Dialogbaseret styring

Transkript

1 Dialogbaseret styring Indledning Furesø er kendetegnet ved aktive, kreative borgere og velfungerende stærke lokalsamfund. Den politiske styring afspejler en tradition og kultur i Furesø, der bygger på stærke fællesskaber og et aktivt medborgerskab. Det potentiale skal vi i tiåret for Furesø Kommunes fødsel udnytte til at få mere indsigt og blive mere handlekraftige sammen. Det handler om at samarbejde og inddrage hinanden i de løsninger, der i sidste ende giver værdi for furesøborgerne og Furesø som helhed. Det er et DNA, der følger direkte af Furesø Kommunes vision Vi skaber løsninger sammen, og som byrådet med en Furesømodel for borgerinddragelse vil udbrede endnu mere i løbet af Styringsfilosofien er derfor baseret på enkelthed og nærhed: Hvis man skal have styring, der virker og er fremadskuende, så skal man i dialog med dem, der har kendskab til den værdi og kerneydelse, som kommunen skaber for borgerene. Dette papir beskæftiger sig i udgangspunktet med styringsrelationen mellem politikere og den administrative og udførende organisation. Formålet med styringsmodellen er således at styringen skal være et værdifuldt redskab for Byrådet til at udstikke den politiske kurs for Furesø kommune. Dette skal ske i en form så organisationen kan gribe de politiske prioriteringer, intentioner og ønsker og omsætte disse til handling. Dette skal med styringsdialogen ske smidigt, fleksibelt og effektivt. Traditionelle styringsredskaber i form af skriftlige bagudskuende afrapporteringer på en lang række resultatindikatorer, der enten er blevet uaktuelle eller er fjernt fra dem, det vedrører, er ikke længere svaret på en moderne styring i en dynamisk og foranderlig virkelighed. Derfor forlader vi nu det eksisterende styringsgrundlag og de resultatindikatorer, der blev fastlagt i fagudvalgene i april-maj Dialog mellem politikere og den udførende organisation er det hovedgreb, der fremover benyttes, når styringen og ledelsen af kommunen er på dagsordenen. Gennem styringsdialogen styrkes det politiske lederskab af kommunen. Ved dialogmøderne mødes fagudvalget med det udførende niveau som er direkte ansvarligt for kommunens borgerrettede kerneydelser. Der bliver dermed skabt flere anledninger til at træffe mere kvalificerede beslutninger, da dialogen sikrer en lettilgængelig og aktuel viden om kommunens tilstand og udvikling. Beslutningerne bliver ikke nødvendigvis nemmere, men de finder sted i en ramme af tillid, ansvar, nærvær og gensidig respekt blandt dem, der har noget på spil. Dialogen er styrende og styringen sker i dialogen. En politisk dialogbaseret styring medvirker til: En styrket politikerrolle der skal være rum og plads til politiskudvikling, herunder at sætte retning og prioritere indenfor politiske visioner og målsætninger. Fælles sprog og viden øget dialog mellem politikere og organisation skaber tydelighed og kædetræk om fælles (strategiske/politiske) områder og dermed bedre løsninger! 1

2 Ansvar, tillid og frihed til at definere et relevant og passende niveau for dokumentation, som giver mening og understøtter kerneopgaven. Kobling mellem styring, tillid og dialog skaber værdi Dialogbaseret styring er derfor hovedprincippet i Furesø Kommunes fremadrettede politiske styring. Det er i dialogen mellem medarbejdere og politikere, at rammerne for kvalitet, ressourcer og service til borgerne sættes. Det er her der sker koordinering og forventningsafstemning omkring kommunens indsatser. Den politiske styring bygger på, at der skal være åben og bred dialog om, hvilke mål der skal gælde, hvordan vi skal nå derhen, og i sidste ende om vi har nået vores mål. Den dialogbaserede styring er med til at sikre, at byrådets ønske om udvikling af kommunen omsættes i handling, og at handlingerne er koordineret således, at hele organisationen arbejder i en fælles retning. Styringsdialogerne organiseres som strukturerede dialoger, der sikrer gensidig udveksling af viden om fx områdets/institutionens status, udfordringer, udviklingsbehov mv. Hertil får fagudvalget lejlighed til at fremkomme med særlige ønsker til udvikling af praksis, resultater eller lignende. Styringsdialogen skaber dermed sammenhæng og kædetræk i organisationen på alle niveauer politisk, administrativt og i de borgernære funktioner - og bidrager dermed til at skabe den forandring og service, som vi, som kommune, har stillet vores borgere i udsigt. 2

3 Styringsdialoger er rammen om styring i Furesø Den dialogbaserede styring bygger på styringsdialoger som metode og mindset, der sikrer en dialog med fokus på den oplevede virkelighed. Det er den tidlige og tætte dialog organisation og Byrådet/udvalg om udvikling af kvalitet og service, der styrkes. Det er planlagte styringsdialoger i sammenhæng med fx de årlige budgetopfølgninger, årlige område-dialoger og ad hoc-dialogmøder på aktuelle sager og problemstillinger. Alt hvad vi gør begrundes i, at det skaber værdi for borgerne, og dialogen er integreret i den måde, vi driver kommunen på og en del af mindsettet hos ledere og medarbejdere. Byrådet og udvalgene indleder året med at drøfte prioriterede indsatser og emner, som de vil fokusere på og med hvem, de gerne vil have dialog med om det på det pågældende område. Styringsdialogmøderne giver politikerne mulighed for at invitere til en åben og undersøgende dialog og det er forvaltningens ansvar løbende at facilitere denne dialog. Styringsdialogerne vil udvikle sig som metode og udbredelse efterhånden som erfaringer og resultater viser sig. At der i denne sammenhæng fokuseres på styringsdialoger mellem politikere og den udførende organisation betyder ikke, at dialogen mellem borgere og politikere samt mellem organisation og borgere nedprioriteres. Tværtimod. Som nævnt styrker politikerne dialogen med borgerne via Furesø-modellen for borgerinddragelse, ligesom organisationen løbende arbejder på, at udvikle sin direkte borgerdialog. Furesø Kommunes politiske styringsmodel består af et styringsmiks mellem forskellige håndtag. Afsættet for Furesø Kommunes styringsdialoger er følgende styringshåndtag: 3

4 Den administrative styring vil fortsat være baseret på viden og evidens. Der vil være fokus på at understøtte økonomisk effektivitet, politisk målopfyldelse og kvalitetsudvikling. Dette arbejde vil blandt andet bygge på data og målinger på udvalgte indikatorer. Ansvaret og friheden til at definere et relevant og passende styringsniveau er placeret hos den administrative ledelse i kommunen, og udvikles løbende gennem dialog med ledere og medarbejdere der har den direkte kontakt til borgerne. Dokumentation af status via data og målinger skal give mening og understøtte det faglige arbejde. Byråd og fagudvalg vil løbende få indblik i de faglige og administrative data og dokumentation, bl.a. til at understøtte drøftelserne i styringsdialogerne. Styringsdialogerne kan planlægges og afvikles på mange måder Forventningsafstemning, mindset og rammesætning Med udgangspunkt i de aktuelle fælles tværgående indsatsområder, budgetaftale mv., eller hvor fagudvalgene i øvrigt ønsker at lægge sit fokus i løbet af året, udvælger udvalgene en række emner ved årets start, som de ønsker at få status på. Årsplanlægningen er også forvaltningens mulighed for at byde ind med emner, som de kan se kræver en tæt og proaktiv dialog med politikerne, hvis der skal nås frem til helhedsorienterede løsninger. Udvalgene kan i øvrigt når som helst over året ønske en styringsdialog om et aktuelt emne. 4

5 Formålet med styringsdialogen udfoldes, så der skabes forventningsafstemning om, hvem der skal indgå i dialogen, og hvilken viden der skal tilvejebringes i dialogen. Hvem kan deltage i styringsdialogen? Udviklingen af lokaldemokratiet og samtalen mellem de mange aktører, der har noget på spil er en kontinuerlig proces. Det udvalgte emne og ønsket om det konkrete vidensgrundlag afgør, hvem der deltager. Fagudvalget beslutter, hvem de ønsker at have en dialog med. Det kan fx være udvalgte fagmedarbejdere med ekspertiseviden, som er vigtige at inddrage, for at få viden om værdiskabelsen for den enkelte borger. Som udgangspunkt anvendes eksisterende samarbejdsfora, som fagudvalgene allerede er i løbende dialog med. I nogle tilfælde kræver emnet, at samarbejdsforaet udvides, eller at et helt nyt sæt af dialogpartnere udvælges og indkaldes. Hvordan kan en styringsdialog foregå? Styringsdialogen bygger på den viden, som deltagerne bibringer dialogen. Det kan fx være udvalgte målinger, evalueringer og data, der eksemplificerer et relevant emne. Det kan også være en præsentation af en konkret indsats, eller hvordan forvaltningen har valgt at gribe en bestemt udmøntning af en budgetprioritering an. Styringsdialogerne kan foregå på mange måder, og organisatorisk støttes op omkring udvikling af kompetencer og mindset, der sikrer, at dialogerne bidrager til forventningsafstemning og værdi. Styringsdialogen ledes som udgangspunkt af den pågældende udvalgsformand, men kan også efter aftale ledes af en anden politiker eller en direktør. Man kan vælge at anvende en traditionel mødeform, med oplæg og plenumdrøftelser, men alt efter emnets karakter kan andre dialogformer anvendes. Eksempelvis giver det i visse tilfælde mening, at man i forbindelse med dialogen er på besøg konkrete steder i kommunen, for at få billede på det emne, der skal drøftes. Styringsdialogen er hele vejen igennem understøttet af forvaltningen, og planlægningen sker i et tæt samarbejde med det politiske fagudvalg. Styringsdialogen afsluttes med at de væsentligste hovedkonklusioner fra dialogen ridses op. Disse konklusioner bringes videre ind på et efterfølgende møde i det politiske fagudvalg, hvor den egentlige beslutning sker. Dette skyldes, at en styringsdialog i styrelsesretlig sammenhæng ikke er besluttende. Emne udvælges og formål beskrives Styringsdialog afholdes og afsluttes med konklusion Beslutning træffes i fagudvalg pba. konklusioner fra styringsdialog Hvornår finder styringsdialogmøderne sted? Som udgangspunkt foregår møderne over hele året. Som nævnt planlægger fagudvalgene emnerne og hvornår de ønsker at drøfte dem i starten af et byråds-år. Nedenfor et illustreret, hvordan styringsdialogen indgår i sammenhæng med det eksisterende årshjul for den formelle politiske beslutningsproces 5

6 Eksempel på styringsdialog: BSU modtager kvalitetsrapporten. Den viser en udfordring med at løfte de tosprogede drenge. BSU indkalder skolelederne til en styringsdialog om, hvordan det kan sikres at der rettes op på disse resultater. Skolelederne og BSU mødes i en styringsdialog forud for et fagudvalgsmøde i 1 time, hvor skolelederne udreder, hvordan resultaterne ser ud, karakteristika for de tosprogede drenge. Udvalgsmedlemmerne fremsætter deres ønsker, holdninger og forventninger til kommende fremdrift på området. Forvaltningen faciliterer dialogen. Styringsdialogen slutter med, at fagudvalget formulerer et mål om at karaktergennemsnittet for de tosprogede drenge skal være løftet med 1 karakter med 3 år, at læsetest skal gå fra y til x i det kommende år, og fagudvalget ønsker, at forvaltningen indhenter erfaringer fra xx kommune, der arbejder med samme udfordringer. 6

7 7