Vejledning til BUF Akademis administrationssystem for undervisere

Transkript

1 1 Vejledning til BUF Akademis administrationssystem for undervisere Dette dokument indeholder vejledninger til brug af BUF Akademis administrationssystem målrettet undervisere: Indhold 1. Log på administrationssystemet 2 2.Find din aktivitet i BUF Akademis administrationssystem 4 3.Se hvor mange der er tilmeldt din aktivitet 6 4.Send til deltagere fx refleksionsspørgsmål inden aktivitetens start eller undervisningsmateriale 7 5.Lav deltagerliste til print 10 6.Registrer fremmøde i administrationssystemet 12

2 2 1. Log på administrationssystemet Formålet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Gå ind på BUF Akademis hjemmeside for derfra at få adgang til BUF Akademis administrationssystem Gå ind på BUF Akademis hjemmeside Se i øverste højre hjørne. Vælg Klik her for at logge på

3 3 Formålet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Log-in på BUF Akademis administrationssystemet Indtast Brugernavn eller CPR.nr og Adgangskode Bemærk, du modtager brugernavn og login via mail når BUF Akademi har oprettet dig. Du er nu logget ind Se i øverste højre hjørne for dit navn Se i øverste venstre hjørne menupunkter for dine muligheder for hvad du kan gøre i systemet

4 4 2. Find din aktivitet i BUF Akademis administrationssystem Forudsætninger Du er logget på BUF Akademis administrationssystem (punkt 1i denne vejledning) Målet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Find i BUF Akademis administrationssystem alle aktiviteter du er tilknyttet I øverste venstre hjørne vælg Fremmøde for at gå til dine aktiviteter

5 5 Afgræns oversigten til de aktiviteter du er underviser på Vælg fanebladet Underviser Se i oversigten alle de aktiviteter du er underviser på. Under kolonnen Aktivitet klik evt. på titlen for den aktivitet du vil se nærmere på. Du kommer så til siden med præsentationen af din aktivitet.

6 6 3. Se hvor mange der er tilmeldt din aktivitet Forudsætninger Du er logget på BUF Akademis administrationssystem (punkt 1 i vejledningen) Du har fundet din aktivitet i BUF Akademis administrationssystem (punkt 2 i Vejledningen) Målet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Se hvor mange som er tilmeldt din aktivitet Find den ønskede aktivitet. Se under Tilmeldte antallet af tilmeldte til aktiviteten. Vurder ud fra antal tilmeldinger på din aktivitet om den skal aflyses pga. for få tilmeldte eller om der skal oprettes en ekstra aktivitet, pga. mange på venteliste. Vær opmærksom på, at hvis I vil aflyse, skal tilmeldingsfristen på aktiviteten matche de aftaler, der er lavet i kontrakten. Kontakt BUF Akademi og aktivitetsansvarlige, hvis der er behov for handling.

7 7 4. Send til deltagere fx refleksionsspørgsmål inden aktivitetens start eller undervisningsmateriale Forudsætninger Du er logget på BUF Akademis administrationssystem (punkt 1 i vejledningen) Du har fundet din aktivitet i BUF Akademis administrationssystem (punkt 2 i vejledningen) Målet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Find din aktivitet og se oversigt over tilmeldte. Find den ønskede aktivitet Se i kolonnen til højre under Tilmeldte Klik på deltagerantallet for den ønskede aktivitet.

8 8 Generer mailadresser for alle tilmeldte. Du er på siden med alle tilmeldte. Klik på ikonet med en konvolut.

9 9 Skriv mail til deltagerne fx med nærmere information om aktiviteten eller undervisningsmateriale Der åbnes automatisk en ny mail. Den har mailadresser på alle tilmeldte deltagere indsat i BCC-feltet og med aktivitetens titel i emnefeltet.

10 10 5. Lav deltagerliste til print Forudsætninger Du er logget på BUF Akademis administrationssystem (Punkt 1 i vejledningen) Du har fundet din aktivitet i BUF Akademis administrationssystem (Punkt 2 i vejledningen) Målet Sådan gør du Sådan ser det ud i BUF Akademis administrationssystem Find oversigt over deltagere til den ønskede aktivitet Find den ønskede aktivitet Se højre kolonne over Tilmeldte. Klik på tallet for deltagere på den ønskede aktivitet

11 11 Lav deltagerliste i Excel Klik på ikonet for Excel øverst til højre. Automatisk åbnes et Excelark med deltagerliste nederst på siden. Rediger deltagerliste efter behov Åben deltagerliste. Deltagerlisten indeholder bl.a. navn, ansættelsessted og . Du kan nu redigere og printe deltagerlisten efter behov.

12 12 6. Registrer fremmøde i administrationssystemet BEMÆRK: Der er krav om fremmøderegistrering på BUF Akademis aktiviteter. Underviser eller den aktivitetsansvarlige er ansvarlig for at gøre dette i BUF Akademis administrationssystem. Deltagerbevis kan hentes på deltagerens profil, når de er registreret som gennemført. Du kan først fremmøderegistrere efter sidste kursusgang er afholdt. Find aktiviteten og deltageroversigt for aktiviteten der skal registreres fremmøde for Find den ønskede aktivitet Se i kolonnen til højre under Tilmeldte Klik på tallet for deltagerantallet. En oversigt over alle tilmeldte og med deres status åbnes automatisk.

13 13 Efter afslutning af kursus skal du gennemføre deltagerne 1) Individuelt - Se kolonne med Status. - Vælg for hver deltager i drop-down deres status - Klik afslutningsvis på Gem 2) Kollektivt - For evt. enkelte deltagere som ikke er mødt vælges Afbud - derefter klik på knappen Alle gennemført - Status for alle deltagerne ændres til Gennemført - Klik afslutningsvis på Gem Aktiviteten er først afsluttet når alle deltagere er registreret med afbud eller gennemført og der er trykket Gem. Først herefter kan deltagerne hente deres deltagerbevis på deres profil på BUF Akademi.