Hvis du allerede har en konto fra sidste år, kan du genbruge dit brugernavn og password.

Transkript

1 EVENTVEJLEDNING FOLKEMØDET 2015

2 EVENTVEJLEDNING OPDATERET TILMELDING AF EVENTS TIL FOLKEMØDET 2015 Alle events skal overholde Folkemødets principper og skal derfor godkendes af Folkemødets sekretariat, hvilket sker via tilmeldingen i Folkemødets programsystem via folkemødet.dk For at tilmelde en event skal du være oprettet som arrangør. I denne vejledning kan du læse om: 1. Sådan opretter du dig som arrangør 2. Sådan opretter du en event 3. Principper for events 4. Folkemødeavis, hjemmeside og app 5. Stadebeskrivelser 6. Deadlines for tilmelding af events 1. SÅDAN OPRETTER DU DIG SOM ARRANGØR For at kunne tilmelde en event skal du være oprettet som arrangør og logget ind i Folkemødets elektroniske programsystem, som du finder på Opret dig som arrangør ved at klikke på Ny arrangørkonto Hvis du allerede har en konto fra sidste år, kan du genbruge dit brugernavn og password. På vil der blive offentliggjort en liste over arrangører til Folkemødet. Skal din organisation stå på arrangørlisten helt fra starten, skal du blot oprette en arrangørprofil med det samme.

3 2. SÅDAN OPRETTER DU EN EVENT Når du har oprettet en arrangørprofil kan du oprette events. Log dig på og klik på Opret events. Vil du redigere allerede oprettede events klikker du på Mine events. I formularen for oprettelse af events er der et og du får en vejledningstekst. ud for de enkelte felter. Hold musen over ikonet I forbindelse med din ansøgning vil du blive bedt om at indtaste både et kortfattet resumé, der vil blive vist i Folkemødets programavis, samt en længere beskrivelse, der kan læses i app en og i det elektroniske program. Events, der ikke foregår i et bestemt telt eller mødelokale markeres som Mobil event under Sted se mere om dem nedenfor. Sted NYT I 2015 Når du tilmelder en event skal du samtidig angive jeres stadeplads eller stedet du har booket via Team Bornholm eller anden udlejer. Du kan søge i listen i programsystemet over stader og steder, som er registreret som mødesteder til Folkemødet Når du har fundet det stade/sted du har booket, klikker du på det, så det markeres med blåt. Du har nu valgt dit sted. Hvis det sted du har booket til din event IKKE fremgår af listen, er det sandsynligvis fordi stedet ikke er oprettet. Læs mere her aspx Deltagere Husk at skrive dine deltageres fulde navn, og tjek stavningen, da app en lister alle deltagere, men kun viser info om hvilke events de deltager i, hvis navnet er stavet ens. Tags Du har mulighed for at tilføje tags til beskrivelsen af din event. Taggene giver brugerne endnu flere muligheder for at søge netop din event frem. Folkemødet har defineret nogle tags på forhånd, men du er velkommen til at tilføje forslag til tags i din eventbeskrivelse. Folkemødets sekretariat tager stilling til, om de bliver optaget på listen over tags. Godkendelse af events Alle events skal godkendes af Folkemødets sekretariat. Godkendelsesprocessen starter automatisk, når du indsender en event i programsystemet. Folkemødets sekretariat forbeholder sig ret til at ændre i det indsendte materiale. Du vil som arrangør altid få besked, hvis det sker. Vi bestræber os på at godkende alle events hurtigst muligt, men det kan tage op til tre arbejdsdage at få en event godkendt.

4 Efter godkendelse af en event kan du redigere dine events og indsende til fornyet godkendelse. Sørg derfor for at oprette dine events inden 10. maj, så de kommer med i programavisen og suppler derefter med mere detaljerede oplysninger frem til Folkemødets afholdelse. EVENTKRAV På arealer over 50 m 2 skal afholdes mindst seks events fordelt på de fire eventdage, mens der på mindre arealer skal afholdes mindst fire events fordelt på de fire dage. Stadeholder behøver ikke være afsender af samtlige events, men må gerne lade fx samarbejdspartnere afholde events på det lejede areal. For sjov -events tæller ikke her. Med eventkravene ønsker vi at sikre, at aktiviteterne er nogenlunde jævnt fordelt over dagene samt at der ikke er telte, der udelukkende fungerer som udstillingsstande eller som står tomme. NÅR I ER FLERE ARRANGØRER OM EN EVENT Én af arrangørerne opretter den konkrete event i programsystemet. Ved oprettelsen kan der tilføjes (med)arrangører ud fra listen over arrangørprofiler. Der kan kun tilføjes arrangører, som i forvejen har en arrangørprofil i systemet. Hvis arrangøren der skal tilføjes ikke findes i systemet i forvejen, kan arrangøren tilføjes senere når der er oprettet en profil. Der er en indbygget begrænsning på fem arrangører pr. event eller 150 anslag i alt. 3. PRINCIPPER FOR EVENTS Alle lovlige danske organisationer, foreninger, virksomheder, partier samt private kan deltage med en eller flere events. Alle events skal leve op til følgende principper for at blive godkendt af Folkemødets sekretariat: Events skal være åbne for alle Events skal være gratis Events skal omhandle et emne af samfundsrelevans Events skal afholdes inden for en radius af 500 m fra Allinge Havn Events under Folkemødet: Må ikke være af kommerciel karakter eller virke anstødelige Må ikke være i konflikt med demokratiske principper, som beskrevet i Grundloven eller anden dansk lovgivning dette gælder også for hjemmesider, der henvises til i programmet

5 Supplerende retningslinjer Ud over de overordnede principper er der en række retningslinjer, der skal overholdes for at sikre, at alle arrangører uanset økonomisk formåen som udgangspunkt har lige adgang til publikum: I omtalen af eventen må I ikke annoncere med uddeling af gaver, præmier eller med underholdning, der ikke har direkte relevans for eventens emne Omtalen af eventen må ikke kunne opfattes som reklame for bestemte virksomheder eller bestemte produkter Servering af mad og/eller drikkevarer må ikke omtales i overskrift eller beskrivelse af eventen, men vil blive vist med ikoner i programavisen og i det elektroniske program, hvis I sætter flueben ud for Mad og/eller Drikkevarer i den elektroniske tilmeldingsansøgning Gentagne enslydende events skal ikke optages i programmet men optages i beskrivelsen af jeres stade (se nedenfor om Stadebeskrivelser ) Virksomheder må ikke være ene-deltagere på events. Prøv selv/hands-on -events skal indeholde et samfundsrelevant aspekt, f.eks en efterfølgende debat. For sjov -events NYT I 2015 Som noget nyt vil det i programmet for Folkemødet 2015 være muligt at få events optaget, som kun indeholder ren kultur eller motion, og som tidligere er blevet afvist pga. manglende samfundsrelevans. Det kan være koncerter, gymnastikopvisninger og lign. Ændringen skyldes ønsket om at give Folkemødets gæster et bedre overblik over det, der foregår i Allinge under Folkemødet. Du tilmelder en sådan event til programmet under Type af arrangement ved at vælge For sjov Der er følgende krav til disse For sjov-events: De må ikke have kommerciel karakter De skal være gratis at deltage i De skal være åbne for alle De følger samme krav om tid som øvrige events De følger samme krav ift. tilmelding og godkendelse af events som øvrige events De godkendes kun, hvis arrangøren også har øvrige events i Folkemødets program Mobile events Arrangører, der ikke råder over et telt eller et mødelokale, har mulighed for at deltage i Folkemødet med en mobil event. Med dette forstås et simpelt set up i festivalområdet eksempelvis bestående af roll-ups, banner eller et mindre bord hvorfra arrangøren går i dialog med de øvrige deltagere. Følgende krav skal overholdes: En mobil event skal overholde de samme principper som alle øvrige events Eventen, personer og medbragt materiale må ikke optage et areal større end maksimalt 2 m 2 I skal registrere jer som arrangør samt tilmelde jeres mobile event til det officielle program. Vælg

6 Mobil event som Sted og angiv herefter ønsket område til placering. Ved godkendelse af den mobile event vurderer vi, hvor mange der er plads til i samme område på samme tid ift. faste stader og andres allerede indmeldte mobile events Den mobile event placeres på selvvalgt sted i det område, der tildeles ved godkendelsen. Dog skal I naturligvis udvise hensyntagen til øvrige arrangører, hvorfor I bør placere eventen i behørig afstand til de nærmeste teltholdere. Af pladshensyn kan der ikke holdes mobile events i Kampeløkke Havn, ved Allinge Havn eller ved Allinge Røgeri/biblioteket. Den mobile event må højst optage den samme plads i tre timer. Derefter kan den evt. gentages et nyt sted. Der må dog max afholdes en mobil event pr. dag. pr. organisation. Den første mobile event der tilmeldes er gratis. Events herefter koster 500 kr. pr. event i administrationsgebyr. Tidsperioder hvor der ikke kan afholdes events Der kan afholdes events under hele Folkemødet fra torsdag kl til søndag kl Dog er der lukket for events, når partierne har ordet på hovedscenen og under den officielle åbning og afslutning. Det betyder, at der ikke kan tilmeldes events på følgende tidspunkter: Torsdag 11. juni: kl og kl Fredag 12. juni: kl , kl og kl Lørdag 13. juni: kl , kl og kl Søndag 14. juni: kl og kl FOLKEMØDEAVISEN, HJEMMESIDE OG APP Programmet for Folkemødet vil blive distribueret via følgende kanaler: Folkemødets programavis, app en og folkemødets programsystem. Folkemødets programavis. Udkommer primo juni måned i eksemplarer. Den husstandsomdeles på Bornholm og vil herefter være tilgængelig flere steder på øen og omdeles selvfølgelig på Folkemødet. Mere information om oplag, annoncering, deadlines for programavisen kan findes her For mere information omkring annoncering i programavisen ring til Jørgen Scheel på telefon Herunder kan du se, hvordan en event vil blive vist i programavisen.

7 App en. Kan downloades i løbet af maj måned og opdateres løbende. Folkemødets programsystem - opdateres løbende, som events bliver oprettet og godkendt. 5. STADEBESKRIVELSER Alle arrangører, som har en fast stadeplads på festivalarealerne, kan oprette en stadebeskrivelse, der kort beskriver stadets indhold, og hvem der står bag. Stadebeskrivelserne kan benyttes til at beskrive løbende eller gentagende aktiviteter, som ikke medtages i programmet, men som alligevel har interesse for publikum. Stadebeskrivelserne vil blive trykt i Folkemødets programavis. Fra ultimo marts kan der oprettes stadebeskrivelser. Arrangører vil modtage besked via nyhedsbrev og hjemmeside, når der er åbnet for stadebeskrivelser. Deadline for indsendelse er 29. april DEADLINES Der kan oprettes nye events og redigeres i eksisterende events frem til Folkemødets afslutning. Bemærk, at godkendelsen af events kan tage op til tre arbejdsdage. Under Folkemødet godkendes og opdateres programmet løbende i programsystemet og i app en. Derudover er der følgende deadlines: 1. maj kl. 12. Sidste frist for stadebeskrivelser 10. maj kl. 12 Sidste frist for oprettelse af events, der skal med i den trykte programavis. Oprettelse af events er gratis Sidste frist for gratis oprettelse af events, der optages i app og på hjemmeside Oprettelse af nye events pålægges et administrationsgebyr på kr. frem til 1. juni 1. juni Oprettelse af nye events herefter pålægges et administrationsgebyr på kr. 4. juni Sidste frist for oprettelse af mobile events 14. juni Absolut sidste frist for oprettelse af øvrige nye events