Kolding Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud. Juni 2014

Transkript

1 Kolding Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Juni 2014

2

3 RAPPORT OM KOLDING KOMMUNE 1 Kolding Kommune administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Kontor: 1. kontor J.nr.: I. Indledning 1. Rigsrevisionen besøger hvert år et antal kommuner som led i revisionen af statens afregning af statsrefusion med kommunerne, jf. Rigsrevisorlovens 5 og 6. Rigsrevisionen har gennemgået Kolding Kommunes administration af ordninger med statsrefusion i regnskabsåret Gennemgangen omfattede kommunens budgettering og administration i forbindelse med refusionshjemtagelsen for at vurdere, om kommunen har etableret en forvaltning, der er med til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. Vi gennemgik også resultaterne af den senest afrapporterede udførte revision, som vedrørte Formålet var at vurdere, om revisionen af kommunens regnskab var udført i overensstemmelse med de statslige krav og god offentlig revisionsskik. Desuden var formålet at vurdere, om kommunen havde foretaget en tilstrækkelig og rettidig opfølgning på revisors bemærkninger og anbefalinger samt på ministeriernes decisionsskrivelser. Som led i en særskilt undersøgelse om finansieringsmodellen for forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge (kommunal medfinansiering og beskæftigelsestilskud) har vi endvidere i år særligt haft fokus på kommunens administration af medfinansieringen af a- dagpenge, herunder kommunens budgettering og kontrol af udgifterne til medfinansiering og datagrundlag for beregningen af medfinansieringsbidraget for forsikrede ledige. I sammenhæng hermed drøftede Rigsrevisionen kommunens administration vedrørende beskæftigelsestilskuddet. 2. Rigsrevisionens rapport behandler følgende temaer: Afsnit II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse Budgettering og budgetopfølgning Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen Opfølgning på den udførte revision Afsnit III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge Budgettering af medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet

4 II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse 3. Rigsrevisionen gennemgik kommunens budgetlægning og budgetopfølgning, procedurer for hjemtagelse af refusionen, den seneste revisionsberetning om regnskabsåret 2012 og kommunens opfølgning på bemærkningerne hertil. Budgettering og budgetopfølgning 4. Kolding Kommune har placeret opgaverne vedrørende hjemtagelse af statsrefusion i økonomistaben for henholdsvis socialforvaltningen og jobcenteret. Det er ligeledes de decentrale forvaltninger, der udarbejder budgettet på baggrund af rammeudmeldinger fra kommunens centrale økonomifunktion. Kommunen oplyste, at der er en tæt løbende kontakt mellem forvaltningerne. Opgaverne vedrørende økonomien knyttet til medfinansiering af dagpenge til forsikrede ledige og udviklingen heri er placeret i jobcenteret samt Centerforvaltningen for Økonomi og Løn for så vidt angående beskæftigelsestilskuddet. Budgettet er baseret på pris- og mængdeforudsætninger, som forankres i historiske regnskabsdata sammenholdt med lokal viden om udviklingen i antal modtagere. Der udarbejdes månedlige forbrugsopfølgninger, og prognoser tilpasses løbende. Økonomifunktionen udarbejder kvartalsvise perioderegnskaber (bevillingskontrol) med resultat og bemærkninger for hvert politisk hovedområde. Regnskabet indeholder endvidere kommunens forventninger til årets resultat som helhed. Opfølgningen forholder sig til årets resultat til dato sammenholdt med det vedtagne budget for året. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen forklarer afvigelser i resultaterne, uanset om der er tale om et mindre- eller merforbrug. 5. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens procedurer for budgetlægning og budgetopfølgning generelt medvirker til at sikre et tilfredsstillende grundlag for refusionshjemtagelsen. Rigsrevisionen finder det endvidere hensigtsmæssigt, at kommunen udarbejder perioderegnskaber (bevillingskontrol) samt kommenterer på afvigelser og forventninger til årets resultat. Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen 6. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen har udarbejdet en skriftlig forretningsgangsbeskrivelse til brug for hjemtagelse af statsrefusion. Kommunen oplyste, at det primært er 2 medarbejdere, der har kendskab til systemet, og som vurderes at have mulighed for at indgå i arbejdet med refusionshjemtagelsen. Ansvaret for refusionshjemtagelsen er placeret hos disse 2 medarbejdere i økonomistabene for henholdsvis socialforvaltningen og jobcenteret. Refusionen hjemtages på baggrund af de løbende budget- og regnskabsopfølgninger og justeres således løbende efter faktisk forbrug. Kommunen oplever generelt en retvisende refusionshjemtagelse. Selve indtastningen i systemet foretages af 1 medarbejder. 7. Kommunerne anmoder elektronisk om statsrefusion. Refusionssystemet indeholder et udsvingsbånd, der er en ramme for, hvornår kommunen skal afgive forklaringer på afvigelser i forhold til tidligere refusionsanmodninger. Kolding Kommunen oplever ind i mellem at komme i kontakt med udsvingsbåndene, men hvis kommunen konstaterer væsentlige afvigelser i forbruget, analyseres afvigelsen, og forklaringen noteres (som påkrævet) i refusionssystemet.

5 3 Rigsrevisionen konstaterede, at Kolding Kommune havde tilrettelagt et generelt ledelsesmæssigt tilsyn med refusionshjemtagelsen, men også at refusionshjemtagelsen i høj grad baserer sig på erfaring hos de 2 medarbejdere. 8. Rigsrevisionen vurderer, at kommunen i det væsentlige har tilrettelagt sin forvaltning på en måde, der medvirker til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. Rigsrevisionen vurderer endvidere, at refusionshjemtagelsen beror på en betydelig erfaring hos de 2 ansvarlige medarbejdere. Kommunen kan som følge heraf overveje, om der kan udbygges med skriftlig vejledning på området under hensyntagen til personafhængighed ved hjemtagelsen af refusion. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at en beskrivelse af sagsgangene øger sikkerheden i opgaveløsningen og mindsker risikoen for fejl. Opfølgning på den udførte revision 9. Rigsrevisionens gennemgang af kommunens revisors beretninger for 2012 viste, at den udførte revision ikke havde givet anledning til revisionsbemærkninger. Det var revisors vurdering på grundlag af revisionen af personsager, at Kolding Kommune havde gode forretningsgange. 10. Rigsrevisionens gennemgang viste endvidere, at forvaltningen havde taget tiltag til at indarbejde de anbefalinger, som revisor havde foreslået forvaltningen under den løbende og afsluttende revision, og at revisionsberetningerne var forelagt kommunalbestyrelsen. 11. Rigsrevisionen vurderer, at Kolding Kommune havde en tilfredsstillende opfølgning på den udførte revision vedrørende regnskabsåret III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge 12. Rigsrevisionen gennemgik Kolding Kommunes administration vedrørende henholdsvis medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud. Gennemgangen havde fokus på kommunens budgettering af medfinansieringsordningen samt procedurer vedrørende henholdsvis medfinansieringen og beskæftigelsestilskuddet. Budgettering af medfinansieringsordningen 13. Kommunen oplyste, at budgetteringen af medfinansieringen af dagpenge følger jobcenterets lokale skøn for ledighedsudviklingen og den fastlagte indsats. Udgangspunktet for budgetteringen fastlægges bl.a. med udgangspunkt i Beskæftigelsesministeriets portal effektiv indsats og jobindeks på basis af egne tal. Der budgetteres altid i helårspersoner, og budgettet periodiseres løbende i forbindelse med hjemtagelse af refusioner. Kolding Kommune har månedlige indsatsmøder med afdelingscheferne, hvor der sker løbende opfølgning på forbruget og prognosen for hele året. Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen 14. Kolding Kommune har valgt KMD som dataleverandør af fagsystemet (Opera) til den borgerrettede indsats på beskæftigelsesområdet. Kommunen anvender ligeledes KMD A- refusion til beregningsopgaven vedrørende medfinansieringen af forsikrede ledige. 15. Kolding Kommune vurderede, at a-kassernes løbende ændringer i systemoplysningerne om de ledige og eventuelle manglende indberetninger slører billedet af kommunens udgifter til medfinansiering af dagpenge til forsikrede ledige. Kommunen oplyste, at fokus fra kommunens side var på at sikre, at egne registreringer er fuldt opdaterede i KMD Opera for dermed at opnå en så retvisende afregning som muligt.

6 16. Kommunen modtager en omfangsrig månedsopgørelse vedrørende medfinansieringsberegningen fra KMD A-refusion. Månedsopgørelsen indeholder en hovedside med månedens samlede medfinansiering, statens kvittering, statistik samt information vedrørende indberetninger fra a-kasser. Herudover indeholder månedsopgørelsen en lang række separate filer med forskellige data på registrantniveau. 17. Kommunen oplyste, at filerne fra KMD A-refusion leveres i et format, som gør det vanskelige at gennemskue og direkte efterprøve beregningerne, ligesom efterreguleringerne på listerne er svært gennemskuelige. Data til den månedsvise ledelsesinformation som Kolding Kommune udarbejder genereres via KMD Opera og jobindsats.dk. Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet 18. Kommunerne bliver i et vist omfang kompenseret for medfinansieringen med beskæftigelsestilskuddet. Kolding Kommune oplyste, at budgetteringen af beskæftigelsestilskuddet er vanskelig, da tilskuddet reguleres på baggrund historiske data og ledighedsudviklingen i omkringliggende kommuner. Kommunen anvender KL s løbende prognoser for regulering af beskæftigelsestilskuddet som udgangspunkt, men prognosen anvendes med forbehold, da præcisionen historisk har vist sig svingende. Opfølgningen på beskæftigelsestilskuddet ligger centralt i Økonomiforvaltningen. Kolding Kommune oplyste, at det ikke kan lade sig gøre at benytte tilskuddet som et aktivt styringsredskab pga. de løbende reguleringer. Området budgetteres med udgangspunkt i egne beregninger og vurderinger af indsats og omkostningerne forbundet hermed. Området budgetteres dog også med et nul, dvs. at beskæftigelsestilskuddet og kommunens medfinansiering af dagpenge er af samme størrelse. Såfremt denne forudsætning viser sig ikke at holde, friholdes beskæftigelsesområdets budget for de løbende reguleringer via den centrale økonomiforvaltning. 19. Rigsrevisionen konstaterede, at Kolding Kommune havde vanskeligt ved at kontrollere de data, der genereres i medfinansieringsordningen og dermed beregningsgrundlaget for medfinansieringsordningen. Kommunens fulde kontrol af medfinansieringsbidraget er begrænset af perioder med manglende a-kasse data i beregningsgrundlaget og i mindre omfang af løbende reguleringer af a-kassernes sagsoplysninger, der ligger til grund for medfinansieringen. Dette imødegås dog i et vist omfang bl.a. via økonomirapportkontroller fra fagsystemerne, som anvendes i forbindelse med kvalitetssikring sammen med fejllisten i KMD-systemet. Rigsrevisionen finder, at kommunens fokus på egne registreringer i fagsystemet er hensigtsmæssigt for at opnå en så tidstro og korrekt afregning som muligt. 20. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunens egne vurderinger af vanskelighederne forbundet med sikker budgettering og prognosticering af beskæftigelsestilskuddet fremføres som en generel problematik i de kommuner, Rigsrevisionen har besøgt i forbindelse med undersøgelsen.