Boligorganisationen: Mogens Vive, formand og Janni Østergaard Amdi, næstformand

Transkript

1 Referat Forvaltning: Miljø og Teknik Møde vedr.: Referat styringsdialog Mødested: Laksetorvet, lokale D 3.32 Mødedato: Sendes til: RandersBolig og bestyrelsen for Randers Arbejderes Byggeforening af 1874 (RAB) Deltagere: Boligorganisationen: Mogens Vive, formand og Janni Østergaard Amdi, næstformand Administrationen: Susanne Kyra Jensen, kontorchef, Ulla Gregor, Sekretariatschef i DAB, Jørgen Henriksen, chefkonsulent i DAB, Berit Rudbeck, forvalter og Jette Halkjær, teamleder økonomi. Kommunen: Tine Braüner Jung, Boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 6. oktober 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014, herunder arbejdskapital og dispositionsfond b. Tab ved fraflytning c. Forvaltningsrevision 3. Afdelingens økonomi: a. Regnskab 2014, herunder afvikling af overskud b. Henlæggelser og vedligeholdelsesplan c. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning 4. Renoveringsprojekter a. Renovering i afdeling 01, delafsnit 1 og 6 b. Helhedsplan c. Brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med fremtidige byggeprojekter 5. Boligsocial styringsdialog a. Orientering om etablering af den boligsociale enhed, Randers Kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 6. Eventuelt Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsyn og Randers Arbejderes Byggeforening af 1874 (RAB).

2 2. Boligorganisationens økonomi: Årets resultat var et overskud på kr., der er overført til arbejdskapitalen. Baggrunden for overskud i forhold til budgettet er positive nettorenter. Administrationsbidrag opkræves nu kostægte, hvilket tilsynet finder positivt. Der opkræves kr. pr. lejemålsenhed. Der er sket en stigning i bruttoadministrationsudgifterne, hvilket primært skyldes ekstra mødeudgifter, deltagelse i Boligorganisationernes Landsorganisations almene boligdage, kørselsudgifter, større udgifter til IT samt at omkostninger til revision var større end budgetteret. Administrationen oplyser, at alle ovenstående punkter er tilrettet i det nye budget for 2014/2015, hvorfor der ikke forventes udsving på disse poster i næskommende regnskab. Arbejdskapitalen udgør kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed og er markant over benchmark. Der er fra arbejdskapitalen udlånt kr. til RandersBolig, og der afvikles på dette lån. Indskud i RandersBolig og Fælleskontoret er nu fratrukket arbejdskapitalen. Disse var tidligere placeret i dispositionsfonden. Den disponible del af arbejdskapitalen udgør ca. 1,2 mio. kr., hvilket svarer til en forhøjelse på 31 kr. pr. lejemål. Der henlægges ikke til arbejdskapitalen, da indestående er højere end lovens krav. Dispositionsfonden er velpolstret. Der indestår ved udgangen af regnskabsåret 2013/2014 ca. 3,3 mio. kr. og der har været tilgang i året, blandt andet fra indbetalinger på udamortiserede ydelser. Den disponible saldo udgør godt 2,5 mio. kr., svarende til pr. lejemålsenhed, og der indbetales således ikke til dispositionsfonden, da saldoen er markant over grænseværdien på kr. pr. lejemålsenhed. Der er af dispositionsfonden betalt for tab ved lejeledighed på ca kr. og tab ved fraflytning på ca kr. Der er ikke store tab, hvilket tilsynet finder meget positivt. Der er et udlån til afdeling 01 fra dispositionsfonden, og der afvikles på dette lån. Boligorganisationen har indestående trækningsretsmidler for ca , hvoraf kr. er disponibel. Der kan rejses likviditet for ca. 9,2 mio. kr., hvilket betyder, at der er fuld likviditet. Dette finder tilsynet ligeledes meget positivt. Endelig udgør egenkapitalen ca. 3,7 mio. kr., hvilket svarer til ca kr. pr. lejemål, og det er en stigning på ca kr. pr. lejemål i forhold til året før. Alt i alt er der tale om en yderst velpolstret boligorganisation. Midlerne spares op til en større helhedsplan, der forventes at komme inden for en kortere årrække, jf. nedenfor. Tab ved fraflytning Der har i regnskabsåret alene været en mindre udgift til tab ved fraflytning. Tilsynet spurgte til, om der opleves ændringer/fraflytninger i forbindelse med den igangværende renoveringssag.

3 Boligorganisationen og bestyrelsen oplyser, at der opleves utilfredshed en gang i mellem, men der er ikke oplevet større fraflytninger. Boligorganisationen finder det således ikke foruroligende, at der er lidt utilfredshed. Der er ingen tomme lejligheder i boligorganisationen pt. Den boligsociale enhed spurgte ind til lejestigning i forbindelse med den kommende helhedsplan, hvortil administrationen oplyste, at den forventes at medføre en huslejestigning på ca. 21 %. Der er dog variationer i stigningen, da nogle får en lidt højere stigning, andre mindre. Det oprindelige lejeniveau er dog meget lavt, hvorfor det vurderes, at lejen i forbindelse med helhedsplanen alene vil komme op på et lejeniveau, der svarer til normalniveauet for Randers. Boligorganisationen oplyste, at de oplevede det som en stor gevinst, at boligorganisationen er placeret tæt ved jernbanen og centralt i Randers. Det gør det nemt for beboerne at pendle. Forvaltningsrevision: Administrationen oplyste, at der pågår et arbejde med udvikling af forretningsgange over de næste 3-5 år. Der er fokus på området. Der er dog allerede nu foretaget test på de områder, hvor der er forretningsgange i dag, hvilket viste et positivt resultat, stort set uden bemærkninger. Tilsynet finder dette meget positivt. RandersBoligs bestyrelse har netop vedtaget hvilke 5 punkter, der skal indgå i forvaltningsrevisionen for 2014/2015. Især viser testen af forretningsgang for fraflytning en stor positiv fremgang, der tydeligt kan mærkes i de enkelte boligorganisationer. 3. Afdelingens økonomi: Afdelingen havde i regnskabsåret et stort overskud på ca kr. Overskuddet er overført til resultatkonto. Boligorganisationen har godkendt, at primosaldoen på resultatkontoen i budget 2014/2015 bliver indtægtsført som henlæggelser for at styrke disse. Det medfører, at saldoen på resultatkontoen pr. 1. oktober 2014 udgjorde kr., svarende til årets resultat. Denne saldo forventes afviklet over 3 år i henhold til lovens krav. Baggrunden for, at overskuddet i 2013/2014 var så stort, er, at der er holdt igen på udgifter til blandt andet vedligeholdelse, da der i forbindelse med helhedsplanen bliver gennemført en omfattende renovering af hele afdelingen. Det betyder også, at forbrug af henlæggelser var væsentlig mindre end budgetteret. Dette er også med til at konsolidere boligorganisationen og afdelingen frem til helhedsplanens gennemførelse. Der er henlagt ca. 1,2 mio. kr., hvilket er kr. mindre end drifts- og vedligeholdelsesplanen tilsiger, da der er indført trappestigning på henlæggelserne for at undgå for markant en stigning på en gang. Der er dog ikke fremover budgetteret med trappestigning, da det nu ikke mere er nødvendigt qua den ekstraordinære henlæggelse af midler fra resultatkontoen. På grund af denne indtægtsførte

4 resultatkonto, er afdelingen nu på det henlæggelsesniveau, de skal være, allerede fra 2014/2015. Det finder tilsynet meget positivt. Der afholdes markvandringer, og der udarbejdes konkrete og realistiske drift- og vedligeholdelsesplaner for afdelingerne. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning Forventningen var oprindeligt, at indestående på denne konto var stort nok til at dække forbruget. Men allerede i regnskabsåret 2012/2013 blev henlæggelserne opbrugt, og det var ikke muligt at nå at ændre på dette i budgettet for 2013/2014, da det var vedtaget på tidspunktet for regnskabsaflæggelsen. Der er fra og med budget 2014/2015 budgetteret med henlæggelse til istandsættelse med kr. i 2014/2015, og lidt lavere beløb fremover. Det betyder, at der fremadrettet er forventning om, at henlæggelserne kan dække årets udgifter til denne post. Konto for istandsættelse ved fraflytning dækker kun almindelig istandsættelse ved fraflytning, hvilket vil sige almindelig vægmaling mm. Udgifter til istandsættelse ud over almindeligt niveau bogføres som tab ved fraflytning. Bemærkninger fra revisor i revisionsprotokollat Vedrørende Fælleskontoret pågår der i øjeblikket et arbejde med at udligne i forhold til likvidation af fælleskontoret. Dette arbejde forventes færdiggjort til regnskab 2015/2016. Revisor bemærker, at der i forbindelse med administrationens afstemning af beboerindskud er konstateret væsentlige afvigelser mellem kontoens udvisende og liste med opgørelser over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at en undersøgelse er iværksat. Der er i samarbejde med revisor lagt en plan for korrektion af afvigelserne. En mindre del udføres i regnskabsåret 2014/2015, mens den resterende plan implementeres straks mulig i regnskabsåret 2015/2016. I forhold til det optagne lån med variabel rente i boligorganisationen, vil der ikke fremadrettet blive hjemtaget flere lån af denne type. 4. Renoveringsprojekter Renovering i afdeling 01, delafsnit 1 og 6. Status på projektet er, at det går godt. Tidsplanen overholdes, og projektet er nu omkring halvvejs. Der er forventet afslutning i april Projektet blev oprindeligt påbegyndt med en godkendelse i beboerdemokratiet tilbage i Det har været længe undervejs af flere årsager, så det er meget positivt, at det nu er så langt. Projektet er dog af den grund blevet indhentet lidt af tiden, og der arbejdes nu med en større renovering af hele afdelingen.

5 Det har blandt andet betydet, at ventilationsløsninger skulle ændres på grund af, at de ikke som oprindeligt planlagt kunne placeres på loftet, da loftet planlægges anvendt til nye boliger i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen. Det har medført en ikke budgetteret genhusning af en beboer. Forløbet er gået fint. Det har dog givet lidt ekstra omkostninger, men de kan dækkes ved det overskud, der kom af en billigere pris ved licitation end forventet. Desuden arbejdes der med, at renoveringen af facaden overføres til helhedsplanen sammen med nødvendige afværgeforanstaltninger for samme. Helhedsplan Tilsynet kender til sagen, da der er sket en løbende orientering fra både boligorganisation, administrationen og Landsbyggefonden. Sagen ligger lige nu ved Landsbyggefonden til behandling. Det næste skridt i sagen er, at Landsbyggefonden foretager en besigtigelse af ejendommen, og det forventes efter det oplyste fra Landsbyggefonden tidligst at ske i maj/juni Sagens videre forløb afventer svar fra Landsbyggefonden. Der er ved at blive arrangeret et orienteringsmøde for beboerne, da det vurderes at kunne være til gavn for beboerne og for hele dialogen om projektet og dets gennemførelse. Der har været en smule bemærkninger, som man forsøger at imødese ved afholdelse af et orienteringsmøde. Tilsynet kan anbefale dette. Brug af sociale og arbejdsklausuler i forbindelse med fremtidige byggeprojekter Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter. RandersBolig forventer at fremlægge forslag om anvendelse af sociale og arbejdsklausuler på et kommende bestyrelsesmøde til vedtagelse. Dette forslag kan passende blive en del af den kommende helhedsplan. Der er indgået en samarbejdsaftale med Kuben Management, der ikke har sociale og arbejdsklausuler. I forbindelse med næste genforhandling af samarbejdsaftalen vil RandersBolig nævne dette som et punkt til indføjelse i den fremtidige samarbejdsaftale. 5. Boligsocial styringsdialog Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedrørende udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag.

6 Administrationen spurgte til, om kommunen er i stand til at hjælpe med tolkemuligheder. Det er ofte et problem i forhold til beboere, at de har behov for tolkning, fx til forklaring af, hvordan en boligorganisation fungerer i praksis. Det ville være dejligt, hvis man kunne få hjælp til dette via den boligsociale enhed. Det blev aftalt, at Tine Braüner Jung vender tilbage med svar på dette til Berit Rudbeck. Endelig blev der informeret om, at boligorganisationen meget gerne må komme med indspark til emner til boligkonferencen 2016, hvis der er nogen ønsker. Susanne Kyra Jensen orienterede om, at RandersBolig også har påbegyndt arbejdet med boligkonferencen Eventuelt Mogens Vive udtrykte tilfredshed med boligorganisationen, der er en velfungerende bestyrelse og en god dialog med RandersBolig.