andersen, advokat 22. marts 2018 Steen From Andersen

2 Dagens program Foreningen som juridisk enhed Den nye persondataforordning Hæftelse og ansvar Skat og moms Musikafgift og lidt om ophavsret Steen From Andersen

3 Dagens program, fortsat Er frivilligt arbejde et arbejde? Børneattester Forsikringer Afslutning Steen From Andersen

4 Foreningen som juridisk enhed Foreningen er en juridisk enhed Foreningen er en selvstændig enhed med sin egen formue, som den hæfter med Der er ingen ejere, men medlemmer Det er bestyrelsen og andre ledere, der handler på foreningens vegne Vedtægterne er foreningens overordnede arbejdsgrundlag Stemmeret på generalforsamlingen Steen From Andersen 4

5 Om persondataforordningen og ny databeskyttelseslov EU s persondataforordning EU forordning 679/2016 kaldet GDPR (General Data Protection Regulation) (Link her) Gælder fra Ny dansk suppleringslov Lovforslag behandles pt. Nok vedtagelse i april 2018 Betegnes databeskyttelsesloven Vejledninger fra myndighederne (Datatilsynet m.v.) Steen From Andersen 5

6 En foreningsvejledning fra DGI og DIF Steen From Andersen 6

7 De vigtigste begreber i persondataforordningen Datasubjekt = En person hvis data er registreret Dataansvarlig = Den enhed som har ansvar for persondatas indsamling/behandling Databehandler og databehandleraftale = En leverandør som af den dataansvarlige købes til at behandle persondata for den dataansvarlige Privatlivspolitik (Oplysningspligten) Dokumentationspligt (Fortegnelsespligten) Steen From Andersen 7

8 Definition af personoplysninger Hvad er en personoplysning? 2 hovedgrupper af personoplysninger: Steen From Andersen 8

9 Interesseafvejningsreglen Den dataansvarliges berettigede interesse >< Den registreredes interesse. Kun anvendelig ved almindelige personoplysninger Den dataansvarlige skal oplyse om overordnede legitime interesser i sin privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten. Steen From Andersen 9

10 Sletning af personoplysninger Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: - Skal som udgangspunkt slettes ved behandlingsformålets ophør, dog f.eks. ikke hvis fortsat behandling er påkrævet ved lov. Almindelige oplysninger: - Om lønnede ledere: Kalenderåret + 5 år efter arbejdets ophør (kontraktopfølgning) - Om ulønnede ledere: Op til 1 år efter virkets ophør (praktiske og administrative hensyn) - Medlemmer: Udmeldelsesåret + 3 år efter oprindeligt formåls ophør (af hensyn til kommunalt krav om tilskud) - Bogføringsbilag: Kalenderåret + 5 år (bogføringsloven) - Oplysninger af historisk værdi - Interesseafvejningsreglens betydning i forhold til sletning. Anmodning om sletning vejer tungt. - Historiske data for udøvere og ledere, f.eks. antal lederår Steen From Andersen 10

11 Privatlivspolitikken Bilag 1 til foreningsvejledningen skal være et hjælpemiddel til foreningens opfyldelse af oplysningspligten. Oplysninger, som en forening skal give en registreret i forbindelse med en databehandling, skal gives i denne. Bilaget skal udfyldes og tilpasses til den enkelte forenings dataaktiviteter. Privatlivspolitikken skal være lettilgængelig for de personer, der er registreret i foreningen. F.eks. på foreningens hjemmeside. Kan indholdet i en privatlivspolitik være en del af medlemsbetingelserne ved indmelding og betaling? Steen From Andersen 11

12 Fortegnelsespligt Dokumentationskravet Dokumentation for, at foreningen behandler personoplysninger i overensstemmelse med kravene i persondataforordningen. Bilag 2 til foreningsvejledningen er et skema til udfyldelse. Fortegnelse skal i modsætning til privatlivspolitikken IKKE foreligge på foreningens hjemmeside eller på anden måde udleveres til de registrerede i foreningen. NB: Der skal føres fortegnelse over alle typer af personoplysninger. Steen From Andersen 12

13 Databehandleraftale Alene relevant, når foreningen benytter en databehandler til behandling af foreningens personoplysninger. Et aftaledokument, der beskriver og regulerer dataansvaret mellem foreningen (som dataansvarlig) og en databehandler. Databehandleraftalen suppleres ofte af en almindelig/traditionel købsaftale (køb af databehandlerens ydelse). Gratis brug af IT-system stiller også krav om databehandleraftale. Aftaledokumentet skal udfyldes samt tilpasses foreningens behov. Bilag 3 til foreningsvejledningen kan benyttes. Oftest vil en databehandler udarbejde en databehandleraftale. Steen From Andersen 13

14 Den nye persondataforordning - 6 hovedpointer til opsummering 1. Alle foreninger er dataansvarlige. 2. Alle foreninger skal foretage et hovedeftersyn af sin persondatabehandling. 3. Alle foreninger har en oplysningspligt over for den registrerede. 4. Alle foreninger skal føre en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. 5. Alle foreninger skal fastsætte klare rammer for, hvornår personoplysninger skal slettes, så der kun behandles oplysninger i det omfang, det er nødvendigt. 6. Kun foreninger, der anvender en databehandler, skal indgå en databehandleraftale. Steen From Andersen 14

15 Hæftelse Hvem hæfter for økonomiske dispositioner? Det gør foreningen selv Bestyrelsens medlemmer hæfter ikke Medlemmerne hæfter ikke Steen From Andersen 15

16 Erstatningsansvar 1/2 Foreningen er selv erstatningsansvarlig For dispositioner, der har medført formuetab For skadegørende handlinger, der har medført skader på personer eller ting Bestyrelsen er kun erstatningsansvarlig, hvis den har handlet meget ufornuftigt (groft uagtsomt) Kan en ubetalt kreditor kræve erstatning? Steen From Andersen 16

17 Erstatningsansvar 2/2 2 eksempler: OKS-sagen: Bestyrelsen i et aktieselskab, der drev professionel fodbold, var erstatningsansvarlige Sagen om Virum-Sorgenfri Håndboldklub: Bestyrelsen i idrætsforeningen, der drev professionel håndbold, var ikke erstatningsansvarlig. Steen From Andersen 17

18 Skattemæssige forhold Skattepligt? I praksis nej Skattefrie omkostningsgodtgørelser Ligningslovens 7M kan bruges af almennyttige foreninger (foreninger med skattefri virksomhed). Drejer sig om godtgørelse for afholdte omkostninger uden bilag satser: - telefon og internet: kr. - administrative omkostninger, f.eks. kontorartikler og mødeudgifter: kr. - køb, vask og vedligehold af særlig beklædning (sportstøj o.l.): kr. Kørselsgodtgørelse: max. 3,54 kr./km. for kørsel for foreningen Steen From Andersen 18

19 Momsmæssige forhold Momspligt? Ja, men de fleste kan vælge at være momsfrie Foreningen bestemmer selv, om den bruger momsfritagelsesmuligheden Ofte en økonomisk fordel og administrativt let Det gælder også, selvom omsætningen er større end kr. Steen From Andersen 19

20 Musikafgift og andet om ophavsret Brug af musik: Koda-afgift? Ved brug af musik til træning for faste hold skal der ikke betales Kodaafgift. Men der skal for brug af musik til en opvisning med publikum og til et halbal. Youtube-kanal kræver også Koda-betaling. Brug af andres billeder Man må ikke benytte billeder, som andre har taget, uden at få tilladelse til det Brug af fjernsynskanaler Det kræver abonnementsaftale med kanaludbyderen Ved offentlig visning skal der tillige betales afgift til Copydan Steen From Andersen 20

21 Er frivilligt foreningsarbejde et arbejde i lovens forstand? Frivilligt arbejde i almennyttige foreninger er omfattet af reglerne i arbejdsmiljøloven De fleste foreninger er fritaget for arbejdsmiljøorganisation (AMO) og for arbejdspladsvurdering (APV) Bestyrelsen er arbejdsgiver, så den er ikke dækket af lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Er der en instruktionsbeføjelse i forhold til de frivillige? Steen From Andersen 21

22 Børneattester Hvad er en børneattest? Hvem skal indhente? Hvornår skal attest indhentes? Ved nyansættelse Skal den fornyes? Ingen pligt, men ret For hvilke personer skal attest indhentes? Personer med direkte kontakt med børn under 15 år Personer, der færdes fast blandt børn under 15 år Gælder dog kun funktioner, der har en vis varighed Hvad, hvis den pågældende nægter samtykke? Hvad, hvis attesten ikke er ren? Steen From Andersen 22

23 Forsikringsforhold Foreningen skal have en arbejdsskadeforsikring, hvis den har personer, der udfører et arbejde (lønnet eller ulønnet) Foreningen bør have en ansvarsforsikring Idrætsorganisationernes kollektive forsikringer (ansvar, arbejdsskade, rejse, retshjælp) Andre forsikringer? (rejse, løsøre, bygning, transport af ting mv.) Medlemmet kommer til skade Bestyrelsesansvarsforsikring? Steen From Andersen 23

24 Afslutning Afrunding med spørgsmål og kommentarer Tak for i aften Steen From Andersen 24