UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOM- MUNE UDBUD AF CONTAINERE, KOMPRIMATORENHEDER OG BEHOLDERE

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOM- MUNE UDBUD AF CONTAINERE, KOMPRIMATORENHEDER OG BEHOLDERE

2 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Den ordregivende myndighed 1 3. Udbudsmaterialet 2 4. Tidsplan for udbudsforretningen Anmodninger om yderligere oplysninger Frist for modtagelse af tilbud Vedståelsesfrist Samlet tidsplan 3 5. Udvælgelseskriterier 4 6. Forhandling 5 7. Tildelingskriterium 5 8. Mindstekrav og forbehold 6 9. Alternative tilbud Uklarheder Behandling af tilbud mv Fortrolighed Aktindsigt Delaftaler Tilbuddets udformning 8

3 1. INDLEDNING Nærværende udbud er udbudt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Jammerbugt Kommune har politisk besluttet, at genbrugspladserne skal løftes. Der er således bygget en ny genbrugsplads i Fjerritslev, som skal bestykkes med containere samt komprimatoranlæg. Ligeledes gennemføres en generel opdatering af Jammerbugt Genbrugs containerpark med udskiftning af containere. Der er således indbygget mulighed for yderligere udskiftninger. Udbuddet omfatter følgende 2 delaftaler: Delaftale 1: Containere Delaftale 2: Komprimatorenheder og beholdere Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. Jammerbugt Kommune anvender i dag lejet materiel, der skal opsiges i overensstemmelse med leverancerne i denne kontrakt. Levering skal ske til nærmere angivne adresser i Jammerbugt Kommune. Leverandøren kan efter eget valg foretage leveringen af hovedleverancen i form af en eller flere leverancer. Tilkøb skal leveres inden for en fastsat leveringsfrist på maksimalt 4 måneder. Leverancerne skal være fuldendte senest ultimo oktober DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Jammerbugt Kommune Genbrug Pitagervej 2 DK-9490 Pandrup Tlf. nr Internetadresse: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Martin Herold mhr@jammerbugt.dk Ved henvendelse anføres følgende i emnefelt på Udbud af containere, komprimatorenheder og beholdere UDBUDSBETINGELSER SIDE 1

4 Al kommunikation skal være skriftlig og foregå på dansk. 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelsen Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Kontrakt Bilag til kontrakt (Bilag 1-4) Skabelon til Tro og love erklæring Kontrakten med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Kontrakten med den valgte leverandør underskrives i forlængelse af udbudsforretningens afslutning. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra Jammerbugt Kommunes hjemmeside: Jammerbugt Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Jammerbugt Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort på Jammerbugt Kommunes hjemmeside. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil indgå som en del af udbudsmaterialet. 4. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages senest fredag den 7. februar 2014 kl lokal tid i Danmark vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige og rettes til Jammerbugt Kommune. Spørgsmål skal fremsendes pr. til mhr@jammerbugt.dk. Alle spørgsmål bedes starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar vil løbende blive offentliggjort på Jammerbugt Kommunes hjemmeside. Spørgsmål skal fremsættes på dansk, og spørgsmål vil blive besvaret på dansk. UDBUDSBETINGELSER SIDE 2

5 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er fredag den 21. februar 2014 kl lokal tid i Danmark. Tilbud skal afgives i 1 underskrevet fysisk (papirbaseret) eksemplar (original). Jammerbugt Kommune ser desuden gerne, at der derudover afleveres 1 fysisk (papirbaseret) kopi og én elektronisk kopi (vedlagt på CD, USB-stick eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. . Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Udbud af indkøb af containere og Fortroligt og skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Jammerbugt Kommune - Genbrug Att. Martin Herold Pitagervej Pandrup Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt eller på en anden adresse, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Tekniske tegninger, specifikationer og lignende kan dog accepteres på engelsk. Hvis tilbuddet afleveres personligt, kan tilbudsgiver efter anmodning herom få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 4 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Jammerbugt Kommune har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 4.4 Samlet tidsplan Det er Jammerbugt Kommunes forventning, at udbudsforretningen afvikles efter nedenstående tidsplan: Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig 6. januar 2014 Offentliggørelse af udbudsmateriale 7. februar 2014 Frist for indlevering af skriftlige spørgsmål til udbudsmateriale Jammerbugt Kommune Tilbudsgiver 21. februar 2014 Tilbudsfrist Tilbudsgiver Medio marts 2014 Forventet tidspunkt for meddelelse om kontrakttildeling Jammerbugt Kommune Ultimo marts Forventet tidspunkt for kontrakt- Jammerbugt Kommune og den til- UDBUDSBETINGELSER SIDE 3

6 Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig 2014 indgåelse. budsgiver, der får tildelt kontrakten. 5. UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: 1. Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt. Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal være udstedt senest 4 måneder før tilbudsfristens udløb. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret. 2. En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. 3. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende leverancer og ydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år, eventuelt med angivelse af beløb og tidspunkter. Det er i forhold til tilbudsgivers forelæggelse af listen over de betydeligste tilsvarende leverancer og ydelser et mindstekrav for at kunne komme i betragtning som egnet leverandør, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af tilsvarende leverancer og ydelser. Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som tilbudsgivere. UDBUDSBETINGELSER SIDE 4

7 Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 6. FORHANDLING Jammerbugt Kommune skal fremhæve, at Jammerbugt Kommune skal holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandlinger/drøftelser, og der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Jammerbugt Kommune. Det er derfor ønskeligt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter og lign.), og at tilbuddet er præcist i enhver henseende. 7. TILDELINGSKRITERIUM Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Jammerbugt Kommune vil i den forbindelse lægge følgende vægtede underkriterier til grund: Pris (75 %) Funktionalitet og kvalitet (25 %) Kriterierne og vægtningen er ens for begge delaftaler. Der vil ikke ske en sammenligning af tilbud, bortset eventuelt fra pris, idet Jammerbugt Kommune vil foretage sin vurdering af det enkelte tilbud på baggrund af en bedømmelse af tilbudsgivers tilbud i forhold til tildelingskriterierne, herunder en vurdering af, i hvor høj grad tilbuddet lever op til kravene i udbudsmaterialet. Ved vurderingen af pris lægges vægt på den laveste samlede pris i kontraktens løbetid på 3 år, dvs. baseret på de relevante priselementer fra bilag 4: Den samlede kontraktsum Den samlede pris for tilkøb UDBUDSBETINGELSER SIDE 5

8 Ved vurderingen af funktionalitet og kvalitet lægges vægt på, hvorvidt og i hvilket omfang tilbudsgiver opfylder følgende krav som beskrevet i bilag 1, idet de i bilag 1 angivne mindstekrav ikke indgår i vurderingen: Delaftale 1: Containere: Generelle krav til alle containere, jf. bilag 1, pkt. 3 Krav til åbne containere, jf. bilag 1, pkt. 4 Krav til lukkede containere, jf. bilag 1, pkt. 5 Delaftale 2: Komprimatorenheder og beholdere: Generelle krav, jf. bilag 1, pkt. 3 Krav til komprimatorenheder og beholdere, jf. bilag 1, pkt. 4 Vurderingen foretages på baggrund af tilbudsgiver besvarelser i bilag 2 (Løsningsbeskrivelse). 8. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: Der kan ikke tages forbehold over for kontrakten. Forhold, der i bilagene er angivet som mindstekrav skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor disse. Tilbudsgiver skal, som en del af sit tilbud, afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet. Skabelon til tro og love erklæringen kan anvendes. Ovenstående er mindstekrav, og skal overholdes, og tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. Jammerbugt Kommune betragter således mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet kan være grundlæggende elementer. Det er i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssighed uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Forbehold over for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at tilbuddet vil blive anset for ikke-konditionsmæssigt og dermed ikke indgå i tilbudsvurderingen. 9. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. UDBUDSBETINGELSER SIDE 6

9 10. UKLARHEDER Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 4.1, bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Jammerbugt Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Jammerbugt Kommune uvedkommende. 12. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af udbudsforretningen er Jammerbugt Kommune berettiget til at kræve, at tilbudsgiver tilintetgør og sletter enhver kopi af udbudsmaterialet på nær én, der vedvarende skal opbevares sikkert af tilbudsgiver. 13. AKTINDSIGT Jammerbugt Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. udbudsdirektivets art. 6. Jammerbugt Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Jammerbugt Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 14. DELAFTALER Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler UDBUDSBETINGELSER SIDE 7

10 Uanset om en tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delaftaler, skal der udarbejdes et komplet tilbud for hver delaftale, indeholdende alle nødvendige oplysninger til bedømmelse af tilbuddet uafhængigt af et eventuelt tilbud på den anden delaftale og i øvrigt i overensstemmelse med kravene til disposition nedenfor. For begge delaftaler gælder, at der skal afgives tilbud på delaftalen i sin helhed. Der vil blive indgået 2 separate kontrakter, uanset om en tilbudsgiver måtte blive tildelt ordren for begge delaftaler. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delaftaler, men intet anfører om, hvorvidt tilbuddet kun kan accepteres samlet for begge delaftaler, forstås tilbuddet på den måde, at Jammerbugt Kommune kan vælge at acceptere tilbuddet alene for den ene delaftale, alene for den anden delaftale eller for begge delaftaler. Tilbudsgiver skal kun vedlægge kontrakt og bilag for så vidt angår den/de konkrete delaftaler, der bydes på. 15. TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge og gerne adskilt af faneblade. Tilbudsgiver bør følge nedenstående disposition for tilbuddet: 1. Resumé af tilbuddet 2. Kontaktoplysninger 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) 4. Samlet gengivelse af forbehold 5. Kontrakt 6. Bilag til kontrakt 7. Tro og love erklæring 1. Resumé af tilbuddet Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af det tilbudte, herunder gerne overordnede prisoplysninger. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Jammerbugt Kommune et samlet overblik. 2. Kontaktoplysninger Dette afsnit bedes indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. adresse UDBUDSBETINGELSER SIDE 8

11 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 5 oven for angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). 4. Samlet gengivelse af forbehold Afsnittet bør indeholde en samlet gengivelse af tilbudsgivers eventuelle forbehold. Der gøres opmærksom på, at der ikke kan tages forbehold over for selve kontrakten, jf. pkt. 8 ovenfor. Tilbudsgivers forbehold bør ledsages af en skriftlig begrundelse. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Jammerbugt Kommune et samlet overblik. 5. Kontrakt Kontrakten skal medsendes tilbuddet, og tilbudsgiver skal udfylde følgende punkter i kontrakten: Kontraktens parter Underskrifter 6. Bilag til kontrakt Det fremgår af de enkelte bilag og vejledninger til bilag, hvorledes tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen og hvilke felter, tilbudsgiver skal udfylde i forbindelse med afgivelsen af tilbuddet. 7. Tro og love erklæring I nærværende afsnit skal tilbudsgiver vedlægge underskrevet tro og love erklæring. UDBUDSBETINGELSER SIDE 9