Persondatapolitik for Handelsfagskolen 4. juni 2019

Transkript

1 Persondatapolitik for Handelsfagskolen 4. juni 2019 Handelsfagskolen Rådhusgade Postboks 181 DK-8300 Odder Telefon handelsfagskolen.dk

2 Introduktion For at kunne levere uddannelse på detailhandelsområdet er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem. Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige: Kontaktoplysninger på persondataansvarlig Du er velkommen til at kontakte It-projektleder Torben Svennesen, telefon: , der er it-ansvarlig på skolen. Du er også velkommen til at kontakte persondataansvarlig (DPO) Arild Ehrenskjold, Sønderhøj 9, 2. sal tv, 8260 Viby J., telefon Dataansvarlig Handelsfagskolen, Rådhusgade 56-58, 8300 Odder, CVR. Nummer: Vores behandling af dine personoplysninger (formål) Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen. Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig i forbindelse med din uddannelse. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse. Typisk drejer det sig om disse personoplysninger: Navn, adresse, telefon, , Karakterer Eventuelle fraværsoplysninger Eventuelle oplysninger om værge Tidsfrister for sletning/opbevaring Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans. Fagprøvemapper opbevares i 6 måneder, fagprøver opbevares i 12 måneder. Uddannelsesaftaler og praktikerklæringer slettes aldrig. 2

3 Dine rettigheder efter persondataforordningen I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du disse rettigheder: Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt). Retten til at få indsigt i dine personoplysninger. Retten til at få urigtige personoplysninger rettet. Retten til at få dine personoplysninger slettet. Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering. Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet). Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte it-ansvarlig Torben Svennesen. Vi bestræber os på at kunne håndtere dine rettigheder indenfor en tidsramme på 4 uger. Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt. Du har mulighed for at klage over skolens behandling af dine personoplysninger Skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO) er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over skolens håndtering af personoplysninger. Det skyldes, at databeskyttelsesrådgiveren ikke kan træffe afgørelser. Men databeskyttelsesrådgiveren (DPO'en) kan hjælpe dig, hvis: Du er i tvivl om, hvorvidt skolen håndterer dine personoplysninger korrekt. Du har mistanke om, at skolen har lækket personoplysninger. Skolen på anden måde har krænket fortroligheden i håndtering af dine eller andre personers data. DPO'en vil i disse tilfælde kontakte den respektive afdeling og undersøge din henvendelse nærmere. Kontaktoplysninger på skolens DPO finder du på side 2 i denne persondatapolitik. Ønsker du at klage over skolens behandling af dine personoplysninger, kan du til enhver tid klage til Datatilsynet. Læs mere om klageadgang på Datatilsynets hjemmeside. Samtykke Når du starter på skolen, beder vi om dit samtykke til at måtte bruge video og fotos, hvor du optræder, i trykte og digitale medier. Hvis du afgiver et samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Henvend dig på elevkontoret, så hjælper de dig med tilbagetrækningen. Du kan også skrive en mail til skolens itsikkerhedsmedarbejder Torben Svennesen, tosv@handelsfagskolen.dk 3

4 Oplysninger, som vi videregiver Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Handelsfagskolen, bortset fra følgendes situationer: Med dit samtykke Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Handelsfagskolen, hvis vi har dit samtykke. Til ekstern databehandling Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler. Af juridiske årsager Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Handelsfagskolen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at: o o Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder. Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer. Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser. facebook Handelsfagskolen og facebook indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger virksomhedens facebook-sider. Formået med behandlingen er at kunne markedsføre os over for potentielle kunder, bevare henvendelser og lignende beslægtede formål. Den konkrete facebook-side administreret af Handelsfagskolen findes på adressen facebook.com/handelsfagskolen. Vi følger Datatilsynets gældende retningslinjer omkring det delte dataansvar og tilstræber os at sikre, at de besøgende på vores facebook-side får information om persondata. På nuværende tidspunkt indebærer dette bl.a., at vi løbende forsøger at indgå i en dialog med facebook omkring reguleringen af det fælles dataansvar og ansvarsfordelingen. Som nævnt nedenfor i nærværende politik, har du også som besøgende på vores facebook-side mulighed for at udøve dine rettigheder f.eks. retten til indsigt, retten til at gøre indsigelse og retten til sletning. Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger Behandlingen af personoplysninger sker baseret på legitim interesse ud fra en interesseafvejning. Der behandles ikke oplysninger, hvor samtykke er påkrævet. 4

5 Kategorier af personoplysninger og deres kilde Der indsamles kontaktoplysninger typisk i form af navn. Modtager vi følsomme oplysninger/særlige kategorier af oplysninger bliver disse slettet, så snart de kommer til vores kendskab. Modtagere af personoplysninger De personoplysninger der afgives, vil ikke blive videregivet uden for virksomheden. Opbevaring af personoplysninger Da de personoplysninger der afgives på facebook-siden afgives af personen selv på vores offentligt tilgængelige side, vil oplysningerne i udgangspunktet ligge på siden, så længe denne eksisterer. Du kan som afgiver af oplysningerne altid gøre indsigelse i forhold til interesseafvejningen, med henblik på at få slettet eventuelle opslag. Automatiske afgørelser og profilering Vi antager, at facebook foretager automatiske afgørelser og profilering på den del af personoplysnin-gerne, som facebook er dataansvarlig for. Vi benytter os ikke af automatiske afgørelser og profilering. Bemærk! Hvis du ikke ønsker at dine oplysninger behandles, bedes du undlade at besøge vores Facebookside, da det på nuværende tidspunkt ikke er muligt for os at ændre på facebooks indstillinger for opsamling af data. Informationssikkerhed Vi arbejder løbende på at beskytte Handelsfagskolen og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer. Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen: Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne. Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt. Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne. Tavshedserklæringer for personale, der har behov for at behandle personoplysninger. Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer. Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer med personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på Handelsfagskolen. Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere. 5

6 Ændringer Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. 6