Repræsentantskabsmøde torsdag den 29. november 2012, kl i Hvidovreparkens selskabslokaler, Hvidovregade 18 B, Hvidovre

Transkript

1 Referat Repræsentantskabsmøde torsdag den 29. november 2012, kl i Hvidovreparkens selskabslokaler, Hvidovregade 18 B, Hvidovre Til stede: Annette Ploug Pihl, Birgit Bilstrup, Carsten Groth-Rasmussen, Grete Berke, Hanne Hjortby, Helle Mathiasen, John Rode, Jørgen Madsen, Kate Drewsen, Martin Nielskov, Mogens Bentzen Afbud: Henrik Svendsen, Lennie Juul Clausen, Rita Sjøberg Madsen, Thomas Mogensen Wolfram Fra KAB: Revisionen: John Gilbert Nielsen, Khesraw Rye Nayebkheil Pia Søndergaard Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Repræsentantskabets medlemmer Forretningsorden for repræsentantskabet Aflæggelse af organisationsbestyrelsens beretning Godkendelse af årsregnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionsprotokol Budget for selskabet Behandling af indkomne forslag a Arealfordeling mellem afdelingerne Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger b Vedtægtsændring Valg af medlemmer og suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg til KAB s repræsentantskab Valg af BL s kredsdelegerede Valg af revisor Eventuelt /13

2 Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet... 4 Bilag 2: Organisationsbestyrelsens beretning 2011/ Bilag 3: Årsregnskaber for 2011/ Bilag 4: Revisionsprotokol... 6 Bilag 5: Budget for organisationen for 2013/ Bilag 6: Hvidovre Kommunes afgørelse af den 30. oktober Bilag 7: Høringssvar... 8 Bilag 8: Høringssvar afdeling Baunevangen... 9 Bilag 9: Høringssvar Baunevangens Ældreboliger... 9 Bilag 10: Hvidovre Kommunes høringsbrev af den 22. august Bilag 11: Sagsfremstilling organisationsbestyrelsesmødet den 14. april Bilag 12: Sagsfremstilling organisationsbestyrelsesmødet den 13. december Bilag 13: Reviderede vedtægter for /13

3 1. Valg af dirigent Til gennemførelse af repræsentantskabsmødet vælges en dirigent. at repræsentantskabet vælger en dirigent. Repræsentantskabet valgte Birgit Bilstrup til dirigent. 2. Repræsentantskabets medlemmer Følgende er valgt til repræsentantskabet: Organisationsbestyrelsen Mogens Bentzen Birgit Bilstrup Jørgen Madsen Rita Sjøberg Madsen Carsten Groth-Rasmussen Hanne Hjortby Anette Ploug Pihl Hvidovreparken Helle Mathiasen Lennie Clausen Martin Nielskov Baunevangen Henrik Svendsen John Rode Skårupvej Thomas Mogensen Wolfram Inge Hedenskog (har trukket sig) Anne Fogh Pedersen (har trukket sig) Baunevangens Ældreboliger Kate Drewsen Grethe Berke at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 3/13

4 3. Forretningsorden for repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen foreslår, at vedlagte forretningsorden for repræsentantskabsmødet godkendes. Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet at repræsentantskabet godkender forretningsorden for repræsentantskabet. Repræsentantskabet godkendte forretningsordenen for repræsentantskabet. 4. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens beretning Organisationsbestyrelsens årsberetning for 2011/2012 vedlægges som bilag. Bilag 2: Organisationsbestyrelsens beretning 2011/2012 at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens årsberetning. Organisationsbestyrelsen godkendte på deres møde den 29. november 2012 følgende rettelser og tilføjelser til årsberetningen: Punkt 6. Fejl og mangler Baunevangens Ældreboliger Tilføjes: KAB afholder alle udgifter til byggesvigt. Punkt 8. ComX levering af tv-pakker Tilføjes: KAB har som administrator en væsentlig fejl ved ikke at have været opmærksom på de manglende opkrævninger. Punkt 9. Kritik af driftsbetjeningen i driftsfællesskabet Afsnit 3 omformuleres: På mødet den 24. august 2012 blev det besluttet, at driftscheferne Henrik Rune Jensen og Claus Tilsted skulle iværksætte demontering af skorstenen på varmecentralen i Baunevangen og følge op på sagen, omkring hvem der har vedligeholdelsespligten for vægbeklædningen i Baunevangens kælderrum, herunder rykke juridisk afdeling for deres vurdering af sagen. Herudover var der kritik fra driftsfællesskabet af, at opgaverne slettes fra aktionslisten, uden at opgaven var udført. 4/13

5 Afsnit 5 omformuleres: Kritik af driftschefens håndtering af sagen omkring fraflytningsregning på Præstemosen 175 fra Baunevangen. Sagen omhandler et dødsbo med boudlæg, hvor afdelingen har haft en stor ekstraudgift i forbindelse med beplantning af ny hæk. Sagsforløbet viser, at samarbejdet mellem driftschefen, driftslederen og afdelingen er vigtig. Driftschefen har beklaget forløbet. Der tilføjes et punkt 11: Etablering af pumpebrønde: Det snart 30-årige problem med gentagne oversvømmelser i to blokke på M. Bechs Alle er nu løst med etablering af pumpebrønde i området. Repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning med de ændringer og rettelser, som organisationsbestyrelsen godkendte på organisationsbestyrelsesmødet den 29. november Godkendelse af årsregnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionsprotokol s og afdelingernes resultatopgørelser for tiden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 med status pr. sidstnævnte dato vedlægges. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr Hvidovreparken Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 5/13

6 Baunevangen Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der forventes afskrevet over budgettet næste år uden huslejestigning pga. underskuddet, da henlæggelserne forventes nedjusteret med underskuddet i 2013/2014. Status balancerer med kr Hvidovreparkens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Skårupvej Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Baunevangens Ældreboliger Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i protokollen vedrørende regnskab for 2011/2012 vedlægges. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Bilag 3: Årsregnskaber for 2011/2012 Bilag 4: Revisionsprotokol at repræsentantskabet godkender regnskaberne for 2011/2012 og tager revisionsprotokollen til efterretning. John Rode udtrykte utilfredshed med, at afvigelse på kr. i ydelser vedrørende lån til forbedringsarbejder mv. og ønskede en forklaring på afvigelsen. KAB udarbejder forklaring. Kate Drewsen ønskede at få ført til referat, at sagen vedrørende byggesvigt i ældreboligerne forventes afsluttet ultimo januar 2013, samt at der vil blive foretaget en regulering af ejendomskatter mellem Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger. 6/13

7 Organisationsbestyrelsesmødet godkendte på deres møde den 29. november 2012, at der udarbejdes følgende noter og specifikationer: Carsten Groth ønskede udarbejdet en note til Baunevangens regnskab, der viser en oversigt over udgifter og indtægter på forsikringer, samt at der bliver udarbejdet en samlet specifikation på energiområdet, således at udgifter i regnskabet kan sammenholdes med KAB s prisblade. Herudover ønskede Carsten Groth et svar på de økonomispørgsmål, som han tidligere har fremsat. Rettelser til sagsfremstilling i dagsordenen vedrørende Baunevangens Ældreboliger. Ved en fejl fremgår underskud på kr. Det skal rettes til et overskud på kr. Det blev aftalt, at KAB fremsender vejledning i administration af fælleshuse til organisationsbestyrelsen samt henstiller til afdelingerne, at de ikke må ligge inde med kontanter. Repræsentantskabet godkendte regnskaber for 2011/2012 med forbehold for, at note og specifikation, der er anmodet om på organisationsbestyrelsesmødet den 29. november 2012, kan godkendes, samt at forklaring på ydelser vedrørende forbedringsarbejder kan godkendes. Repræsentantskabet tog revisionsprotokollen til efterretning. 6. Budget for selskabet Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 for. Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med en budgetreserve på kr. Bilag 5: Budget for organisationen for 2013/2014 at repræsentantskabet tager budgettet for 2013/2014 til efterretning. Repræsentantskabet tog budgettet for 2013/2014 til efterretning. 7/13

8 7. Behandling af indkomne forslag 7.a Arealfordeling mellem afdelingerne Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger Sagen om arealfordelingen mellem Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger blev indbragt for Hvidovre Kommune som tilsynsmyndighed i juni Siden har organisationsbestyrelsen behandlet sagen på flere organisationsbestyrelsesmøder. Senest er blevet anmodet om at komme med bemærkninger til kommunens høringsbrev af den 22. august 2012 om arealfordelingen mellem afdelingerne Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger. Af kommunens høringsbrev af den 22. august 2012 fremgår det, at det er Hvidovre Kommunes opfattelse, at det ikke er Hvidovre Kommune som tilsynsmyndighed, men repræsentantskabet i, der kan træffe beslutning om arealfordelingen. Hvidovre Kommunes endelige afgørelse: Hvidovre Kommune har som tilsynsmyndighed forsøgt at finde en løsning på sagen, som begge sagens parter kunne acceptere. Det har ikke været muligt, og derfor har kommunen anmodet Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om en udtalelse om kommunens beføjelser. Kommunalbestyrelsen må imidlertid herefter i overensstemmelse med ministeriets udtalelse henvise repræsentantskabet i til at træffe en afgørelse om arealfordeling, jf. driftsbekendtgørelsen 6, stk. 4 samt 4, stk. 5 i selskabets vedtægter, hvorefter beslutninger om erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendom tilkommer repræsentantskabet. Dette gælder ifølge ministeriet også for arealoverførelser, som i den foreliggende sag. Arealfordelingen skal efterfølgende godkendes af kommunalbestyrelsen, jf. almenboliglovens 27. Organisationsbestyrelsens tidligere beslutninger: Den 14. april 2011 godkendte organisationsbestyrelsen en revideret arealfordeling for Baunevangens Ældreboliger på m 2. Den 13. december 2011 godkendte organisationsbestyrelsen at fastholde beslutningen fra bestyrelsens møde den 14. april 2011 om revideret arealfordeling for Baunevangens Ældreboliger på m 2. Bilag 6: Hvidovre Kommunes afgørelse af den 30. oktober 2012 Bilag 7: Høringssvar 8/13

9 Bilag 8: Høringssvar afdeling Baunevangen Bilag 9: Høringssvar Baunevangens Ældreboliger Bilag 10: Hvidovre Kommunes høringsbrev af den 22. august 2012 Bilag 11: Sagsfremstilling organisationsbestyrelsesmødet den 14. april 2011 Bilag 12: Sagsfremstilling organisationsbestyrelsesmødet den 13. december 2011 at repræsentantskabet godkender arealfordeling for Baunevangens Ældreboliger på m 2. Organisationsbestyrelsen godkendte på deres møde den 29. november 2012 arealfordeling på m 2. Kate Drewsen oplyste, at mange byrådspolitikere har udtrykt støtte til Baunevangens Ældreboliger i sagen om arealfordelingen og anbefalede, at ældreboligerne burde gå rettens vej for at få medhold i denne sag, og at en retsafgørelse til ældreboligernes fordel vil danne præcedens for fremtidige sager af den karakter. Kate Drewsen oplyste, at hun har et tinglyst skøde på m 2, og at ældreboligerne har været indstillet til at indgå kompromis i sagen og tidligere har accepteret en arealfordeling på m 2 og ikke vil acceptere en arealfordeling på m 2. Mogens Bentzen fastholdte, at arealfordelingen på m 2, er det antal kvadratmeter, som ældreboligerne anvender. Grethe Berke ønskede en forklaring på en mail fra områdechef Lone Skriver til forretningsføreren John Gilbert Nielsen. Af mailen fremgår, at Hvidovre Kommune har godkendt en arealfordeling på m 2. Forretningsføreren oplyste, at mailen henviste til en tidligere udmelding fra Hvidovre Kommune, men at det er Hvidovre Kommunes seneste afgørelse om erhvervelse eller salg af afdelingens ejendom, som skal besluttes af repræsentantskabet, der er gældende. Hanne Hjortby mente, at en arealfordeling på m 2 er en rimelig arealfordeling ud fra den beregning, der er udarbejdet, og hun støtter derfor indstillingen. John Rode gav udtryk for, at han ikke har skiftet indstillingen i sagen og fastholdt sin holdning til, at arealfordelingen for ældreboligerne er m 2. Carsten Groth gav udtryk for, at den korrekte arealfordeling er m 2, og at det ikke er rimeligt, hvis beboerne i Baunevangens familieboliger skal betale for beboerne i ældreboligerne. Repræsentantskabet godkendte ved afstemning en arealfordeling for Baunevangens Ældreboliger på m 2. Afstemning: Otte for, to imod, en undlod at stemme. 9/13

10 7.b Vedtægtsændring Formanden for har fremsat forslag om ændring af 5 i vedtægter for, således at der afholdes to årlige ordinære repræsentantskabsmøder. Forslag til vedtægtsændring: 1. Under 5 indsættes stk Under 5, stk. 1. slettes forelæggelse af budget og valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. Stk. 2 Hvert år afholdes i maj ordinært repræsentantskabsmøde. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse 2) Forelæggelse af budget 3) Behandling af eventuelt indkommende forslag 4) Repræsentantskabet vælger formand for bestyrelsen 5) Eventuelt Bilag 13: Reviderede vedtægter for. at repræsentantskabet godkender vedtægtsændring for. Formanden for, Mogens Bentzen frafaldt forslaget om vedtægtsændringen. 8. Valg af medlemmer og suppleanter til organisationsbestyrelsen På valg er: Anette Ploug Pihl Hanne Hjortby Carsten Groth-Rasmussen 10/13

11 Helle Mathiasen, suppleant John Rode, suppleant Henrik Svendsen, suppleant Jørgen Madsen har på organisationsmødet den 14. april 2012 meddelt, at han ved næstkommende repræsentantskabsmøde udtræder af organisationsbestyrelsen. Der vælges nyt organisationsbestyrelsesmedlem for en 1-årig periode. Afdelingsformand for afdeling Skårupvej, Peter Wolfram, har i mail af den 10. oktober 2012 meddelt, at Hanne Hjortby trækker sig fra samtlige tillidsposter i. at repræsentantskabet vælger tre medlemmer for en 2-årig periode og et medlem for en 1-årig periode samt tre suppleanter til organisationsbestyrelsen. Hanne Hjortby oplyste på mødet, at hun ønskede at fortsætte i organisationsbestyrelsen og derfor ønskede genvalg. Carsten Groth-Rasmussen ønskede ligeledes genvalg. De tre opstillede, der opnår første-, anden- og tredjeflest stemmer, er valgt for en to-årig periode. Den opstillede, der opnår fjerdeflest stemmer, er valgt for en et-årig periode. Følgende opstillede til organisationsbestyrelsen: Hanne Hjortby, Carsten Groth-Rasmussen, Grete Berke, Martin Nielskov, Lennie Juul Clausen. Repræsentantskabet havde i alt 44 stemmer, der blev fordelt på følgende fire kandidater: Hanne Hjortby Carsten Groth-Rasmussen Grete Berke Martin Nielskov Lennie Juul Clausen 11 stemmer 11 stemmer 3 stemmer 11 stemmer 8 stemmer Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2013 Carsten Groth-Rasmussen 2014 Birgit Bilstrup 2013 Hanne Hjortby 2014 Rita Sjøberg Madsen 2013 Martin Nielskov 2014 Lennie Juul Clausen /13

12 Repræsentantskabet valgte Helle Mathiasen som 1. suppleant, Grethe Berke som 2. suppleant og Henrik Svendsen som 3. suppleant. 9. Valg til KAB s repræsentantskab Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 24. november 2011: Mogens Bentzen Birgit Bilstrup Selskabet kan vælge to medlemmer. at repræsentantskabet vælger to medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Mogens Bentzen og Carsten Groth-Rasmussen til KAB s repræsentantskab. 10. Valg af BL s kredsdelegerede Ifølge Boligselskabernes Landsforenings vedtægter 7, stk. 8 står der: På kredsmødet kan hvert medlem lade sig repræsentere af to stemmeberettigede personer for hvert påbegyndt antal af 500 lejligheder i kredsen, som indberettet til den årlige statistik. Dette betyder, at har to medlemmer. Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 24. november 2011: Mogens Bentzen Carsten Groth-Rasmussen Der kan vælges to medlemmer. at repræsentantskabet vælger medlemmer til BL s 9. kreds. Repræsentantskabet valgte Mogens Bentzen og Carsten Groth-Rasmussen til BL s 9. kreds. 12/13

13 11. Valg af revisor Der stilles forslag om genvalg af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. at repræsentantskabet genvælger Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. Repræsentantskabet genvalgte Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. 12. Eventuelt 13/13