CapLegal Afskrivning tids- og sagsposter

Transkript

1 CapLegal Afskrivning tids- og sagsposter

2 Indholdsfortegnelse Afskriv eller nedskriv tid... 3 Vælg tid som skal af-/nedskrives... 4 Al tid afskrives eller nedskrives... 4 En del af tiden af-/nedskrives... 4 Genberegn afregningskladde... 4 En del eller al tid overføres til anden sag... 5 Afskrivning af sagsposter (udlæg)... 7 Overførsel af sagsposter (udlæg) til anden sag... 7 Nulafregning af tid

3 Afskriv eller nedskriv tid Hvis registreret tid på en sag ikke skal afregnes, afskrives tiden. Du vælger Afregningskladde Hvis der på sagen findes tidsregistreringer, der ikke er registeret, dukker følgende dialogboks op. Det anbefales at se og registrere (eller slette) tidskladdelinjerne. Herefter svares Ja til at danne afregning for sagen. Afregningskladden dannes og åbnes. Øverst kan du se stamoplysninger for sagen, uafregnet tid i kroner samt evt. udlæg på sagen (sagsposter), som er bogført, men endnu ikke faktureret. 3

4 I midtes ses uafregnede tidsregistreringer Vælg tid som skal af-/nedskrives Al tid afskrives eller nedskrives I kolonnen Afskriv minutter angives minuttal for alle relevante linjer, der skal afskrives. En del af tiden af-/nedskrives Kun en del af tiden, der ønskes afskrevet/nedskrevet angives i kolonnen Afskriv minuter. Genberegn afregningskladde Hvis du får angivet noget forkert, fortryder eller lignende, kan du altid genberegne afregningskladden og begynde forfra. Du kan også slette en dannet afregningskladde inden den er godkendt og bogført. Inden du kan bogføre afskrivningen, skal den godkendes, hvorfor Status ændres til Godkendt. Status ændres til Godkendt 4

5 Knappen Registrér afskrivning vælges Vælg Tidsposter og afslut med OK, hvorefter tiden er registeret som nedskrevet på sagen. En del eller al tid overføres til anden sag Du kan overføre uafregnet tid fra en sag til en anden via Afregningskladden. Udfyld relevant sagsnummer i kolonnen Overfør til sagsnr. samt antal minutter, der skal overføres i kolonnen Overfør minutter. Knappen Foretag overførsel til sag vælges Vælg Tidsposter og afslut med OK, hvorefter tiden er registeret som overført til anden sag. 5

6 6

7 Afskrivning af sagsposter (udlæg) Den nederste del af afregningskladden er sagsposter. Du kan afskrive disse eller overføre dem til en anden sag. På samme måde som under Tidsposter angives beløb, der skal afskrives på sagen. Når du har godkendt afregningskladden, bliver den bogført via knappen Registrerer afskrivning. Overførsel af sagsposter (udlæg) til anden sag Ligesom du kan overføre tid til anden sag, kan du også overføre udlæg/sagsposter til anden sag. På samme måde som under Tidsposter angives beløb, der skal overføres til anden sag, det sagsnr. og beløb udfyldes i de relevante kolonner. Når du har godkendt afregningskladden, bliver den bogført via knappen Foretag overførsel til sag. Herefter vælges Sagsposter og OK 7

8 8

9 Nulafregning af tid Du kan også 0-afregne tid både debitérbar og ikke debitérbar tid på én gang. Det sker via afregningskladden, hvor du øverst på båndet finder disse funktioner. Husk at udfylde bogføringsdato på afregningskladden inden du afregner/afskriver tid. 0-afregn debitérbar tid Skal der 0-afregnes debitérbar tid, vælges knappen 0-Afregn debitérbar tid og du får vist følgende dialogboks: Ligesom du kan vælge at overføre nogle tidsposter til anden sag og ikke alle på en gang kan du også vælge at 0-afregne eller afskrive enkelte tidsposter direkte i afregningskladden på tidspostlinjerne. Hvis tiden skal afskrives pr. linje, vælges knappen Registrér afskrivning øverst på båndet. Hvis tiden skal afregnes til 0 (fakturer beløb er anført til 0 og afregn minutter er udfyldt med relevant antal minutter), 9

10 bruges i stedet funktionen Genberegn afregningskladde. Herefter vil du alle tidsposter og fakturérbart beløb blive genberegnet og du kan fortsætte din afregningskladde og danne en faktura på baggrund af de resterende poster. Hvis du ønsker at afregne al tiden til 0, vælges som anført ovenfor funktionen 0-Afregn debitérbar. Vælg Ja og tiden markeres som afregnet til 0 kr. Tidsposter der er afregnet uden en bogført faktura, har sit eget bilagsnummer og blank i feltet bilagstype, hvis der foretages opslag under Afregnet tid. Afregn ikke debitérbar tid Hvis der efter en afregning og bogført faktura/salærnota henstår ikke debitérbar tid på en sag, skal denne tid fjernes for at sagen kan arkiveres. Det sker på tilsvarende måde som ovenfor anført under 0-afregn debitérbar tid, blot vælges knappen Afregn ikke debitérbar tid. Du anfører ligeledes en bogføringsdato i afregningskladden og så vælges knappen Afregn ikke debitérbar tid. Herefter er tiden markeret som afregnet og sagen kan arkiveres. 10