Løn-2000/Bolig-løn. Her kan du få et overblik over de aktiviteter og afleveringsfrister, der knytter sig til årsskiftet i Løn-2000.

Transkript

1 AFSLUTNING ÅRET Her kan du få et overblik over de aktiviteter og afleveringsfrister, der knytter sig til årsskiftet i Løn Her er nogle af hovedpunkterne vedrørende årsafslutningen. a) Hvordan forholder jeg mig som arbejdsgiver i Løn-2000? I forbindelse med årsskiftet er der nogle generelle ting, som du skal være opmærksom på: Julen 2011 er det man kalder en rigtig arbejdsgiverjul. Dispositionsdatoen afgør hvilket indkomstår lønnen bliver indberettet i. Udbetaling med dispositionsdato i 2012 vedrører indkomståret Det betyder, at dispositionsdatoer efter den 30. december 2011 hører til indkomståret /12 Indberetning til eindkomst for December (Større virksomheder) Indbetaling af A-skat og AM-bidrag for December (Større virksomheder) Januar /1 Indbetaling af Arbejdsmarkedspension Indbetaling til Feriekonto 17/1 Indbetaling af Lønsumsafgift Indberetning til eindkomst for December (Mindre virksomheder) Indbetaling af A-skat og AM-bidrag for December (Mindre virksomheder Særlige forhold for Lønservice. Afleveringsfristerne for den sidste løn med disposition i december Vi anbefaler, at du sender lønoplysningerne til os i god tid for at sikre, at lønnen bliver udbetalt rettidigt. Du kan læse mere om afleveringsfristerne i forbindelse med årsskiftet ved klik på Vigtige datoer. Det er ikke muligt at få foretaget lønbehandling vedrørende 2011 efter den 28. december 2011 Automatisk beskatning af feriepenge, rest-sh m.m. foretages ved sidste lønberegning i 2011 Klargøring til 2012 med flytning af saldi fra tælleværket DÅ til SÅ er på plads den 7. januar /12 Aflev. frist for Lønservice til disp. d. 23/12 22/12 Aflev. frist for Lønservice 3. sidste hverdag 27/12 Aflev. frist for Lønservice sidste hverdag Tidsfrist for 13. lønkørsel Sidste frist for afvikling af kørsel 13 er onsdag den 28. december 2011, senest kl Det vil ikke være muligt at begynde den 13. lønkørsel efter kl onsdag den 28. december Årskursus 2011 Side 1

2 b) Diverse, som du skal være opmærksom på inden årsafslutningen ATP årsbidrag Hvis ATP-bidraget overstiger kr. pr. medarbejder, kan det påvirke øvrige bidrag til f.eks. AER og barselsfonde, så de bliver forkerte. Der vil ikke ske tilbagebetaling af betalte bidrag som overstiger årsbidraget. Det anbefales derfor, at ATP-bidraget reguleres for timelønnede medarbejdere, hvis deres årsbidrag overstiger maksimum. Hvis du ønsker at regulere ATP-bidraget for den enkelte medarbejder, skal du gøre det i lønkladden med lønart Når du taster på lønart 9001, stoppes den automatiske beregning for perioden. Multimedieskat, fri bil m.m. Multimediebeskatning fra Ordningen udgår pr. 1. januar 2012, derfor er det vigtigt, at den afsluttes korrekt i Det betyder, at du i sidste lønkørsel skal rette, hvis der er medregnet for meget eller for lidt. Evt. rettelser bør foretages med samme lønart som benytte i det daglige, og ved at ændre under faste lønposter. Årskursus 2011 Side 2

3 c) Sidste lønkørsel i året 1. Har du Forudlønnede: I såvel indtastning som lønkørsel skal først indtastes til de bagudlønnede, og lønberegning til og med Månedsafslutning foretages kun for de bagudlønnede. De forudlønnede blev kørt for december i november lønkørslen. Har du ændringer til en forudlønnet, som du vil have med i lønkørslen, skal du ændre Koden for Forudlønnet på stamkortet fra F til B, og fratrådt d. skal indsættes til Når lønberegningen er kørt med opdatering, og inden du kører rokering med klargøring til nyt år, skal Fratrådt slettes igen, og det gøres ved at taste 0 i feltet. Det kan evt. være nemmere at lave disse reguleringer i en kørsel for sig, men det afhænger naturligvis af omstændighederne., hvad der er nemmest. 2. Indtastning i lønkladden Udbetal rest feriefridage, for de virksomheder, som følger ferieåret. Vis rest feriefridage under: Adm. ferie m.m./indeværende ferieår/oversigt ferie m.m. Skal der ændres i disse, kan dagene rettes her. Liste kan udskrives ved Ctrl+P, og vælg listen: Ferie, Feriefridage (Skærm). Udbetal rest feriefridage: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest feriefridage Lønarten, der skal benyttes, skal være oprettet korrekt (se eks. Lønart 8915). UDBETALING AF REST-SH SAMTIDIG MED ÅRETS SIDSTE LØN Udbetaling af årets rest-sh sammen med årets sidste løn på medarbejdere med SH-kode 2: Hvis du ønsker at udbetalingen skal ske på en lønseddel sammen med årets sidste løn, skal du gøre således: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest SH-saldo, og her vælger du hvilken kladde de dannede oplysninger skal lægges. Du bør ikke ændre den valgte lønart 9030, og i lønkladden registreres lønart 9030 uden beløb, og på den måde medtages også opsparingen for den aktuelle lønkørsel. UDBETALING AF REST-FERIEFRIDAGE SAMTIDIG MED ÅRETS SIDSTE LØN Du kan se en oversigt over saldo for feriefridage under Adm.ferie/Indeværende ferieår/oversigt ferie m.v Du kan udskrive en liste (Ctrl+P), f.eks. Ferie, Feriefridage. Hvis du ønsker at udbetalingen skal ske på en lønseddel sammen med sidste lønkørsel, kan du køre: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal Feriefridage. Du skal vælge lønarten der skal benyttes til udbetaling, normalt 8915, og desuden lønkladdenr., og de dannede udbetalinger lægges i den valgte lønkladde, og kan efterfølgende ses og evt. rettes. Årskursus 2011 Side 3

4 FRITVALGSOPSPARING Overførsel af fritvalgsopsparing til arbejdsmarkedspension Ifølge nogle overenskomster kan en medarbejder vælge at anvende hele - eller en del af sin fritvalgsopsparing til egenbetalt arbejdsmarkedspensionsbidrag. Dette bør normalt ske løbende, men er det ikke sket, så kan beløbet for året overføres til en pensionsordning ved at benytte lønart UDBETALING AF FRITVALGSOPSPARINGEN Skal Fritvalgssaldoen tømmes samtidig med årets sidste løn, skal du registrere lønnen som normalt, og desuden benytte lønart Så udbetales saldoen sammen med den sidste løn. Hvis du ikke har brugt denne lønart før, og du ikke har den i lønartsoversigten, så kan du hente den ved i Lønartsoversigten at trykke Ctrl+H, derved får du nedenstående billede. Flyt bjælken ned på linjen for Udbetaling af fritvalgssaldo, og klik på Hent, og dermed får du lønarten ind i lønartstabellen.. UDBETALING PÅ EN FORUDLØNNET I DECEMBER. Hvis du får behov for at skulle medtage lønoplysninger til en forudlønnet, som skal med i indeværende år kan du gøre det således: Ret vedkommende fra Forudlønnet til Bagudlønnet på stamkortet, og indtast fratrådt d. = , som bevirker at de faste lønposter ikke medtages, og vedkommende får ikke sit normale månedsfradrag, som blev givet i lønkørslen i november. Når lønberegningen er kørt med opdatering bør du slette fratrådt d. ved at taste 0 (nul) i feltet. Årskursus 2011 Side 4

5 Lønberegning. Ved årsafslutningen er det samtidig kvartalsafslutning. Ved kvartalsafslutning kan der vælges mellem to måder: a) Alm. lønberegning, Når alt er afstemt og udskrevet, samt evt. løn overført via bank, og bogføring kørt, så køres en ekstra kørsel: Gå ind i Lønindtastning/Indtastning kladde, og vælg lønperiode 12, systemet vil nu sige kørsel 2. Derefter vælges: Kørsler/Lønkørsel/Lønberegning, og vælg: Feriegiro uden løn, med opdatering. Denne kørsel opgør feriedage og lægger klar til overførsel af feriepenge og dage til Feriekonto de medarbejdere, som står med kvartalsvis afregning af feriepenge, men der sker ikke noget i øvrigt beløbsmæssigt. b) Kvartalsafregning. Hvis opgørelse til feriekonto skal foretages sammen med lønberegningen, vælges: Kvartalsafregning. Fordelen ved denne metode er, at der er mulighed for en evt. ekstra lønkørsel inden feriepenge gøres op (glemte eller reguleringer). Forudlønnede: Firmaer, som har forudlønnede, skal huske markeringen Nej for Medtag forudlønnede? ved kørsel af måned 12. Bemærk, når det er lønkørsel for måned 12, så foreslår systemet:medtag forudlønnede = Nej og Kvartalsafregning. Årskursus 2011 Side 5

6 Udskrifter Lønafregning ved årsafslutningen. Ved udskrivning kan vælges en tekst, til orientering til lønmodtageren. Denne tekst skal man selv taste, under tekstlinier. Tekstlinier kan indsættes ved at sætte flueben i feltet: Tekstlinier. Årssaldi på lønafregningen: På lønafregningen udskrives årssaldi med numre svarende til oplysningssedlen, idet der ikke skal udskrives Årsoplysningssedler til medarbejderne i henhold til loven: Ophævelse af underretningspligten efter skattekontrolloven. Iflg. ønske fra en del kunder, så bliver en del årssaldofelter kun vist, hvis der er en saldo. Eksempel på lønafregningens "fod" Kør Udbetalingslisten & Bogføring. Udbetalingslisten danner betalinger til banksystem og PBS, og benyttes overførsel af lønninger via bank-system, kan løn og Kapitalpension overføres nu. Benyttes overførsel af lønninger via PBS, kan de overføres nu (Kørsler/Månedsafslutning/Måneds-opgørelse & betaling skat m.v./dan PBS Overførsel) eller overføres sammen med Månedsbetalinger (A-skat, pensioner, m.v.) Månedsafslutning. Under Kørsler/Bogføring/Bogfør-Lister køres Dan bogholderiposter, som derefter kan importeres i økonomisystemet. Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A-skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel. Overfør eindkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat. Det kan være en fordel at overføre lønningerne for sig til PBS, og så vente med månedsbetalingerne til senere, og derved opnå, at evt. ændringer kan komme med i en ekstra kørsel inden månedsbetalingerne dannes og overføres. Hvis der køres ekstra kørsler, så skal de hedde lønperiode x, x er et løbenr., som systemet vælger pr. ekstra lønberegning. Årskursus 2011 Side 6

7 Bemærk. For at få lidt ekstra tid til afstemning og efterreguleringer, kan du vente med månedsbetalingerne til to bankdage før første betalingsdato, men desværre er der ikke længere forlænget betalingsfrist, og det vil for december 2011 betyde senest torsdag d. 29/12. EIndkomst totaler: Årskursus 2011 Side 7

8 e) Resumé med en kørselsoversigt for december måned. Afslut december måned. a) Indtast og kør bagudlønnede. Indtast alt vedrørende bagudlønnede i lønkladden. Du må IKKE indtaste på forudlønnede! Skal rest feriefridage afregnes nu? Kan indlægges i lønkladden med Kørslen/ Udbetal rest Feriefridage (læg i kladde for sig).. Udbetal rest SH-saldo: Kør en lønkørsel Uden opdatering, og dernæst Udbetal rest SH-saldo (læg i kladde for sig). Opgør optjente feriedage for timelønnede (medlemmer af DA). Kør lønkørsel, Medtag forudlønnede = Nej, uden opdatering, og foretag afstemninger. Kør lønkørsel med opdatering, Medtag forudlønnede= Nej, Kvartalsafregning Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Bank-system, overføres lønningerne nu. Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet. b) Månedsafslutning. Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A-skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel. Overfør eindkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat. Dan PBS-overførsler, og afstem disse. Obs! Listen Dan PBS overførsler kan IKKE "bare" køres om. Hvis du ønsker at køre den igen, skal du først køre Udbetalingslisten og dernæst Udskriv & Dan A-skat, så kan du køre Dan PBS Overførsel igen. Lønservicekunder: Vi kører alt ovenstående for Jer, og vi returnerer udskrifter og bogføringsfiler klar til import i Økonomisystemet. Desuden klargør vi kartotekerne til det nye år. Årskursus 2011 Side 8

9 ÅRSAFSLUTNING OG AFSTEMNING a) Årskørsler/Udskrifter. Afstemningslister. Kørsler/Årskørsler/Udskrifter På ferielisten for lønmodtager vil du kunne finde oplysninger om feriepenge, feriedage og hvis lønmodtageren har været oprettet som funktionær (feriekode 1) - ferietillæg optjent i For funktionærer med feriekode 1 vil du kunne bruge feriepengeoplysningerne i tilfælde af, at din lønmodtager fratræder, eller når du i det nye ferieår udbetaler ferietillæg. Oplysningerne kan naturligvis også anvendes som grundlag for din afstemning af indkomståret Disse udskrifter/udtræk bør eksporteres til Excel. Ferieliste Anvendes bl.a. til revisor vedr. afsættelse af skyldige feriepenge. Årsopgørelser Udtræk opgørelser med feltnr. Afstemning til eindkomst. Udtræk opgørelser med feltnr. svarende til eindkomst Bogføringsudtræk. Udtræk på bogføringsposter, det betyder, at udtræk f.eks. kan ske på kontonumre, og i forhold til udtræk i økonomisystemet, så kan du her få det mere detaljeret, helt ned på den enkelte postering. Derfor kan disse udtræk ofte benyttes til at tilfredsstille ønsker fra revisionen. Årskørsler/Udskrifter. Ferieliste, viser opsparet ferietillæg, samt afregnede feriepenge til Feriekonto. Feriekort, kun for medlemmer af arbejdsgiverforening Hvis du mangler nogle af disse udskrifter, kan de hentes under: System/Vis-opdater udskrifter. Årsopgørelser Bolig. a) Se på skærm b) Export til Excel (denne bør benyttes) Bemærk de forskellige afkrydsningsfelter. Desuden kan du benytte udskrifterne under: Kørsler/Bogføring/Bogføring og Lister Husk, at bogføringen forinden skal være kørt for alle lønperioder. Årskursus 2011 Side 9

10 b) Afstemning til eindkomst Pr. CVR-nr. kan du hente totaler som vist Årskursus 2011 Side 10

11 Når du downloader så husk, at ændre typen fra txt til csv. Det betyder, at når du efterfølgende åbner filen ved at dobbeltklikke på den, så bliver den åbnet i Excel. Modtaget CSV-fil, kolonnenr. = S74 feltnr. Årskursus 2011 Side 11

12 Lønservicekunder: Det skal aftales, hvem der gør ovenstående, hvis I selv har indberettet ændringer til eindkomst, skal du selv trække oplysningerne som vist ovenfor, hvis I ikke har indberettet ændringer, så giv os besked, så kan vi trække og give dig oplysningerne i et Excel-ark. Disse oplysninger kan så afstemmes med udtræk fra lønsystemet til Excel. F.eks. 1. Kørsler/Årskørsler/Udskrifter/Årsopgørelser Bolig, udtræk til Eksport (Excel). 2. Kørsler/Årskørsler /Årsoplysningssedler, Husk første gang at vælge Udtræk Oplysninger, og herefter kan du vælge Eksport til Excel. 3. Kørsler/Månedsafslutning/Indberet eindkomst. Her er det vigtigt, at du IKKE danner igen, men vælger Se Dannede oplysninger. Her kan du vælge: Eksport Excel/Eksport Perioder og f.eks. 1 til 12. Listen viser samtlige felter, som kan indberettes til SKAT. Hvis interessen er der, så kan vi lave et markeringsbillede, hvor du kan fravælge alle felter, som du ved ikke bliver brugt hos jer, og dermed får du et mere overskueligt Excel-ark. Eksport Excel Oplysningerne trækkes over i et Excel-ark, og kan benyttes til kontrol og afstemning. Eksport Måneden = kun den aktuelle måneds tal overføres. Eksport Perioder = her angiver du fra/ til måned for de måneder, der skal overføres. Tilbagefør SKAT Hermed kan en overførsel tilbageføres, benyttes kun iflg. aftale med HM-Consult For at kunne tilbageføre, skal der refereres til den oprindelige fil, som blev overført til SKAT Der er to muligheder: Tilbagefør alt = alt for en overførsel tilbageføres. Tilbagefør pr. lønmodtager = der skal tastes den eller de lønmodtagere, som skal tilbageføres. Se kartoteker. Hvis der er problemer kan du her se de dannede oplysninger, som ligger klar til Eksport. Årskursus 2011 Side 12

13 Årskursus 2011 Side 13